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Spanish to English: Presidents Address - CABEI Annual Report General field: Bus/Financial Detailed field: Finance (general)
Source text - Spanish Me complace presentar la Memoria Anual de Labores y los Estados Financieros Auditados del Central American Bank for Economic Integration, correspondientes al año 2008.
Este año, estuvo lleno de retos para la Institución, debido a las particulares condiciones por las que atravesó el mundo en ese período. Sin embargo, el Banco demostró una vez más su rol anti-cíclico, manteniendo el apoyo a la región, proveyendo recursos de largo plazo destinados a sectores productivos y a proyectos de gran relevancia para los países.
El CABEI se encuentra en una posición privilegiada, para apoyar la integración y el desarrollo de Centroamérica; ya que nuestro profundo conocimiento, experiencia y focalización en la región, nos permiten servir de gestor financiero idóneo de programas y proyectos en nuestras áreas de atención, con lo cual hemos logrado ser el principal proveedor de recursos para Centroamérica.
Las iniciativas estratégicas que el Banco apoya, están orientadas a aprovechar la posición de Centroamérica en la economía internacional, donde la región posee claras oportunidades, por su privilegiada ubicación geográfica, su extraordinaria diversidad ecológica, que agrupa especies de flora y fauna que son únicas en el mundo, y su extraordinario potencial agrícola y forestal aprovechable durante todo el año.
Continuamos apoyando iniciativas en sectores claves como infraestructura, particularmente en las áreas de energía renovable, carreteras de interés regional, telecomunicaciones y puertos; con un apoyo decidido a los clusters centroamericanos de alto potencial competitivo como son turismo, agronegocios y zonas francas. Asimismo, dirigimos nuestros esfuerzos al fortalecimiento del sistema financiero y apoyo a la micro, pequeña y mediana empresa, de manera directa e intermediada.
Uno de los aspectos más sobresalientes del 2008, es la afirmación del rating crediticio del Banco por parte de las agencias calificadoras de riesgo a escala internacional, lo que ratifica al CABEI como uno de los más estables proveedores de fondos de largo plazo para las economías de la región centroamericana. Estas calificaciones de riesgo, sumadas a nuestra solidez financiera, nos posicionan de manera preferencial para captar recursos en mejores condiciones, para impulsar el desarrollo sostenible e integración de Centroamérica, en cumplimiento de nuestra Estrategia Institucional.
En la región y en el CABEI, existen muchas personas sin cuyo trabajo, dedicación, capacidad y liderazgo, los resultados del Banco en el 2008, no hubieran sido posibles. Para todos ellos, mi reconocimiento y gratitud. En particular, quiero mencionar a nuestras contrapartes, a los miembros de la Asamblea de Gobernadores, al Directorio y al excelente talento humano con que cuenta el CABEI, pues gracias a su compromiso, pudimos avanzar en el cumplimiento de nuestra Misión de promover la integración y desarrollo económico y social equilibrado de los países centroamericanos.
Bajo la coyuntura actual y los retos a futuro, nos comprometemos a trabajar estrechamente con los Gobiernos de los países socios en la atención de prioridades nacionales y regionales a favor del desarrollo de nuestros países beneficiarios.
Dr. Nick Rischbieth
Presidente Ejecutivo
Translation - English It is my pleasure to present the 2008 Annual Report and Audited Financial Statements of the Central American Bank for Economic Integration.
This year was full of challenges for the Institution due to the particular conditions the world has faced in this period. Nonetheless, the Bank once again demonstrated its anticyclical role, maintaining its support to the region by providing long term resources to the productive sectors and to projects of great importance for the countries.
CABEI finds itself in an advantageous position to support Central American integration and development as a result of our profound knowledge of, experience in and focus on the region. This permits us to serve as a suitable manager of programs and projects in our areas of attention and is why we have become Central America’s principal resource provider.
The Bank supports strategic initiatives that are aimed at taking advantage of Central America’s position in the international economy and of the region’s clear opportunities that result from its privileged geographical location, its extraordinary ecological diversity, including flora and fauna that are unique in the world, as well as its incredible agricultural and forestry potential, harvestable throughout the year.
We continue to support initiatives in key sectors like infrastructure, particularly in the areas of renewable energy, highways of regional interest, telecommunications and ports. We also offer decided support to Central American clusters with significant competitive potential, such as tourism, agribusiness and free zones. Likewise, we dedicate our efforts to strengthening the financial system and supporting micro, small and medium enterprise, both directly and through intermediaries.
One of most noteworthy aspects of 2008 was the affirmation of the Bank’s credit rating by the international risk rating agencies. This confirms CABEI as one of the most stable long term fund providers for the economies of the Central American region. These risk ratings, together with our financial soundness, put us in a preferential position to harness resources under the best conditions to foster Central America’s sustainable development and integration, in compliance with our Institutional strategy.
Within the region and inside CABEI, there are many people without whose work, dedication, capacity, and leadership, the Bank’s 2008 results would not have been possible. My recognition and gratitude extends to all of them. In particular, I would like to mention our counterparts, the members of the Board of Governors and the Board of Directors and the excellent human talent of CABEI’s personnel. Thanks to your commitment we were able to make progress on achieving our mission to promote the integration and balanced economic and social development of the Central American countries.
In face of the current situation and future challenges, we are committed to working closely with the governments of our member countries to attend national and regional priorities in support of the development of our beneficiaries.
Dr. Nick Rischbieth
Executive President
Spanish to English: CABEI Anti-Money Laundering Policy General field: Bus/Financial Detailed field: Finance (general)
Source text - Spanish MANUAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y OTROS ILÍCITOS DE SIMILAR NATURALEZA
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN 5
2. OBJETIVO 5
3. ALCANCE 5
4. ABREVIATURAS Y TÉRMINOS 6
5. DEFINICIONES 6
6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA 10
7. DESARROLLO 11
7.1. CONSIDERACIONES BÁSICAS Y PILARES PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y OTROS ILÍCITOS DE SIMILAR NATURALEZA 11
7.1.1. Consideraciones básicas 11
7.1.2. Pilares 11
7.2. PRINCIPIOS BÁSICOS 12
7.2.1. Primer Principio: Conocimiento del cliente o proveedor 12
7.2.2. Segundo Principio: Conocimiento de la actividad 13
7.2.3. Tercer Principio: Procedencia de los fondos 14
7.2.4. Cuarto Principio: Duda razonable 14
7.2.5. Quinto Principio: Prudencia 14
7.2.6. Sexto Principio: Conocimiento y seguimiento permanente 14
7.3. CONTROLES MÍNIMOS DE RUTINA 14
7.3.1. Controles de Ingreso 15
7.3.2. Controles de supervisión y seguimiento 24
7.3.3. Controles generales y mejores prácticas 25
7.4. INVESTIGACIONES ESPECIALES 30
7.4.1. Investigaciones solicitadas por una dependencia del BCIE 31
7.4.2. Investigaciones de oficio 31
7.5. GRUPO DE TRABAJO TÉCNICO 31
7.6. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y RESPONSABILIDADES 31
7.6.1. Responsabilidades del Oficial de Cumplimiento 31
7.6.2. Principales actividades del Oficial de Cumplimiento 33
7.7. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y CUMPLIMIENTO 35
7.7.1. Conformación y funciones 35
7.7.2. Procedimiento para la presentación de casos al CARC 36
7.7.3. Reporte 37
7.7.4. Rescisión 37
7.8. DEPENDENCIAS CONSIDERADAS CON VINCULACIÓN A OPERACIONES CON RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y OTROS ILÍCITOS DE SIMILAR NATURALEZA 37
7.9. CONTROLES PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DEL BCIE 38
7.10. CASOS NO PREVISTOS Y SITUACIONES ESPECIALES 39
7.10.1. Solicitud de tribunal o juez competente 39
7.11. DIFUSIÓN 39
7.11.1. Responsable de la difusión 39
ANEXOS
1. INTRODUCCIÓN
En los últimos años el Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) ha incrementado su actividad y diversificado sus clientes, sus sectores económicos, sus productos y se ha expandido a nuevos mercados, aumentando el nivel de riesgo del BCIE, incluyendo el riesgo del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza.
El presente Manual ha sido diseñado con el propósito de suministrar las herramientas necesarias para la prevención del lavado de activos, tomando en cuenta las mejores prácticas a nivel internacional y el apetito de riesgo del BCIE.
Este documento contiene varias secciones mediante las cuales se ilustra al personal del BCIE sobre las consideraciones, pilares y principios básicos para la prevención del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza, controles mínimos de rutina, los lineamientos a seguir en investigaciones especiales, el rol del Oficial de Cumplimiento y sus responsabilidades, funciones del Comité de Administración de Riesgos y Cumplimiento, dependencias consideradas con vinculación a operaciones con riesgo en lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza, controles para el conocimiento de los funcionarios y empleados, entre otros.
2. OBJETIVO
El Manual para la Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza tiene como propósito instrumentar la Política para la Prevención de Lavado de Activos del Banco aprobada mediante Resolución de Directorio No. DI-57/2004, del 29 de abril de 2004, mediante el establecimiento de normas y procedimientos para prevenir que el BCIE sea utilizado como vehículo para el lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza.
3. ALCANCE
Las políticas y procedimientos descritos en este Manual son requerimientos mínimos. Su cumplimiento es responsabilidad de todos los funcionarios y empleados del BCIE en sus diferentes categorías, sean éstos regulares o temporales, en especial, de aquéllos a los que se les asignan funciones y responsabilidades relacionadas con terceros o contrapartes. Asimismo, es responsabilidad de todos los niveles de la Administración del BCIE establecer controles adicionales cuando se considere apropiado, con el apoyo del Oficial de Cumplimiento.
Las políticas de prevención han sido aprobadas por el Directorio y el presente Manual es aprobado por el Presidente Ejecutivo. Cualquier interpretación a las normas establecidas se realizará por la entidad decisoria competente contando con la opinión previa del Oficial de Cumplimiento.
El cumplimiento de las disposiciones aquí presentadas es de carácter obligatorio para todos los funcionarios y empleados del BCIE, por lo que deben familiarizarse con la Política respectiva, procedimientos y los anexos establecidos en este Manual.
4. ABREVIATURAS Y TÉRMINOS
a. ALCO: Assets and Liabilities Committee (Abreviatura en el idioma inglés del Comité de Activos y Pasivos del BCIE).
b. BCIE: Banco Centroamericano de Integración Económica.
c. CARC: Comité de Administración de Riesgos y Cumplimiento del BCIE.
d. FPS: Fondo de Prestaciones Sociales de los Empleados y Funcionarios del BCIE.
e. GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional.
f. GAFIC: Grupo de Acción Financiera Internacional del Caribe.
g. GAFISUD: Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica.
h. GEREHU: Gerencia de Recursos Humanos del BCIE.
i. GERIES: Gerencia de Riesgo Institucional del BCIE.
j. IFI: Institución Financiera Intermediaria de Recursos del BCIE.
k. MAP: Manual de Administración de Personal.
l. NCCT: Non Cooperative Countries and Territories (Abreviatura en el idioma inglés de la lista actualizada de los países que han sido designados por el GAFI como países y territorios no cooperantes).
m. OFAC: Office of Foreign Assets Control (Oficina de Control de Activos Extranjeros).
n. PEP: Persona Expuesta Políticamente.
o. UAF: Unidad de Análisis Financiero.
p. UIF: Unidad de Información Financiera.
5. DEFINICIONES
a. Autoridades competentes: Las autoridades facultadas para recibir reportes y controlar a las entidades financieras bancarias y no bancarias de un país en temas relacionados con el lavado de activos y financiamiento del terrorismo en virtud de una ley o reglamento vigente. Usualmente, estas autoridades son denominadas Unidades de Inteligencia o Análisis Financiero (UIF, UAF u otras similares).
b. Bancos de fachada: Conocidos en inglés como shellbanks. Estos son bancos sin presencia física en ningún país para realizar negocios con sus clientes.
c. Contraparte: Persona natural o jurídica con quien el BCIE planea establecer o establece una relación comercial o cualquier operación activa, pasiva, preinversión, cooperación técnica, de adquisición de bienes y/o servicios o de cualquier otra naturaleza.
d. Dealer: Figura de los mercados financieros anglosajones representada por una persona o sociedad que actúa comprando y vendiendo títulos en valores por cuenta propia.
e. Debida diligencia: Actividades encaminadas al adecuado conocimiento de la contraparte, la procedencia de sus fondos, de su actividad y de cualquier otro elemento que permita juzgar que la contraparte no está vinculada a actividades ilícitas como el lavado de activos u otros delitos de similar naturaleza.
f. Debida diligencia mejorada: Actividades encaminadas a realizar una debida diligencia más profunda, especialmente aplicada en los casos de Personas Expuestas Políticamente (PEP) y operaciones de mayor riesgo, con el fin de obtener mayores datos que permitan juzgar que la contraparte no está vinculada a actividades ilícitas como el lavado de activos y/u otros delitos de similar naturaleza.
g. Dictamen: Documento técnico que resume el análisis de un caso de una contraparte o tercero con el que el BCIE planea establecer una operación activa, pasiva, cooperación técnica, preinversión, de adquisición de bienes y/o servicios o de cualquier otra naturaleza.
h. Entidad offshore: Es una entidad cuya holding o casa matriz está domiciliada fuera del país en donde opera, típicamente en una jurisdicción que proporciona ventajas financieras y legales que normalmente incluyen respeto a la privacidad, regulaciones legales menos restrictivas, impuestos bajos o carencia de impuestos, bajo acceso a depósitos (por lo menos en cuanto a regulación) y protección contra la inestabilidad local, política o financiera.
i. Fideicomiso: Es un negocio jurídico, en virtud del cual una persona (fideicomitente o fiduciante) transmite la propiedad fiduciaria de bienes determinados a otra (fiduciario) quien se obliga a ejercerla en beneficio de quien se designe en el contrato (beneficiario o fideicomisario), y a transmitirlo al cumplimiento de un plazo o condición al fideicomitente, fideicomisario o al beneficiario que éste designe.
j. Financiamiento del Terrorismo: Incurre en este delito la persona que por el medio que fuere, directa o indirectamente, ilícita y deliberadamente, provea o recolecte fondos con la intención de que se utilicen o, a sabiendas de que serán utilizados en todo o en parte, para cometer un acto(s) terrorista(s).
k. Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Creado en 1989 por el Grupo de las Siete Naciones Industrializadas (Estados Unidos, Alemania Occidental, Francia, el Reino Unido, Italia, Puerto Rico y Canadá) para fomentar el establecimiento de políticas internacionales que establecen estándares antilavado de dinero y medidas contra el financiamiento del terrorismo a nivel mundial.
l. Lavado de Activos: Conjunto de actividades ilícitas cuyo objetivo es ingresar dinero al sistema financiero, originado de actividades ilícitas y/o ilegales para darle apariencia de legalidad, perpetuando las actividades que lo originaron.
m. Ley USA Patriot Act: En español conocida como la Ley de Unificación y Fortalecimiento de EEUU mediante Herramientas Adecuadas para Interceptar y Obstruir el Terrorismo de 2001. Promulgada el 26 de octubre de 2001, la histórica ley de EEUU introdujo cambios trascendentales en el campo del control del lavado de activos, incluyendo más de 50 modificaciones a la Ley de Secreto Bancario de dicho país.
n. No-objeción: Luego de haber obtenido la Declaración Jurada correspondiente, actualizado y verificado los datos, realizado la consulta a las bases de datos disponibles y cualquier otra actividad relacionada con la debida diligencia, los responsables primarios deberán manifestar su no-objeción a la realización de la operación, en razón de que no han encontrado elementos de juicio que vinculen a la contraparte con el lavado de activos u otros ilícitos de similar naturaleza.
o. Operación inusual: Aquélla cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de la contraparte o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares se sale del parámetro de normalidad establecido dentro del segmento de mercado en el cual se ubica.
p. Operación sospechosa: Operación que suscita desconfianza, duda o recelo proveniente de la actividad profesional o económica que desempeña la persona o empresa involucrada o del perfil financiero que presenta la misma, el origen de los recursos o cualquier otro elemento, fundamentado en un criterio subjetivo basado en las normas de experiencia de hecho.
q. Organizaciones no Gubernamentales (ONG): Son organizaciones nacionales o internacionales que no están vinculadas directamente a los gobiernos de determinados países, como Médicos sin Fronteras y la Cruz Roja Internacional. Las regulaciones antilavado de dinero de algunos países para las ONG todavía tienen vacíos que generan vulnerabilidad para ser utilizadas por terroristas o simpatizantes del terrorismo que tratan, a través de ellas, de movilizar fondos secretamente.
r. Organizaciones sin fines de lucro: Éstas pueden tener una variedad de formas dependiendo de la jurisdicción y el sistema legal, incluyendo asociaciones, fundaciones, comités de recaudación de fondos, organizaciones de servicios comunitarios, corporaciones de interés público, compañías limitadas e instituciones de bien público.
s. Oficina de Control de Activos Extranjeros (Office of Foreign Assets Control- OFAC): Oficina del Departamento del Tesoro de EEUU que administra y aplica sanciones económicas y comerciales contra los países extranjeros, las organizaciones que respaldan el terrorismo, los traficantes de drogas internacionales y otros, basándose en la política exterior y los objetivos de seguridad nacional de EEUU.
t. Paraísos fiscales: Países que ofrecen incentivos impositivos especiales o evitar impuestos a los inversores y depositantes extranjeros.
u. Persona Expuesta Políticamente (PEP): Es un individuo a quien se le ha confiado importantes funciones públicas destacadas en un país en particular, tales como Jefe de Estado, político senior, funcionario gubernamental senior, oficial judicial o militar, ejecutivo senior de una compañía de propiedad estatal o funcionario de un partido político. La PEP no se extiende a individuos de rangos medios en las categorías específicas.
v. Proveedor: Persona natural o jurídica que ha sido contratada por el BCIE para suministrarle bienes y/o servicios.
w. Responsable primario: Funcionario que establece una relación o tiene contacto con una contraparte del BCIE dependiendo de la operación y etapa en la que se encuentra la misma, puede ser el siguiente:
i. El Ejecutivo de Negocios siempre será el responsable primario en las operaciones de crédito u otras a su cargo, debido a que está en constante interacción con las contrapartes durante el seguimiento al cliente, especialmente en la etapa de elegibilidad y preanálisis y el Analista de Crédito se suma como responsable primario en la etapa de análisis de la operación y durante el seguimiento crediticio una vez aprobada la operación.
ii. El Analista de Captación, el Analista de Tesorería, el Analista de Mercados de Capital o el analista encargado de la operación en las operaciones de captación de recursos y Tesorería.
iii. El Ejecutivo de Negocios, el Ejecutivo de Finanzas Corporativas o el Ejecutivo de Preinversión o el analista a cargo de la operación en las operaciones de créditos sindicados, fideicomisos, cofinanciamientos, de preinversión, cooperación técnica, inversión de capital de riesgo, titularizaciones, fusiones y adquisiciones, productos de mercado de capital, de asesoría y gestión u otro semejante.
iv. El analista de la dependencia encargada de la contratación o adjudicación del bien o servicio en las operaciones de adquisición de bienes y/o servicios, contratados por Servicios Generales, el Fondo de Prestaciones Sociales y las consultorías solicitadas por las diferentes dependencias del BCIE.
x. Seguimiento al cliente: Conforme la PRE-34/2006, se denomina “Seguimiento al Cliente” al conjunto de actividades que atañen a la relación directa con el cliente y la administración de la operación de financiamiento subyacente, y que van desde la etapa de promoción de un negocio hasta el repago total del adeudo de la facilidad de financiamiento aprobada.
Estas actividades incluyen, pero no se limitan a, gestión de información; preanálisis; determinación de elegibilidad; elaboración y actualización del expediente de crédito; seguimiento de cumplimiento de condiciones contractuales, gestiones de cobro; reconocimiento y alerta sobre cambios en el nivel de riesgo del cliente; y, establecimiento de estrategias para anticipar y corregir oportunamente los problemas que puedan afectar la capacidad de pago del cliente.
y. Seguimiento Crediticio: Conforme la Resolución PRE-34/2006, se denomina “Seguimiento Crediticio” a la actividad de analizar periódicamente (la frecuencia basada en la calificación interna de riesgo) los resultados de un cliente, con base en los estados financieros auditados o interinos junto con toda la información relevante que, sobre el cliente y su sector, fuere necesaria para monitorear su desempeño y determinar la calidad crediticia.
Uno de estos análisis periódicos constituye una revisión integral de la cartera que no cuenta con garantía soberana (pública, empresarial o financiera).
z. Señales de alerta: Son señales de advertencia usadas para llamar la atención sobre una potencial situación, transacción, actividad u operación sospechosa.
aa. Terrorismo: Es cualquier acto destinado a causar muerte o lesiones corporales graves a un civil o a cualquier otra persona que no participe directamente en las hostilidades en una situación de conflicto armado, cuando el propósito de dicho acto, por su naturaleza o contexto, sea intimidar a una población u obligar a un gobierno o a una organización internacional a realizar un acto o abstenerse de hacerlo.
bb. Unidad de Información Financiera (UIF): Unidad local o regional, según corresponda, de acuerdo al caso particular a tratar que recibe la información mediante reportes de denuncias sobre contrapartes, terceros, actividades u operaciones sospechosas o inusuales con el fin de procesar y efectuar los análisis financieros para divulgar la información a las instancias judiciales o gubernamentales correspondientes. También conocida como Unidad de Análisis Financiero (UAF).
cc. Vehículos corporativos (en inglés “Special Purpose Vehicles/SPVs”): Incluyen corporaciones, fideicomisos, fundaciones, sociedades limitadas y sociedades de responsabilidad limitada creados para administrar un proyecto u otros fines específicos.
6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
a. AG-9/2006 Normas y Procedimientos Complementarios al Código de Ética.
b. AG-13/2003 Código de Ética.
c. DI-177/2008 Reglamento General de Crédito.
d. DI-44/2008 Adopta el Modelo CobIT y aprueba la Política de Seguridad de la Información del BCIE.
e. DI-207/2005 Política de Inversiones del Banco.
f. DI-200/2005 Políticas para la Administración Integral de Riesgos del Banco.
g. DI-57/2004 Política para la Prevención de Lavado de Activos del Banco.
h. DI-33/90 Establece los casos en que pueden proporcionarse Certificaciones, Copias o Fotocopias Auténticas de Documentación del Banco.
i. DI-116/79 Establece Normas de Confidencialidad en las Operaciones del Banco.
j. PRE-34/2006 Manual para el Seguimiento al Cliente, la Inspección de Proyecto y el Seguimiento Crediticio de la Cartera de Préstamos.
k. PR-GERIES-04-03 Desarrollo de Cultura y Sensibilización en la Prevención de Lavado de Activos.
l. PR-GERIES-04-02 Adecuación de Políticas, Normas y Procedimientos Referentes a la Prevención de Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza.
m. PR-GERIES-04-01 Conocimiento del Cliente y Atención de Casos Particulares Referentes a la Prevención de Lavado de Activos.
n. PR-GERCRED-02-01 Análisis de la Solicitud.
o. PR-GEFIN-TES-02-01 Emisión de Valores.
p. PR-GERNEG-COMER-01-01 Identificación y Elegibilidad del Negocio.
q. Manual de Administración del Personal (MAP).
7. DESARROLLO
7.1. CONSIDERACIONES BÁSICAS Y PILARES PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y OTROS ILÍCITOS DE SIMILAR NATURALEZA
7.1.1. Consideraciones básicas
Las consideraciones básicas que deben tomarse en cuenta previo a establecer cualquier relación con una contraparte son las siguientes:
a. El BCIE sólo realizará operaciones con personas o empresas de las cuales haya recibido información suficiente que le permita conocer sus actividades y la de sus principales accionistas, directivos y ejecutivos que tengan influencia en la toma de decisiones, así como el establecimiento a satisfacción del origen de sus recursos.
b. El BCIE se abstendrá de recomendar o de aprobar cualquier operación cuando exista duda razonable sobre la contraparte o sobre el origen lícito de sus recursos y bienes con la que el BCIE mantiene o está planeando una relación comercial o de otra naturaleza.
7.1.2. Pilares
La prevención del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza se sustentará en los siguientes pilares:
a. Principios Básicos: Son aquéllos bajo los cuales deberá guiarse el comportamiento de todos los funcionarios y empleados del BCIE sin excepción.
b. Controles Mínimos de Rutina: Son aquéllos preestablecidos y de cumplimiento obligatorio por parte del funcionario o empleado cuya tarea se vincule directamente a operaciones expuestas al riesgo del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza para evitar que dicho riesgo se materialice.
c. Investigaciones Especiales: Son aquéllas realizadas por parte del Oficial de Cumplimiento, de oficio o a solicitud de una dependencia del BCIE, a través de la Presidencia Ejecutiva. Igualmente, pueden ser solicitadas por el Comité de Administración de Riesgos y Cumplimiento de la Administración (CARC) o el Comité de Riesgos del Directorio.
7.2. PRINCIPIOS BÁSICOS
Los principios básicos deben ser conocidos y aplicados en todo momento por los funcionarios y empleados del BCIE sin excepción. Se consideran principios básicos los siguientes:
7.2.1. Primer Principio: Conocimiento del cliente o proveedor
Cuando un funcionario o empleado del BCIE, usualmente el responsable primario, que pertenezca a las áreas indicadas en la sección 7.8 de este Manual, inicie, mantenga o recomiende técnicamente una relación comercial o cualquier operación activa, pasiva, preinversión, cooperación técnica, de adquisición de bienes y/o servicios o de cualquier otra naturaleza, en las que el BCIE interactúe o sea contraparte de otra persona natural o jurídica, deberá contar en todo momento con la suficiente información para determinar la identidad y el perfil integral de riesgo de esa contraparte.
El funcionario o empleado tiene la obligación de evitar que el BCIE contrate o se relacione con personas físicas o jurídicas que tengan cualquiera de las siguientes características:
a. Cuente con antecedentes criminales.
b. Cuente con antecedentes penales relacionados con delitos del lavado de activos y financiamiento del terrorismo en los cuales haya resultado condenado.
c. Aparezca en listas de criminales o sospechosos emitidas por organismos competentes nacionales e internacionales.
d. Se encuentre involucrada en un proceso criminal como imputada.
e. Cuente con una reputación comercial o institucional dudosa.
f. Realice o se le relacione con las actividades prohibidas indicadas en el Listado de Actividades Prohibidas (Anexo No. 1).
g. Participe en alguna transacción que pueda generar conflicto de interés con el BCIE, sin haberlo informado oportuna y detalladamente.
h. Haya sido en el pasado contraparte del BCIE y no haya cumplido a cabalidad sus obligaciones contractuales con la Institución.
i. Haber intentado sobornar a un funcionario o empleado del BCIE con el fin de obtener ventajas inapropiadas relacionadas con los diferentes productos o servicios bancarios del BCIE o en el proceso de adquisición de bienes y/o servicios.
7.2.2. Segundo Principio: Conocimiento de la actividad
Cuando un funcionario o empleado del BCIE que pertenezca a las áreas indicadas en la sección 7.8 de este Manual, inicie, mantenga o recomiende técnicamente una relación comercial con un cliente o proveedor deberá contar, en todo momento, con suficiente información para determinar (o mantener vigente) la actividad principal de la contraparte, así como la de sus socios mayoritarios, de sus actividades empresariales y profesionales; de igual manera, de las compañías relacionadas o grupos de control.
El funcionario o empleado tiene la obligación de realizar la debida diligencia para evitar recomendar que el BCIE contrate o se relacione con personas físicas o jurídicas que realicen actividades que pudieran tener vinculación con el lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza. Se consideran actividades de alto riesgo aquéllas que presentan alguna de las siguientes características:
a. Operaciones que se ofertan o contratan en condiciones notoriamente distintas a las de mercado.
b. Operaciones que registran resultados económicos o una estructura patrimonial inconsistente con el giro del negocio.
c. Actividades que operan principalmente en efectivo, salvo que el giro del negocio así lo determine.
d. Operaciones que presenten alguna de las características identificadas en el Listado de Señales de Alerta (Anexo No. 2).
e. Operaciones identificadas como de alto riesgo por parte de los organismos internacionales en materia de prevención del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza, identificadas en el Listado de Contrapartes, Servicios y Productos de Alto Riesgo (Anexo No. 3).
7.2.3. Tercer Principio: Procedencia de los fondos
Cuando un funcionario o empleado del BCIE que pertenezca a las áreas indicadas en la sección 7.8 de este Manual, tenga participación en la promoción, recomendación técnica o ejecución de una transacción con un tercero deberá realizar todas las diligencias del caso para conocer la procedencia de los fondos utilizados por ese tercero cuando el monto de la transacción sea igual o superior a US$10,000.00 (diez mil dólares americanos) en efectivo o por montos inusuales para un cliente en particular. En caso de no conocer la procedencia de fondos de la contraparte no se debe realizar la operación.
7.2.4. Cuarto Principio: Duda razonable
Existirá duda razonable, cuando un funcionario o empleado del BCIE se encuentre ante una situación en la que no le es posible determinar a cabalidad la legalidad de la contraparte, su actividad o la procedencia o destino de los fondos, además de la legitimidad de los accionistas, o se observan elementos que generan incertidumbre sobre su vinculación con actividades ilícitas. El superior inmediato deberá rechazar la operación y reportarla de manera expedita al Oficial de Cumplimiento.
7.2.5. Quinto Principio: Prudencia
Cuando un funcionario o empleado del BCIE realice sus evaluaciones deberá conducirse con extrema prudencia para no causar daños a la contraparte que está siendo evaluada. El funcionario o empleado guardará la debida confidencialidad con relación a la información suministrada por los clientes o contrapartes del BCIE, así como los registros y documentos recibidos de acuerdo con las Normas de Confidencialidad. El funcionario o empleado se abstendrá de realizar juicios de valor sin contar con la suficiente evidencia y, de ser el caso, deberá sustentarse en una evaluación exhaustiva.
De no ser posible un claro dictamen, es prudente abstenerse de continuar con la relación comercial u operación con la contraparte.
7.2.6. Sexto Principio: Conocimiento y seguimiento permanente
Todo funcionario y empleado del BCIE deberá conocer y aplicar en todo momento los principios y procedimientos establecidos en la Política para la Prevención de Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza y el presente Manual, así como de otras disposiciones relacionadas, como el Código de Ética, adoptando una actitud de seguimiento permanente.
7.3. CONTROLES MÍNIMOS DE RUTINA
Los controles mínimos de rutina son aquéllos controles obligatorios por parte del funcionario o empleado cuya tarea se vincula directamente a operaciones expuestas al riesgo del lavado de activos para evitar que dicho riesgo se materialice.
Los controles mínimos de rutina se dividen en tres grupos:
• Controles de ingreso
• Controles de supervisión y seguimiento
• Controles generales y mejores prácticas
7.3.1. Controles de Ingreso
Son aquéllos realizados al momento de iniciar la relación comercial u operación respectiva o contratación de personal y su objetivo es evitar el inicio de dicha relación u operación con una contraparte que presenta serios indicios de vinculación con el lavado de activos o con otros ilícitos de similar naturaleza.
Dentro de los controles de ingreso que deben realizar los responsables primarios se encuentran:
a. Declaración jurada por tipo de contraparte
Con el propósito de obtener la mayor información posible para un adecuado conocimiento de nuestras contrapartes, el responsable primario (Ejecutivo de Negocios o encargado de la operación) debe solicitar a la contraparte una Declaración Jurada en donde dé a conocer sus datos generales, composición accionaria, principales directivos y ejecutivos, actividad que realiza, procedencia u origen de los fondos y controles antilavado, entre otros, para esto, el responsable primario solicitará completar a la contraparte una de las declaraciones siguientes:
Tipo de Declaración Jurada No. de Anexo
Corporaciones o Empresas 4
Instituciones Financieras Intermediarias 5
Sector Público 6
Personas Naturales
(incluye operaciones de Proveedores de Bienes y/o Servicios y del FPS) 7
Corporaciones o Empresas Proveedoras de Bienes y/o Servicios
(incluye operaciones del FPS) 8
Las Declaraciones Juradas y la documentación que respalda la debida diligencia, deberán conservarse en el expediente de la contraparte hasta por un período de siete (7) años posterior al vencimiento de la operación o el período que establece la Política de Seguridad del BCIE y, en caso de discrepancia, el que fuere mayor.
b. Documentación de soporte
Los responsables primarios solicitarán a la contraparte la documentación de soporte suficiente para corroborar lo expresado en la Declaración Jurada correspondiente. De surgir alguna duda con respecto a la información proporcionada por la contraparte en dichas declaraciones, de preferencia, el responsable primario entrevistará a la contraparte para completar el cuestionario.
c. Consulta a bases de datos
Antes de iniciar cualquier tipo de relación comercial u operación, los responsables primarios (encargados de las operaciones) deberán consultar la idoneidad de las potenciales contrapartes, sus accionistas, directivos y principales ejecutivos en las bases de datos o sistemas que el BCIE tenga disponible. Para tal efecto, podrán consultar la Guía para la Realización de Búsquedas de Contrapartes del BCIE en las Bases de Datos o Sistemas Disponibles y Lineamientos para el Análisis de los Resultados (Anexo No. 12).
d. Verificación y actualización de datos
Conforme al riesgo que implique la operación, la experiencia con el cliente y las posibilidades prácticas, los responsables primarios verificarán la información suministrada por la contraparte, pudiéndose realizar visitas a la empresa o solicitar la presentación de la documentación original. Deberá procurarse verificar dicha información en los sistemas de búsquedas disponibles, centrales de riesgo y/o con autoridades que certifiquen antecedentes judiciales.
En caso de que se detecte algún indicio de operación sospechosa, el responsable primario (Ejecutivo de Negocios o encargado de la operación) deberá actualizar la información que se encuentre en el expediente de la operación correspondiente e informar por escrito al superior inmediato y al Oficial de Cumplimiento al respecto.
e. Consulta al listado de actividades de alto riesgo
Los responsables primarios deberán consultar el Listado de Contrapartes, Servicios y Productos de Alto Riesgo (Anexo No. 3), el cual será actualizado por el Oficial de Cumplimiento.
f. Análisis de estados financieros
La contabilidad, como herramienta gerencial, refleja el verdadero estado y los movimientos de una compañía, reales o simulados, en términos de dinero. El análisis de los estados financieros permite llegar a conclusiones acerca de la consistencia o inconsistencia de los mismos.
Los responsables primarios analizarán los estados financieros, preferiblemente auditados, de la contraparte para detectar operaciones o situaciones irregulares o sospechosas, entre otras:
i. Contratación de financiamientos con fuentes de recursos en condiciones de mercado inusualmente favorables.
ii. Contratación de financiamientos con fuentes de recursos no habituales.
iii. Contratación de financiamientos a través de entidades constituidas en plazas offshore cuando no se trate de IFI que formen parte de un grupo financiero calificado por el BCIE.
iv. Participación como socio de la empresa de una sociedad constituida en plaza offshore.
v. Participación de estructuras creadas “ad hoc” o “vehículos corporativos ” en calidad de socio o acreedor de la contraparte.
vi. Erogaciones de cualquier naturaleza no documentadas satisfactoriamente.
vii. Operaciones indicadas en el Listado de Señales de Alerta, las relacionadas con los estados financieros (Anexo No. 2).
g. Procedimientos para aceptación de contrapartes
Para cada tipo de operación se deberá aplicar los siguientes procedimientos:
i. En las operaciones de crédito las investigaciones iniciales en la etapa de elegibilidad y preanálisis serán realizadas por el Ejecutivo de Negocios, quien deberá asegurarse de que el expediente de crédito cuente con las Declaraciones Juradas por Tipo de Contraparte detalladas en la sección 7.3.1 inciso a y con la siguiente documentación de soporte correspondiente al conocimiento del cliente y de sus actividades:
• Soporte de las búsquedas efectuadas a los accionistas y principales directivos y ejecutivos en los sistemas disponibles. Una mayor ilustración sobre los procedimientos de búsquedas se encuentra en la Guía para la Realización de Búsquedas de Contrapartes del BCIE en las Bases de Datos o Sistemas Disponibles y Lineamientos para el Análisis de los Resultados (Anexo No. 12).
• Los estados financieros auditados (preferiblemente de los tres últimos ejercicios anuales) .
• Referencias bancarias y/o comerciales en caso de que la IFI no sea regulada por un ente supervisor.
• Certificación de Cumplimiento de Medidas para la Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza de IFI (Anexo No. 11), sólo aplica para las IFI que cuenten con esta función.
• Realización y soporte de las visitas de campo efectuadas.
• Otra información adicional sugerida la cual, mediante su análisis, ayude a un conocimiento más profundo de la contraparte dependiendo del giro de negocio y a juicio del responsable primario de la operación: escritura constitutiva e información legal de la entidad, documentos de identificación y hojas de vida de los principales accionistas y directivos/ejecutivos que incidan en la toma de decisiones, memoria anual o plan estratégico, estructura organizativa, información publicada en Internet y cualquier otra documentación que contribuya a un conocimiento integral de la contraparte.
Si el Ejecutivo de Negocios encuentra elementos que le generen una duda razonable en la etapa de elegibilidad y durante la etapa de preanálisis, comunicará los resultados de la gestión al Gerente de País quien podrá tomar la decisión de rechazar al cliente. En caso de que la operación sea rechazada el Gerente de País comunicará a través de memorando al Oficial de Cumplimiento sobre dicha decisión.
En caso de que el Gerente de País y el Ejecutivo de Negocios no encuentren elementos de juicio que vinculen a la contraparte analizada con el lavado de activos u otros ilícitos de similar naturaleza durante la etapa de elegibilidad y preanálisis, al igual que el Analista de Crédito, en la etapa de análisis, y ambos acepten continuar con la operación, el Gerente de País y el Supervisor de Análisis de Crédito, manifestarán su no-objeción en la sección sobre Prevención del Lavado de Activos en el Dictamen de Crédito previo a remitirlo al Comité de Crédito. La redacción sugerida para la no-objeción se presenta en el Modelo de Redacción de la No-Objeción en Materia de Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza (Anexo No. 10).
Cada una de las posteriores instancias del proceso de crédito (Presidencia y Directorio) irá incorporando su no-objeción en materia de prevención del lavado de activos al aprobar cada operación.
ii. En las operaciones de captación de recursos y Tesorería (inversión, compra y venta de monedas, emisión de valores, coberturas y derivados) efectuadas con instituciones financieras debidamente reguladas y que poseen calificación internacional de grado de inversión (otorgada por S&P´s, Moody´s o Fitch), bancos gubernamentales, bancos de desarrollo y organismos multilaterales no es necesario realizar los controles de ingreso.
Para los casos de entidades, casas de valores o de bolsa, compañías de inversión, dealers u otros intermediarios financieros que no poseen grado de inversión , los controles serán realizados por el Analista de Captación, Analista de Tesorería, de Mercados de Capital o el analista a cargo de la operación quien deberá asegurarse de que el expediente de la operación cuente con las Declaraciones Juradas por Tipo de Contraparte detalladas en la sección 7.3.1 inciso a y con la siguiente documentación de soporte correspondiente al conocimiento del cliente y de sus actividades:
Operaciones Activas:
• Los estados financieros auditados de los últimos dos ejercicios anuales.
• Escritura constitutiva e información legal de la entidad.
• Certificado de permiso de operación, licencia y número de identificación para operar, otorgado por el ente regulador en el país que opera, o por la Comisión Nacional o Superintendencia de Mercado de Valores.
• Soporte de las búsquedas efectuadas a los accionistas y principales directivos y ejecutivos en los sistemas disponibles. Una mayor ilustración sobre los procedimientos de búsquedas se encuentra en la Guía para la Realización de Búsquedas de Contrapartes del BCIE en las Bases de Datos o Sistemas Disponibles y Lineamientos para el Análisis de los Resultados (Anexo No. 12).
• Referencias bancarias y/o comerciales en caso de que la IFI no sea regulada por un ente supervisor.
• Certificación de Cumplimiento de Medidas para la Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza de IFI (Anexo No. 11), sólo aplica para las contrapartes que cuenten con esta función.
• Otra información adicional sugerida la cual, mediante su análisis, ayude a un conocimiento más profundo de la contraparte dependiendo del giro de negocio y a juicio del responsable primario de la operación: documentos de identificación y hojas de vida de los principales accionistas y directivos/ejecutivos de la entidad, memoria anual o plan estratégico, estructura organizativa, información publicada en Internet y cualquier otra documentación que contribuya a un conocimiento integral de la contraparte.
Operaciones Pasivas:
Si la entidad es cliente del BCIE en operaciones Activas y establecerá operaciones pasivas con el BCIE, el responsable primario podrá utilizar, como documentación de soporte copia de la documentación del expediente en poder del BCIE; debiendo cerciorarse de su debida actualización.
Si no es cliente, el responsable primario deberá asegurarse que el expediente de la operación cuente con la Declaración Jurada detallada en la sección 7.3.1, inciso a y la siguiente información:
• Escritura constitutiva e información legal de la entidad.
• Certificado de permiso de operación, licencia y número de identificación para operar, otorgado por el ente regulador en el país que opera, o por la Comisión Nacional o Superintendencia de Mercado de Valores.
• Soporte de las búsquedas efectuadas a los accionistas y principales directivos y ejecutivos en los sistemas disponibles. Una mayor ilustración sobre los procedimientos de búsquedas se encuentra en la Guía para la Realización de Búsquedas de Contrapartes del BCIE en las Bases de Datos o Sistemas Disponibles y Lineamientos para el Análisis de los Resultados (Anexo No. 12).
• Referencias bancarias y/o comerciales en caso de que la IFI no sea regulada por un ente supervisor.
• Certificación de Cumplimiento de Medidas para la Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza de IFI (Anexo No. 11), sólo aplica para las contrapartes que cuenten con esta función.
• Cualquier otra información que se considere pertinente a juicio del responsable primario de la operación.
En el caso de pago de intereses, redención o vencimiento del capital, el BCIE deberá efectuar la transferencia de fondos a una cuenta debidamente acreditada a nombre del titular de la operación.
Si los analistas de Captación, analistas de Tesorería, de Mercados de Capital, su superior inmediato o el Tesorero encuentran elementos que le generen una duda razonable durante la etapa de análisis de la operación, comunicarán los resultados de la gestión al Gerente Financiero quien podrá tomar la decisión de rechazar al cliente. En caso de que la operación sea rechazada, el Gerente Financiero comunicará a través de memorando al Oficial de Cumplimiento sobre dicha decisión.
En caso de que los analistas de Captación, analistas de Tesorería, de Mercados de Capital, analista a cargo de la operación o el jefe responsable de la operación no encuentre elementos de juicio que vinculen a la contraparte analizada con el lavado de activos u otros ilícitos de similar naturaleza y acepten continuar con la operación, el responsable primario de la operación y el Tesorero o Jefe de Captación manifestarán su no-objeción en el dictamen de la operación. La redacción sugerida para la no-objeción se presenta en el Modelo de Redacción de la No-Objeción en Materia de Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza (Anexo No. 10).
Cuando la operación sea sometida al Comité ALCO o al Comité de Crédito, la manifestación de la no-objeción se acompañará como parte del dictamen técnico en que se recomiende la operación. En el caso de la Presidencia y el Directorio, la no-objeción se otorga al momento de aprobar la operación.
iii. En las operaciones de créditos sindicados, fideicomisos, cofinanciamientos, preinversión, cooperación técnica o cualquier otra operación similar, los controles de ingreso deberán efectuarse a la entidad o proyecto beneficiario de los recursos por parte del responsable primario a cargo de la operación similar a lo indicado en el numeral i anterior. No será necesario efectuar los controles de ingreso a las entidades que participen junto con el BCIE en este tipo de operaciones salvo, obtener la Certificación de Cumplimiento de Medidas para la Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza de IFI (Anexo No. 11).
En cuanto a inversiones de capital de riesgo, titularizaciones, fusiones y adquisiciones, productos de mercado de capital o de asesoría y gestión u otro semejante, el Ejecutivo de Negocios o el Ejecutivo de Finanzas Corporativas o el analista a cargo de la operación deberá proceder de manera similar a lo indicado en el numeral i anterior.
Si el ejecutivo o el encargado de la operación encuentran elementos que le generen duda razonable durante la etapa de preanálisis de la operación, comunicará los resultados de la gestión al superior inmediato quien podrá tomar la decisión de rechazar al cliente.
En caso de que la operación sea rechazada el Gerente de Negocios, el Gerente de País, el jefe responsable de la operación y/o el Gerente de Banca de Inversión y Desarrollo comunicará, a través de memorando, al Oficial de Cumplimiento sobre dicha decisión.
Si el Ejecutivo de Negocios, el Ejecutivo de Finanzas Corporativas, el Ejecutivo de Preinversión y Cooperación Técnica, el analista a cargo de la operación y el Gerente de País y/o jefe responsable de la operación, no encuentran elementos de juicio que vinculen a la contraparte analizada con el lavado de activos u otros ilícitos de similar naturaleza y acepten continuar con la operación, manifestarán su no-objeción en la Sección de Prevención del Lavado de Activos en el Dictamen de la operación al remitirlo a la instancia superior. La redacción sugerida para la no-objeción se presenta en el Modelo de Redacción de la No-Objeción en Materia de Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza (Anexo No.10).
Cada una de las posteriores instancias del proceso de aprobación (Presidencia y Directorio) irá otorgando su no-objeción en materia de prevención del lavado de activos al emitir las resoluciones de aprobación, las cuales se basan en el respectivo dictamen.
iv. En la adquisición de bienes y/o servicios contratados por Servicios Generales, el Fondo de Prestaciones Sociales y las consultorías solicitadas por las diferentes dependencias del BCIE, superiores a un monto acumulado de US$10,000.00 (diez mil dólares americanos) anuales , los controles de ingreso serán realizados por el analista de la dependencia encargada de la contratación o adjudicación del bien o servicio, quien deberá asegurarse que el expediente de la contraparte cuente con las Declaraciones Juradas por Tipo de Contraparte detalladas en la sección 7.3.1 inciso a y con la siguiente documentación de soporte correspondiente al conocimiento del proveedor y de sus actividades :
• En caso de ser una persona jurídica, se debe solicitar inscripción o certificación de la empresa en la Cámara de Comercio o documentación equivalente en la cual se pueda constatar la composición accionaria de la empresa.
• Registro Tributario Nacional (RTN) o cualquier otro documento de identificación tributaria equivalente, carné de comercio exterior o el Registro Único de la Empresa (RUC).
• Copia del documento de identificación personal ya sea pasaporte y/o cédula de identidad para el caso de personas naturales.
• Referencias bancarias o, en su defecto, comprobante de apertura de cuenta bancaria vigente (en el caso que aplique).
• Soporte de las búsquedas efectuadas a los accionistas y principales directivos y ejecutivos en los sistemas disponibles. Una mayor ilustración sobre los procedimientos de búsquedas se encuentra en la Guía para la Realización de Búsquedas de Contrapartes del BCIE en las Bases de Datos o Sistemas Disponibles y Lineamientos para el Análisis de los Resultados (Anexo No. 12).
• Otra información adicional sugerida la cual, mediante su análisis, ayude a un conocimiento más profundo de la contraparte dependiendo del giro de negocio y a juicio del responsable primario de la operación: documentos de identificación y hojas de vida de los principales accionistas y directivos/ejecutivos que incidan en la toma de decisiones, memoria anual o plan estratégico, estados financieros, estructura organizativa, información publicada en Internet y cualquier otra documentación que contribuya a un conocimiento integral de la contraparte.
Si los analistas a cargo de la operación encuentran elementos que le generen una duda razonable durante la etapa de análisis de la operación, comunicarán los resultados de la gestión al superior inmediato, quien podrá tomar la decisión de rechazar al cliente. En caso de que la operación sea rechazada el superior inmediato comunicará, a través de memorando, al Oficial de Cumplimiento sobre dicha decisión.
En caso de que el analista a cargo de la operación o su superior inmediato no encuentre elementos de juicio que vinculen a la contraparte analizada con el lavado de activos u otros ilícitos de similar naturaleza y acepte continuar con la operación, el analista a cargo de la operación incorporará su no-objeción en el documento en el que el BCIE establece algún tipo de compromiso (orden de compra, contrato, etc.) o dictamen de la operación.
Cada una de las posteriores instancias del proceso de adquisición de bienes y/o servicios irá incorporando su no-objeción en materia de prevención del lavado de activos al aprobar dichas adquisiciones.
h. Manifestación de no-objeción
Cada instancia que participe en el proceso de aprobación (responsables primarios, jefes responsables de la operación y gerentes respectivos, Comité de Crédito, Presidencia o Directorio) manifestará su no-objeción, o sea que no contraviene las Políticas y los Procedimientos de Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza, el Código de Ética y otras disposiciones afines al remitir a la instancia superior la recomendación de la aprobación de la operación. En el caso del Comité de Crédito, esta manifestación se acompañará como parte del dictamen técnico en que se recomiende la respectiva operación. La redacción sugerida para la no-objeción se presenta el Modelo de Redacción de la No-Objeción en Materia de Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza (Anexo No. 10). En el caso de la Presidencia y el Directorio, la no-objeción se emite al momento de aprobar la operación.
7.3.2. Controles de supervisión y seguimiento
Son controles realizados durante la existencia de la relación comercial u operación respectiva. Su objetivo es mantener información vigente sobre la identidad de la contraparte, actividad y sobre el destino de los fondos. Además, son parte de los controles de supervisión y seguimiento las evaluaciones de cumplimiento regionales y pruebas de excepción que realice el Oficial de Cumplimiento a clientes, proveedores de bienes y/o servicios y otras contrapartes.
En el caso de la aprobación de desembolsos, es parte de ese proceso la verificación del cumplimiento, por parte del analista de control de operaciones financieras, de las condiciones previas así como de garantizar que toda la información relacionada con los lineamientos de este Manual se ha cumplido.
Para las operaciones activas, pasivas, de preinversión, cooperaciones técnicas, de adquisición de bienes y/o servicios o de cualquier otra naturaleza, en las que el BCIE sea contraparte de una persona natural o jurídica, el responsable primario revisará las mismas fuentes de información consultadas, al menos anualmente, para dictaminar si se han suscitado cambios con relación a la situación original en la que se aprobó la operación bajo su supervisión y seguimiento , para tal fin, deberá solicitar la actualización de la Declaración Jurada por Tipo de Contraparte, de los estados financieros y realizar las búsquedas en los sistemas disponibles de los accionistas, directivos, principales ejecutivos y administrativos de la contraparte analizada.
La labor de seguimiento y actualización de información del expediente de la operación para las operaciones de crédito deberá efectuarse al mismo tiempo que la revisión anual independiente de la cartera, de manera que se aproveche para solicitar a la contraparte la actualización de la información de cumplimiento junto a la información que se requiere para dicha revisión.
En el caso de las operaciones de crédito, el responsable primario (Ejecutivo de Negocios) revisará los estados financieros interinos conforme a la periodicidad de entrega de los mismos indicada en el contrato de préstamo, y los estados financieros auditados se revisarán anualmente después de aprobada la operación. La revisión de ambos estados financieros (interinos y auditados) se realizará con el propósito de detectar operaciones sospechosas e inusuales o cualquier otra señal de alerta que pueda advertir el lavado de activos u otros ilícitos de similar naturaleza.
Adicionalmente, el responsable primario deberá realizar pruebas de control para conocer el destino de los fondos derivados de la operación, si fuere el caso. Asimismo, el Oficial de Cumplimiento realizará pruebas de control para detectar señales de alerta que indiquen la posible exposición al riesgo del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza. Finalmente, el responsable primario dejará evidencia de la revisión anual efectuada colocando su nombre, firma y fecha de revisión en la documentación de soporte.
Todos los funcionarios y empleados que conozcan sobre un cambio o situación que revele indicios de la existencia de una actividad ilícita relacionada con un cliente u operación deberán reportar por escrito esta situación de forma expedita a su superior inmediato y al Oficial de Cumplimiento.
7.3.3. Controles generales y mejores prácticas
a. Controles generales
Son los realizados en las distintas dependencias del BCIE, como la Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Operaciones, Gerencia Financiera, Gerencia de Negocios, Gerencia de Banca de Inversión y Desarrollo, Gerencia de Crédito y Gerencia de Riesgo Institucional; la Asesoría Jurídica, el Oficial de Cumplimiento, la Auditoría Interna e inclusive la Auditoría Externa.
Los controles generales tienen por objeto asegurar que los procedimientos, los recursos y en general el BCIE, cuenten con el soporte necesario para manejar de manera eficiente y efectiva el sistema de prevención del lavado de activos y, por consiguiente, no se presenten riesgos legales, de reputación u operativos.
i. Declaración de Situación Patrimonial
Con la frecuencia que lo determine la normativa vigente, se solicitará, por medio de la Gerencia de Recursos Humanos, a cada funcionario del BCIE que presente su Declaración de Situación Patrimonial.
ii. Cláusula de rescisión
La Asesoría Jurídica se asegurará de incorporar en los contratos de operaciones activas, pasivas, de adquisición de bienes y/o servicios, de preinversión, de cooperación técnica, o de cualquier otra naturaleza una cláusula de rescisión, la cual se ejecutará en caso de que el BCIE detecte que la contraparte no cumple con las disposiciones de la presente normativa, y/o que las investigaciones realizadas interna o externamente por el BCIE, evidencien que se han suscitado hechos inusuales o sospechosos u otros elementos que tengan por objetivo prevenir el lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza.
iii. Dictamen técnico
Toda recomendación técnica para la aprobación de operaciones activas, pasivas, de adquisición de bienes y/o servicios, de preinversión, de cooperación técnica o de cualquier otra naturaleza deberá incluir, en el respectivo dictamen técnico, las gestiones de averiguación que se realizaron respecto al conocimiento integral de la contraparte, así como del origen de los fondos que se utilizarán en la transacción, documentando el resultado de las mismas en los expedientes de la operación.
b. Mejores prácticas
Previo a entablar una relación con alguna contraparte, los responsables primarios deberán seguir y realizar las siguientes “mejores prácticas”, como criterios operativos, siempre y cuando sean aplicables al tipo de operación que estén realizando:
i. Visitas a las empresas
Este control permite verificar la existencia y legitimidad de la contraparte, correlación entre los movimientos u operaciones que la empresa tiene en la entidad y la actividad productiva que realiza. En la visita se debe prestar especial atención a la estructura organizativa; su infraestructura y su logística; la cantidad de operarios; las existencias o inventarios de materia prima o de producto terminado y la capacidad de comunicaciones. El responsable primario debe evaluar las condiciones generales de la empresa frente a los movimientos que han efectuado en la entidad.
A manera de ejemplo, este control permitirá evaluar si tiene capacidad exportadora y la cantidad de producto posible, si lo que se busca es analizar operaciones de comercio exterior que han hecho curso en la entidad.
ii. Análisis sectorial, conocimiento del mercado y su segmentación
El BCIE debe hacer seguimiento a los sectores económicos en los que el cliente desarrolla su actividad con el fin de analizar la normalidad del comportamiento de una operación frente al sector en el cual se desenvuelve.
En el control sobre las operaciones, sean éstas individual o conjuntamente analizadas, la mejor estrategia es hacerse preguntas acerca de sus características, volúmenes o frecuencia, teniendo como marco de referencia el perfil financiero del cliente o del segmento del mercado objetivo al cual corresponde.
La operación inusual sale de las condiciones habituales del mercado. Por ejemplo, el cliente que trabaja en un sector en crisis y es el único que arroja excelentes resultados sin que medie causa conocida que lo justifique.
iii. Conocimiento del cliente y de su perfil financiero
La operación estudiada se analiza frente al perfil financiero y a la actividad económica conocida del cliente. Si la operación no guarda ninguna relación con la actividad conocida del cliente, y ésta no tiene explicación lícita, se debe calificar la operación como inusual y ser objeto de mayor análisis.
iv. Fideicomisos y vehículos corporativos
Los fideicomisos, los vehículos corporativos, las sociedades con acciones al portador, las llamadas compañías comerciales internacionales y demás vehículos corporativos representan una actividad de alto riesgo debido a que en algunas jurisdicciones y la estructura de la figura podrían ser utilizados para ocultar los activos de los legítimos acreedores, proteger propiedades de embargos en procesos judiciales o la identidad del verdadero dueño, entre otros.
Por consiguiente, el BCIE, por regla general, sólo prestará sus servicios a clientes que soliciten el trámite de operaciones a través de la utilización de estas estructuras organizacionales siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos y controles:
• El responsable primario solicitará la información que le permita conocer la estructura de la entidad, determinar el origen de sus fondos e identificar a los beneficiarios o usufructuarios y a aquéllos que controlan los fondos; ejercer sobre ellos una debida diligencia y especial seguimiento de sus operaciones.
• Cuando el BCIE reciba una solicitud de servicios utilizando la estructura del fideicomiso, deberá pedir evidencias satisfactorias de la identidad de los intermediarios y de las personas que representan dichos intermediarios, así como detalles sobre la clase de fideicomiso u otro tipo de acuerdo establecido. Específicamente, la identificación de un fideicomiso debe incluir a los fiduciarios, fideicomitentes/fiduciantes y fideicomisario.
• Especial cuidado debe tenerse al iniciar transacciones comerciales con sociedades que tienen accionistas representados por apoderados o sociedades cuyas acciones son al portador.
• Los responsables primarios deberán dar un seguimiento especial a estas operaciones, de manera que se cuente siempre con las evidencias satisfactorias de la identidad de los verdaderos propietarios de dichas sociedades.
El Oficial de Cumplimiento brindará el apoyo para el seguimiento especial de las operaciones en el caso de que sea solicitado por el responsable primario.
v. Negocios presentados y cartera cedida
El BCIE no se vinculará con clientes o contrapartes tomando solamente en consideración las verificaciones llevadas a cabo por terceros.
Excepcionalmente, el BCIE puede estar recibiendo cartera de clientes sobre los cuales no ha hecho gestiones para conocer su identidad y antecedentes. Esto puede ocurrir cuando se pide a las entidades financieras u otros organismos que intermedian recursos, el endoso o la entrega de cartera para asegurar el pago de créditos concedidos. Para estos casos, el BCIE requerirá a dichas entidades demostrar la adopción de sistemas de prevención del lavado con respecto a sus clientes ; adicionalmente, cuando sea necesario recibir cartera de terceros, se exigirá a la entidad la entrega de la información que ha solicitado para cumplir con el adecuado conocimiento y control de los clientes.
vi. Personas expuestas políticamente
Los grupos internacionales de trabajo, GAFI, Comité de Basilea y la Ley USA Patriot Act, llaman la atención a la banca en torno al riesgo del lavado de dinero proveniente de corrupción administrativa cuando se realizan operaciones con personas que ocupan o hayan ocupado cargos públicos importantes y con personas o sociedades claramente relacionadas con ellas. Por esta razón, las personas políticamente expuestas son consideradas de alto riesgo.
Para estos casos los responsables primarios deberán efectuar la debida diligencia mejorada. Adicionalmente, en la documentación de soporte se deberá dejar constancia del análisis efectuado y del resultado del mismo, incluyendo el nombre completo y la firma de la persona que efectuó la revisión y fecha de dicha actividad.
El BCIE no aceptará ni mantendrá una relación comercial u operación si sospecha que los fondos del cliente o potencial cliente que participa en el proyecto pueden provenir de la corrupción o uso indebido de bienes públicos.
vii. Clientes o contrapartes ubicados en zonas geográficas de alto riesgo
Cuando el BCIE realice operaciones con empresas o entidades financieras ubicadas en países calificados como no cooperantes por el GAFI (listados en el Reporte NCCT ), GAFISUD o GAFIC se adoptarán las gestiones de debida diligencia mejorada que el Comité de Administración de Riesgos y Cumplimiento determine.
viii. Relaciones comerciales con entidades financieras
Con el propósito de verificar que las entidades financieras bancarias y no bancarias cuenten con adecuadas medidas de prevención, el BCIE solicitará de preferencia a los Oficiales de Cumplimiento o cualquier ejecutivo que ejerza esta función, la expedición de una certificación de cumplimiento sobre la implementación de programas de prevención y control del lavado de activos o la presentación de auditorías independientes en esta materia.
Para estos efectos, se debe exigir que se complete Certificación de Cumplimiento de Medidas para la Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza de IFI (Anexo No. 11). Esta Certificación dará la pauta sobre la seguridad de que la entidad cuenta con mecanismos idóneos de prevención y control del lavado de activos y que la supervisión del ente regulador de su país es adecuada.
En el evento en que la entidad financiera se encuentre domiciliada en un centro offshore, su país esté señalado como de especial preocupación a efectos del lavado de activos, se trate de un país o territorio señalado como no cooperante o cuando el llenado del formulario no satisfaga los requerimientos del BCIE, el Oficial de Cumplimiento deberá practicar, a través de terceros o directamente, un examen de debida diligencia más profundo con el fin de verificar que sus procedimientos de conocimiento del cliente y otros aspectos relacionados con la prevención del lavado de activos se cumplen a cabalidad.
ix. Relaciones comerciales con organizaciones sin fines de lucro y ONG
Los grupos internacionales recomiendan tener especial cuidado cuando las entidades realizan operaciones con organizaciones sin fines de lucro y organizaciones no gubernamentales (ONG), toda vez que estas instituciones han sido utilizadas para el manejo de finanzas de grupos terroristas.
x. Relaciones comerciales con instituciones financieras no bancarias
Existen riesgos del lavado de activos al realizar operaciones con instituciones financieras no bancarias que no están sometidas a vigilancia estatal ni están obligadas legalmente a adoptar procedimientos de prevención del lavado de activos. Los beneficiarios finales de tales recursos (micro, pequeña y mediana empresa) hacen más difícil el control sobre estos asuntos por su informalidad y dificultad de conocimiento sobre ellas.
Para estos efectos, el Oficial de Cumplimiento asesorará y proveerá en su caso, a través del Ejecutivo de Negocios, orientación sobre la implementación de herramientas, de políticas y de procedimientos que les permita en un plazo razonable, tener sistemas de prevención del lavado de activos y de control de la financiación del terrorismo compatibles con su actividad y tamaño. Este apoyo deberá ser ofrecido por el Ejecutivo de Negocios y solicitado al BCIE por parte de la entidad interesada.
7.4. INVESTIGACIONES ESPECIALES
El Oficial de Cumplimiento conducirá investigaciones especiales en los siguientes casos:
7.4.1. Investigaciones solicitadas por una dependencia del BCIE
Cuando un gerente o jefe de dependencia tenga duda sobre una contraparte, operación o fuente de recursos en materia del lavado de activos, deberá notificarlo de inmediato a la Presidencia Ejecutiva para que ésta instruya al Oficial de Cumplimiento la realización de una investigación especial. Igualmente, el Comité de Administración de Riesgos y Cumplimiento de la Administración (CARC) o el Comité de Riesgos del Directorio podrá solicitar al Oficial de Cumplimiento este tipo de investigaciones.
7.4.2. Investigaciones de oficio
El Oficial de Cumplimiento realizará investigaciones especiales, cuando a su criterio, existan indicios de irregularidades en el cumplimiento de la Normativa de Prevención del Lavado de Activos y Otros Ilícitos de Similar Naturaleza.
Translation - English MANUAL FOR THE PREVENTION OF MONEY LAUNDERING
AND OTHER RELATED TORTS
TABLE OF CONTENTS
1. INTRODUCTION 5
2. OBJECTIVE 5
3. SCOPE 5
4. ABBREVIATIONS AND TERMS 6
5. DEFINITIONS 6
6. RELATED DOCUMENTATION 10
7. DEVELOPMENT 11
7.1. BASIC CONSIDERATIONS AND MAINSTAYS FOR THE PREVENTION OF MONEY LAUNDERING AND OTHER RELATED TORTS 11
7.1.1. Basic considerations 11
7.1.2. Mainstays 11
7.2. BASIC PRINCIPLES 11
7.2.1. First Principle: Knowing the client or supplier 12
7.2.2. Second Principle: Knowing the activity 12
7.2.3. Third Principle: Source of the funds 13
7.2.4. Fourth Principle: Reasonable Doubt 13
7.2.5. Fifth Principle: Prudence 13
7.2.6. Sixth Principle: Knowledge and permanent oversight 14
7.3. MINIMUM ROUTINE CONTROLS 14
7.3.1. Entrance controls 14
7.3.2. Supervision and oversight controls 23
7.3.3. General controls and best practices 24
7.4. SPECIAL INVESTIGATIONS 29
7.4.1. Investigations requested by a CABEI authority 29
7.4.2. Investigations on the initiative of the Compliance Officer 29
7.5. TECHNICAL WORKING GROUP 30
7.6. THE COMPLIANCE OFFICER AND HIS RESPONSABILITIES 30
7.6.1. Responsibilities of the Compliance Officer 30
7.6.2. Principal activities of the Compliance Officer 31
7.7. RISK AND COMPLIANCE ADMINISTRATION 33
7.7.1. Composition and functions 33
7.7.2. Procedure for presenting cases to the Risk and Compliance Administration Committee (CARC) 35
7.7.3. Report 35
7.7.4. Annulment 35
7.8. DEPARTMENTS CONSIDERED LINKED TO OPERATIONS WITH RISK OF MONEY LAUNDERING AND OTHER RELATED TORTS 35
7.9. CONTROLS FOR THE KNOWLEDGE OF CABEI OFFICERS AND EMPLOYEES 36
7.10. UNFORESEEN CASES AND SPECIAL SITUATIONS 37
7.10.1. Request of a court or competent judge 37
7.11. CIRCULATION 37
7.11.1. Party Responsible for circulation 37
ANNEXES
1. INTRODUCTION
In recent years, the Central American bank for Economic Integration has increased its activity and diversified its clients, its economic sectors and its products, and it has expanded into new markets, increasing CABEI’s risk level, including the risk of money laundering and other related torts.
The present Manual has been designed for the purpose of providing the tools necessary for the prevention of money laundering, taking into account the best practices on an international level and CABEI’s risk appetite.
This document contains various sections in which CABEI’s personnel are instructed about the considerations, mainstays and basic principles for the prevention of money laundering and other related torts, minimal routine controls, guidelines to follow in special investigations, the role of the Compliance Officer and his responsibilities, the functions of the Risk and Compliance Administration Committee, departments considered involved in operations at risk for money laundering and other related torts, and controls for the knowledge of the officers and employees, among others.
2. OBJECTIVE
The purpose of the Manual for the Prevention of Money Laundering and Other Related Torts is to regulate the Policy for the Prevention of Money Laundering, approved in Board of Directors Resolution No. DI-57/2004 of April 29, 2004, by establishing norms and procedures to prevent CABEI from being used as a vehicle of money laundering and other related torts.
3. SCOPE
The policies and procedures described in this Manual are minimum requirements. Compliance with them is the responsibility of all the Bank’s officers and employees, in their different categories, whether regular or temporary, especially those who are assigned duties and responsibilities related with third parties or counterparts. Likewise, it is the responsibility of all levels of the CABEI administration to establish additional controls when it is deemed appropriate, with the support of the Compliance Officer.
The prevention policies have been approved by the Board of Directors and the present Manual is approved by the Executive President. Any interpretation of the established norms must be made by the competent decision-making entity, with the prior opinion of the Compliance Officer.
Compliance with the provisions compiled herein is obligatory for all the Bank’s officers and employees, to which end they must familiarize themselves with the respective Policy, the procedures and annexes established in this Manual.
4. ABBREVIATIONS AND TERMS
a. ALCO: CABEI Assets and Liabilities Committee.
b. CABEI: Central American Bank for Economic Integration.
c. CARC: CABEI Risk and Compliance Administration Committee.
d. FPS: CABEI Social Benefits Fund.
e. FATF: Financial Aid Task Force.
f. GAFIC: Caribbean Financial Aid Task Force.
g. GAFISUD: South American Financial Aid Task Force.
h. GEREHU: CABEI Human Resources Division.
i. GERIES: CABEI Institutional Risk Division.
j. IFI: CABEI Intermediary Financial Institution.
k. MAP: Personnel Administration Manual.
l. NCCT: Non Cooperative Countries and Territories.
m. OFAC: Office of Foreign Assets Control.
n. PEP: Politically Exposed Person.
o. UAF: Financial Analysis Unit.
p. UIF: Financial Information Unit.
5. DEFINITIONS
a. Competent Authorities: The authorities in a country entitled by virtue of a law or regulation in force to receive reports and control banking and non-banking entities in areas related with money laundering and terrorism financing. Usually, these authorities are called Intelligence Units or Financial Analysis Units.
b. Shell Banks: These are banks without a physical presence in any country for doing business with their clients.
c. Counterpart: A natural or juridical person with whom CABEI establishes or plans to establish a business relationship or any other operation, whether active, passive, pre-investment, technical cooperation, procurement of goods and/or services or of any other nature.
d. Dealer: a person or company that purchases and sells securities on its own behalf.
e. Due diligence: Activities targeted at having adequate knowledge about a counterpart, its fund sources, business activities, and any other element that makes it possible to determine that the counterpart is not connected to illicit activities like money laundering and other related torts.
f. Improved due diligence: Activities targeted at carrying out more profound due diligence, especially applied to cases of Politically Exposed Persons (PEP) and higher risk operations, in order to obtain more data that makes it possible to ensure that the counterpart is not connected to illicit activities like money laundering and other related torts.
g. Report: A technical document that summarizes the analysis of a case involving a counterpart or third party with which CABEI plans to establish an operation, whether active, passive, pre-investment, technical cooperation, procurement of goods and/or services or of any other nature.
h. Offshore entity: An entity whose holding company or head office is domiciled outside the country where it operates, typically in a jurisdiction that provides financial and legal advantages, which normally include respect for banking privacy, less restrictive legal regulations, low taxes or lack thereof, limited access to deposits (at least with regard to regulation) and protection against local, political or financial instability.
i. Trust: A legal transaction by which a person (settlor or trustor) transfers the fiduciary ownership of determined goods to another (trustee) who is bound to hold it in benefit of the person so designated in the contract (beneficiary or cestui de trust), and upon fulfillment of a term or condition, transfer it to the settlor, trustor or to the beneficiary designated by it.
j. Terrorism Financing: A person who commits this crime is one who, by whatever means, directly or indirectly, illicitly and deliberately, provides or collects funds with the intention that they will be used, or knowing full well that they will be used, completely or partially to commit a terrorist act(s).
k. Financial Action Task Force: Created in 1989 by the G-7 Nations (United States, West Germany, France, England, Italy, Puerto Rico and Canada) to promote the establishment of international policies that establish anti-money laundering standards and measures against terrorism financing on a worldwide level.
l. Money Laundering: The group of illicit activities whose objective is to introduce money originating from illicit and/or illegal activities into the financial system, to give it the appearance of legality, thus perpetuating the activities that originate it
m. USA Patriot Act: This acronym stands for Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act of 2001. Enacted on October 26, 2001, the historic U.S. law introduced transcendental changes in the field of money laundering control, including more than 50 modifications to the U.S. Banking Secrecy Act.
n. Non-objection: After having obtained the corresponding Affidavit, updated and verified the data, searched available data bases and any other activity related with due diligence, the primary responsible parties must express their non-objection to the operation’s execution because they have found no evidence that connects the counterpart to money laundering or other illicit torts.
o. Unusual operation: One whose amounts or characteristics are not consistent with the counterpart’s economic activity, or that because of the numbers, the quantities transacted or its particular characteristics, is outside the normal parameters established within the market segment in which it operates.
p. Suspicious operation: An operation that arouses suspicion, doubt or distrust due to the professional or economic activity carried out by the person or company involved or to the financial profile presented by the same, the fund source or any other element based on subjective criteria grounded in the norms of factual experience.
q. Non Governmental Organizations (NGO): National or international organizations that are not directly connected with national governments, such as Doctors Without Borders or the International Red Cross. The anti money laundering regulations of some countries for ONGs still have some gaps, which create vulnerability that could be used by terrorists or their sympathizers to try to secretly move funds using the gaps.
r. Non profit organizations: These can have a variety of forms, depending on the jurisdiction and the legal system, including associations, foundations, fund raising committees, community interest corporations, public interest corporations, limited companies and institutions of public good.
s. Office of Foreign Assets Control (OFAC): Office of the U.S. Treasury Department that administers and applies economic and commercial sanctions against foreign countries, organizations that back terrorism, international drug traffickers and others, based on U.S. foreign policy and national security objectives.
t. Tax havens: Countries that offer special tax incentives or avoid taxes on foreign investments and depositors.
u. Politically Exposed Person (PEP): An individual who has held prominent public positions, such as Chief of State, senior politician, senior government official, judicial or military officer, senior executive of a state-owned company or political party functionary. PEP does not include mid-level individuals in the given categories.
v. Supplier: A natural or juridical person that has been contracted by CABEI to supply goods and/or services.
w. Primary responsible party: The officer who establishes a relationship with or has contact with a CABEI counterpart, depending on the operation and the its current stage, it may be one of the following:
i. The Business Executive shall always be the primary responsible party in credit operations or others entrusted to him, since he is in constant interaction with the counterparts during client oversight, especially in the stage of eligibility and pre-analysis; the Credit Analyst joins the process as primary responsible party in the stage of analysis of the operation and during credit oversight once the operation is approved.
ii. The Harnessing Analyst, the Treasury Analyst, the Capital Markets Analyst or the analyst in charge of the operation in fund harnessing and treasury operations..
iii. The Business Executive, the Corporate Finance Executive or the Pre-investment Executive or the analyst in charge of the operation in operations involving syndicated credits, trusts, co-financing, pre-investment, technical cooperation, risk capital investment, securitization, mergers and acquisitions, capital market products, those involving consultancies and management or other similar products.
iv. The analyst of the office in charge of contracting or adjudication of the good and/or service in procurement operations involving goods and/or services, contracted by the General Services Division, the Social Benefits Fund (FPS) and the consultancies requested by the different CABEI departments.
x. Client oversight: In conformity with Resolution PRE-34/2006, “client oversight” refers to the group of activities concerned with the direct relationship with the client and the administration of the operation of the underlying financing, which continues from the stage of promotion of a business until the total repayment of the debt of the financing facility approved.
These activities include, but are not limited to, information management; pre-analysis; eligibility determination; preparation and updating the credit file; oversight on compliance with contractual conditions, collection management; recognition and alerts about changes in the client’s risk level; and establishing strategies to anticipate and correct problems that could affect the client’s payment capacity in a timely manner.
y. Credit oversight: In conformity with Resolution PRE-34/2006, “credit oversight” refers to the activity of periodically analyzing (the frequency based on the internal risk rating) a client’s results, based on the audited or interim financial statements, together with all the relevant information about the client and its sector in order to monitor its performance and determine its creditworthiness.
One of these periodical analyses constitutes an integral review of the portfolio that does not have a sovereign guarantee (public, corporate or financial).
z. Alert signals: These are warning signals used to call attention to a potential suspicious transaction, activity or operation.
aa. Terrorism: This involves any act intended to cause death or serious bodily injury to a civilian or to any other person that is not directly participating in the hostilities in an armed conflict, when the purpose of said act, by its nature of context, is to intimidate a population or to obligate a government or an international organization to carry out some act, or to refrain from doing it.
bb. Financial Information Unit (UIF): Local or regional unit, which, depending on the particular case to be dealt with, receives information through reports of accusations about counterparts, third parties, or suspicious or unusual operations and undertakes the corresponding financial analyses, divulging the information to the corresponding judicial or governmental authorities. Also known as the Financial Analysis Unit (UAF).
cc. Special Purpose Vehicles/SPVs: These include corporations, trusts, foundations, limited companies and limited liability companies created to administer a project or for other specific ends.
6. RELATED DOCUMENTATION
a. AG-9/2006 Norms and Complementary Procedures to the Code of Ethics.
b. AG-13/2003 Code of Ethics.
c. DI-177/2008 General Credit Regulations.
d. DI-44/2008 Adopts the CobIT Model and approves the CABEI Information Security Policy.
e. DI-207/2005 Bank’s Investment Policy.
f. DI-200/2005 Bank’s Integral Risk Administration Policies.
g. DI-57/2004 Bank’s Policy for the Prevention of Money Laundering.
h. DI-33/90 Establishes the cases in which Certifications, Copies or Authenticated Photocopies of the Bank’s documentation.
i. DI-116/79 Establishes Confidentiality Norms in the Bank’s operations.
j. PRE-34/2006 Manual for Client Oversight, Project Inspection and Credit Oversight of the Loan Portfolio.
k. PR-GERIES-04-03 Development of a Culture of and Awareness about the Prevention of Money Laundering.
l. PR-GERIES-04-02 Amendment of Policies, Norms and Procedures with Reference to the Prevention of Money Laundering and other Related Torts.
m. PR-GERIES-04-01 Knowing the Client and Attention to Particular Cases with Reference to the Prevention of Money Laundering.
n. PR-GERCRED-02-01 Application Analysis.
o. PR-GEFIN-TES-02-01 Issue of Securities.
p. PR-GERNEG-COMER-01-01 Identification and Eligibility of the Company.
q. Personnel Administration Manual (MAP).
7. DEVELOPMENT
7.1. BASIC CONSIDERATIONS AND MAINSTAYS FOR THE PREVENTION OF MONEY LAUNDERING AND OTHER RELATED TORTS
7.1.1. Basic considerations
The basic considerations to be taken into account before establishing any relationship with a counterpart are the following:
a. CABEI shall only do business with persons or companies about which it has received sufficient information to permit it to know their activities and principal shareholders, directors and executives that have influence on decision making, as well having established to its satisfaction the origin of the resources.
b. CABEI shall refrain from recommending or approving any operation when there is reasonable doubt regarding the counterpart or regarding the illicit origin of the resources and goods of a counterpart with which CABEI maintains or is planning a commercial relationship or one of another nature.
7.1.2. Mainstays
The prevention of money laundering and other related torts will be based on the following mainstays:
a. Basic Principles: Are those that must guide the behavior of all the Bank’s officers and employees without exception.
b. Routine Minimum Controls: Are those which are pre-established and require obligatory compliance by an officer or employee whose duties are directly linked to operations that are exposed to the risk of money laundering or other related torts, to avoid the occurrence of said risk.
c. Special Investigations: Are those carried out by the Compliance Officer, on his own initiative or as requested by a CABEI entity through the Executive Presidency. Likewise, they can be requested by the Administration’s Risk and Compliance Administration Committee (CARC) or the Board of Director’s Risk Committee.
7.2. BASIC PRINCIPLES
The basic principles must be known and applied at all times by the Bank’s officers and employees without exception. The following shall be considered as basic principles:
7.2.1. First Principle: Knowing the client or supplier
When a CABEI officer or employee usually the primary responsible party, who works in the areas indicated in section 7.8 of this Manual, initiates, maintains or recommends a commercial relationship or any active or passive, pre-investment, or technical cooperation operation or one involving procurement of goods and/or services, or any other kind in which the Bank interacts with or is a counterpart to another natural or juridical person, he must at all times have sufficient information to determine the identity and integrated risk profile of the counterpart.
An officer or employee has the obligation to prevent the Bank from contracting or relating with physical or juridical persons that have any of the following characteristics:
a. Has a criminal record.
b. Has been convicted of crimes of money laundering and terrorism financing.
c. Appears in lists of criminals or suspected criminals issued by competent national or international organizations.
d. Violates or has violated prevailing legislation or norms.
e. Is the accused party in a criminal process.
f. Has a dubious business or institutional reputation.
g. Carries out or is related to the prohibited activities indicated in the List of Prohibited Activities (Annex No. 1).
h. Participates in any transaction that could generate conflict of interest with CABEI without having informed it in a timely and detailed fashion.
i. Has been a CABEI counterpart in the past and has not fully complied with its contractual obligations with the Institution.
j. Has attempted to bribe a Bank officer or employee in order to obtain an inappropriate advantage related with the different CABEI banking products and services or in the procurement process of goods and/or services
7.2.2. Second Principle: Knowing the activity
When a CABEI officer or employee, who works in the areas indicated in section 7.8 of this Manual, initiates, maintains or recommends a commercial relationship with a client or supplier, he must at all times have sufficient information to determine (or maintain current) the counterpart’s principal activity, as well as that of its principal shareholder and their business and professional activities; likewise of related companies or holding companies.
An officer or employee has the obligation to carry out the due diligence to avoid recommending that CABEI contract or relate with physical or juridical persons that carry out activities that could have a connection with money laundering and other related torts. Activities are considered high risk when they have some of the following characteristics:
a. Operations that are offered or contracted under conditions that are markedly different from those of the market.
b. Operations that register profits or an equity structure inconsistent with the line of business.
c. Activities that operate principally in cash, unless the line of business requires it.
d. Operations that present any of the characteristics identified in the List of Alert Signals (Annex No. 2).
e. Operations identified as high risk by international organizations with regard to the prevention of money laundering and related torts, in the List of High Risk Counterparts, Services and Products (Annex No. 3).
7.2.3. Third Principle: Source of the funds
When a Bank officer or employee, who works in the areas indicated in section 7.8 of this Manual, participates in the promotion, recommendation or execution of a transaction with a third party, he must take all the steps required by the case to know the source of the funds used by this third party when the amount of the transaction is equal to or greater than US$10,000.00 (Ten thousand U.S. dollars) in cash or involves unusual amounts for a particular client. In the event that the counterpart’s fund source is not known, the operation must not be carried out.
7.2.4. Fourth Principle: Reasonable Doubt
Reasonable doubt shall exist when a CABEI officer or employee finds himself in a situation in which it is not possible to accurately determine the legality of a counterpart or of its activity or of the source or use of the funds, as well as of the legitimacy of its shareholders, or when elements are observed that raise doubts about a connection with illicit activities. The immediate superior must reject the operation and report the matter in an expedited fashion to the Compliance Officer.
7.2.5. Fifth Principle: Prudence
When a CABEI officer or employee carries out evaluations must he must behave with extreme prudence in order not to cause damage to the counterpart that is being evaluated. The officer or employee shall maintain due confidentiality regarding the information provided by CABEI clients or counterparts, as well as the records and documents received, in accordance with the Confidentiality Norms. A Bank officer or employee shall refrain from making value judgments without having sufficient evidence and, where appropriate, must make an exhaustive evaluation.
If a firm ruling is impossible, it is prudent to refrain from continuing with the commercial relationship or operation with the counterpart.
7.2.6. Sixth Principle: Knowledge and permanent oversight
Every CABEI officer and employee must at all times know and apply the principles and procedures established in the Policy for the Prevention of Money Laundering and other Related Torts and the present Manual, as well as other related provisions, such as the Code of Ethics, adopting an attitude of permanent oversight.
7.3. MINIMUM ROUTINE CONTROLS
Minimum routine controls are those obligatory controls by the officer or employee whose duties are directly connected to operations exposed to risk of money laundering, to avoid the occurrence of said risk
Minimal routine controls are divided into three groups:
• Entrance controls
• Supervision and oversight controls
• General controls and best practices
7.3.1. Entrance controls
These are controls carried out at the moment of initiating the respective commercial relationship or operation or contracting personnel, and their object is to prevent the beginning of said relationship or operation with a counterpart that presents serious signs of connections with money laundering or with other related torts.
Among the entrance controls that the primary responsible parties must carry out are the following:
a. Affidavit by type of counterpart
In order to obtain the greatest amount of information possible to adequately know our clients, the primary responsible party (Business Executive or person in charge of the operation) must request an affidavit from the counterpart where he makes known his general data, shareholding structure, principal directors and executives, activity carried out, fund sources and anti-money laundering controls, among others. For this purpose, the primary responsible party shall request that the counterpart complete one of the following affidavits:
Type of Affidavit Annex No.
Corporations or Companies 4
Intermediary Financial Institutions 5
Public Sector 6
Natural Persons
(includes operations of suppliers of goods and/or services and of the FPS) 7
Corporations or Companies Suppliers of Goods and/or Services
(includes FPS operations) 8
The Affidavits and support documentation for the due diligence must be maintained in the counterpart’s file up to a period of seven (7) years after the termination of the operation, or the period established by the CABEI Security Policy, and in the event of a discrepancy, that which is greater.
b. Support documentation
The primary responsible parties shall request that the counterpart provide sufficient support documentation to corroborate the corresponding Affidavit. Should any doubt arise with respect to the information provided by the counterpart in said declarations, preferably the primary responsible party shall interview the counterpart to complete the questionnaire.
c. Search data bases
Before beginning any kind of commercial relationship or operation, the primary responsible parties (in charge of the operations) must determine the suitability of the potential counterparts, their shareholders, directors and principal executives by searching in the data bases or systems that CABEI has available. To that end, they may consult the Guide for Carrying Out Searches of CABEI Counterparts in the Available Data Bases or Systems and Guidelines for the Analysis of Results (Annex No. 12).
d. Data verification and updating
In conformity with the risk implied by an operation, experience with the client and the realistic possibilities, the primary responsible parties shall verify the information provided by the counterpart, with the possibility of visiting the company or requesting the presentation of the original documentation. It should be attempted to verify said information in the available search systems, with credit reporting agencies and/or with authorities that certify police records.
In the event that any indication of suspicious activities is detected, the primary responsible party (Business Executive or person in charge of the operation) must update the information contained in the file of the corresponding operation and inform his immediate superior and the Compliance Officer about the situation in writing
e. Consult the list of high-risk activities
The primary responsible parties shall consult the List of high Risk Counterparts, Services and Products (Annex No. 3), which shall be kept updated by the Compliance Officer.
f. Analysis of financial statements
Accounting, as a management tool, reflects the true state and the movements of a company, real or simulated, in terms of money. The analysis of financial statements, preferably audited, make it possible to reach conclusions about the consistency or inconsistency of the same.
The primary responsible parties shall analyze the counterpart’s financial statements, preferably audited, to detect irregular or suspicious operations or situations, among others:
i. Contracting loans with resource providers on unusually favorable market conditions.
ii. Contracting loans with out of the ordinary resource providers.
iii. Contracting loans with institutions incorporated in offshore financial centers when they are not IFIs that are part of a CABEI qualified financial group.
iv. Participation as a partner in the business of a company incorporated in an offshore financial center.
v. Participation of structures created “ad hoc” or “special vehicles ” as a partner or creditor of the counterpart.
vi. Expenditures of any kind that are unsatisfactorily documented.
vii. Operations indicated in the List of Alert Signals, those related to financial statements (Annex No. 2).
g. Procedures for acceptance of counterparts
The following procedures must be applied for every type of operation:
i. In credit operations the initial investigations in the stage of eligibility and pre-analysis shall be carried out by the Business Executive, who must ensure that the credit file has the Affidavits by Counterpart Type detailed in section 7.3.1 letter a and the following support documentation corresponding to knowing the client and its activities:
• Support documentation of the searches carried out of the shareholders and principal directors and executives in the available systems. A more detailed account of search procedures can be found in Guide for Carrying Out Searches of CABEI Counterparts in the Available Data Bases or Systems and Guidelines for the Analysis of Results (Annex No. 12).
• Audited financial statements (preferably for the last three fiscal years) .
• Bank and/or commercial references in the event of an IFI that is not regulated by a supervisory entity.
• Certification of Compliance with Measures for the Prevention of Money Laundering and other Related Torts (Annex No. 11); only applies for IFIs that have this function.
• Execution and support documentation of field visits undertaken.
• Other suggested additional information, which through its analysis, helps provide a more profound understanding of the counterpart depending on its line of business and on the judgment of the operation’s primary responsible party: articles of incorporation and legal information about the entity, identification documents and curriculum vitas of the principal shareholders and directors/executives involved in decision making, annual report or strategic plan, organizational structure, information published on the Internet and any other documentation that contributes to an integral knowing of the counterpart.
If the Business Executive finds elements that raise a reasonable doubt in the stage of eligibility and during the stage of pre-analysis, he shall communicate the results of his investigation to the Country Manager who may make the decision to reject the client. In the event that the operation is rejected by the Country Manager he shall communicate his decision to the Compliance Officer by means of a memorandum.
In the event that the Country Manager and the Business Executive do not find evidence that connects the counterpart under analysis with money laundering or other related torts during the stage of eligibility and pre-analysis, and this is confirmed by the Credit Analyst in the analysis stage, and both accept the operation’s continuation, the Country Manager and the Supervisor of Credit Analysis shall express their non-objection in the section of the Credit Report on the Prevention of Money Laundering before referring it to the Credit Committee. A suggested draft for the non-objection is presented in the Model for Drafting a Non-Objection with Regard to Money Laundering and Other Related Torts (Annex No. 10).
Each of the subsequent authorities in the credit process (Presidency and Board of Directors) shall add their non-objection with regard to money laundering when they approve each operation.
ii. In resource harnessing operations and those of the Treasury (investment, purchase and sale of currencies, issues of securities, hedges and derivatives) carried out with dully regulated financial institutions with international risk ratings (granted by S&P´s, Moody´s or Fitch), government banks, development banks and multilateral organizations in is not necessary to apply the entrance controls.
In the event of securities or brokerage firms, dealers or other intermediary financial institutions that do not have an investment rating , the controls shall be carried out by the Harnessing, Treasury and Capital Markets Analysts or the analyst in charge of the operation who must ensure that the operation’s file has the Affidavit by Type of Counterpart detailed in section 7.3.1 letter a and with the following support documentation corresponding to knowing the client and his activities:
Active Operations:
• The audited financial statements for the last two fiscal years.
• Articles of incorporation and legal information about the entity.
• Certificate of permission to operate, license and operation number to operate granted by the regulatory entity in the country where it operates or by the National Commission or the Superintendence of the Stock Market.
• Supporting documentation of the searches carried out on the shareholders and principal directors and executives in the available systems. A more detailed account of search procedures can be found in Guide for Carrying Out Searches of CABEI Counterparts in the Available Data Bases or Systems and Guidelines for the Analysis of Results (Annex No. 12).
• Banking and/or commercial references in the event of an IFI that is not regulated by a supervisory entity.
• Certification of Compliance with Measures for the Prevention of Money Laundering and other Related Torts (Annex No. 11), only applies for counterparts that have this function.
• Other suggested additional information, which through its analysis, helps provide a more profound understanding of the counterpart depending on the line of business and on the judgment of the operation’s primary responsible party: identification documents and curriculum vitas of the principal shareholders and directors/executives of the entity, annual report or strategic plan, organizational structure, information published on the Internet and any other documentation that contributes to an integral knowing of the counterpart.
Passive Operations:
If the entity is CABEI’s client in Active operations and establishes passive operations with CABEI, the primary responsible party may use as support documentation a copy of the documentation in the corresponding CABEI file, making sure that it is duly updated.
If the entity is not a client, the primary responsible party must ensure that the operation’s file has the Affidavit detailed in section 7.3.1, letter a and the following information:
• Articles of incorporation and legal information about the entity.
• Certificate of permission to operate, license and operation number to operate granted by the regulatory entity in the country where it operates or by the National Commission or the Superintendence of the Stock Market.
• Support documentation of the searches carried out on the shareholders and principal directors and executives in the available systems. A more detailed account of search procedures can be found in Guide for Carrying Out Searches of CABEI Counterparts in the Available Data Bases or Systems and Guidelines for the Analysis of Results (Annex No. 12).
• Banking and/or commercial references in the event of an IFI that is not regulated by a supervisory entity.
• Certification of Compliance with Measures for the Prevention of Money Laundering and other Related Torts (Annex No. 11); only applies for counterparts that have this function.
• Any other information that is deemed pertinent by the operation’s primary responsible party.
In the event of payment of interest or capital redemption or maturity, CABEI must carry out the fund transfer to an account that is duly accredited in the name of the operation’s head.
If the Harnessing, Treasury or Capital Markets analysts or their immediate superior or the Treasurer find elements that raise a reasonable doubt during the stage of analysis of the operation, they shall communicate the results of their investigation to the Financial Division Manager who may make a decision to reject the client. In the event that the operation is rejected, the Financial Division Manager shall communicate the decision to the Compliance Officer by means of a memorandum.
In the event that Harnessing, Treasury or Capital Markets analysts, the analyst in charge of the operation or the boss responsible for the operation do not find evidence that connects the counterpart under analysis with money laundering or other related torts and accept the operation’s continuation, the operation’s primary responsible party and the Treasurer or the Harnessing Chief shall express their non-objection in the operation’s affidavit. A suggested draft for the non-objection is presented in the Model for Drafting a Non-Objection with Regard to Money Laundering and Other Related Torts (Annex No. 10).
When the operation is submitted to the ALCO Committee or the Credit Committee, the expression of non-objection shall be an attachment to the technical report that recommends the operation. In the cases of the Presidency and the Board of Directors, the non-objection is given at the moment of the operation’s approval.
iii. In operations involving syndicated credits, trusts, cofinancing, pre-investment, technical cooperation or any other similar operation, entrance controls must be applied to the entity or project that is the beneficiary of the resources by the primary responsible party in charge of the operation in a similar fashion as that indicated in the above number i. It shall not be necessary to apply entrance controls to entities that participate in this kind of operation, with the exception of obtaining the IFI Certification of Compliance with Measures for the Prevention of Money Laundering and other Related Torts (Annex No. 11).
With regard to investments of risk capital, securitization, mergers and acquisitions and capital market products or those involving consultancies and management or related areas, the Business Executive or the Corporate Finance Executive or the analyst in charge of the operation must proceed in a similar fashion as that indicated in the above number i.
If the executive of the person in charge of the operation find elements that raise reasonable suspicion during the stage of pre-analysis of the operation, they shall communicate the results of their investigation to their immediate superior who may make a decision to reject the client.
In the event that the operation is rejected, the Business Manager, the Country Manager, the boss responsible for the operation and/or the Manager of the Investment and Development Bank shall communicate the decision to the Compliance Officer by means of a memorandum.
If the Business Executive, the Corporate Finance Executive, the Pre-investment and Technical Cooperation Executive, the analyst in charge of the operation and the Country Manager and/or the boss in charge of the operation do not find evidence that connects the counterpart under analysis with money laundering or other related torts and accept the operation’s continuation, they shall express their non-objection in the section of Prevention of Money Laundering in the operations Report before referring it to a higher authority A suggested draft for the non-objection is presented in the Model for Drafting a Non-Objection with Regard to Money Laundering and Other Related Torts (Annex No. 10).
Each of the subsequent authorities in the approval process (Presidency and Board of Directors) shall give their non-objection with regard to money laundering when they issue the approval resolutions, which shall be based on the respective Report.
iv. In the procurement of goods and/or services contracted by General Services, the Social Benefits Fund and the consultancies requested by different CABEI departments where the accumulated amount is greater than US$10,000.00 (ten thousand U.S. dollars) annually , the entrance controls shall be carried out by the analyst of the office in charge of contracting or adjudication of the good or service, who must ensure that the counterpart’s file has the Affidavit by Type of Counterpart detailed in 7.3.1 letter a and with the following support documentation for knowing the supplier and its activities:
• In the event of a juridical person, the company’s registration or certification by the Chamber of Commerce or equivalent documentation in which it is possible to ascertain the company’s shareholding structure.
• National Tributary Registration (RTN) or whatever other equivalent tax identification document, foreign trade carnet or sole taxpayer number (RUC).
• Copy of personal identification document, whether passport and/or national identity card in the event of natural persons.
• Banking references, or, in their absence, proof of a current bank account (where applicable).
• Support documentation of the searches carried out on the shareholders and principal directors and executives in the available systems. A more detailed account of search procedures can be found in Guide for Carrying Out Searches of CABEI Counterparts in the Available Data Bases or Systems and Guidelines for the Analysis of Results (Annex No. 12).
• Other suggested additional information, which, if analyzed, helps to provide a deeper understanding of the counterpart, depending on the line of business and on the judgment of the operation’s primary responsible party: identification documents and curriculum vitae of the principal shareholders and directors/executives involved in decision making, the annual report or strategic plan, financial statements, organizational structure, information published on the Internet and any other documentation that contributes to an integral knowing of the counterpart.
If the analysts in charge of the operation find elements that raise a reasonable doubt during the operation’s analysis stage, they shall communicate the results of their investigation to their immediate superior, who may make the decision to reject the client. In the event of a rejection, the superior shall immediately communicate the decision to the Compliance Officer in a memorandum.
In the event that the analyst in charge of the operation or his immediate superior do not find evidence that connects the counterpart under analysis with money laundering or other related torts and accept the operation’s continuation, the analyst in charge of the operation shall add his non-objection in the document in which CABEI establishes any kind of commitment (purchase order, contract, etc.) or the operation Report.
Each subsequent authority in the process of procurement of goods and/or services shall add his non-objection with regard to money laundering upon approving said procurement.
h. Statement of non-objection
Every authority that participates in the approval process (primary responsible parties, bosses responsible for the operation and respective managers, the Credit Committee, Presidency or Board of Directors) shall state his non-objection, which is to say that the given operation does not contravene the Policies and Procedures of Prevention of Money Laundering and Other Illicit Torts, the Code of Ethics and other related provisions when they make their recommendation to approve the operation to their superior authority. In the case of the Credit Committee, its declaration shall accompany the technical report in which the respective operation is recommended for approval. A suggested draft for the non-objection is presented in the Model for Drafting a Non-Objection with Regard to Money Laundering and Other Related Torts (Annex No. 10). In the cases of the Presidency and the Board of Directors, the non-objection is given at the moment of the operation’s approval.
7.3.2. Supervision and oversight controls
These are controls carried out during the existence of a commercial relationship or respective operation. Their objective is to maintain current information about the counterpart’s identity, activity and fund source. In addition, part of the supervision and oversight controls include the regional compliance evaluation, which the Compliance Officer shall carry out with clients, suppliers of goods and/or experiences and other counterparts.
In the event of disbursement approval, it is part of the verification process for the financial operation control analyst to verify compliance with the prior conditions, as well as to guarantee that all the information with regard to the guidelines in this Manual have been fulfilled.
For active, passive, pre-investment or technical cooperation operations, those involving procurement of goods and/or services or of any other kind, in which CABEI is the counterpart a natural or juridical person, the primary responsible party shall review the same information sources consulted annually at the least to determine if any changes have arisen with regard to the original situation in which the operation was approved under his supervision and oversight. To that end, he must request an updating of the Affidavit by Type of Counterpart and the financial statements and carry out searches in the available systems of the shareholders, directors, and principal executives and administrators of the counterpart under analysis.
For credit operations, the job of oversight and updating the information in the operation’s file must occur at the same time as the annual independent portfolio review so that the counterpart can be requested to update the compliance information together with the information required for the portfolio review.
In the event of credit operations, the primary responsible party (Business Executive) shall review the interim financial statements in conformity with the delivery schedule defined for them in the loan contract, and the audited financial statements shall be reviewed annually after the operations approval. The review of both financial statements (interim and audited) shall be undertaken in order to detect suspicious and unusual operations or any other alert signal that could warn of money laundering and other related torts.
In addition, the primary responsible party must carry out control tests to determine the use of the funds derived from the operation, if any. Likewise, the Compliance Officer shall carry out control tests to detect alert signals that indicate a possible exposition to the risk of money laundering and other related torts. Finally, the primary responsible party shall provide evidence of the annual review carried out, placing his name, signature and review date on the support documentation.
All officers and employees who are aware of a change or situation that reveals signs of the existence of an illicit activity related with a client or operation must make a written report of the situation in a timely fashion to his immediate superior and the Compliance Officer.
7.3.3. General controls and best practices
a. General controls
These are carried out in the different CABEI areas, such as the Human Resources Division, the Operations Division, the Financial Division, the Business Division, the Investment Banking and Development Division, the Credit Division, the Institutional Risk Division, the Legal Counsel’s Office, the Compliance Officer, the Internal Auditing Department and even the External Auditors.
The objective of general controls is to ensure that the procedures, resources and, CABEI in general, have the support necessary to efficiently and effectively manage the money laundering prevention system, thereby ensuring that there are no legal risks or those involving reputation or operations.
i. Asset Affidavit
With the frequency determined by the norms in force, the Human Resources Department shall require every CABEI officer to present an asset affidavit.
ii. Termination Clause
The Legal Counsel’s Office shall make sure to include in contracts of active and passive operations, and those involving the procurement of goods and/or services, pre-investment and technical cooperation or of any other kind a termination clause, which shall be exercised in the event that the Bank detects that the counterpart does not comply with the provisions of the present norms and/or that investigations carried out internally or externally by CABEI show that unusual or suspicious events have arisen or other elements whose object is to prevent money laundering and other related torts.
iii. Technical report
Every technical recommendation for the approval of active or passive operations, or those involving the procurement of goods and/or services, pre-investment, technical cooperation or of any other kind must include in the respective technical report, verification steps that were taken with respect to the integral knowing of the counterpart, as well as to the origin of the funds that were used in the transaction, documenting the results of the same in the operation’s files.
b. Best practices
Before entering into a relationship with any counterpart, the primary responsible parties must ensure that the following criteria known as best practices are followed as operational criteria, provided that they are applicable to the kind of operation being carried out:
i. Visits to the companies
This control permits the verification of the existence and legitimacy of the counterpart, the correlation between the activities or operations that the company has in the entity and the productive activity that is carried out. During the visit special attention must be paid to the organizational structure; its infrastructure and logistics; the quantity of workers; the existence or inventories of raw materials or of finished product and its communications capacity. The visitor must evaluate the general condition of the company against the movements that the entity has effected.
By way of example, this control shall permit the evaluation of whether the entity has the export capacity and the quantity of possible product, if what is sought is an analysis of the foreign trade operations that have been carried out in the entity.
ii. Sector analysis, knowing the market and its segments
CABEI must carry out oversight on the economic sectors in which the client carries out its activity in order to analyze the normality of the behavior of an operation with regard to the sector in which its activity is carried out.
In the control of operations, whether individually or jointly analyzed, the best strategy is to ask questions about their characteristics, volumes or frequency, using as a frame of reference the client’s financial profile or that of the objective market segment to which it corresponds.
An unusual operation varies from habitual market conditions. For example, a client that works in a sector in crisis and is the only one that produces excellent results without any justifiable cause known.
iii. Knowing the client and its financial profile
The operation studied is analyzed with regard to the financial profile and the client’s known economic activity. If the operation has no relation with the client’s known activity, and the client has no legal explanation, the operation must be qualified as unusual and be the object of greater analysis.
iv. Trusts and corporate vehicles
Trusts, corporate vehicles, companies with bearer shares, and the so-called international trade companies and other corporate vehicles represent high risk activity because in certain jurisdictions the structure of the statutes can be used to hide the assets of legitimate creditors, protect properties from seizure in judicial proceedings or protect the identity of the true owner, among others.
Therefore, as a general rule, CABEI shall only lend its services to clients that apply for operations by means of these organizational structures provided that they comply with the following requisites and controls:
• The primary responsible party shall request information that makes it possible to know the entity’s structure, determine the origin of its funds and identify the beneficiaries or cestui de trust and those who control the funds. Due diligence and special oversight of its operations shall be exercised
• When CABEI receives an application for services using the trust structure, it must request satisfactory proof of the identity of the intermediaries and of the persons who represent said intermediaries, as well as details about the kind of trust or other type of agreement established. Specifically, the identification of a trust must include the trustees, settlors/trustors and beneficiaries.
• Special care must be taken when initiating commercial transactions with companies that have stockholders represented by legal representatives or which use bearer shares.
• The primary responsible parties must give special oversight for these operations so that they always have satisfactory evidence of the true owners of these companies.
The Compliance Officer shall provide support for the special oversight of the operations if is requested by the primary responsible party.
v. Businesses presented and transferred portfolio
CABEI shall not establish client or counterpart relationships taking into consideration only the verification of third parties.
Under exceptional circumstances, the Bank may receive portfolios from clients about which no steps have been taken to know their identity and background. This may occur when financial entities or other organizations which intermediate resources are requested to endorse or transfer a portfolio to ensure the payment of loans granted. In these cases, CABEI shall require that said entities demonstrate the adoption of money laundering prevention systems with respect to their clients. In addition, when it is necessary to receive a portfolio from third parties, the entity shall be required to provide the information that has been requested to comply with adequate knowledge and control of clients.
vi. Politically Exposed Persons
The international work groups, the Financial Action Task Force (FATF), the Basle Committee, and the USA Patriot Act warn the banking industry about the risk of money laundering resulting from administrative corruption when operations are carried out with persons who occupy or have occupied important public positions and with person or companies clearly related with them. For that reason, politically exposed persons are considered high risk.
In these case, the primary responsible parties must carry out improved due diligence. In addition, in the support documentation the analysis carried out and its result must be certified, including the signature of the person who made the review and its date.
CABEI shall neither accept not maintain a commercial relationship or operation if it suspects that funds of a client or potential client may originate from corruption or undue use of public assets.
vii. Clients or counterparts located in high-risk geographical area
When CABEI carries out operations with companies or financial entities located in countries rated non-cooperating by the FATF (listed in the NCCT Report ), GAFISUD or GAFIC, improved due diligence measures shall be adopted as determined by the Risk and Compliance Administration Committee.
viii. Commercial relationships with financial banking entities
In order to verify whether financial banking and non-banking entities have adequate prevention measures, CABEI shall request, preferably through the Compliance Officers or whatever officer that exercises this function, the delivery of a certificate regarding implementation of programs of prevention and control of money laundering or the presentation of independent audits on this subject.
For this purpose, the completion of the Certification of Compliance with Measures for the Prevention of Money Laundering and Other Related Torts (Annex No. 11) must be required. This Certification will provide information about whether the entity’s security includes suitable mechanisms for the prevention and control of money laundering and whether the country’s regulatory entity is adequate.
In the event that the financial entity is domiciled in an offshore financial center, its country is regarded as a special concern with regard to the effects of money laundering, it involves a country or territory regarded as non-cooperating or if the form is not filled out to the satisfaction of CABEI’s requirements, the Compliance Officer must carry out, directly or by means of third parties, more profound due diligence in order to verify that its procedures for knowing the client and other aspects related with the prevention of money laundering are fully complied with.
ix. Commercial relations with non-profit organizations and NGOs
International groups recommend the use of special caution when entities carry out operations with non-profit organizations and non-governmental organizations (NGOs) whenever these institutions have been used for managing the finances of terrorist groups.
x. Commercial relationships with non-banking financial institutions
There is a risk of money laundering when operations are carried out with non-banking financial institutions that are neither subject to state supervision nor legally obligated to adopt procedures for the prevention of money laundering. The final beneficiaries of such resources (micro, small and medium enterprises) make it more difficult to exercise control on these issues due to their informal nature and the difficulty of knowing about them.
For that purpose, the Compliance Officer will shall give consulting and, if applicable, shall provide, through the Business Executive, orientation, about the implementation of tools, policies and procedures that, within a reasonable time period, will permit them to have systems for the prevention of money laundering and control of terrorism financing compatible with their activity and size. This support must be offered by the Business Executive and requested from the CABEI by the interested entity.
7.4. SPECIAL INVESTIGATIONS
The Compliance Officer shall carry out special investigations in the following cases:
7.4.1. Investigations requested by a CABEI authority
When a manager or department head has doubts regarding a counterpart, operation or fund source with regard to money laundering, he must immediately notify the Executive President so that he will instruct the Compliance Officer to carry out a special investigation. Likewise the Administration’s Risk and Compliance Administration Committee or the Board of Director’s Risk Committee may request that the Compliance Officer carry out this type of investigation.
7.4.2. Investigations on the initiative of the Compliance Officer
The Compliance Officer shall carry out special investigations when, in his judgment, there are indications of irregularities in compliance with the Norms for the Prevention of Money Laundering and Other Related Torts.
7.5. TECHNICAL WORKING GROUP
In exceptional cases in which the primary responsible parties have relevant doubts about the suitability of a potential counterpart, it shareholders, principal directors and executives, its operations or any other aspect or procedure that the primary responsible parties are unable to fully resolve, their immediate superiors may, at their request, the formation of a technical working group, which shall reach a consensus in order to issue guidelines and observations about the respective cases
This technical working group shall be composed of the analyst and executive in charge of the operation, the lawyer at the respective Regional Office, the lawyer coordinating Active Operations and the Compliance Officer. Said working group, shall not substitute the Risk and Compliance Administration Committee (CARC), being a technical support body to the primary responsible parties. In the event that technical working group is unable to resolve the issue, it may refer the issue to the CARC.
The Compliance Officer shall maintain a registry of the cases dealt with and the recommendations adopted by the technical working group.
7.6. THE COMPLIANCE OFFICER AND HIS RESPONSABILITIES
The position of Compliance Officer is created, to be appointed by the Executive President and to act as the officer in charge ensuring the Institution’s compliance with, and support it with regard to, the prevention of money laundering and other related torts.
7.6.1. Responsibilities of the Compliance Officer
The responsibilities of the Compliance Officer shall be the following:
a. Ensure the effective application of the policies and procedures in force regarding prevention of money laundering at the level of the entire organization.
b. Update and keep internal practices in line with regional and international norms and best practices (recommendations of FATF, GAFIC, anti-money laundering norms in the countries where CABEI operates, etc.) and propose their updating to the corresponding authorities.
c. Circulate the provisions of this manual throughout the organization.
d. Advise the primary responsible parties as they carry out due diligence on those entities, which CABEI policies require it to verify that they are not involved in illicit activities.
e. Coordinate money laundering prevention activities, in conformity with the annual compliance plan.
f. Ensure the implementation of search systems and credit bureaus in the Regional Offices.
g. Review new banking products and services before their implementation in order to incorporate new controls and, thus, safeguard against the different risks related with money laundering and other related torts.
h. Formulate and develop, at the level of the entire organization, a permanent training plan about the norms and procedures for the prevention of money laundering and carry out joint communication and diffusion activities with the Human Resources Division on the related policies in order to foster in the personnel a culture and commitment to the prevention of money laundering and other related torts in the Institution.
i. Prepare periodic reports about his activities and statistics that reflect the institutional effort with regard to the management of money laundering and other related torts, and, especially, make reports about the results of regional compliance evaluations.
j. Act as CABEI’s representative in its status as observer to GAFIC (Caribbean Financial Action Task Force).
k. Report to the corresponding authority suspicious operations, depending on their seriousness, and present a respective report.
l. Carry out on his own initiative or in coordination with the primary responsible parties special investigations pursuant to the provisions of section 7.4.
m. Carry out a comparative analysis, or benchmarking, and promote the signing of agreements with financial organizations or entities in order to know about their anti-money laundering procedures and establish information sharing ties about the treatment applied in the event of suspicious activities and persons connected to money laundering and related torts.
7.6.2. Principal activities of the Compliance Officer
The following shall be the principal activities of the Compliance Officer:
a. Essential elements of knowing the client
b.
In conformity with international standards, the Compliance Officer shall design and keep updated the internal norms, observing the recommendations the Basle Committee issues with some frequency, the recommendations of the Financial Action Task Force, the USA Patriot Act and the related documentation, as well as the applicable legislation in the countries where the CABEI operates. Likewise, the Compliance Officer shall maintain CABEI updated in conformity with the guidelines stipulated by the United Nations Security Council, the special recommendations of FATF and the International Agreement for the Repression of Terrorism Financing and other applicable regulatory frameworks in the countries where CABEI operates.
c. Technical support for acceptance of clients or counterparts
T
English to Spanish: Escrow Agreement General field: Bus/Financial Detailed field: Finance (general)
Source text - English WITNESSETH:
WHEREAS, the Purchaser and the Sellers have entered into those certain Stock Purchase Agreements dated [ ], 2009 (the “Purchase Agreements”);
WHEREAS, the Lenders have agreed to provide financing to the Purchaser in connection with the acquisitions contemplated in the Purchase Agreements; and
WHEREAS, to facilitate the simultaneous closing of the acquisitions contemplated in the Purchase Agreements, the Purchaser and the Sellers have requested the Escrow Agent (and the Escrow Agent has agreed) to hold the escrowed funds and documents, upon the terms and conditions set forth herein.
NOW, THEREFORE, in consideration of the premises and of the promises and agreements herein contained, the adequacy of which is hereby acknowledged, the Parties hereby agree as follows:
Section 1. Escrow Funds.
(a) Simultaneously with the execution and delivery hereof, the Purchaser is delivering, by wire transfer of immediately available funds to the Escrow Agent, a total sum of US$[ ] (the “Purchaser Funds”). The Escrow Agent shall establish and hold the Purchaser Funds in three separate and segregated sub-accounts as follows: US$[ ] (the “Honduran Purchaser Funds”), (ii) US$[ ] (the “Guatemalan Purchaser Funds”), (iii) US$[ ] (the “Nicaraguan Purchaser Funds”), and US$[ ] (the “Salvadoran Purchaser Funds”). The Escrow Agent shall distribute the Purchaser Funds in accordance with Section [ ].
(b) Simultaneously with the execution and delivery hereof, the Honduran Lender is delivering, by wire transfer of immediately available funds to the Escrow Agent, a total sum of US$[ ] (the “Honduran Lender Funding Amounts”). The Escrow Agent shall establish and hold such amount in a separate and segregate account, which amount shall be distributed by the Escrow Agent in accordance with Section [ ].
(c) Simultaneously with the execution and delivery hereof, the Guatemalan Lender is delivering, by wire transfer of immediately available funds to the Escrow Agent, a total sum of US$[ ] the “Guatemalan Lender Funding Amounts”). The Escrow Agent shall establish and hold such amount in a separate and segregate account, which amount shall be distributed by the Escrow Agent in accordance with Section [ ].
(d) Simultaneously with the execution and delivery hereof, the Nicaraguan Lender is delivering, by wire transfer of immediately available funds to the Escrow Agent, a total sum of US$[ ] (the “Nicaraguan Lender Funding Amounts”). The Escrow Agent shall establish and hold such amount in a separate and segregate account, which amount shall be distributed by the Escrow Agent in accordance with Section [ ].
(e) Simultaneously with the execution and delivery hereof, the Salvadoran Lender is delivering, by wire transfer of immediately available funds to the Escrow Agent, a total sum of US$[ ] (the “Salvadoran Lender Funding Amounts”). The Escrow Agent shall establish and hold such amount in a separate and segregate account, which amount shall be distributed by the Escrow Agent in accordance with Section [ ].
(f) The Escrow Agent shall hold the Purchaser Funds, the Honduran Lender Funding Amounts, the Guatemalan Lender Funding Amounts, the Nicaraguan Lender Funding Amounts, and the Salvadoran Lender Funding Amounts (the “Escrow Funds”) in their respective separate and segregated accounts (the “Escrow Accounts”). The Escrow Agent shall invest and reinvest the Escrow Funds only in the following investments, as directed by the Purchaser: [insert investment options. The Escrow Agent shall have no liability whatsoever for any investment losses resulting from the investment or reinvestment of the Escrow Funds, except as a result of gross negligence, bad faith or willful misconduct by the Escrow Agent. The Escrow Agent does not have any interest in the Escrow Funds deposited hereunder but is serving as escrow holder only and having only possession thereof. The Escrow Agent shall have no obligation to invest or reinvest the Escrow Funds if deposited with the Escrow Agent after 11:00 a.m. (E.S.T.) on such day of deposit. Instructions received after 11:00 a.m.(E.S.T.) will be treated as if received on the following business day. If a selection is not made and a written direction not given to the Escrow Agent, the Escrow Funds shall remain uninvested with no liability for interest therein. It is agreed and understood that the entity serving as Escrow Agent may earn fees associated with the investments outlined above in accordance with the terms of such investments. In no event shall the Escrow Agent be deemed an investment manager or adviser in respect of any selection of investments hereunder. It is understood and agreed that the Escrow Agent or its affiliates are permitted to receive additional compensation that could be deemed to be in the Escrow Agent’s economic self-interest for (1) serving as investment adviser, administrator, shareholder servicing agent, custodian or sub custodian with respect to certain of the investments, (2) using affiliates to effect transactions in certain investments and (3) effecting transactions in investments.
(g) Any interest or other income received on the investment and reinvestment of the Escrow Funds shall not be considered part of the Escrow Funds and shall be disbursed by the Escrow Agent to the Purchaser upon the final transfer of the Escrow Funds pursuant to Section 3 of this Escrow Agreement.
Translation - Spanish HACE CONSTAR QUE:
CONSIDERANDO que el Comprador y los Vendedores han celebrado aquellos ciertos Acuerdos de Compra de Acciones fechado [ ], 2009 (los “Acuerdos de Compra”);
CONSIDERANDO que los Acreedores han acordado en proveer el financiamiento al Comprador en relación con las adquisiciones contempladas en los Acuerdos de Compra; y
CONSIDERANDO que para facilitar el cierre simultaneo de las adquisiciones contempladas en los Acuerdos de Compra, el Comprador y los Vendedores han solicitado al Depositario (y el Depositario se ha acordado) que mantenga los fondos fideicomisados y los documentos bajo los términos y condiciones aquí establecidos.
AHORA, POR LO TANTO, en consideración de los principios y las promesas y los acuerdos aquí contenidos, la aceptabilidad de la cual se reconoce por la presente, las Partes acuerdan lo siguiente:
Section 1. Fondos Fideicomisados.
(a) Simultáneamente con la ejecución y la entrega del presente, el Comprador entregara por medio de una transferencia bancaria de fondos de disponibilidad inmediata al Depositario, una suma total de US$[ ] (los “Fondos del Comprador”). El Depositario establecerá y mantendrá a los Fondos del Comprador en tres sub-cuentas separadas y segregadas de la siguiente forma: (i) US$[ ] (los “Fondos del Comprador Hondureño” (ii) US$[ ] (los “Fondos del Comprador Guatemalteco”), (iii) US$[ ] (los “Fondos del Comprador Nicaragüense”), y US$[ ] (los “Fondos del Comprador Salvadoreño”). El Depositario distribuirá las Fondos del Comprador de acuerdo con la Sección [ ].
(b) Simultáneamente con la ejecución y la entrega del presente, el Acreedor Hondureño entregara por medio de una transferencia bancaria de fondos de disponibilidad inmediata al Depositario, una suma total de US$[ ] (las “Cantidades de Financiamiento del Acreedor Hondureño”). El Depositario establecerá y mantendrá tal cantidad en una cuenta separada y segregada, cual cantidad se distribuirá por el Depositario de acuerdo con Sección [ ].
(c) Simultáneamente con la ejecución y la entrega del presente, el Acreedor Guatemalteco entregara por medio de una transferencia bancaria de fondos de disponibilidad inmediata al Depositario, una suma total de US$[ ] (las “Cantidades de Financiamiento del Acreedor Guatemalteco”). El Depositario establecerá y mantendrá tal cantidad en una cuenta separada y segregada, cual cantidad se distribuirá por el Depositario de acuerdo con Sección [ ].
(d) Simultáneamente con la ejecución y la entrega del presente, el Acreedor Nicaragüense entregara por medio de una transferencia bancaria de fondos de disponibilidad inmediata al Depositario, una suma total de US$[ ] (las “Cantidades de Financiamiento del Acreedor Nicaragüense”). El Depositario establecerá y mantendrá tal cantidad en una cuenta separada y segregada, cual cantidad se distribuirá por el Depositario de acuerdo con Sección [ ].
(e) Simultáneamente con la ejecución y la entrega del presente, el Acreedor Salvadoreño entregara por medio de una transferencia bancaria de fondos de disponibilidad inmediata al Depositario, una suma total de US$[ ] (las “Cantidades de Financiamiento del Acreedor Salvadoreño”). El Depositario establecerá y mantendrá tal cantidad en una cuenta separada y segregada, cual cantidad se distribuirá por el Depositario de acuerdo con Sección [ ].
(f) El Depositario mantendrá a los Fondos del Comprador, las Cantidades de Financiamiento del Acreedor Hondureño, las Cantidades de Financiamiento del Acreedor Guatemalteco, las Cantidades de Financiamiento del Acreedor Nicaragüense, y las Cantidades de Financiamiento del Acreedor Salvadoreño (los “Fondos Fideicomisados”) en sus cuentas respectivas separadas y segregadas (las “Cuentas Fideicomisadas”). El Depositario invertirá y reinvertirá los Fondos Fideicomisados únicamente en las inversiones siguientes, come dirigido por el Comprador: [agrega opciones de inversión.] El Depositario no tendrá responsabilidad en absoluto por cualquier pérdida de inversión resultando de la inversión o reinmersión de los Fondos Fideicomisados, excepto como resultado de negligencia grave, mala fe o mala conducta intencional por el Depositario. El Depositario no tiene ningún interés en los Fondos Fideicomisados depositados a continuación pero esta sirviendo como tenedor del fideicomiso solamente y únicamente teniendo la posesión del mismo. El Depositario no tendrá ninguna obligación para invertir o reinvertir los Fondos Fideicomisados si se deposite con el Depositario después de las 11:00 a.m. (E.S.T.) en tal día de deposito. Las instrucciones recibidas después de las 11:00 a.m. (E.S.T.) se trataran como si recibidas el siguiente día hábil. Si no se hace una selección y no se dan instrucciones por escrito al Depositario, los Fondos Fideicomisados permanecerán sin invertir y sin ningún responsabilidad por intereses en ellos. Se acuerda y se entiende que la entidad que sirve de Depositario puede ganar honorarios asociados con las inversiones detalladas arriba, de acuerdo con los términos de tales inversiones. In ningún caso se considerara al Depositario como gerente o consejero de inversiones en relación con alguna selección de inversiones fundamentado bajo el presente. Se entiende y se acuerda que el Depositario o sus afiliados se permiten recibir una compensación adicional que podría ser considerada ser en el interés económico propio del Depositario por (1) servir come consejero de inversión, administrador, agente de servicio al accionista, custodio o sub custodio con respecto a ciertas de las inversiones, (2) usar afiliados para efectuar transacciones en ciertas inversiones y (3) efectuar transacciones en los inversiones.
(g) Cualquier interés u otro ingreso recibido en la inversión o reinmersión del los Fondos Fieicomisados no se considerará parte de los Fondos Fieicomisados y se desembolsara por el Depositario al Comprador previo la transferencia final de los Fondos Fideicomisados de conformidad a la Sección 3 de este Contrato de
Spanish to English: CABEI Procurement Policy General field: Bus/Financial Detailed field: Finance (general)
Source text - Spanish
Resumen: Normas para la Aplicación de la Política para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados y Servicios de Consultoría con Recursos del Banco
"RESOLUCIÓN No. PRE-3/2003
El Presidente Ejecutivo del Banco Centroamericano de Integración Económica, (BCIE),
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución No. DI-98/99 del 7 de octubre de 1999, modificada parcialmente por la Resolución DI-55/2002 del 31 de mayo de 2002, el Directorio aprobó la Política para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados y Servicios de Consultoría con Recursos del Banco Centroamericano de Integración Económica;
Que en dicha Política se facultó a la Administración para emitir las normas que fuesen necesarias para regular la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría;
RESUELVE:
PRIMERO: Aprobar las siguientes:
NORMAS PARA LA APLICACIÓN DE LA
POLÍTICA PARA LA OBTENCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
RELACIONADOS, Y SERVICIOS DE CONSULTORÍA, CON RECURSOS DEL BANCO CENTROAMERICANO DE INTEGRACIÓN ECONÓMICA
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
ARTÍCULO 1. DEFINICIONES. Para los efectos de las presentes Normas, se adoptan las siguientes definiciones:
BCIE o “el Banco”: Banco Centroamericano de Integración Económica.
Convenio: Convenio Constitutivo del BCIE.
Países socios fundadores: Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa Rica.
Países socios extrarregionales: México, República de China, Argentina, Colombia y todos aquellos que posteriormente se incorporen a “el Banco”, como tales.
Precalificación o Concurso de antecedentes: Procedimiento formal mediante el cual se solicita, recibe y evalúa la información sobre los antecedentes de las firmas consultoras o consultores individuales y empresas constructoras o suministrantes para su calificación dentro de un proceso de concurso o licitación.
Licitación: Procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, mediante el cual, a través de un anuncio al público, se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de bienes y servicios relacionados.
Concurso: Procedimiento formal y competitivo mediante el cual, a través de un anuncio público, se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de servicios de consultoría.
Oferta más conveniente: Aquella oferta que, cumpliendo con todos los requisitos legales y todas las características técnicas requeridas por el proyecto, ofrece las mejores condiciones económicas.
Licitación pública internacional: Licitación que permite la participación de oferentes de diferentes países.
Licitación privada: Forma de licitación en la que las invitaciones a participar como oferente se hacen en forma expresa a determinadas empresas y no por anuncio público.
Co-calificación: Procedimiento mediante el cual se presentan en forma simultánea los antecedentes de las firmas o las empresas con la propuesta técnica y la económica, con el propósito de calificar a éstas para la realización de un programa o un proyecto y evaluar las ofertas correspondientes.
Oferente o proponente: Persona natural o jurídica que, cumpliendo con las condiciones de elegibilidad establecidas en la Política y en las presentes Normas, participa ofreciendo los bienes o servicios solicitados en un concurso o en una licitación, para el que ha sido calificado.
Consultor: Persona natural o jurídica, pública o privada, a quien se le encarga prestar un servicio de consultoría, relacionado con una materia en la cual tiene conocimientos especializados.
Contratista: Persona natural o jurídica, pública o privada, a quien se le encarga prestar un servicio o realizar determinada obra, relacionada con una materia en la cual tiene experiencia y conocimientos especializados.
Consorcio: Proveedores, contratistas o consultores de los países fundadores del BCIE en asociación con proveedores, contratistas y consultores de otros países, en particular de países socios extrarregionales, para estimular la transferencia de tecnología y conocimientos hacia la región.
Promotor del Proyecto u Organismo Ejecutor: Persona natural o jurídica, pública o privada, que pretende adquirir un bien o servicio.
Unidad Ejecutora: Unidad del Promotor del Proyecto u Organismo Ejecutor encargada de efectuar todas las acciones necesarias para la realización del proyecto, tales como controles de ejecución física, administrativos, financieros, de concursos, licitaciones y cualquier otro que se requiera.
Prestatario: Persona natural o jurídica, pública o privada, que ha suscrito un préstamo con el BCIE.
Recursos Ordinarios del BCIE: Recursos propios de “el Banco” y los contratados en los mercados de capital que no imponen el criterio de comprar en un determinado país (de libre disponibilidad).
Recursos de Proveedores: Serán aquellas líneas que se contraten con fuentes externas que se interesan en promover las exportaciones de sus respectivos países.
Recursos Mixtos del BCIE: Es la combinación de Recursos Ordinarios con Recursos de Proveedores de “el Banco”.
Comité Ejecutivo para la Licitación o Concurso: Es el nombrado por el Promotor del proyecto, con la no objeción de “el Banco”, con el propósito de que coordine y desarrolle, por parte del Promotor, todas las actividades relacionadas con los procesos de adquisición de un proyecto.
Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones: Conformado de acuerdo con la Política de “el Banco”, según Resolución DI-98/99 del 7 de octubre de 1999, con la responsabilidad de dar seguimiento y cumplimiento a las políticas, normas y procedimientos de “el Banco” en materia de adquisiciones.
Protesta: Es todo reclamo, objeción, impugnación, rechazo u otra manifestación de disconformidad, presentado por escrito por un oferente durante cualquier etapa del proceso de adquisición, ante alguna autoridad competente del país donde se lleve a cabo la adquisición con copia a “el Banco”.
Bienes y servicios relacionados: Todos los bienes necesarios para la ejecución de un proyecto, incluyendo la construcción de obras y los servicios directamente relacionados con la provisión de los mismos, tales como transporte, seguros, instalación y montaje de equipos y operación y mantenimiento inicial, así como aquellos a ser contratados a través de esquemas especiales, tales como arrendamiento operativo o financiero, concesión de obra pública o cualquier otro.
Política: Política para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados, y Servicios de Consultoría, con Recursos de “el Banco” Centroamericano de Integración Económica, aprobada por Resolución del Directorio No. DI-98/99 del 7 de octubre de 1999 y sus modificaciones.
ARTÍCULO 2. PROPÓSITO, OBJETIVO Y APLICACIÓN.
Las presentes Normas tienen por objeto establecer los procedimientos que deben observar los Prestatarios del BCIE para la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría que se requieran para la ejecución de proyectos financiados por “el Banco”, conforme con lo establecido en la Política.
Las disposiciones contenidas en estas Normas aplicarán a las operaciones que “el Banco” financie total o parcialmente teniendo en cuenta, en cada caso, el sector al que corresponda el préstamo y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 6 de estas normas.
Cuando el financiamiento a un proyecto se otorgue conjuntamente con otra institución, se procurará la aplicación preferente de las disposiciones de “el Banco” en esta materia, pudiéndose contemplar, alternativamente, la aplicación en forma independiente sobre cada porción del financiamiento, de las disposiciones que normen o regulen este proceso en cada institución.
En los casos en que un organismo internacional de crédito financie mayoritaria y paralelamente a “el Banco”, la ejecución de un proyecto, todos los procesos de adquisición podrán observar la aplicación de las normas de este organismo, siempre que las mismas respeten principios similares a los establecidos en la Política.
En todo caso, “el Banco” se asegurará de la economía y eficiencia del proyecto, de la calidad de los bienes y servicios, que los contratos provean adecuada protección al proyecto y que se cumplan con los plazos de ejecución que se hubieren establecido para el desarrollo de los mismos.
ARTÍCULO 3. IMPORTANCIA DEL REGIMEN DE ADQUISICIONES.
La adquisición de obras, bienes y servicios es una de las actividades que mayor repercusión tiene sobre la ejecución adecuada de un proyecto. Del régimen de adquisiciones va a depender en buena parte la calidad del proyecto, la obtención de los objetivos previstos en el mismo, su costo y su terminación a tiempo. La aplicación de políticas y prácticas sólidas, con procedimientos transparentes, es una herramienta indispensable para crear mercados confiables y estables, capaces de atraer proveedores y contratistas eficientes y para resguardar los principios de responsabilidad de gestión y uso efectivo de los fondos públicos. Por último, es importante para “el Banco”, como entidad internacional de desarrollo, dar a los oferentes de sus países miembros la posibilidad de participar en condiciones competitivas en la provisión de bienes y servicios.
CAPÍTULO II
NORMAS COMUNES A TODA ADQUISICIÓN
ARTÍCULO 4. USO EFICIENTE Y ECONÓMICO DE LOS RECURSOS DE “EL BANCO”.
Los recursos de ”el Banco” destinados al financiamiento de proyectos, están constituidos por recursos ordinarios, recursos de proveedores del BCIE o recursos mixtos.
Los principios básicos aplicables al uso de los recursos de ”el Banco” son la transparencia, competencia, igualdad, debido proceso y publicidad, a efecto de que los mismos sean utilizados prestando debida atención a consideraciones de economía y eficiencia.
Los procedimientos para la adquisición de bienes, obras y servicios que, salvo excepciones, mejor se prestan para la aplicación de los citados principios, son los de licitación o concurso público.
ARTÍCULO 5. LEGISLACIÓN NACIONAL.
El prestatario podrá aplicar, en forma supletoria, los requisitos formales o detalles del procedimiento contemplados en su legislación nacional, no incluidos en la Política y en los procedimientos de “el Banco” en esta materia, siempre que su aplicación no se oponga a las garantías básicas de transparencia, publicidad, igualdad, competencia y debido proceso que deben reunir los procedimientos de adquisiciones, ni se contrapongan a estas Normas.
ARTÍCULO 6. RELACIONES JURÍDICAS.
Las relaciones jurídicas entre “el Banco” y sus prestatarios se regirán por los respectivos contratos de préstamo o cualquier otra modalidad de participación financiera, en adelante Contratos, en los cuales se establecerá la aplicación de las Normas y procedimientos para adquisiciones con recursos de “el Banco”, además de regulaciones específicas sobre los procedimientos de adquisiciones que se estime necesario destacar. Sin embargo, los derechos y obligaciones relacionados con los bienes y servicios a adquirirse para el proyecto, serán determinados por los documentos de licitación y los contratos de provisión respectivos, definidos por el prestatario. En este sentido, ningún proveedor o entidad que no sea parte de los contratos podrá derivar derechos o exigir pagos a “el Banco”, con motivo de los mismos.
ARTÍCULO 7. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad por la ejecución y administración de los proyectos reside en los prestatarios o en su caso, en los promotores del proyecto, incluyendo todo el proceso de adquisiciones, desde la preparación de los términos de referencia y/o documentos de licitación hasta la adjudicación y administración de los respectivos contratos.
“El Banco” por su parte, se reserva el derecho de supervisar y dar su no objeción a todo el proceso de adquisiciones, a efecto de asegurar el cumplimiento de los fines del préstamo y de sus normas y procedimientos, así como para verificar que el prestatario elija la oferta más conveniente.
Para seleccionar la oferta evaluada como la más conveniente, los términos de referencia y los documentos de licitación deben establecer claramente los factores que, además del precio, serán tomados en cuenta en la evaluación y el valor que se dará a cada factor.
ARTÍCULO 8. DISPOSICIONES DE FUENTES EXTERNAS.
Cuando las fuentes externas de financiamiento que utilice “el Banco”, hayan establecido procedimientos especiales de licitación o concurso, métodos de contratación propios, regulaciones sobre el origen de las empresas contratistas y consultoras y formas de asociación entre ellas, así como sobre los bienes y servicios a incorporarse en los proyectos, “el Banco”, los prestatarios y en su caso los promotores del proyecto deberán verificar, con anticipación a la adjudicación de los mismos, que los proveedores, contratistas y consultores, así como los bienes y servicios a incorporarse en el proyecto, cumplan, además, con los requisitos de las fuentes externas.
ARTÍCULO 9. PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES.
El Prestatario o en su caso el Promotor del proyecto deberá presentar, para la no-objeción de “el Banco” y antes de su realización, un Plan General de Adquisiciones con la descripción de los procedimientos que regularán la obtención de los servicios necesarios para ejecutar el proyecto, incluyendo lo referente a la selección y contratación de las empresas proveedoras, constructoras y consultoras.
El Plan General de Adquisiciones que presente el Prestatario o en su caso el Promotor del proyecto deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La relación de todos los bienes, servicios y obras de construcción y consultoría que se requerirán para llevar a cabo el proyecto;
b. Las características y los montos estimados de los diferentes contratos bajo los cuales se agruparán las adquisiciones;
c. Las precalificaciones, licitaciones y concursos que se convocarán para adjudicar los diferentes contratos;
d. Las fechas previstas para llevar a cabo las principales etapas del proceso de adquisiciones, incluyendo las fechas estimadas para contar con los bienes, servicios y obras de construcción y consultoría relacionadas.
Durante la ejecución de un proyecto se pueden realizar, con el previo acuerdo de “el Banco”, los ajustes al Plan General de Adquisiciones que resulten necesarios, conforme se requiera para el desarrollo del proyecto.
ARTÍCULO 10. ADQUISICIONES ANTERIORES A LA FIRMA DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO.
“El Banco”, excepcionalmente, puede reconocer, con cargo al financiamiento por otorgar al prestatario o a los fondos de contrapartida local, la adquisición de bienes o contratación de obras o servicios llevadas a cabo por el prestatario o Promotor del proyecto con anterioridad a la aprobación del préstamo por parte de “el Banco”, siempre que dichas adquisiciones hayan cumplido los diferentes procedimientos y políticas que al respecto estipula “el Banco”. Hasta tanto se apruebe el préstamo, todas las operaciones se ejecutarán bajo el absoluto riesgo del Prestatario.
En todos los casos, se deberá contar con la no-objeción de “el Banco” y se deberá proceder conforme con lo establecido en los lineamientos y criterios generales para regular la operatividad de financiamientos temporales o de corto plazo, vigentes en el Banco.
ARTÍCULO 11. PROGRAMAS GLOBALES DE CRÉDITO.
En casos de préstamos canalizados por instituciones financieras intermediarias destinados a otorgar subpréstamos a beneficiarios del sector público, las adquisiciones podrán ser objeto de excepción en cuanto a licitación o concurso público, ejerciendo “el Banco” la supervisión pertinente para asegurar la consecución de los objetivos de la Política y estas Normas.
En casos de préstamos canalizados al sector privado, tales como las pequeñas y medianas empresas, las adquisiciones correspondientes estarán a cargo de los propios beneficiarios siguiendo las prácticas de mercado utilizadas por el sector privado, las cuales serán supervisadas aleatoriamente por “el Banco”.
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTOS PARA OPERACIONES ESPECIALES.
Cuando “el Banco” participe en el financiamiento para la contratación de empresas privadas, en el otorgamiento de concesiones de obra, operaciones tipo construcción-operación-transferencia (BOT) o construcción-operación-propiedad (BOO) o similares que involucren derechos especiales y exclusivos u otro tipo de concesión, “el Banco” debe asegurarse que se han seguido procedimientos correctos de licitación pública en aquellos aspectos que pudieran afectar directamente la relación contractual entre el posible Prestatario y “el Banco”.
En caso de que para la ejecución de un proyecto o para la adquisición de bienes la Administración licitante requiera que la oferta técnica vaya acompañada de una oferta financiera, “el Banco” podrá otorgar carta de respaldo financiero a las empresas interesadas en participar en esa licitación, que sean elegibles para “el Banco”, siempre y cuando cuente con recursos disponibles para tal efecto y el proyecto se considere elegible dentro de sus políticas de crédito.
En aquellos procesos licitatorios en que el Banco presente una oferta financiera en forma conjunta con la oferta técnica de un proveedor de bienes y servicios, considerando que en tales procesos eventualmente también participarán otras fuentes de financiamiento de la competencia, ya sea a nivel regional y/o internacional, no se aplicarán los Artículos de la Política: 12, “Plan General de Adquisiciones; 13 “Documentos”; 22 “Comité Ejecutivo para la Licitación o Concurso”, y 30 “Avisos y Publicaciones sobre Proyectos”.
ARTÍCULO 13. OFERENTES DE LOS PAÍSES MIEMBROS DE “EL BANCO”.
“El Banco” promueve la participación de oferentes de sus países miembros en los procesos de adquisición, y con el propósito de fomentar el desarrollo de la industria nacional de sus países fundadores, promociona especialmente la participación de oferentes de dichos países. Las empresas nacionales de los países miembros de “el Banco” pueden participar en licitaciones o concursos ya sea en forma independiente o en consorcio con firmas de otros países.
“El Banco” considera como oferentes que pertenecen a sus países miembros, a las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, establecidas o constituidas en éstos.
ARTÍCULO 14. ELEGIBILIDAD DE CONTRATISTAS O CONSULTORES.
En las licitaciones públicas internacionales para la construcción de obras o adquisición de bienes, o en los concursos para la contratación de empresas consultoras promovidos para la ejecución de proyectos financiados con recursos de “el Banco”, podrán participar empresas de países socios y no socios de “el Banco” conforme con lo establecido en la Política.
Cuando en dichas licitaciones o concursos se seleccione como la más conveniente, a una propuesta presentada por un oferente originario de un país no-miembro de “el Banco”, se verificará si en dicho proceso de adquisiciones y dentro de un rango de un 15% arriba de la propuesta más conveniente, si es con base en el costo, o bien de un 15% abajo si es con base en el puntaje asignado, se cuenta con ofertas presentadas por uno o más oferentes originarios de países socios o Consorcios. En caso afirmativo, el prestatario dará la posibilidad al mejor calificado de éstos para que iguale sus condiciones a las de la oferta seleccionada como la más conveniente.
Si la negociación expuesta fracasara, el prestatario procederá a efectuar igual negociación con el siguiente oferente mejor calificado y así, hasta agotar los oferentes que fueron ubicados dentro del rango supra definido.
Para que el prestatario pueda aplicar este lineamiento, será necesario que éste incorpore respectivamente, en las bases o en los términos de referencia de la licitación o concurso de que se trate, el procedimiento correspondiente, de conformidad con lo estipulado en los documentos estándar elaborados por “el Banco”.
Esta disposición será aplicable únicamente en aquellas operaciones que previamente a iniciar sus respectivos procesos de adquisición de bienes y servicios, cuentan con el financiamiento de “el Banco”; en consecuencia, la misma no será aplicada en aquellas licitaciones o concursos en los que “el Banco” participe apoyando financieramente sólo a algunos de los oferentes y por lo tanto existe la posibilidad de la participación de otros entes de crédito. Asimismo, esta disposición será obligatoria para todos aquellos casos en que sea aplicable.
ARTÍCULO 15. AVISOS Y PUBLICACIONES SOBRE PRÉSTAMOS.
Tanto “el Banco” como el Prestatario harán de conocimiento público, mediante comunicados de prensa, la aprobación de los préstamos por parte del Directorio del BCIE. Además, el Prestatario deberá publicar igual información en el “Development Business” de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” señale, así como en otras publicaciones internacionales según acuerde con “el Banco”, quien a su vez colocará en su hoja electrónica, un aviso específico con la debida anticipación a la precalificación, licitación o concurso de que se trate, y notificará dicho aviso a todos sus países miembros.
ARTÍCULO 16. APOYO FINANCIERO DE “EL BANCO” PARA LICITACIONES O CONCURSOS CON RECURSOS ORDINARIOS O MIXTOS.
En los casos de licitación pública o concurso que requieran que el oferente presente al Promotor del proyecto oferta financiera para la ejecución del proyecto, “el Banco” podrá respaldar a los oferentes con cartas de apoyo financiero utilizando para ello cualesquiera de los recursos disponibles bajo el procedimiento que se describe a continuación:
1. Deberán presentar, en la Gerencia Regional del país donde se va a ejecutar el proyecto, una nota solicitando formalmente la carta de apoyo financiero del BCIE para participar en la licitación o concurso, indicando el monto por el que desean el apoyo, así como el nombre, número de teléfonos y fax, y la dirección de correo electrónico de la persona que va a ser el contacto entre esa empresa y el BCIE.
2. Acompañar la nota de solicitud con un perfil del proyecto, lo más amplio y completo posible, de forma que se puedan determinar los costos actualizados aproximados del proyecto, el listado de bienes y servicios externos e internos a adquirir y/o contratar, con sus probables costos en su equivalente en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, indicando la relación de cambio utilizada y posibles países de procedencia.
3. Proporcionar toda la información relacionada con el desarrollo del proceso licitatorio o de concurso correspondiente, tales como las bases de licitación o términos de referencia, la fecha de entrega y apertura de ofertas, tiempo para análisis de las mismas y probable fecha de adjudicación.
4. Proporcionar una lista, por cada proveedor, de los bienes a ser adquiridos, indicando su país de origen y todos los datos de los proveedores tales como: nombre, dirección, números de teléfono, números de fax, correo electrónico, nombre de la persona contacto y cualesquiera otra información que el solicitante del apoyo financiero estime que pueda ser de utilidad para que “el Banco” inicie el contacto necesario con dichos proveedores.
ARTÍCULO 17. INOBSERVANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS POR EL BCIE.
“El Banco” se reserva el derecho de abstenerse de financiar cualquier adquisición de bienes o contratación de obras o servicios de consultoría o cuando, a su juicio, en el procedimiento de adquisición correspondiente no se haya observado lo dispuesto en la Política y en las presentes Normas.
ARTÍCULO 18. SUPERVISIÓN DE “EL BANCO”.
“El Banco”, de conformidad con sus disposiciones internas y manuales existentes mantendrá una estricta supervisión tanto del proceso de adquisiciones, como de la administración de los contratos resultantes, con el objeto de resguardar las reglas de economía y eficiencia aplicable al uso de sus recursos y a la eficaz ejecución de los proyectos, así como los principios básicos y políticas de “el Banco” en materia de adquisiciones.
Por su parte, el Prestatario deberá colaborar ampliamente con “el Banco” en la supervisión, conservando y poniendo a disposición del mismo, todos los documentos y antecedentes relacionados con el proceso, así como con la etapa posterior de administración de los respectivos contratos. Dichos antecedentes y documentos son elementos indispensables para que “el Banco” pueda ejercer una adecuada supervisión.
“El Banco” supervisa especialmente la preparación y cumplimiento del Plan General de Adquisiciones, los documentos de licitación o concurso, los informes sobre precalificación y los referidos a la evaluación y adjudicación de contratos.
Normalmente “el Banco” acompaña todo el proceso de adquisiciones y revisa los diferentes pasos en forma concurrente, otorgando la no objeción de la Institución a los avisos de prensa, licitaciones, concursos, informes de evaluación, y contratos. Sin embargo, en el caso de proyectos especiales debidamente calificados, “el Banco” podrá, a su discreción, realizar la revisión con posterioridad a la formalización del contrato entre el Prestatario y el proveedor, (revisión ex-post y por muestreo). Normalmente esto se debe a que el proyecto incluye numerosas obras pequeñas que, por su naturaleza o distancia geográfica, no pueden ser agrupadas en licitaciones grandes ni supervisadas concurrentemente.
Si de dicha revisión ex-post y por muestreo surge que en alguna de ellas no se siguieron las reglas de “el Banco”, éste no financiará las mismas, solicitando en su caso, el reembolso del monto desembolsado para dicha contratación. Además, si se encuentra que no se siguieron los procedimientos de “el Banco”, éste se reserva el derecho de ampliar la muestra, a su discreción, o de revisar el total de los procesos licitatorios o contratos otorgados bajo la operación. Si de dicha revisión surge que la mayoría de los procesos no cumplen con los procedimientos de “el Banco”, éste se reserva el derecho de retirar el financiamiento al total de la operación y solicitar el reembolso por parte del Prestatario del total de los fondos desembolsados.
La revisión ex-post y por muestreo normalmente se aplicará solo a procesos de compra y/o contrataciones por debajo de los montos límite de licitación establecidos por “el Banco”, aunque éste tendrá absoluta potestad para decidir cuándo, en qué condiciones y a qué Prestatario se le aplica la metodología.
Antes de decidir su aplicación, “el Banco” establecerá la capacidad prevista de los prestatarios y/o promotores para llevar adelante procesos de adquisiciones y contratación, teniendo en cuenta factores adicionales tales como el marco legal que rigen las adquisiciones en el país del prestatario y los procesos de auditoria a los que éstos deben someterse.
El criterio de selección y el tamaño de la muestra, así como la periodicidad con que se lleve a cabo la revisión, serán de exclusiva potestad de “el Banco”.
“El Banco”, en todos los casos, se asegurará que el prestatario disponga de sistemas adecuados y confiables de ejecución y supervisión de adquisiciones, capaces de cumplir con sus requisitos.
La supervisión también abarcará cualquier cambio material relacionado con la ejecución del contrato de adquisición y en especial cambios relativos al plazo de terminación de dicho contrato, que puedan involucrar aumentos de costos.
De igual manera, “el Banco” dará estricto seguimiento a lo establecido desde un inicio con el organismo ejecutor en el Plan Global de Inversiones del proyecto, el Programa de Ejecución de las obras y la evolución normal que ocurra en el Programa de Desembolsos. Asimismo, velará por que se cumplan todos y cada uno de los compromisos que se establezcan en el Contrato de Préstamo entre “el Banco” y el prestatario.
En los casos excepcionales en los que “el Banco”, por consideraciones contractuales y de políticas establecidas, tenga que suspender desembolsos de un préstamo, es responsabilidad del prestatario hacer del conocimiento, a la brevedad, a los proveedores y contratistas, cualquier situación que pueda afectar los pagos a dichas entidades.
ARTÍCULO 19. PROHIBICIONES.
Para garantizar la transparencia de las operaciones de “el Banco”, no podrán participar directa o indirectamente en la ejecución o suministro de bienes o servicios para proyectos financiados por “el Banco”, las siguientes personas:
a. Los funcionarios o empleados de “el Banco”;
b. Los cónyuges y familiares de dichos funcionarios o empleados hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, inclusive; y
c. En los financiamientos al sector público, los particulares con nexos familiares o de negocio con los representantes del Prestatario o del Organismo Ejecutor, hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, inclusive.
La prohibición contenida en los literales b) y c) anteriores, no tendrá efecto cuando las personas allí nombradas acrediten que se dedican, en forma habitual a desarrollar la actividad empresarial objeto de la contratación respectiva, por lo menos desde un año antes del surgimiento del supuesto de inhibición.
En todo caso, cuando se trate de un funcionario o empleado relacionado directa o indirectamente con algún proyecto financiado con recursos de “el Banco”, será su obligación excusarse de participar en todo tipo de gestiones, reuniones o discusiones internas o externas, en las cuales se vaya a tomar alguna decisión relacionada con tal proyecto.
ARTÍCULO 20. PRÁCTICAS CORRUPTIVAS.
“El Banco” exige que los prestatarios, así como los oferentes, contratistas y consultores que participen en proyectos con financiamiento del BCIE, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de licitación y/o concurso o la ejecución de un contrato. Las acciones que “el Banco” reconoce como prácticas corruptivas, sin pretender ser exhaustivas, se describen a continuación:
a. “Soborno” (“Cohecho”). Consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar indebidamente cualquier cosa de valor capaz de influir en las decisiones que deben tomar funcionarios públicos, o quienes actúen en su lugar, en relación con el proceso de licitación o de contratación de consultoría o durante la ejecución del contrato correspondiente.
b. “Extorsión” o “Coacción”. Consiste en el hecho de amenazar a otro con causarle a él mismo o a miembros de su familia, en su persona, honra o bienes, un mal que constituyere delito, para influir en las decisiones durante el proceso de licitación o de contratación de consultoría o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiere logrado o no.
c. “Fraude”. Consiste en la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una licitación o de contratación de consultoría, o la fase de ejecución del contrato, en perjuicio del Prestatario y de otros participantes.
d. “Colusión”. Consiste en las acciones entre oferentes destinadas a que se obtengan precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar al Prestatario de los beneficios de una competencia libre y abierta.
Ante denuncias concretas de prácticas corruptivas ocurridas durante los procesos de adquisición de obras, bienes y servicios, o durante la ejecución de un contrato relacionado con proyectos del sector público que se lleven a cabo total o parcialmente con financiamiento de “el Banco”, éste procederá de inmediato a investigar los hechos denunciados, así como a hacer del conocimiento del Gobierno del país del Prestatario, la denuncia formulada, remitiéndole todas las pruebas existentes.
El Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones de “el Banco”, será el responsable de recibir y dar cauce a las denuncias que se presenten sobre este tipo de prácticas, de conformidad con el procedimiento que establece en el Artículo No. 56 de estas Normas.
Si el Comité Ejecutivo Interno de “el Banco” comprueba que el promotor del proyecto o quien actúe como su representante y/o el participante o adjudicatario propuesto en un proceso de adquisición financiado con recursos de “el Banco”, han incurrido en prácticas corruptivas “el Banco”:
a. Rechazará cualquier propuesta de adjudicación relacionada con el proceso de adquisición o contratación de que se trate; y/o
b. Declarará a una firma y/o al personal de ésta, directamente involucrado en las prácticas corruptivas, no elegibles para ser adjudicatarios o ser contratados en el futuro con motivo de un financiamiento de “el Banco”. La inhibición que establezca “el Banco” podrá ser temporal o permanente; y/o
c. Cancelará y/o acelerará el pago de la porción del préstamo destinado a un contrato cuando exista evidencia que representantes del Prestatario han incurrido en prácticas corruptivas, sin que el Prestatario haya tomado las acciones adecuadas para corregir la situación en un plazo razonable para “el Banco” y de conformidad con las garantías de debido proceso establecidas en la legislación nacional respectiva.
El oferente deberá declarar las comisiones o gratificaciones que hayan sido pagadas o a ser pagadas a agentes, representantes o comisionistas relacionados con ésta licitación o con la ejecución del contrato. La información proporcionada deberá incluir, como mínimo, el nombre y dirección del agente, representante o comisionista, monto y moneda, y el propósito de la comisión o gratificación. Dicha información deberá incluirse en el formulario de presentación de oferta.
Si “el Banco” así lo solicita, la empresa adjudicataria deberá permitir a “el Banco” o a quien éste designe, inspeccionar o realizar auditorias de los registros contables y estados financieros de los proveedores/contratistas relacionados con la ejecución del contrato en cuestión.
CAPÍTULO III
LICITACIONES Y CONCURSOS
ARTÍCULO 21. LICITACIONES Y CONCURSOS.
Con la finalidad de garantizar los principios de economía, eficiencia y transparencia, “el Banco” adopta los procedimientos de licitación y concurso público, como normas generales para la contratación de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría en proyectos que cuentan con su apoyo financiero.
Los contratistas y consultores pueden ofrecer sus servicios en una gran variedad de actividades, de conformidad con las categorías siguientes, las que no deben considerarse taxativas:
a. Estudios de prefactibilidad que comprenden investigaciones tendientes a la adopción de decisiones relativas a la ejecución de proyectos específicos o al establecimiento de prioridades de inversión y políticas sectoriales.
b. Estudios de factibilidad técnica y económica para la formulación de un proyecto y la preparación para su ejecución. Estos estudios incluyen entre otros, análisis de alternativas de solución del proyecto, costos, rentabilidad, sensibilidad, diseños preliminares, especificaciones técnicas y programa tentativo de ejecución.
c. Diseños finales, planos constructivos y bases de licitación y/o términos de referencia.
d. Servicios de supervisión técnica y/o administrativa de proyectos, incluyendo la inspección de trabajos de construcción ó de instalación de equipo, certificación de pruebas de aceptación, agilización de compras, certificación de facturas presentadas por los contratistas y proveedores y la interpretación de documentos contractuales.
e. Asistencia técnica para la asesoría y apoyo al Promotor del proyecto en la planificación sectorial, de desarrollo y fortalecimiento institucional; la elaboración de estudios sobre organización, administración, recursos humanos y capacitación.
f. Otros estudios tales como preparación de documentos para la adquisición de bienes, identificación de necesidades en materia de seguros y para la precalificación de firmas constructoras.
g. Trabajos de construcción de obras civiles en todos los campos que requieran los proyectos que “el Banco” financie.
h. Ejecución de obras electromecánicas, tales como montaje, rehabilitación, pruebas y otros de equipos adquiridos para los proyectos.
i. Venta de equipos
ARTÍCULO 22. MODALIDADES DE LICITACIONES Y CONCURSOS.
a. Licitación o Concurso Público Internacional. Para la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría, de cualquier naturaleza, así como aquellos a ser contratados a través de esquemas especiales, tales como arrendamiento operativo o financiero, concesión de obra pública o cualquier otro, en los cuales se utilicen recursos de “el Banco”, el Promotor del proyecto empleará preferentemente los procedimientos de licitación o concurso público internacional, en cualquiera de sus diferentes modalidades.
El sistema de licitación o concurso público internacional asegura la participación del mayor número de oferentes, de manera que el Promotor del proyecto pueda obtener las mejores condiciones de calidad y precio.
Los procedimientos y las condiciones específicas permitirán la libre concurrencia de los participantes; en consecuencia, no podrán establecerse condiciones que impidan o restrinjan la oferta de bienes y servicios, requeridos para el proyecto de que se trate.
Para la presentación de ofertas en licitaciones internacionales se deberá establecer un plazo de por lo menos 45 días calendario a partir de la fecha de la última publicación de invitación o de la fecha en que se disponga en los documentos de concurso o licitación.
b. Licitación o Concurso Público Internacional con Oferta Financiera. Cuando el Promotor del proyecto, para ejecutar el mismo, solicite que las ofertas técnicas y económicas vengan acompañadas de una oferta financiera, el BCIE podrá otorgar carta de respaldo financiero a los oferentes de los países miembros de “el Banco”, así como también a los oferentes de otros países, cuando cuente con recursos disponibles, en los términos establecidos en el Artículo No. 16 de estas Normas.
En estos casos, si las respectivas bases de licitación o concurso no contienen las regulaciones estipuladas en las presentes Normas, el BCIE condicionará su participación como oferente financiero, a que se adicionen las mismas, de manera que se incluyan con claridad tales regulaciones.
Asimismo, el BCIE podrá emitir su no objeción a los procedimientos acordados entre el Proveedor y el Promotor del proyecto, siempre que esos procedimientos se ajusten a los requisitos técnicos del mismo y garanticen que, tanto el costo y calidad de los bienes y obras, como las condiciones financieras de los recursos, sean, a juicio de “el Banco”, razonables. El BCIE, a su discreción, podrá cubrir con recursos ordinarios, la parte que no sea fondeada con recursos de proveedores.
c. Licitación o Concurso Público Internacional Limitado. Se procederá a una licitación o concurso público limitado a oferentes provenientes de uno o varios países específicos, cuando por disposiciones de la fuente externa de recursos que utilice “el Banco” se requiera que los bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría a ser contratados provengan de dichos países.
d. Licitación o Concurso Público Nacional. El Prestatario podrá restringir la publicidad de las licitaciones al ámbito nacional, con la autorización de “el Banco”, sólo cuando la licitación:
i. Tenga un presupuesto estimado por debajo de los montos límite establecidos en el Artículo No. 24 de estas Normas.
ii. Cuando los bienes y servicios a adquirirse sean estrictamente del país de origen del prestatario;
iii. Se financie exclusivamente con fondos propios del Prestatario;
iv. Se trate de proyectos que, por su magnitud física y financiera, no sean atractivos para oferentes internacionales;
v. Sea evidente que la licitación o concurso público internacional resultará oneroso por la carga administrativa y financiera que ella supone.
Todos los procedimientos de la licitación o concurso público internacional, deberán aplicarse a este método, salvo los relativos a su publicación para la que el Prestatario podrá establecer un plazo de 30 días calendario para presentar ofertas, a partir de la fecha de la última publicación de invitación o de la fecha en que se disponga en los documentos de concurso o licitación.
e. Licitación o Concurso Privado. La licitación o concurso privado es una figura similar a la licitación o concurso público, excepto que las invitaciones se hacen en forma expresa a determinadas empresas y no por anuncio público. Estas empresas deben ser firmas calificadas; seleccionadas en forma no discriminatoria; incluyendo, siempre que sea posible, a empresas elegibles extranjeras; e invitando a un número de firmas suficientemente amplio como para asegurar precios competitivos.
En general, se aplican a esta figura los mismos principios y políticas que a la licitación pública, salvo las reglas sobre márgenes de preferencia, que no proceden. Este método de adquisición, que debe ser previamente autorizado por “el Banco”, puede resultar apropiado en casos como los siguientes:
i. Contratos de menor cuantía,
ii. Fracaso de la licitación pública,
iii. Bienes y/o servicios a ser adquiridos altamente especializados o complejos,
iv. Número limitado de proveedores de un determinado bien o servicio requerido,
v. Bienes y/o servicios críticos requeridos con urgencia, o
vi. Estandarización de equipo.
Artículo 23. OTROS MÉTODOS DE ADQUISICIÓN
“El Banco” considerará la utilización de otros procedimientos de contratación, diferentes a los descritos en el Artículo No. 22 de estas Normas, siempre que en los mismos se establezcan las garantías básicas de transparencia que deben reunir las licitaciones o concursos.
Estos “otros métodos” incluyen la:
a. Comparación de precios o calificaciones a nivel internacional y local
Este método de adquisición es un tipo de licitación o concurso privado que consiste en obtener cotizaciones de precios de generalmente tres o más empresas nacionales o extranjeros a fin de obtener el precio más competitivo. No requiere el uso de documentos de licitación formales. Es un método apropiado para la contratación de consultores individuales y la adquisición de bienes en existencia que están a disposición del público en almacén o de bienes de especificación estándar o de valor pequeño o para la contratación de obras pequeñas y sencillas.
b. Contratación directa
Este método consiste en contratar una firma sin seguir un procedimiento competitivo. Puede ser el método apropiado para responder a ciertas circunstancias, tales como ampliación de contratos de consultoría, de obra o suministros de bienes, estandarización de equipos y repuestos, situaciones de emergencias y otros.
Además de lo anterior, “el Banco” prevé, en forma no limitativa, circunstancias especiales en que la licitación puede no ser el método de adquisición más apropiado. Para estos casos, “el Banco” puede convenir, a pedido del Prestatario, alguno de los “otros métodos” antes descritos.
Estas “circunstancias especiales” incluyen:
i. Cuando se ha justificado la necesidad de uniformar equipo y piezas de repuesto, para compatibilizarlos con equipo y repuestos ya adquiridos;
ii. Cuando debido a situaciones de emergencia en el país o en la zona del proyecto, la primera licitación quede sin efecto y se considere que un nuevo llamado a licitación no resultaría favorable, o existan suficientes razones para presumir que cualquier llamado a licitación no tendría éxito;
iii. Cuando se considere ampliar un contrato de obra que ha sido celebrado como resultado de una licitación pública;
iv. Cuando sea evidente que, por cambios imprevisibles en las condiciones del mercado, se ha producido escasez de determinados productos o porque es conveniente asegurar un mantenimiento adecuado del equipo y maquinaria a ser adquiridos; y
v. Para la adquisición de equipo, materiales especializados, libros y publicaciones para proyectos educativos, científicos y tecnológicos, o investigaciones aplicadas.
vi. Cuando se trate de adquisiciones de bienes y contratación de obras relacionadas con la restauración y conservación de atractivos turísticos naturales o culturales. Para estos casos, “el Banco” aprobará otros procedimientos, congruentes con los propósitos del préstamo;
vii. Cualquier otra invocada por el prestatario que puedan ser identificadas y comprobadas por “el Banco”.
Para el desarrollo de los métodos de adquisición descritos en este artículo, la Administración superior conocerá la propuesta de las áreas técnicas y la recomendación del Comité Coordinador de Crédito, caso por caso, a fin de que las instancias competentes de la aprobación cuenten con los elementos de juicio correspondientes para la respectiva toma de decisiones.
ARTÍCULO 24. LÍMITES MÍNIMOS PARA PROCEDER A LICITACIONES Y/O CONCURSOS PÚBLICOS INTERNACIONALES.
El procedimiento de licitación pública internacional deberá ser utilizado por el promotor del proyecto, para la adquisición de bienes cuando el valor de los mismos exceda de TRESCIENTOS CINCUENTA MIL DÓLARES (US$350,000.00) y para ejecución de obras del proyecto de que se trate, cuando el valor de las mismas exceda de UN MILLÓN DE DÓLARES (US$1,000,000.00).
De igual manera, el promotor del proyecto utilizará el procedimiento de concurso público internacional para la contratación de empresas consultoras para proyectos financiados por “el Banco” cuando el monto sea superior a CIEN MIL DÓLARES (US$100,000.00),
ARTÍCULO 25. ADQUISICIONES O CONTRATACIONES POR MONTOS INFERIORES A LOS MONTOS LIMITES MINIMOS.
Cuando los procesos de adquisición que el Prestatario intente llevar a cabo tengan un presupuesto estimado menor a los montos mínimos establecidos en el Artículo No. 24 de estas Normas, el prestatario podrá acordar con “el Banco” la aplicación de otros métodos tales como los que se describen a continuación:
a. Para la contratación de obras con montos estimados superiores a US$ 200,000.00 y bienes a US$70,000.00, el Prestatario podrá acordar con “el Banco” la utilización de los métodos de adquisición establecidos en los Artículos No. 22, literales d. y e., y No. 23, de estas Normas, invitando deseablemente para la licitación privada, a por lo menos tres oferentes, con plazos adecuados que aseguren competencia, pudiendo además acordarse con “el Banco” una modalidad de registro de proveedores y/o contratistas.
El Prestatario deberá velar y responsabilizarse ante “el Banco”, de que las contrataciones descritas en este literal no se derivan de una división artificial de los bienes y/o servicios a ser contratados.
b. Las contrataciones de obras y de bienes por debajo de los montos establecidos en el literal a. anterior, se regirán por la legislación nacional del país del prestatario.
c. Para la contratación de servicios de consultorías con montos estimados superiores a US$ 30,000.00, el Prestatario podrá aplicar la modalidad de concurso público local. En el caso de que la contratación se estime en un monto inferior a esta suma, el Prestatario podrá seleccionar a los consultores mediante un proceso de comparación de calificaciones. A estos efectos, el prestatario deberá presentar para la no-objeción de “el Banco” la documentación que respalda el proceso de selección, incluyendo términos de referencia y condiciones, la currícula de los candidatos y el nombre del oferente seleccionado de una lista de al menos tres con calificaciones similares.
ARTÍCULO 26. PUBLICIDAD.
Con el propósito de obtener la más amplia participación de oferentes, el Prestatario o el Promotor del proyecto, con la no objeción por parte del BCIE, deberá preparar y publicar en el Development Business de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” le señale, avisos de precalificación, concurso y/o licitación incluyendo la referencia al financiamiento de “el Banco” y conteniendo los detalles básicos del proyecto de conformidad con lo descrito en los Artículos Nos. 27, inciso a., si es precalificación, 29 inciso b. si es licitación y 42 inciso a.1 si es concurso, de estas Normas. Por su parte “el Banco” contribuirá con este propósito de conformidad con lo establecido en los Artículos No. 66 y 67 de estas Normas.
ARTÍCULO 27. PRECALIFICACIÓN O CONCURSO DE ANTECEDENTES.
Con la finalidad de identificar a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que tengan capacidad para la ejecución de los proyectos a ser financiado por “el Banco” que requieran la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría, el Promotor del proyecto deberá proceder a una precalificación de éstos y luego, únicamente con los que aprueben ese primer paso, se llevará a cabo la consideración de ofertas técnicas, económicas y/o financieras, según sea el caso, ya sea para licitaciones o para concursos.
Por las razones antes expuestas, la documentación a ser entregada contendrá exclusivamente la información para la precalificación del participante y como mínimo su organización y la capacidad financiera, legal y técnica, debiendo demostrar su capacidad para contratar, experiencia general y específica, personal esencial y maquinaria disponible para el o los proyectos, contratos ejecutados, contratos en ejecución, y compromisos y litigios existentes, así como cualquier otra información, que en las bases para la precalificación, indique el Promotor del proyecto.
Para que el Promotor del proyecto obtenga esta información, se deberán seguir los siguientes pasos:
a. Invitación a precalificación. El anuncio de la precalificación deberá ser publicado por el promotor del proyecto en al menos uno de los periódicos de circulación nacional y, de ser posible, en el resto de los países centroamericanos, por lo menos dos veces no consecutivas, así como en el “Development Business” de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” le señale. En todas las ocasiones, deberá enviarse copia del correspondiente aviso a las embajadas o consulados de los países miembros de “el Banco” en el país del prestatario, si las hubiere. Los avisos contendrán como mínimo, lo siguiente:
a.1 Una descripción general del proyecto, de la obra y lugar de realización.
a.2 Los requisitos que deberán llenar los participantes para poder precalificar.
a.3 El lugar, hora y fecha en que los participantes puedan retirar los documentos de precalificación , así como el costo de los mismos.
a.4 El plazo para presentar los documentos de precalificación que deberá ser de por lo menos treinta (30) días calendario, contados a partir de la entrega de las bases del concurso de antecedentes o formulario de precalificación.
b. Contenido del formulario de precalificación. El formulario de precalificación deberá contener, como mínimo:
b.1 Antecedentes legales del participante, incluyendo escritura de constitución, naturaleza jurídica, nacionalidad y domicilio.
b.2 Antecedentes técnicos (capacidades técnicas y administrativas).
b.3 Situación financiera de la empresa participante, presentando los estados financieros del último año de operaciones de la misma, debidamente auditados. Para el caso de participación de Consorcios, se deberá presentar los estados financieros de las empresas que lo conforman
b.4 Experiencia en la realización de consultorías o en la construcción, fabricación e instalación de bienes u obras similares al concurso o a la licitación de que trate, respectivamente.
b.5 Trabajos que esté realizando u obligaciones asumidas por el participante.
b.6 Hoja de vida de cada uno de los profesionales que se asignarán para la ejecución del servicio, consultoría, obra o bien del proyecto.
b.7 Constancias de que el participante cuenta con personal y equipo suficiente para llevar a cabo satisfactoriamente los servicios de consultoría, obras o provisión de equipo contempladas dentro del proyecto, indicando, en el caso de obras, si el equipo es propio o alquilado, el número de unidades, año de compra, marca y valor comercial, así como las necesidades de compra de equipo.
b.8 Distribución del personal en las diferentes actividades del trabajo, indicando en cada caso, el número de horas efectivas destinadas y anexando el compromiso de trabajo de dicho personal.
b.9 Organización del participante (organigrama y funciones principales).
c. Plazo para efectuar la precalificación. El Promotor del proyecto deberá llevar a cabo la precalificación dentro de un plazo que armonice con el calendario de ejecución y programa de inversiones acordados con “el Banco”, debido a lo cual, previamente a iniciar las acciones que conlleven a la precalificación de firmas para un proyecto o grupo de proyectos, el Promotor del proyecto deberá presentar a “el Banco”, para su consideración, el calendario de ejecución y el programa de inversiones.
d. Selección de los precalificados. Sólo podrán ser precalificados y/o inscritos en el Registro de Proponentes, participantes que demuestren, de acuerdo a los requisitos establecidos en los formularios de precalificación, las capacidades técnica, financiera, legal y administrativa para ejecutar los servicios de consultoría, las obras o el suministro de los bienes requeridos para el proyecto.
e. Descalificación. Cuando un participante ha sido precalificado, no podrá ser descalificado para la licitación o concurso correspondiente, salvo que la precalificación o registro se haya originado en información incorrecta o se presenten circunstancias posteriores que hagan improbable que éste pueda cumplir con la realización de los servicios de consultoría, la ejecución de la obra o el suministro de los bienes.
Debido a lo anterior, las bases de la precalificación deberán contemplar, con todo detalle, esta posibilidad, estableciendo asimismo claramente los pasos del proceso de descalificación a seguir, si se diera el caso.
f. Informe Técnico y Notificación. El Promotor del proyecto, por medio de su Comité Ejecutivo al cual se hace referencia en el Artículo No. 54 de estas Normas, preparará un informe sobre los participantes que presentaron la documentación requerida, indicando cuáles fueron precalificados. Asimismo, señalará quiénes no fueron precalificados y las razones que sustentaron la decisión respectiva. El informe será enviado a “el Banco” a la brevedad, para que éste exprese su conformidad o reservas al respecto.
Una vez que “el Banco” dé su no objeción al informe técnico, el Promotor del proyecto notificará los resultados en forma simultánea a todos los participantes y formará entonces el Registro de Proponentes para ese proyecto o grupo de proyectos.
g. Vigencia de la precalificación. Pasado el plazo de un año de efectuada una precalificación sin que se haya llamado a licitación o concurso, “el Banco” dará por vencida la misma, debiendo volverse a llevar a cabo dicho proceso, por lo que el Promotor del proyecto deberá hacer un nuevo llamado, tanto para que los ya precalificados actualicen la información original como para admitir nuevos.
h. Falta de participantes. A menos que el Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones de “el Banco”, autorice otra cosa por escrito, en caso de que en la primera convocatoria resulten precalificados menos de tres participantes, se efectuará una segunda convocatoria siguiendo el mismo procedimiento que para la primera. En caso de que en la segunda convocatoria vuelvan a participar menos de tres proponentes, el proceso podrá seguir adelante con ellos si así lo permite la legislación nacional, caso contrario se deberá seguir lo indicado en dicha legislación.
i. Precalificación para varias licitaciones. El Promotor del proyecto, por medio de su Comité Ejecutivo, podrá acordar con “el Banco” realizar una sola precalificación de participantes para varias licitaciones o concursos, cuando prevea que, en el período de hasta un año, deberá llevar a cabo varios de estos procesos para la ejecución de consultorías o la construcción de un conjunto de obras de la misma naturaleza que, por su ubicación geográfica u otros factores aceptables a “el Banco”, no puedan desarrollarse en una sola oportunidad.
Los participantes así precalificados podrán participar, si así se hubiera establecido en las bases, en una o más del grupo de licitaciones o concursos programadas. El Promotor del proyecto podrá requerir, en cada llamado a licitación o concurso, que los participantes precalificados actualicen los datos que pudieren haber variado desde el momento de la precalificación y, en especial, una demostración de que su capacidad de ejecución continúa siendo la exigida en las bases y que su carga de trabajo actual le permitirá asumir una contratación adicional.
ARTÍCULO 28. CO-CALIFICACIÓN.
“El Banco” puede aceptar la utilización del procedimiento denominado co-calificación, para lo cual deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
a. Este procedimiento deberá estar claramente establecido en las bases del concurso o licitación correspondiente.
b. Todo oferente presentará en el acto de apertura, al menos dos o más sobres cerrados, cada uno con el siguiente contenido:
b.1 Precalificación de la Empresa: (Sobre No.1): Con la finalidad de identificar a oferentes que tengan capacidad para la ejecución de los servicios de consultoría o de construcción a ser financiados por “el Banco” y/o para el suministro de los bienes requeridos por el proyecto. Este sobre contendrá exclusivamente la información indicada en el Artículo 27, inciso b. de estas Normas, la que deberá especificarse en las bases. El contenido de este sobre no deberá hacer referencia alguna a la oferta técnica ni a la propuesta económica del Proyecto.
b.2 Oferta Técnica y Económica: (Sobres No.2 y No.3, respectivamente): Acerca de las ofertas relacionadas directamente a los aspectos de la ejecución del proyecto, conforme lo decida el Promotor del mismo, podrán haber uno o dos sobres, lo cual corresponderá a que se desee o no, obtener por separado, tanto la información en cuanto a la oferta técnica del proyecto, que iría en el Sobre No. 2, como también a la oferta económica que se presentaría en el Sobre No. 3. Asimismo, en el caso en que el Promotor proporcione la solución técnica y únicamente se requiera la oferta económica de ésta, la misma se presentará en el Sobre No. 2.
Igualmente, en los casos de proyectos que se deseen ejecutar por medio del sistema “llave en mano” que incluye la solución técnica del proyecto, puede ser conveniente la no preparación anticipada de especificaciones técnicas y diseños completos, y esperar que los oferentes presenten diferentes soluciones. En tal caso es preferible utilizar el sistema de tres sobres, donde el sobre No. 2 contenga la presentación de ofertas técnicas sin precios, sujetas a las aclaraciones técnicas y ajustes que sean necesarios y el No. 3, la oferta económica de las soluciones técnicas presentadas.
b.3 Otros: Cualquier otro procedimiento diferente a los especificados en los incisos b.1 y b.2 anteriores, que el Promotor del proyecto desee desarrollar para la presentación de ofertas, deberá ser presentado a “el Banco” para su consideración, previo a la conformación de las bases de licitación o concurso, debiendo estar dispuesto a acatar lo que al respecto recomiende el BCIE.
c. En el primer acto público de apertura se abrirá solamente el sobre No. 1, permaneciendo sin abrir los sobres restantes, según sea el caso, hasta finalizar la calificación.
d. Con base en la información proporcionada en el Sobre No. 1 se procederá, de conformidad con el plazo establecido en las bases de la licitación o concurso, a la calificación de los oferentes.
e. Concluido el proceso de calificación, el Promotor del proyecto notificará los resultados en forma simultánea a todos los oferentes, devolviéndoseles los respectivos sobres restantes, sin haber sido abiertos, a todos aquellos participantes que no calificaron.
f. Ninguno de los oferentes a los que se les haya notificado su calificación podrá ser descalificado, excepto en el caso de que la respectiva calificación se haya basado en información incorrecta presentada por éste, o por circunstancias que justifiquen esa decisión.
g. Cualquier apelación o protesta promovida por los oferentes no calificados deberá ser resuelta antes de abrir los sobres restantes.
h. Una vez transcurrido el plazo establecido en las bases relacionado con la notificación de los resultados oficiales de la calificación, en otras ceremonias públicas se abrirán los sobres restantes, siguiendo los procedimientos establecidos en estas Normas en los Artículos Nos. 34 al 38 si es licitación y 45 al 46 si es concurso.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS PARA LICITACIONES
ARTÍCULO 29. DOCUMENTOS DE LICITACIÓN.
El Prestatario o el Promotor del Proyecto utilizará para el desarrollo de los procesos licitatorios financiados con recursos de “el Banco”, la documentación estándar con que cuenta el BCIE, la cual, previa a su publicación, deberá ser sometida a la no objeción de éste. A continuación se describe el tipo y alcance de la documentación en mención:
a. Bases de licitación, avisos, borradores de contrato y otros: Previo a su publicación e inicio de venta de documentos de licitación e invitaciones para presentar ofertas, el Promotor del proyecto deberá contar con la no objeción de “el Banco” a los mismos.
El precio de venta de los documentos de licitación no deberá exceder del costo de reproducción de los mismos.
El Promotor del proyecto únicamente enviará o entregará invitaciones para presentar ofertas a los oferentes precalificados, y en el caso que no hubiere precalificación se deberá cumplir con lo establecido en el Artículo 28 de estas Normas.
b. Aviso de Licitación: Se requerirá que el promotor del proyecto publique un aviso específico de licitación, el cual deberá ser publicado una vez en el diario oficial y al menos una publicación en dos de los periódicos de circulación nacional en el país del Promotor del proyecto, así como también, de ser posible, dos veces no consecutivas en los periódicos locales del resto de los países centroamericanos, y en el Development Business de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” señale. En todos los casos, el Promotor del proyecto deberá enviar el correspondiente aviso a las embajadas o consulados de los países miembros de “el Banco” y dar copia de dichas comunicaciones a “el Banco”. Los avisos específicos de licitación deberán incluir, como mínimo, la siguiente información:
b.1 Descripción clara del proyecto objeto de la licitación, incluyendo su ubicación geográfica;
b.2 Referencia a que el proyecto objeto de la licitación será financiado parcialmente con un préstamo del Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) y que por lo tanto la adquisición de bienes y servicios relacionados con dicho financiamiento deberá sujetarse a las disposiciones de la política correspondiente de “el Banco”;
b.3 Nombre del organismo ejecutor y/o Prestatario del Proyecto;
b.4 Requisitos específicos a solicitud del Promotor del proyecto;
b.5 El lugar, día, hora y dirección de la oficina en que se podrán retirar los documentos de la licitación, incluyendo las bases, los planos y especificaciones así como el modelo de contrato que se pretende celebrar: y,
b.6 La oficina donde deberán entregarse las ofertas y la autoridad que ha de resolver su aprobación y adjudicación.
c. Contenido del documento de Licitación. El documento de licitación deberá incluir como mínimo, lo siguiente:
c.1 Instrucciones a los oferentes: Dentro de éstas se deberá incluir la obligación a cargo de cada oferente de presentar una declaración jurada en la que manifieste no haber sido declarado no elegible por “el Banco” por supuestas prácticas corruptivas.
c.2 Establecer claramente que, los proponentes y el Promotor del proyecto deberán cumplir con lo establecido en el Artículo No.6.
Translation - English Summary: Norms for the Application of the Policy for Procurement of Goods, Related Services and consulting Services with the Bank’s resources
“RESOLUTION No. PRE-3/2003
The Executive President of the Central American Bank for Economic Integration, (CABEI),
WHEREAS:
By means of Resolution No. DI-98/99 of October 7, 1999, partially modified by Resolution DI-55/2002 of May 31, 2002, the Board of Directors approved the Policy for the Procurement of Goods, Related Services and Consulting Services with resources of the Central American Bank for Economic Integration;
Said Policy authorized the Administration to issue the norms necessary for regulating the procurement of goods, related services and consulting services;
RESOLVES:
FIRST: To approve the following:
NORMS FOR THE APPLICATION OF THE POLICY FOR THE PROCUREMENT OF GOODS, RELATED SERVICES AND CONSULTING SERVICES WITH RESOURCES OF THE CENTRAL AMERICAN BANK FOR ECONOMIC INTEGRATION
CHAPTER I
GENERAL CONSIDERATIONS
ARTICLE 1. DEFINITIONS. For the purposes of the present Norms, the following definitions shall be adopted:
CABEI or the Bank: The Central American Bank for Economic Integration.
Agreement: The CABEI Constitutive Agreement.
Founding member countries: Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua and Costa Rica.
Non-regional member countries: Mexico, the Republic of China, Argentina, Colombia and all those that may subsequently become Bank members as such.
Qualification process or background contest: Formal procedure whereby information about the background of consulting firms or individual consultants and construction companies or suppliers is requested, received and evaluated for rating them pursuant to a contest or tendering process.
Tendering Process: Formal and competitive procurement process whereby a public notice is used to call for, receive and evaluate tenders for the procurement of goods and related services.
Contest: Formal and competitive process whereby a public notice is used to call for, receive and evaluate tenders for the procurement of consulting services.
Most suitable tender: That tender which, in addition to complying with all the legal requisites and all the technical specifications required by the project, offers the best economic terms.
International public tendering process: A tendering process that permits the participation of suppliers from different countries.
Private tendering process: A tendering process in which the invitations to participate as a supplier are made expressly to specific companies and not by public notice.
Joint qualification: Procedure whereby the companies or firms simultaneously present their backgrounds with the technical and economic proposals in order to qualify them for the execution of a project or program and evaluate the corresponding tenders.
Supplier: A natural or juridical person that, having complied with the eligibility conditions established in the Policy and in the present Norms, offers the goods or services requested in a contest or tendering process for which it has been qualified.
Consultant: A public or private natural or juridical person that is entrusted to provide consulting services in a field about which it has specialized knowledge.
Contractor: A public or private natural or juridical person that is entrusted to provide a service or to carry out a specific work in a field about which it has experience and specialized knowledge.
Consortium: Suppliers, contractors or consultants from the CABEI founding member countries in association with contractors and consultants from other countries, in particular from non-regional member countries, to promote the transfer of technology and knowledge to the region.
Project Promoter or Executing Body: A public or private natural or juridical person that seeks to procure a good or service.
Executing Unit: The unit of the project promoter or executing body in charge of taking all the necessary actions to carry out a project, such as the control of the physical, financial and administrative execution, of contests, tendering processes and any other required action.
Borrower: A public or private natural or juridical person that has subscribed a loan with CABEI.
CABEI Ordinary Resources: The Bank’s own resources and those contracted in capital markets that do not establish criteria requiring procurement in a specified country (freely available).
Resources from Providers: These are resource lines contracted with external sources interested in promoting the exports of their respective countries.
CABEI Mixed Resources: This is a combination of ordinary resources and resources from the Bank’s providers.
Executing Committee for the Tendering Process or Contest: This committee is named by the project promoter, with the Bank’s non-objection, so that the promoter may coordinate and develop all activities related to a project’s procurement processes.
Internal Executing Procurement Committee: Established in conformity with the Bank’s Policy, as set forth in Resolution DI-98/99 of October 7, 1999, with the responsibility of giving follow-up to and complying with the Bank’s policies, norms and procedures regarding procurement.
Challenge: This involves any claim, objection, dissent or any other demonstration of disagreement presented by a supplier in writing during any stage of the procurement process to a competent authority in the country where the procurement is being carried out, with a copy to the Bank.
Goods and Related Services: All the goods necessary for a project’s execution, including the construction of works and the services directly related to supply of the same, such as transportation, insurance, equipment installation and assembly and initial operation and maintenance, as well as those to be contracted by means of special mechanisms, such as operating or financial leasing, public works concessions or any other.
Policy: The Policy for the Procurement of Goods, Related Services and Consulting Services with the Resources of the Central American Bank For Economic Integration, approved by the Board of Directors in Resolution No. DI-98/99 of October 7, 1999 and its modifications.
ARTICLE 2. PURPOSE, OBJECTIVE AND APPLICATION.
The purpose of the present Norms is to establish the procedures to be observed by CABEI borrowers for the procurement of goods, related services and consulting services that are required for the execution of projects financed by the Bank, in conformity with the provisions of the Policy.
The provisions contained in these Norms shall apply to the operations partially or totally financed by the Bank, considering, in each case, the sector to which the loan corresponds and notwithstanding the dispositions in Article 6 of these Norms.
When a project’s financing is granted together with another institution, there shall be an attempt to attain preferential application of the Bank’s procurement provisions. Alternatively, there could be independent application on each portion of the financing of the provisions that regulate this process in each institution.
In cases where an international lending organization provides the majority of the financing in a parallel fashion with the Bank for the execution of project, all procurement processes may observe the norms of that organization, provided that the same respect principles similar to those established in the Policy.
In every case, the Bank shall ensure the project’s economy and efficiency, the quality of goods and services, that the contracts provide adequate protection to the project and compliance with the completion dates that have been established for the development of the same.
ARTICLE 3. IMPORTANCE OF THE PROCUREMENT REGIME.
The procurement of works, goods and services is one of the activities that has the greatest impact on a project’s appropriate execution. A project’s quality, achievement of its expected objectives, its cost and its prompt completion depend in good part on the procurement regime. The application of sound policies and practices with transparent procedures is an indispensable tool for creating reliable and stable markets, capable of attracting efficient suppliers and contractors. It will also ensure that the principles of responsible management and effective use of public funds are upheld. Finally, it is important for the Bank, as an international development agency, to give suppliers in its member countries the opportunity to supply goods and services under competitive conditions.
CHAPTER II
NORMS COMMON TO ALL PROCUREMENT
ARTICLE 4. EFFICIENT AND ECONOMIC USE OF THE BANK’S RESOURCES.
The Bank’s resources for project financing consist of ordinary resources, resources from CABEI providers or mixed resources.
The basic principles applicable to the use of Bank’s resources are transparency, competition, equality, due process and publicity, so that the resources are used with due attention to considerations of economy and efficiency.
The processes for the procurement of goods, works and services to which, exceptions excepted, the cited principles are most applicable are those of public tendering or contests.
ARTICLE 5. NATIONAL LEGISLATION.
The borrower may apply in a supplementary form the formal procurement requisites or procedural details set forth in national legislation, but not covered by the Bank’s Policy or procedures regarding this matter, provided that their application neither interferes with the basic guarantees of transparency, publicity, equality, competition and due process that procurement procedures must meet, nor contravenes these Norms.
ARTICLE 6. LEGAL RELATIONS.
The legal relations between the Bank and its borrowers shall be governed by the respective loan contracts or any other form of financial participation, hereafter Contracts, which shall establish the application of the Norms and procedures for procurement with Bank resources, in addition to specific regulations regarding procurement procedures that are deemed necessary to feature. However, the rights and obligations with regard to the goods and services to be acquired for the project shall be determined by the respective tender documentation and supply contracts as defined by the borrower. In this regard, no supplier or other entity that is not party to the loan contracts can derive rights or demand payment from the Bank based on the same.
ARTICLE 7. RESPONSABILITIES.
The borrowers or, as the case may be, the project promoters bear the responsibility for project execution and administration, including the entire procurement process, from the preparation of the terms of reference and/or tender documentation to the awarding and administration of the respective contracts.
For its part, the Bank reserves the right to supervise and give its non-objection to the entire procurement process in order to ensure achievement of the loan’s objectives and compliance with the Bank’s norms and procedures, as well as to verify that the borrower has chosen the most suitable tender.
In order to select the tender considered most suitable, the terms of reference and the tender documentation must clearly establish the factors that, in addition to price, shall be taken into account in the evaluation and the weighting given to each factor.
ARTICLE 8. PROVISIONS OF EXTERNAL RESOURCE SUPPLIERS.
When the Bank’s external financing sources have established special procedures for tendering or contest processes, their own contracting methods, regulations about the nationality of contracting and consulting companies and forms of association between them, as well about the goods and services to be used in the projects, the Bank, the borrowers and, as the case may be, the project promoters must verify, prior to awarding tenders, that the suppliers, contractors and consultants, as well as the goods and services to be used for the project, also comply with the requirements of the external sources.
ARTICLE 9. PROCUREMENT PLANNING.
The borrower or, as the case may be, the project promoter must present a General Procurement Plan for the Bank’s non-objection prior to carrying it out, describing the procedures that shall govern the procurement of the services necessary for project execution, including procedures relative to the selection and contracting of suppliers, construction companies and consulting companies.
The General Procurement Plan provided by the borrower or, as the case may be, the project promoter must include, as a minimum, the following information:
a. A list of all the goods, services, construction works and consulting services that shall be required to carry out the project;
b. The characteristics and estimated amounts of the different contracts under which the procurements shall be grouped;
c. The qualification, tendering and contest processes that shall be held in order to award the different contracts;
d. The programmed dates to carry out the principal stages of the procurement process, including the estimated dates for delivery of the related goods, services, construction works and consulting services.
During project execution with the Bank’s prior approval, there may be adjustments to the General Acquisition Plan that are considered necessary for a project’s development.
ARTICLE 10. PROCUREMENT PRIOR TO SIGNING THE LOAN CONTRACT.
Under exceptional circumstances, the Bank may recognize the procurement of goods or the contracting of works or services undertaken by the borrower or project promoter prior to a loan’s approval by the Bank. This would be charged to the financing provided to the borrower or to the local counterpart funds, provided that said procurement has complied with all the respective procedures and policies set forth by the Bank to that affect. Until loan is approved, all operations carried out would be entirely the borrower’s risk.
In every case, the Bank’s non-objection is required, and the procurement must be in conformity with the established guidelines and general criteria regarding temporary or short term financing in force at the Bank.
ARTICLE 11. GLOBAL CREDIT PROGRAMS.
In the event of loans channeled by intermediary financial institutions destined to grant sub-loans to beneficiaries in the public sector, procurement can be the object of exception in terms of public tendering or contest processes, with the Bank exercising the pertinent supervision to ensure that the objectives of the Policy and these Norms are achieved.
In the event of loans channeled to the private sector, such as small and medium enterprises, the corresponding procurement shall be the responsibility of the beneficiaries themselves, following market practices used by the private sector, which shall be randomly supervised by the Bank.
ARTICLE 12. PROCEDURES FOR SPECIAL OPERATIONS.
When the Bank provides financing for contracting private companies that are granted public works concessions, BOT (Build-Operate-Transfer) or BOO (Build-Operate-Own) operations or related operations that involve special and exclusive rights or other types of concessions, the Bank must ensure the that correct public tendering procedures have been followed in those areas that could directly affect the contractual relationship between the possible borrower and the Bank.
In the event that project execution or the procurement of goods by the tendering administration requires that the technical tender be accompanied with a financial tender, the Bank may provide a letter of financial backing to the companies interested in participating in the tendering process if they are eligible for the Bank’s funding, provided that sufficient resources are available for that effect and that the project is considered eligible under the Bank’s credit policies.
In those tendering processes in which the Bank presents a financial tender jointly with the technical tender of a supplier of goods and services, considering that there shall eventually be participation of other financing sources of the competition, whether at a regional and/or international level, the following Articles of the Policy shall not be applied: 12, “General Procurement Plan”; 13 “Documentation”; 22 “Executing Committee for the Tendering or Contest Process”, and 30 “Notices and Publications about Projects.”
ARTICLE 13. SUPPLIERS FROM THE BANK´S MEMBER COUNTRIES.
The Bank promotes the participation of suppliers from its member countries in procurement processes, and, in order to foster the development of national industry in its founding countries, especially promotes the participation of suppliers from said countries. National companies from the Bank’s member countries may participate in tendering or contest processes either independently or in consortium with companies from other countries.
The Bank regards as suppliers from its member countries public or private natural or juridical persons established or constituted in the same.
ARTICLE 14. ELEGIBILITY OF CONTRACTORS OR CONSULTANTS.
In international public tendering processes for the construction of works or procurement of goods, or in contests held for contracting consulting firms for the execution of projects funded with Bank resources, companies from both member and non-member countries may participate in conformity with the provisions of the Policy.
When the most suitable tender presented in such a tendering process or contest is from a supplier from a non-member country of the Bank, the procurement process shall be reviewed to determine whether there are tenders from one or more suppliers or consortiums from member countries that fall within the range of 15% higher than the best tender, if based on cost, or 15% below, if based on assigned points. If so, the borrower shall give the best qualified of these suppliers an opportunity to match the conditions of the tender selected as most suitable.
If the negotiation is unsuccessful, the borrower shall carry out similar negotiation with the next qualified supplier, continuing until no suppliers remain in the above defined range.
In order for the borrower to apply this guideline, it shall be necessary to incorporate the corresponding procedure in the tender documentation of the respective tendering or contest process, in conformity with the stipulations of the standard documentation prepared by the Bank.
This provision shall only be applicable in those operations approved for Bank financing prior to beginning their respective procurement of goods and services; accordingly, it would not be applied in those tendering or contest processes in which the Bank is providing financial support to only some of the suppliers, and, therefore, there is the possibility of the participation of other credit organizations. Furthermore, this provision shall be obligatory in every case in which it is applicable.
ARTICLE 15. NOTICES AND PUBLICATIONS ABOUT LOANS.
Both the Bank and also the borrower shall issue press releases to notify the public about a loan’s approval by the CABEI Board of Directors. The borrower must also publish the same information in the U.N. publication, Development Business, or another publication that the Bank indicates, as well as in other international publications agreed upon with the Bank. The Bank, in turn, shall place a specific notice on its web page with due advance notice of a given qualification, tendering or contest process and shall notify each of its member countries about this notice.
ARTICLE 16. THE BANK´S SUPPORT FOR TENDERING OR CONTEST PROCESSES WITH ORDINARY OR MIXED RESOURCES.
In the event of public tendering or contest processes that require the supplier to present the project promoter with a financial tender for project execution, the Bank may provide backing to the suppliers with letters of financial support, using whatever available resources, under the procedure described as follows:
1. The supplier must present a note to the Regional Management of the country where the project is going to be executed, formally requesting a letter of financial support from CABEI in order to participate in a tendering or contest process, indicating the amount of desired support, as well as the name, telephone and fax numbers and e-mail address of the person who shall be the contact between the company and CABEI.
2. The note must be accompanied by a project profile that is as extensive and complete as possible so that a determination can be made of current approximate project costs, a list of the internal and external goods and services to be acquired and/or contracted, their probable cost in the United States of America dollars, the exchange rate to be used and the possible supplier countries
3. It must also provide all the information regarding the development of the corresponding tendering or contest process, such as tender documentation or terms of reference, the date of delivery and opening of tenders, the time required to analyze the same and the probable date of awarding.
4. The note must provide a list, for each supplier, of the goods to be acquired, indicating their country of origin and all the data about the suppliers, such as: name, address, telephone numbers, fax numbers, e-mail address, name of the contact person and any other information that would be useful for the Bank to initiate the contact necessary with said suppliers.
ARTICLE 17. FAILURE TO OBSERVE THE PROCEDURES REQUIRED BY CABEI.
The Bank reserves the right to refrain from financing any procurement of goods or contracting of works or consulting services when, in its judgment, the corresponding procurement procedure has not observed the provisions in the Policy and in the present Norms.
ARTICLE 18. THE BANK’S SUPERVISION.
In conformity with its internal provisions and existing manuals, the Bank shall maintain strict supervision of both the procurement process, and also the administration of the resulting contracts in order to uphold the rules regarding economy and efficiency applicable to the use of the Bank’s resources and to effective project execution, as well as the Bank’s basic procurement principles and policies.
For its part, the borrower must cooperate fully with the Bank in the supervision process, conserving and providing the Bank with all the documentation and records with regard to the process, as well with the stage after the administration of the respective contracts. Said records and documentation are indispensable elements for the Bank to carry out adequate supervision.
The Bank shall specially supervise the preparation of and compliance with the General Procurement Plan, the tender or contest documentation, qualification reports and those involving the contract evaluation and awarding.
Normally, the Bank shall accompany the entire procurement process and review the different steps concurrently, giving its non-objection to press releases, tendering processes, contests, evaluation reports and contracts. However, in the event of duly qualified special projects, the Bank may, at its discretion, carry out the review subsequent to the formalization of the contract between the borrower and the supplier (ex-post review by sample). Normally, this is because the project includes numerous small works, which, due to their nature or geographical distance, can neither be grouped into large tendering processes, nor supervised concurrently.
If the ex-post review by sample demonstrates that CABEI’s rules have not been followed in one of the contracts, the Bank shall not finance the same and shall request the reimbursement of the amount disbursed for said contract. Likewise, if it is found that the Bank’s procedures were not followed, it reserves the right to increase the sample, at its discretion, or to review all the tendering processes and contracts involved in the operation. If said review demonstrates that a majority of the processes do not comply with the Bank’s procedures, it reserves the right to withdraw financing from the entire operation and request reimbursement by the borrower of all disbursed funds.
The ex-post review by sample procedure shall normally be applied only to purchasing and/or contracting processes below the minimum amounts for tendering processes established by the Bank, although it maintains the absolute right to decide when, under what conditions, and to which borrower, the methodology shall be applied.
Before deciding on its application, the Bank shall establish the expected capacity of the borrowers and/or promoters to carry out the procurement and contracting processes, taking into account additional factors, such as the legal framework governing procurement in the borrower’s country and the auditing processes to which it is subject.
The criteria regarding the selection and size of the sample, as well as the periodicity with which reviews are carried out, shall be exclusively at the discretion the Bank.
In every case, the Bank shall ensure that the borrower has adequate and reliable systems for procurement execution and supervision, capable of complying with the Bank’s requirements.
The supervision shall also cover any material change related to the execution of a procurement contract, and especially changes involving the termination date of said contract, which could involve cost increases.
Likewise, the Bank shall give strict follow-up to all that set forth at the beginning with the executing body in the project’s Global Investment Plan, the Execution Program of the works and the normal evolution of the Disbursement Program. It shall also follow up compliance with each and every one of the commitments that are established in the loan lontract between the Bank and the borrower.
In the exceptional cases where the Bank, for contractual reasons or those related to established policy, must suspend loan disbursements, it is the responsibility of the borrower to promptly inform the suppliers and contractors regarding any situation that could affect their payments.
ARTICLE 19. PROHIBITIONS.
In order to guarantee the transparency of the Bank’s operations, the following people are prohibited from direct or indirect participation in the supply of goods or services for projects financed by the Bank:
a. Any CABEI officer or employee;
b. Spouses or family members of the said officers or employees to the fourth degree of blood relationship or the second of legal relationship, inclusive; and
c. In public sector financing, individuals with family or business relations with the representatives of the borrower or executing body, to the fourth degree of blood relationship or the second of legal relationship, inclusive.
The prohibition contained in letters b) and c) shall be void when the individuals named therein demonstrate that they have been permanently dedicated to the business activity involved in the respective contract for at least a year before the date that the prohibition goes into affect.
In every case, when a Bank officer or employee has direct or indirect involvement with a project financed with the Bank’s resources, it shall be their obligation to excuse themselves from participating in any kind of processes, meetings or internal or external discussions, in which a decision shall be made relating to the given project.
ARTICLE 20. CORRUPT PRACTICES.
The Bank requires that all borrowers, suppliers, contractors and consultants participating in projects financed by CABEI uphold the highest the levels of ethical standards, whether during a tendering and/or contest process or during the execution of a contract. Without any pretension of being exhaustive, the following are some of the principal practices that the Bank perceives as corrupt:
a. Bribery (Sobornation). This consists of offering, giving, receiving or unduly soliciting any object of value capable of influencing the decisions that must be made by public officials, or those who act in their stead, with respect to a tendering or contest process or during the execution of a corresponding contract.
b. Extortion. (Coercion) This consists of threatening the person, honor or goods of an individual or members of his family with harm constituting a felonious offense, in order to influence decisions during a tendering or contest process or during the execution of the corresponding contract, whether or not the objective is achieved.
c. Fraud. This consists of misrepresenting data or facts in order to influence the tendering or contest process or the execution phase of the contract, to the detriment of the borrower and of other participants.
d. Collusion. This consists of coordinated actions between suppliers for the purpose of obtaining artificial, uncompetitive tender levels, which would deprive the borrower of the benefits of a free and open competition.
In the event of concrete accusations of corrupt practices occurring during the process of procuring works, goods or services or during the execution of a contract involving public sector project partially or totally financed by the Bank, it shall immediately investigate the accusations, as well as to make them known to the government of the borrower’s country, delivering all the existing evidence.
The Bank’s Internal Executive Procurement Committee shall be responsible for receiving and giving follow-up to accusations regarding this kind of behavior, in conformity with the procedure established in Article No. 56 of these Norms.
If the Bank’s Internal Executive Procurement Committee proves that the project promoter, someone acting in his stead, and/or a proposed participant in or awardee of a procurement process financed with Bank resources, has participated in corrupt practices, the Bank shall:
a. Reject any award proposal related to the procurement or contracting process involved; and/or
b. Declare the firm and/or all its personnel directly involved in the corrupt practices ineligible for participation in any procurement or contracting process financed by the Bank. This ineligibility could be temporary or permanent; and/or
c. Cancel and/or accelerate the payment of the portion of the loan destined to a contract when there is evidence that representatives of the borrower have been involved in corrupt practices, without the borrower having taken corrective action in a time period considered reasonable by the Bank and In conformity with the due process guarantees established in the respective national legislation.
The supplier must declare all commissions or gratifications that have been paid or to be paid to agents, representatives or commission agents involved with the tendering process or contract execution. The information supplied must include at least the name and address of the agent, representative or commission agent, and the amount and currency of the commission or gratification and its purpose. Said information must be included in the form for presenting tenders.
If the Bank so requests, the company awarded the contract must permit the Bank, or a party designated by it, to inspect or audit the accounting records and financial statements of the suppliers/contractors involved in executing the contract in question.
CHAPTER III
TENDERING AND CONTEST PROCESSES
ARTICLE 21. TENDERING AND CONTEST PROCESSES.
In order to guarantee the principles of economy, efficiency and transparency, the Bank adopts the public tendering and contest processes as general norms for contracting goods, related services and consulting services in projects receiving its financial support.
Contractors and consultants may offer their services in a large area of activities, in conformity with the following categories, which must not be considered restrictive:
a. Prefeasibility studies, including studies aimed at decision-making with regard to the execution of specific projects or the establishment of investment priorities and sector policies.
b. Technical and economic feasibility studies for the planning of a project and preparation for its execution. These studies could include, among others, the analysis of problem solving alternatives regarding a project, costs, profitability, sensitivity, preliminary designs, technical specifications and a tentative timetable for project execution.
c. Final designs, construction plans, tender documentation and/or terms of reference
d. Technical and/or administrative project supervision services, including inspection of construction or equipment installation work, certification of proof of acceptance, streamlining the purchasing process, certification of invoices presented by contractors and suppliers and the interpretation of contractual documents.
e. Technical assistance for consulting and support to the project promoter in terms of sector planning, development planning and institutional reinforcement; preparation of studies on organization, administration, human resources management and training.
f. Other studies, such as the preparation of documentation for the procurement of goods, identification of needs with regard to insurance and for the qualification of construction firms.
g. Construction of civil works of all kinds that are required by projects financed by the Bank.
h. Execution of electromechanical works, such as assembly, rehabilitation, testing and other works required for equipment acquired for the projects.
i. Sale of equipment
ARTICLE 22. KINDS OF TENDERING AND CONTEST PROCESSES .
a. International Public Tendering or Contest Process. For the procurement of any form of good, related services or consulting services, as well as those to be a contracted by means of special mechanisms, such as operative or financial leasing, public works concessions or any other, in which the Bank’s resources are used, the project promoter shall give preferential use to public international tendering or contest processes, in whichever of their different modes.
The system of public international tendering or contest processes ensures the greatest number of suppliers so that project promoter can obtain the best quality and price conditions.
The processes and specific conditions shall permit the participants’ free involvement; therefore no conditions may be established that impede or restrict the offer of goods and services required by a given project.
For the presentation of tenders in an international tendering process, a tendering period must be established of at least 45 calendar days after the date of the last published invitation to tender or after the publication date of the contest or tender documentation.
b. International Public Tendering or Contest Process with Financial Tender. When a project promoter, in order to execute a project, requests that the technical and economic tenders be accompanied with a financial tender, CABEI can provide a letter of financial backing to suppliers from the Bank’s member countries, as well as to suppliers from other countries, when resources are available and under the terms established in article No. 16 of these Norms.
In these cases, if the respective tender or contest documentation does not contain the regulations stipulated in the present Norms, CABEI shall condition its participation as a resource supplier on an addition to the same so as to clearly include said regulations.
Likewise, CABEI could give its non-objection to other procedures agreed upon between the supplier and the project promoter, provided that these procedures are appropriate for the project’s technical requirements and guarantee that both the cost and quality of the goods and works, as well as the financial conditions of the resources, are, in the Bank’s judgment, reasonable. At its discretion, CABEI may use its ordinary resources to cover the part that is not funded by resource providers.
c. Limited International Public Tendering or Contest Process. This involves a public tendering process or contest limited to suppliers from one or more specific countries when one of the Bank’s external resource providers requires that the goods and related services and consulting services to be contracted come from said countries.
d. Public National Tendering or Contest Process. The borrower may restrict publicity about the tendering process to the national arena with the Bank’s authorization, only when the tendering process:
i. Has an estimated budget below the limit established in Article No.24 of these Norms.
ii. When the goods and services to be acquired are strictly from the borrower’s country of origin;
iii. Is financed exclusively with the borrower’s own funds;
iv. Involves projects that, due to their physical and financial size, are not attractive to international suppliers;
v. It is evident that a public international tender would be onerous because of the administrative and financial burden it would involve.
All procedures applied to public international tendering or contest processes must apply to this method, except those relative to public notices for which the borrower may establish a 30 calendar day period for presentation of tenders, as of the date of the last published invitation to tender or after the availability date of the contest or tender documentation.
e. Private Tendering or Contest Process. A private tendering or contest process is similar to a public tendering or contest process except that the invitations are made expressly to specific companies and not by public announcement. These companies must be qualified firms; selected in a nondiscriminatory fashion, including, whenever possible, eligible foreign companies and inviting a sufficient number of companies to ensure competitive prices.
In general, the procedure is governed by the same principles and policies that govern public tenders, except the rules regarding margins of preference, which do not apply. This procurement method, which must be previously authorized by the Bank, could be appropriate in some of the following situations:
i. Contracts involving small amounts,
ii. Failure of a public tendering process,
iii. Goods and/or services to be acquired that are highly specialized or complex,
iv. Limited number of suppliers of a given good or service that is required,
v. Critical goods and/or services that are urgently required, or
vi. Standardization of equipment.
ARTICLE 23. OTHER PROCUREMENT METHODS.
The Bank shall consider the use of contracting procedures different from those described in Article No. 22 of these Norms, provided that they establish the basic guarantees of transparency that must govern tendering or contest processes .
These other methods include:
a. Comparison of prices or ratings at an international and local level
This procurement method is a kind of private tendering or contest process that consists of obtaining price quotations, generally from three or more national and foreign companies in order to obtain the most competitive price. It does not require the use of formal tender documentation. It is a method that is appropriate for contracting individual consultants and for acquiring publicly available goods, those of standard specifications or low cost or for contracting simple, small scale works.
b. Direct contracting
This method consists of contracting a firm without following a competitive procedure. It may be the appropriate method to deal with certain circumstances, such as extending contracts for consulting, works or supply of goods, or standardization of equipment and spare parts, emergency situations and others.
In addition to the above, the Bank foresees other special circumstances in which tendering processes may not be the most appropriate procurement form. In these cases, at the petition of the borrower, the Bank may agree to one of the other methods described.
These special circumstances include, but are not limited to:
i. When there is a justified need to standardize equipment and spare parts to ensure compatibility with equipment and spare parts already acquired;
ii. When, due to emergency situations in the country or in the zone where the project is located, the first tendering process is declared void, and it is considered that a new call to tender would have unfavorable results, or there is sufficient evidence to presume that any other call to tender would not be successful;
iii. When there is a need to extend a work contract that is the result of a public tendering process;
iv. When it is evident that unforeseeable changes in market conditions have produced a shortage of particular products, or because it is convenient to ensure appropriate maintenance of the equipment and machinery to be acquired; and
v. For the procurement of specialized equipment or materials, books and publications for educational, scientific and technological projects or applied research.
vi. When it involves procurement of goods or contracting works related to the restoration and conservation of natural or cultural tourist attractions. In these cases, the Bank shall approve other procedures that are congruent with the loan objectives;
vii. Any other circumstance alleged by the borrower that can be identified and confirmed by
the Bank.
For the development of the procurement methods described in this article, the upper management shall review the proposal of the technical areas and the recommendation of the Credit Coordinating Committee, on a case by case basis, so that the authorities responsible for approval are aware of all corresponding legal issues for the respective decision making.
ARTICLE 24. MINIUM LIMITS FOR PROCEEDING WITH INTERNATIONAL PUBLIC TENDERING AND/OR CONTEST PROCESSES.
An international public tendering process must be used by the project promoter for the procurement of goods when their value is greater than THREE HUNDRED AND FIFTY THOUSAND DOLLARS (US$350,000.00) and for the execution of works for a given project when their value exceeds ONE MILLION DOLLARS (US$1,000,000.00).
Likewise, a project promoter shall use an international public contest procedure for contracting consulting firms for projects financed by the Bank when the amount is greater than ONE HUNDRED THOUSAND DOLARS (US$100,000.00).
ARTICLE 25. PROCUREMENT OR CONTRACTING FOR AMOUNTS LESS THAN THE MINIMUM LIMITS.
When the borrower’s proposed procurement processes involve an estimated budget less than the minimum amounts established in article No. 24 of these Norms, the borrower may agree with the Bank on the application of other methods, such as those described as follows:
a. For contracting works with estimated costs of more than US$200,000.00 and procuring goods of more than US$70,000.00, the borrower may agree with the Bank to use the procurement methods established in Article No. 22, letters d. and e. and Article No. 23 of these Norms, preferably inviting at least three suppliers for the private tendering process, with a tendering period sufficient to ensure competition. There could also be an agreement with the Bank to use a mode of a registry of suppliers and/or contractors.
The borrower shall be responsible to the Bank for ensuring that the contracts described in this letter do not derive from an artificial division of the goods and/or services to be contracted.
b. Contracting works and goods under the amounts established in the above letter a. shall be governed by the relevant national legislation of the borrower’s country.
c. For contracting consulting services estimated at more than US$ 30,0000.00 the borrower may use the local public contest mode. In the event that the procurement is valued at less than this amount, the borrower may select the consultants through a rating comparison process. For that purpose, the borrower must present for the Bank’s non-objection the documentation backing the selection process, including terms of reference and conditions, the candidates’ resumes and the name of the supplier selected from a list of at least three of suppliers with similar ratings.
ARTICLE 26. PUBLICITY.
In order to have the greatest level of supplier participation, the borrower or project promoter, with CABEI’s non-objection, must prepare and publish in the U.N. publication Development Business or another publication that the Bank indicates, notices of the qualification, contest and/or tendering processes. These must include a reference to the Bank’s financing and contain the basic project details in conformity with the provisions of Article No. 27, letter a. of these Norms, if it is a qualification process; Article 29, letter b., if it is a tendering process; and Article 42, letter a.1, if it is a contest. For its part, the Bank shall contribute to this purpose in conformity with Articles No. 66 and 67 of these Norms.
ARTICLE 27. QUALIFICATION OR BACKGROUND CONTEST.
In order to identify public or private natural or juridical persons that have the capacity to execute projects financed by the Bank that require the procurement of goods, related services or consulting services, the project promoter must carry out a qualification process of potential candidates and then, only considering those that have passed this first stage, the respective technical, economic and/or financial tenders shall be considered, whether for tendering or contest processes .
For the abovementioned reasons, the documentation to be delivered shall only contain the information for the qualification of a participant, including as a minimum its organization and financial, legal and technical capacity. It must demonstrate its capacity for contracting, general and specific experience, essential personnel and machinery available for the project or projects, contracts executed, contracts under execution, commitments and existing litigation, as well as any other information required by the project promoter in the qualification documentation.
In order for the project promoter to obtain this information, the following steps must be followed:
a. Invitation to qualification. The project promoter must publish the qualification notice on two non-consecutive days in at least one of the nationally circulating newspapers and, if possible, in the rest of the Central American countries, as well as in the U.N. publication, Development Business or some other publication indicated by the Bank. In every case, a copy of the corresponding notice must be sent to the embassies or consulates of the Bank’s member countries located in the borrower’s country, if any. As a minimum, the notices shall contain the following information:
a.1 A general description of the project, works to be carried out and location.
a.2 The requisites that participants must fulfill for qualification.
a.3 The place, hour and dates that the participants may receive the qualification documents, as well as the cost of the same.
a.4 The time limit for presenting qualification documents, which must be at least thirty (30) calendar days as of the delivery date of the background contest documentation or of the qualification form.
b. The contents of the qualification form. The qualification form must contain, as a minimum:
b.1 The participants’ legal history, including incorporation papers, legal capacity, nationality and domicile.
b.2 Technical background (technical and administrative capabilities).
b.3 Financial situation of the participating company, including a duly audited financial statement for the last year of operation. In the event of a consortium’s participation, it must present the financial statements of all its participating companies
b.4 Experience in carrying out consultancies, or in the construction, manufacture and installation of goods or works similar to those in the respective contest or tendering process.
b.5 Work being carried out or obligations undertaken by the participant.
b.6 Resume of each one of the professionals to be assigned to the execution of a project service, consultancy, work or good.
b.7 Affidavits that the participant has sufficient personnel and equipment to satisfactorily carry out the services of consultancy, works or equipment supply needed for the project. In the event of works, it must be indicated whether the equipment is owned or rented, the number of units, purchase year, make and book value, as well as any need to purchase equipment.
b.8 Distribution of personnel in the different work activities, indicating, in each case, the number of effective hours designated for the project and including an appendix with the work commitment of said personnel.
b.9 Participant’s organization (organizational chart and principal functions).
c. Time period for carrying out the qualification. The project promoter must carry out the qualification process within a time period that is in conformity with the timetable for project execution and the investment program agreed upon with the Bank. For this reason, before initiating qualification procedures of firms for a project or group of projects, the project promoter must present to the Bank with the timetable for project execution and the investment program for its consideration.
d. Selection of the qualified participants. The only participants that can be qualified and/or inscribed in the Registry of Suppliers, are those that demonstrate, in conformity with the requirements established in the qualification documentation, their technical, financial, legal and administrative capacity to execute the consulting services, the works or the supply of goods required for the project.
e. Disqualification. When a participant has been qualified, he may not be disqualified for the corresponding tendering or contest process, unless the qualification process or registration has included incorrect information, or there are subsequent circumstances that make it improbable that the participant shall be able to carry out the consulting services, the execution of a work or the supply of goods.
Due to the above, the qualification documentation must deal with this possibility in complete detail, clearly establishing the steps of the disqualification process, if it should occur.
f. Technical report and notification. The project promoter, by means of the Executing Committee referred to in Article No. 54 of these Norms, shall prepare a report on the participants that presented the required documentation, indicating which ones were qualified. The report shall also indicate which candidates were not qualified, with justification for the respective decision. The report shall be sent to the Bank as soon as possible for its respective approval or reservations.
Once the Bank gives its non-objection to the technical report, the project promoter shall simultaneously notify all the participants of the results and prepare a Registry of Suppliers for this project or group of projects.
g. Duration of the qualification. If one year has passed after a qualification without a call to tender or contest taking place, the Bank shall consider it to have expired, requiring a repetition of the qualification process, for which the project promoter must make a new call, both so that those already qualified shall update their information and also to admit new participants.
h. Lack of participants. Unless the Bank’s Internal Executing Committee for Procurement expressly authorizes another course of action in writing, in the event that fewer than three participants are qualified in the first call for tenders, there shall be a second call following the same procedure used for the first. In the event that fewer than three suppliers participate in the second call, the process may continue with them if permitted by national law; if not the provisions of said legislation must be followed.
i. Qualification for various tendering processes. The project promoter, by means of the Executing Committee, may agree with the Bank to carry out one sole qualification of participants for various tendering or contest processes when it is anticipated that, in a period of up to a year, various of these processes must be carried out in order to contract consultancies or the construction of a group of works of the same kind that, because of their geographical location or for other factors acceptable to the Bank, can not be undertaken all at once.
If it is so established in the terms of reference, the qualified participants may participate in one or more of the group of programmed tendering processes or contests. The project promoter may require that the qualified participants update the data that may have changed since qualification in each call for a tender or contest. In particular, they must demonstrate that they continue to have the execution capacity required in the terms of reference and that their current workload shall permit them to assume an additional contract.
ARTICLE 28. JOINT QUALIFICATION.
The Bank may accept the use of the procedure known as joint qualification, for which the following must be taken into account:
a. This procedure must be clearly established in the corresponding contest or tendering process documentation.
b. Every supplier shall present at least two or more sealed envelopes in the opening ceremony, each with the following content:
b.1 The qualification of the company: (Envelope No.1): To identify suppliers that have the capacity to carry out the consulting or construction services to be financed by the Bank and/or to supply the goods required for the project. This envelope shall contain exclusively the information indicated in Article 27, letter b. of these Norms, which must be specified in the tender documentation. The contents of this envelope must make no reference at all to the technical tender or the economic proposal for the project.
b.2 Technical and economic tenders: (Envelopes No.2 and No.3, respectively): Regarding the tenders directly related to aspects of project execution, depending on the project promoter’s decision, there may be one or two envelopes, depending on whether or not he desires to have separately the technical tender, which would go in Envelope No. 2 and the economic tender, which would go in Envelope No. 3. Furthermore, if the project promoter provides the technical solution, and only the economic tender is required, the same would be presented in Envelope No. 2.
Furthermore, In the event of projects that are to be executed using the key-in-hand system, which includes a technical solution for the project, it may be convenient not to prepare technical specifications and complete designs, but to wait for the suppliers to prevent different solutions. In this event, it is preferable to use the system of three envelopes, where envelope No. 2 contains the presentation of technical tenders without prices, subject to technical clarifications and necessary adjustments, and envelope No. 3 contains the economic tender for the tactical solutions presented.
b.3 Other: Any other procedure, different from those specified in letters b.1 and b.2 above that the project promoter wishes to develop for the presentation of tenders must be presented to the Bank for its consideration before preparing the tender or contest documentation, with the obligation of complying with CABEI’s recommendations in this regard.
c. In the first public opening act, only envelope No. 1 shall be opened, leaving the remaining envelopes unopened until the qualification procedure is finished.
d. Based on information provided in an envelope No. 1, the different participants shall be qualified within the time period established in the tender or contest documentation.
e. Once the qualification process is concluded, the project promoter shall simultaneously notify all the suppliers of the results, returning the remaining envelopes unopened to those participants that were not qualified.
f. None of the suppliers that have been notified as qualified can be disqualified, except in the event that the respective qualification is based on incorrect information presented by the supplier or for circumstances justifying this decision.
g. Any challenge or protest presented by participants that were not qualified must be resolved before opening the remaining envelopes.
h. Once the period of time established in the terms of reference for notification of the official results of the rating has passed, the remaining envelopes shall be opened in other public ceremonies following the procedures established in these Norms in Articles No. 34 to 38, if it is a tendering process, and Article No. 45 to 46 if it is a contest.
CHAPTER IV
PROCEDURES FOR TENDERING PROCESSES
ARTICLE 29. TENDER DOCUMENTATION.
The borrower or project promoter shall carry out tendering processes financed with the Bank’s resources using standard CABEI documentation, which must be submitted for the Bank’s non-objection before its publication. The following presents the kind and scope of the documentation under mention:
a. Tender documentation, notices, contract drafts and others: Prior to the publication and sale of tender documentation and invitations to present tenders, the project promoter must receive the Bank’s non-objection to them.
The sale price of the documents must not exceed their reproduction cost.
The project promoter shall only send or give invitations to present tenders to the qualified suppliers, and in the event that there is no qualification process, he must comply with the provisions established in Article 28 of these Norms.
b. Notice of the Tendering Process: The project promoter must publish a specific tender notice, which must be published once in the official newspaper and at least once in two of the major nationally circulating newspapers in the project promoter’s country. In addition, if possible it must be published on two nonconsecutive days in the local newspapers of the rest of the Central American countries and in the U.N. publication, Development Business or another publication indicated by the Bank. In every case, the project promoter must send the corresponding announcement to the embassies or consulates of the Bank’s member countries and give a copy of said correspondence to the Bank. The specific tender notices must include, as a minimum, the following information:
b.1 A clear description of the project that is object of the tendering process, including its geographical location;
b.2 A reference to the fact that the project that is object of the tendering process shall be partially financed with a loan from the Central American Bank for Economic Integration (CABEI), and that therefore the procurement of goods and related services must be subject to the provisions in the Bank’s corresponding policy;
b.3 Name of the project’s executing body and/or the borrower;
b.4 Special requirements requested by the project promoter;
b.5 The place, day, hour and address of the office where the tender documentation can be obtained, including the terms of reference, the plans and specifications, as well as a model of the contract to be signed; and,
b.6 The office where the tenders must be delivered and the authority responsible for approval and awarding.
c. Content of the Tender Documentation. The tender documentation must contain, as a minimum, the following:
c.1 Instructions to the suppliers: These must include the obligation of each supplier to present an affidavit stating they have not been declared ineligible by the Bank for alleged corrupt practices.
c.2 It must clearly establish that suppliers and the project promoter must comply with the provisions established in Article No.6., Legal Relations, of these Norms.
c.3 Tender terms of reference.
c.4 The criteria for evaluating and comparing tenders.
c.5 Tender forms with a complete description of all the specifications.
c.6 A general description of the required equipment, machinery and materials, as well as the work to be executed, including the amount of work, unit prices and total cost and the execution timetable, taking into account the following:
c.6.1 In cases where the procurement processes fall within the framework of a program involving the execution of works and/or purchase of goods corresponding to a group of projects, the project promoter must consider the possibility of combining all the procurement involved into one tendering process in order to achieve economies of scale. However, neither goods that by their very nature come from more than one source, nor works that require specialties that are not commonly available from a sole supplier must be grouped together
c.6.2 For the execution of very complex projects, where there are clear advantages to contracting a sole contractor for the engineering services, equipment supply and construction of works, the borrower and/or promoter could consider including the provisions corresponding to a key-in-hand contract.
c.7 Complete construction plans.
c.8 Project Execution Timetable.
c.9 General contract conditions.
c.10 Special contract conditions.
c.11 Contractual forms.
c.12 Stipulations regarding currency.
c.12.1 Currency of the Tender: The tender documentation must establish which currency or currencies must be used for the tender.
c.12.2 For the Evaluation and Comparison of Tenders: In order to facilitate the process of evaluation and comparison of tenders, the Bank requires that project promoter convert the currency or currencies for the cost of all goods or works involved with the project into one sole currency of his choosing. This must be indicated in the tender documentation as the currency to be used for the comparison of all the proposals, providing the exchange rate that shall be applied.
c.12.3 For Payments: The tender documentation shall indicate the currency or currencies to be used for payment. When it is necessary to make payments both in national currency and in foreign currency, the tender documentation must require that the amounts of such payments be detailed separately in the proposal.
c.13 The place, and day, hour and office at which the tenders shall be received and opened in the presence of the suppliers or their representatives.
c.14 Address, telephone number, fax number and e-mail address of the person who shall take charge of the process in representation of the project promoter.
d. Document Clarity. The tender documentation prepared by the project promoter must be clear and coherent and contain enough detail to avoid ambiguities that could confuse the supplier.
e. Clarifications. Once the tender documentation has been put on sale and the stipulated time period has begun, the project promoter must be available to answer questions or make clarifications regarding the suppliers´ doubts about its content. These questions must be expressed in writing and shall be answered by the project promoter as soon as possible; the respective answers or clarifications must be communicated to the Bank and also to all those suppliers that have obtained the tender documentation directly from the project promoter. The communication must include a description of the question without identifying its origin.
f. Amendments. The project promoter may amend the tender documentation by issuing an amendment at any moment before the deadline for receiving tenders. Any proposal for modification by the suppliers must be analyzed by the project promoter and, if totally or partially accepted, would then become part of the tender documentation.
The amendment period must be clearly established in the tender documentation. In any event, to give the suppliers sufficient time to modify their tenders according to the new terms indicated in the addendum, there must never be a period of less than 15 calendar days between the communication of the most recent amendment by the project promoter and the reception date for the tenders.
A change in the time period for reception of tenders, resulting from a new amendment accepted by the project promoter, must be presented to the Bank for its consideration, accompanied by the corresponding justifying documentation, before it is communicated to the suppliers.
g. Quality Norms. If the tender specifications establish quality norms for equipment or materials, they must clearly establish that other goods of equal or higher quality shall also be accepted. In every case, said equipment and materials must comply with the environmental requirements of the Bank and the project promoter.
h. Specifications for Equipment and Trademarks. The tender specifications must avoid any indication of trademarks, catalog numbers or equipment types from a specific producer, unless it is necessary to guarantee the inclusion of a particular special design, working characteristics, construction or manufacture. This special reference must be followed by the term “or its equivalent." and indicate the criteria for determining equivalence. The specifications must permit tenders of alternative equipment, articles or materials that have similar characteristics.
i. Guarantee of Offer Maintenance and of Contract Signing. The validity of the guarantee must exceed the validity of the tender by a period of time sufficient to permit the project promoter to execute the tender maintenance guarantee if the supplier withdraws his
English to Spanish: CABEI Procurement Policy General field: Bus/Financial Detailed field: Finance (general)
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Resumen: Normas para la Aplicación de la Política para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados y Servicios de Consultoría con Recursos del Banco
"RESOLUCIÓN No. PRE-3/2003
El Presidente Ejecutivo del Banco Centroamericano de Integración Económica, (BCIE),
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución No. DI-98/99 del 7 de octubre de 1999, modificada parcialmente por la Resolución DI-55/2002 del 31 de mayo de 2002, el Directorio aprobó la Política para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados y Servicios de Consultoría con Recursos del Banco Centroamericano de Integración Económica;
Que en dicha Política se facultó a la Administración para emitir las normas que fuesen necesarias para regular la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría;
RESUELVE:
PRIMERO: Aprobar las siguientes:
NORMAS PARA LA APLICACIÓN DE LA
POLÍTICA PARA LA OBTENCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
RELACIONADOS, Y SERVICIOS DE CONSULTORÍA, CON RECURSOS DEL BANCO CENTROAMERICANO DE INTEGRACIÓN ECONÓMICA
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
ARTÍCULO 1. DEFINICIONES. Para los efectos de las presentes Normas, se adoptan las siguientes definiciones:
BCIE o “el Banco”: Banco Centroamericano de Integración Económica.
Convenio: Convenio Constitutivo del BCIE.
Países socios fundadores: Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa Rica.
Países socios extrarregionales: México, República de China, Argentina, Colombia y todos aquellos que posteriormente se incorporen a “el Banco”, como tales.
Precalificación o Concurso de antecedentes: Procedimiento formal mediante el cual se solicita, recibe y evalúa la información sobre los antecedentes de las firmas consultoras o consultores individuales y empresas constructoras o suministrantes para su calificación dentro de un proceso de concurso o licitación.
Licitación: Procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, mediante el cual, a través de un anuncio al público, se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de bienes y servicios relacionados.
Concurso: Procedimiento formal y competitivo mediante el cual, a través de un anuncio público, se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de servicios de consultoría.
Oferta más conveniente: Aquella oferta que, cumpliendo con todos los requisitos legales y todas las características técnicas requeridas por el proyecto, ofrece las mejores condiciones económicas.
Licitación pública internacional: Licitación que permite la participación de oferentes de diferentes países.
Licitación privada: Forma de licitación en la que las invitaciones a participar como oferente se hacen en forma expresa a determinadas empresas y no por anuncio público.
Co-calificación: Procedimiento mediante el cual se presentan en forma simultánea los antecedentes de las firmas o las empresas con la propuesta técnica y la económica, con el propósito de calificar a éstas para la realización de un programa o un proyecto y evaluar las ofertas correspondientes.
Oferente o proponente: Persona natural o jurídica que, cumpliendo con las condiciones de elegibilidad establecidas en la Política y en las presentes Normas, participa ofreciendo los bienes o servicios solicitados en un concurso o en una licitación, para el que ha sido calificado.
Consultor: Persona natural o jurídica, pública o privada, a quien se le encarga prestar un servicio de consultoría, relacionado con una materia en la cual tiene conocimientos especializados.
Contratista: Persona natural o jurídica, pública o privada, a quien se le encarga prestar un servicio o realizar determinada obra, relacionada con una materia en la cual tiene experiencia y conocimientos especializados.
Consorcio: Proveedores, contratistas o consultores de los países fundadores del BCIE en asociación con proveedores, contratistas y consultores de otros países, en particular de países socios extrarregionales, para estimular la transferencia de tecnología y conocimientos hacia la región.
Promotor del Proyecto u Organismo Ejecutor: Persona natural o jurídica, pública o privada, que pretende adquirir un bien o servicio.
Unidad Ejecutora: Unidad del Promotor del Proyecto u Organismo Ejecutor encargada de efectuar todas las acciones necesarias para la realización del proyecto, tales como controles de ejecución física, administrativos, financieros, de concursos, licitaciones y cualquier otro que se requiera.
Prestatario: Persona natural o jurídica, pública o privada, que ha suscrito un préstamo con el BCIE.
Recursos Ordinarios del BCIE: Recursos propios de “el Banco” y los contratados en los mercados de capital que no imponen el criterio de comprar en un determinado país (de libre disponibilidad).
Recursos de Proveedores: Serán aquellas líneas que se contraten con fuentes externas que se interesan en promover las exportaciones de sus respectivos países.
Recursos Mixtos del BCIE: Es la combinación de Recursos Ordinarios con Recursos de Proveedores de “el Banco”.
Comité Ejecutivo para la Licitación o Concurso: Es el nombrado por el Promotor del proyecto, con la no objeción de “el Banco”, con el propósito de que coordine y desarrolle, por parte del Promotor, todas las actividades relacionadas con los procesos de adquisición de un proyecto.
Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones: Conformado de acuerdo con la Política de “el Banco”, según Resolución DI-98/99 del 7 de octubre de 1999, con la responsabilidad de dar seguimiento y cumplimiento a las políticas, normas y procedimientos de “el Banco” en materia de adquisiciones.
Protesta: Es todo reclamo, objeción, impugnación, rechazo u otra manifestación de disconformidad, presentado por escrito por un oferente durante cualquier etapa del proceso de adquisición, ante alguna autoridad competente del país donde se lleve a cabo la adquisición con copia a “el Banco”.
Bienes y servicios relacionados: Todos los bienes necesarios para la ejecución de un proyecto, incluyendo la construcción de obras y los servicios directamente relacionados con la provisión de los mismos, tales como transporte, seguros, instalación y montaje de equipos y operación y mantenimiento inicial, así como aquellos a ser contratados a través de esquemas especiales, tales como arrendamiento operativo o financiero, concesión de obra pública o cualquier otro.
Política: Política para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados, y Servicios de Consultoría, con Recursos de “el Banco” Centroamericano de Integración Económica, aprobada por Resolución del Directorio No. DI-98/99 del 7 de octubre de 1999 y sus modificaciones.
ARTÍCULO 2. PROPÓSITO, OBJETIVO Y APLICACIÓN.
Las presentes Normas tienen por objeto establecer los procedimientos que deben observar los Prestatarios del BCIE para la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría que se requieran para la ejecución de proyectos financiados por “el Banco”, conforme con lo establecido en la Política.
Las disposiciones contenidas en estas Normas aplicarán a las operaciones que “el Banco” financie total o parcialmente teniendo en cuenta, en cada caso, el sector al que corresponda el préstamo y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 6 de estas normas.
Cuando el financiamiento a un proyecto se otorgue conjuntamente con otra institución, se procurará la aplicación preferente de las disposiciones de “el Banco” en esta materia, pudiéndose contemplar, alternativamente, la aplicación en forma independiente sobre cada porción del financiamiento, de las disposiciones que normen o regulen este proceso en cada institución.
En los casos en que un organismo internacional de crédito financie mayoritaria y paralelamente a “el Banco”, la ejecución de un proyecto, todos los procesos de adquisición podrán observar la aplicación de las normas de este organismo, siempre que las mismas respeten principios similares a los establecidos en la Política.
En todo caso, “el Banco” se asegurará de la economía y eficiencia del proyecto, de la calidad de los bienes y servicios, que los contratos provean adecuada protección al proyecto y que se cumplan con los plazos de ejecución que se hubieren establecido para el desarrollo de los mismos.
ARTÍCULO 3. IMPORTANCIA DEL REGIMEN DE ADQUISICIONES.
La adquisición de obras, bienes y servicios es una de las actividades que mayor repercusión tiene sobre la ejecución adecuada de un proyecto. Del régimen de adquisiciones va a depender en buena parte la calidad del proyecto, la obtención de los objetivos previstos en el mismo, su costo y su terminación a tiempo. La aplicación de políticas y prácticas sólidas, con procedimientos transparentes, es una herramienta indispensable para crear mercados confiables y estables, capaces de atraer proveedores y contratistas eficientes y para resguardar los principios de responsabilidad de gestión y uso efectivo de los fondos públicos. Por último, es importante para “el Banco”, como entidad internacional de desarrollo, dar a los oferentes de sus países miembros la posibilidad de participar en condiciones competitivas en la provisión de bienes y servicios.
CAPÍTULO II
NORMAS COMUNES A TODA ADQUISICIÓN
ARTÍCULO 4. USO EFICIENTE Y ECONÓMICO DE LOS RECURSOS DE “EL BANCO”.
Los recursos de ”el Banco” destinados al financiamiento de proyectos, están constituidos por recursos ordinarios, recursos de proveedores del BCIE o recursos mixtos.
Los principios básicos aplicables al uso de los recursos de ”el Banco” son la transparencia, competencia, igualdad, debido proceso y publicidad, a efecto de que los mismos sean utilizados prestando debida atención a consideraciones de economía y eficiencia.
Los procedimientos para la adquisición de bienes, obras y servicios que, salvo excepciones, mejor se prestan para la aplicación de los citados principios, son los de licitación o concurso público.
ARTÍCULO 5. LEGISLACIÓN NACIONAL.
El prestatario podrá aplicar, en forma supletoria, los requisitos formales o detalles del procedimiento contemplados en su legislación nacional, no incluidos en la Política y en los procedimientos de “el Banco” en esta materia, siempre que su aplicación no se oponga a las garantías básicas de transparencia, publicidad, igualdad, competencia y debido proceso que deben reunir los procedimientos de adquisiciones, ni se contrapongan a estas Normas.
ARTÍCULO 6. RELACIONES JURÍDICAS.
Las relaciones jurídicas entre “el Banco” y sus prestatarios se regirán por los respectivos contratos de préstamo o cualquier otra modalidad de participación financiera, en adelante Contratos, en los cuales se establecerá la aplicación de las Normas y procedimientos para adquisiciones con recursos de “el Banco”, además de regulaciones específicas sobre los procedimientos de adquisiciones que se estime necesario destacar. Sin embargo, los derechos y obligaciones relacionados con los bienes y servicios a adquirirse para el proyecto, serán determinados por los documentos de licitación y los contratos de provisión respectivos, definidos por el prestatario. En este sentido, ningún proveedor o entidad que no sea parte de los contratos podrá derivar derechos o exigir pagos a “el Banco”, con motivo de los mismos.
ARTÍCULO 7. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad por la ejecución y administración de los proyectos reside en los prestatarios o en su caso, en los promotores del proyecto, incluyendo todo el proceso de adquisiciones, desde la preparación de los términos de referencia y/o documentos de licitación hasta la adjudicación y administración de los respectivos contratos.
“El Banco” por su parte, se reserva el derecho de supervisar y dar su no objeción a todo el proceso de adquisiciones, a efecto de asegurar el cumplimiento de los fines del préstamo y de sus normas y procedimientos, así como para verificar que el prestatario elija la oferta más conveniente.
Para seleccionar la oferta evaluada como la más conveniente, los términos de referencia y los documentos de licitación deben establecer claramente los factores que, además del precio, serán tomados en cuenta en la evaluación y el valor que se dará a cada factor.
ARTÍCULO 8. DISPOSICIONES DE FUENTES EXTERNAS.
Cuando las fuentes externas de financiamiento que utilice “el Banco”, hayan establecido procedimientos especiales de licitación o concurso, métodos de contratación propios, regulaciones sobre el origen de las empresas contratistas y consultoras y formas de asociación entre ellas, así como sobre los bienes y servicios a incorporarse en los proyectos, “el Banco”, los prestatarios y en su caso los promotores del proyecto deberán verificar, con anticipación a la adjudicación de los mismos, que los proveedores, contratistas y consultores, así como los bienes y servicios a incorporarse en el proyecto, cumplan, además, con los requisitos de las fuentes externas.
ARTÍCULO 9. PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES.
El Prestatario o en su caso el Promotor del proyecto deberá presentar, para la no-objeción de “el Banco” y antes de su realización, un Plan General de Adquisiciones con la descripción de los procedimientos que regularán la obtención de los servicios necesarios para ejecutar el proyecto, incluyendo lo referente a la selección y contratación de las empresas proveedoras, constructoras y consultoras.
El Plan General de Adquisiciones que presente el Prestatario o en su caso el Promotor del proyecto deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La relación de todos los bienes, servicios y obras de construcción y consultoría que se requerirán para llevar a cabo el proyecto;
b. Las características y los montos estimados de los diferentes contratos bajo los cuales se agruparán las adquisiciones;
c. Las precalificaciones, licitaciones y concursos que se convocarán para adjudicar los diferentes contratos;
d. Las fechas previstas para llevar a cabo las principales etapas del proceso de adquisiciones, incluyendo las fechas estimadas para contar con los bienes, servicios y obras de construcción y consultoría relacionadas.
Durante la ejecución de un proyecto se pueden realizar, con el previo acuerdo de “el Banco”, los ajustes al Plan General de Adquisiciones que resulten necesarios, conforme se requiera para el desarrollo del proyecto.
ARTÍCULO 10. ADQUISICIONES ANTERIORES A LA FIRMA DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO.
“El Banco”, excepcionalmente, puede reconocer, con cargo al financiamiento por otorgar al prestatario o a los fondos de contrapartida local, la adquisición de bienes o contratación de obras o servicios llevadas a cabo por el prestatario o Promotor del proyecto con anterioridad a la aprobación del préstamo por parte de “el Banco”, siempre que dichas adquisiciones hayan cumplido los diferentes procedimientos y políticas que al respecto estipula “el Banco”. Hasta tanto se apruebe el préstamo, todas las operaciones se ejecutarán bajo el absoluto riesgo del Prestatario.
En todos los casos, se deberá contar con la no-objeción de “el Banco” y se deberá proceder conforme con lo establecido en los lineamientos y criterios generales para regular la operatividad de financiamientos temporales o de corto plazo, vigentes en el Banco.
ARTÍCULO 11. PROGRAMAS GLOBALES DE CRÉDITO.
En casos de préstamos canalizados por instituciones financieras intermediarias destinados a otorgar subpréstamos a beneficiarios del sector público, las adquisiciones podrán ser objeto de excepción en cuanto a licitación o concurso público, ejerciendo “el Banco” la supervisión pertinente para asegurar la consecución de los objetivos de la Política y estas Normas.
En casos de préstamos canalizados al sector privado, tales como las pequeñas y medianas empresas, las adquisiciones correspondientes estarán a cargo de los propios beneficiarios siguiendo las prácticas de mercado utilizadas por el sector privado, las cuales serán supervisadas aleatoriamente por “el Banco”.
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTOS PARA OPERACIONES ESPECIALES.
Cuando “el Banco” participe en el financiamiento para la contratación de empresas privadas, en el otorgamiento de concesiones de obra, operaciones tipo construcción-operación-transferencia (BOT) o construcción-operación-propiedad (BOO) o similares que involucren derechos especiales y exclusivos u otro tipo de concesión, “el Banco” debe asegurarse que se han seguido procedimientos correctos de licitación pública en aquellos aspectos que pudieran afectar directamente la relación contractual entre el posible Prestatario y “el Banco”.
En caso de que para la ejecución de un proyecto o para la adquisición de bienes la Administración licitante requiera que la oferta técnica vaya acompañada de una oferta financiera, “el Banco” podrá otorgar carta de respaldo financiero a las empresas interesadas en participar en esa licitación, que sean elegibles para “el Banco”, siempre y cuando cuente con recursos disponibles para tal efecto y el proyecto se considere elegible dentro de sus políticas de crédito.
En aquellos procesos licitatorios en que el Banco presente una oferta financiera en forma conjunta con la oferta técnica de un proveedor de bienes y servicios, considerando que en tales procesos eventualmente también participarán otras fuentes de financiamiento de la competencia, ya sea a nivel regional y/o internacional, no se aplicarán los Artículos de la Política: 12, “Plan General de Adquisiciones; 13 “Documentos”; 22 “Comité Ejecutivo para la Licitación o Concurso”, y 30 “Avisos y Publicaciones sobre Proyectos”.
ARTÍCULO 13. OFERENTES DE LOS PAÍSES MIEMBROS DE “EL BANCO”.
“El Banco” promueve la participación de oferentes de sus países miembros en los procesos de adquisición, y con el propósito de fomentar el desarrollo de la industria nacional de sus países fundadores, promociona especialmente la participación de oferentes de dichos países. Las empresas nacionales de los países miembros de “el Banco” pueden participar en licitaciones o concursos ya sea en forma independiente o en consorcio con firmas de otros países.
“El Banco” considera como oferentes que pertenecen a sus países miembros, a las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, establecidas o constituidas en éstos.
ARTÍCULO 14. ELEGIBILIDAD DE CONTRATISTAS O CONSULTORES.
En las licitaciones públicas internacionales para la construcción de obras o adquisición de bienes, o en los concursos para la contratación de empresas consultoras promovidos para la ejecución de proyectos financiados con recursos de “el Banco”, podrán participar empresas de países socios y no socios de “el Banco” conforme con lo establecido en la Política.
Cuando en dichas licitaciones o concursos se seleccione como la más conveniente, a una propuesta presentada por un oferente originario de un país no-miembro de “el Banco”, se verificará si en dicho proceso de adquisiciones y dentro de un rango de un 15% arriba de la propuesta más conveniente, si es con base en el costo, o bien de un 15% abajo si es con base en el puntaje asignado, se cuenta con ofertas presentadas por uno o más oferentes originarios de países socios o Consorcios. En caso afirmativo, el prestatario dará la posibilidad al mejor calificado de éstos para que iguale sus condiciones a las de la oferta seleccionada como la más conveniente.
Si la negociación expuesta fracasara, el prestatario procederá a efectuar igual negociación con el siguiente oferente mejor calificado y así, hasta agotar los oferentes que fueron ubicados dentro del rango supra definido.
Para que el prestatario pueda aplicar este lineamiento, será necesario que éste incorpore respectivamente, en las bases o en los términos de referencia de la licitación o concurso de que se trate, el procedimiento correspondiente, de conformidad con lo estipulado en los documentos estándar elaborados por “el Banco”.
Esta disposición será aplicable únicamente en aquellas operaciones que previamente a iniciar sus respectivos procesos de adquisición de bienes y servicios, cuentan con el financiamiento de “el Banco”; en consecuencia, la misma no será aplicada en aquellas licitaciones o concursos en los que “el Banco” participe apoyando financieramente sólo a algunos de los oferentes y por lo tanto existe la posibilidad de la participación de otros entes de crédito. Asimismo, esta disposición será obligatoria para todos aquellos casos en que sea aplicable.
ARTÍCULO 15. AVISOS Y PUBLICACIONES SOBRE PRÉSTAMOS.
Tanto “el Banco” como el Prestatario harán de conocimiento público, mediante comunicados de prensa, la aprobación de los préstamos por parte del Directorio del BCIE. Además, el Prestatario deberá publicar igual información en el “Development Business” de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” señale, así como en otras publicaciones internacionales según acuerde con “el Banco”, quien a su vez colocará en su hoja electrónica, un aviso específico con la debida anticipación a la precalificación, licitación o concurso de que se trate, y notificará dicho aviso a todos sus países miembros.
ARTÍCULO 16. APOYO FINANCIERO DE “EL BANCO” PARA LICITACIONES O CONCURSOS CON RECURSOS ORDINARIOS O MIXTOS.
En los casos de licitación pública o concurso que requieran que el oferente presente al Promotor del proyecto oferta financiera para la ejecución del proyecto, “el Banco” podrá respaldar a los oferentes con cartas de apoyo financiero utilizando para ello cualesquiera de los recursos disponibles bajo el procedimiento que se describe a continuación:
1. Deberán presentar, en la Gerencia Regional del país donde se va a ejecutar el proyecto, una nota solicitando formalmente la carta de apoyo financiero del BCIE para participar en la licitación o concurso, indicando el monto por el que desean el apoyo, así como el nombre, número de teléfonos y fax, y la dirección de correo electrónico de la persona que va a ser el contacto entre esa empresa y el BCIE.
2. Acompañar la nota de solicitud con un perfil del proyecto, lo más amplio y completo posible, de forma que se puedan determinar los costos actualizados aproximados del proyecto, el listado de bienes y servicios externos e internos a adquirir y/o contratar, con sus probables costos en su equivalente en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, indicando la relación de cambio utilizada y posibles países de procedencia.
3. Proporcionar toda la información relacionada con el desarrollo del proceso licitatorio o de concurso correspondiente, tales como las bases de licitación o términos de referencia, la fecha de entrega y apertura de ofertas, tiempo para análisis de las mismas y probable fecha de adjudicación.
4. Proporcionar una lista, por cada proveedor, de los bienes a ser adquiridos, indicando su país de origen y todos los datos de los proveedores tales como: nombre, dirección, números de teléfono, números de fax, correo electrónico, nombre de la persona contacto y cualesquiera otra información que el solicitante del apoyo financiero estime que pueda ser de utilidad para que “el Banco” inicie el contacto necesario con dichos proveedores.
ARTÍCULO 17. INOBSERVANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS EXIGIDOS POR EL BCIE.
“El Banco” se reserva el derecho de abstenerse de financiar cualquier adquisición de bienes o contratación de obras o servicios de consultoría o cuando, a su juicio, en el procedimiento de adquisición correspondiente no se haya observado lo dispuesto en la Política y en las presentes Normas.
ARTÍCULO 18. SUPERVISIÓN DE “EL BANCO”.
“El Banco”, de conformidad con sus disposiciones internas y manuales existentes mantendrá una estricta supervisión tanto del proceso de adquisiciones, como de la administración de los contratos resultantes, con el objeto de resguardar las reglas de economía y eficiencia aplicable al uso de sus recursos y a la eficaz ejecución de los proyectos, así como los principios básicos y políticas de “el Banco” en materia de adquisiciones.
Por su parte, el Prestatario deberá colaborar ampliamente con “el Banco” en la supervisión, conservando y poniendo a disposición del mismo, todos los documentos y antecedentes relacionados con el proceso, así como con la etapa posterior de administración de los respectivos contratos. Dichos antecedentes y documentos son elementos indispensables para que “el Banco” pueda ejercer una adecuada supervisión.
“El Banco” supervisa especialmente la preparación y cumplimiento del Plan General de Adquisiciones, los documentos de licitación o concurso, los informes sobre precalificación y los referidos a la evaluación y adjudicación de contratos.
Normalmente “el Banco” acompaña todo el proceso de adquisiciones y revisa los diferentes pasos en forma concurrente, otorgando la no objeción de la Institución a los avisos de prensa, licitaciones, concursos, informes de evaluación, y contratos. Sin embargo, en el caso de proyectos especiales debidamente calificados, “el Banco” podrá, a su discreción, realizar la revisión con posterioridad a la formalización del contrato entre el Prestatario y el proveedor, (revisión ex-post y por muestreo). Normalmente esto se debe a que el proyecto incluye numerosas obras pequeñas que, por su naturaleza o distancia geográfica, no pueden ser agrupadas en licitaciones grandes ni supervisadas concurrentemente.
Si de dicha revisión ex-post y por muestreo surge que en alguna de ellas no se siguieron las reglas de “el Banco”, éste no financiará las mismas, solicitando en su caso, el reembolso del monto desembolsado para dicha contratación. Además, si se encuentra que no se siguieron los procedimientos de “el Banco”, éste se reserva el derecho de ampliar la muestra, a su discreción, o de revisar el total de los procesos licitatorios o contratos otorgados bajo la operación. Si de dicha revisión surge que la mayoría de los procesos no cumplen con los procedimientos de “el Banco”, éste se reserva el derecho de retirar el financiamiento al total de la operación y solicitar el reembolso por parte del Prestatario del total de los fondos desembolsados.
La revisión ex-post y por muestreo normalmente se aplicará solo a procesos de compra y/o contrataciones por debajo de los montos límite de licitación establecidos por “el Banco”, aunque éste tendrá absoluta potestad para decidir cuándo, en qué condiciones y a qué Prestatario se le aplica la metodología.
Antes de decidir su aplicación, “el Banco” establecerá la capacidad prevista de los prestatarios y/o promotores para llevar adelante procesos de adquisiciones y contratación, teniendo en cuenta factores adicionales tales como el marco legal que rigen las adquisiciones en el país del prestatario y los procesos de auditoria a los que éstos deben someterse.
El criterio de selección y el tamaño de la muestra, así como la periodicidad con que se lleve a cabo la revisión, serán de exclusiva potestad de “el Banco”.
“El Banco”, en todos los casos, se asegurará que el prestatario disponga de sistemas adecuados y confiables de ejecución y supervisión de adquisiciones, capaces de cumplir con sus requisitos.
La supervisión también abarcará cualquier cambio material relacionado con la ejecución del contrato de adquisición y en especial cambios relativos al plazo de terminación de dicho contrato, que puedan involucrar aumentos de costos.
De igual manera, “el Banco” dará estricto seguimiento a lo establecido desde un inicio con el organismo ejecutor en el Plan Global de Inversiones del proyecto, el Programa de Ejecución de las obras y la evolución normal que ocurra en el Programa de Desembolsos. Asimismo, velará por que se cumplan todos y cada uno de los compromisos que se establezcan en el Contrato de Préstamo entre “el Banco” y el prestatario.
En los casos excepcionales en los que “el Banco”, por consideraciones contractuales y de políticas establecidas, tenga que suspender desembolsos de un préstamo, es responsabilidad del prestatario hacer del conocimiento, a la brevedad, a los proveedores y contratistas, cualquier situación que pueda afectar los pagos a dichas entidades.
ARTÍCULO 19. PROHIBICIONES.
Para garantizar la transparencia de las operaciones de “el Banco”, no podrán participar directa o indirectamente en la ejecución o suministro de bienes o servicios para proyectos financiados por “el Banco”, las siguientes personas:
a. Los funcionarios o empleados de “el Banco”;
b. Los cónyuges y familiares de dichos funcionarios o empleados hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, inclusive; y
c. En los financiamientos al sector público, los particulares con nexos familiares o de negocio con los representantes del Prestatario o del Organismo Ejecutor, hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, inclusive.
La prohibición contenida en los literales b) y c) anteriores, no tendrá efecto cuando las personas allí nombradas acrediten que se dedican, en forma habitual a desarrollar la actividad empresarial objeto de la contratación respectiva, por lo menos desde un año antes del surgimiento del supuesto de inhibición.
En todo caso, cuando se trate de un funcionario o empleado relacionado directa o indirectamente con algún proyecto financiado con recursos de “el Banco”, será su obligación excusarse de participar en todo tipo de gestiones, reuniones o discusiones internas o externas, en las cuales se vaya a tomar alguna decisión relacionada con tal proyecto.
ARTÍCULO 20. PRÁCTICAS CORRUPTIVAS.
“El Banco” exige que los prestatarios, así como los oferentes, contratistas y consultores que participen en proyectos con financiamiento del BCIE, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de licitación y/o concurso o la ejecución de un contrato. Las acciones que “el Banco” reconoce como prácticas corruptivas, sin pretender ser exhaustivas, se describen a continuación:
a. “Soborno” (“Cohecho”). Consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar indebidamente cualquier cosa de valor capaz de influir en las decisiones que deben tomar funcionarios públicos, o quienes actúen en su lugar, en relación con el proceso de licitación o de contratación de consultoría o durante la ejecución del contrato correspondiente.
b. “Extorsión” o “Coacción”. Consiste en el hecho de amenazar a otro con causarle a él mismo o a miembros de su familia, en su persona, honra o bienes, un mal que constituyere delito, para influir en las decisiones durante el proceso de licitación o de contratación de consultoría o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiere logrado o no.
c. “Fraude”. Consiste en la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una licitación o de contratación de consultoría, o la fase de ejecución del contrato, en perjuicio del Prestatario y de otros participantes.
d. “Colusión”. Consiste en las acciones entre oferentes destinadas a que se obtengan precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar al Prestatario de los beneficios de una competencia libre y abierta.
Ante denuncias concretas de prácticas corruptivas ocurridas durante los procesos de adquisición de obras, bienes y servicios, o durante la ejecución de un contrato relacionado con proyectos del sector público que se lleven a cabo total o parcialmente con financiamiento de “el Banco”, éste procederá de inmediato a investigar los hechos denunciados, así como a hacer del conocimiento del Gobierno del país del Prestatario, la denuncia formulada, remitiéndole todas las pruebas existentes.
El Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones de “el Banco”, será el responsable de recibir y dar cauce a las denuncias que se presenten sobre este tipo de prácticas, de conformidad con el procedimiento que establece en el Artículo No. 56 de estas Normas.
Si el Comité Ejecutivo Interno de “el Banco” comprueba que el promotor del proyecto o quien actúe como su representante y/o el participante o adjudicatario propuesto en un proceso de adquisición financiado con recursos de “el Banco”, han incurrido en prácticas corruptivas “el Banco”:
a. Rechazará cualquier propuesta de adjudicación relacionada con el proceso de adquisición o contratación de que se trate; y/o
b. Declarará a una firma y/o al personal de ésta, directamente involucrado en las prácticas corruptivas, no elegibles para ser adjudicatarios o ser contratados en el futuro con motivo de un financiamiento de “el Banco”. La inhibición que establezca “el Banco” podrá ser temporal o permanente; y/o
c. Cancelará y/o acelerará el pago de la porción del préstamo destinado a un contrato cuando exista evidencia que representantes del Prestatario han incurrido en prácticas corruptivas, sin que el Prestatario haya tomado las acciones adecuadas para corregir la situación en un plazo razonable para “el Banco” y de conformidad con las garantías de debido proceso establecidas en la legislación nacional respectiva.
El oferente deberá declarar las comisiones o gratificaciones que hayan sido pagadas o a ser pagadas a agentes, representantes o comisionistas relacionados con ésta licitación o con la ejecución del contrato. La información proporcionada deberá incluir, como mínimo, el nombre y dirección del agente, representante o comisionista, monto y moneda, y el propósito de la comisión o gratificación. Dicha información deberá incluirse en el formulario de presentación de oferta.
Si “el Banco” así lo solicita, la empresa adjudicataria deberá permitir a “el Banco” o a quien éste designe, inspeccionar o realizar auditorias de los registros contables y estados financieros de los proveedores/contratistas relacionados con la ejecución del contrato en cuestión.
CAPÍTULO III
LICITACIONES Y CONCURSOS
ARTÍCULO 21. LICITACIONES Y CONCURSOS.
Con la finalidad de garantizar los principios de economía, eficiencia y transparencia, “el Banco” adopta los procedimientos de licitación y concurso público, como normas generales para la contratación de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría en proyectos que cuentan con su apoyo financiero.
Los contratistas y consultores pueden ofrecer sus servicios en una gran variedad de actividades, de conformidad con las categorías siguientes, las que no deben considerarse taxativas:
a. Estudios de prefactibilidad que comprenden investigaciones tendientes a la adopción de decisiones relativas a la ejecución de proyectos específicos o al establecimiento de prioridades de inversión y políticas sectoriales.
b. Estudios de factibilidad técnica y económica para la formulación de un proyecto y la preparación para su ejecución. Estos estudios incluyen entre otros, análisis de alternativas de solución del proyecto, costos, rentabilidad, sensibilidad, diseños preliminares, especificaciones técnicas y programa tentativo de ejecución.
c. Diseños finales, planos constructivos y bases de licitación y/o términos de referencia.
d. Servicios de supervisión técnica y/o administrativa de proyectos, incluyendo la inspección de trabajos de construcción ó de instalación de equipo, certificación de pruebas de aceptación, agilización de compras, certificación de facturas presentadas por los contratistas y proveedores y la interpretación de documentos contractuales.
e. Asistencia técnica para la asesoría y apoyo al Promotor del proyecto en la planificación sectorial, de desarrollo y fortalecimiento institucional; la elaboración de estudios sobre organización, administración, recursos humanos y capacitación.
f. Otros estudios tales como preparación de documentos para la adquisición de bienes, identificación de necesidades en materia de seguros y para la precalificación de firmas constructoras.
g. Trabajos de construcción de obras civiles en todos los campos que requieran los proyectos que “el Banco” financie.
h. Ejecución de obras electromecánicas, tales como montaje, rehabilitación, pruebas y otros de equipos adquiridos para los proyectos.
i. Venta de equipos
ARTÍCULO 22. MODALIDADES DE LICITACIONES Y CONCURSOS.
a. Licitación o Concurso Público Internacional. Para la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría, de cualquier naturaleza, así como aquellos a ser contratados a través de esquemas especiales, tales como arrendamiento operativo o financiero, concesión de obra pública o cualquier otro, en los cuales se utilicen recursos de “el Banco”, el Promotor del proyecto empleará preferentemente los procedimientos de licitación o concurso público internacional, en cualquiera de sus diferentes modalidades.
El sistema de licitación o concurso público internacional asegura la participación del mayor número de oferentes, de manera que el Promotor del proyecto pueda obtener las mejores condiciones de calidad y precio.
Los procedimientos y las condiciones específicas permitirán la libre concurrencia de los participantes; en consecuencia, no podrán establecerse condiciones que impidan o restrinjan la oferta de bienes y servicios, requeridos para el proyecto de que se trate.
Para la presentación de ofertas en licitaciones internacionales se deberá establecer un plazo de por lo menos 45 días calendario a partir de la fecha de la última publicación de invitación o de la fecha en que se disponga en los documentos de concurso o licitación.
b. Licitación o Concurso Público Internacional con Oferta Financiera. Cuando el Promotor del proyecto, para ejecutar el mismo, solicite que las ofertas técnicas y económicas vengan acompañadas de una oferta financiera, el BCIE podrá otorgar carta de respaldo financiero a los oferentes de los países miembros de “el Banco”, así como también a los oferentes de otros países, cuando cuente con recursos disponibles, en los términos establecidos en el Artículo No. 16 de estas Normas.
En estos casos, si las respectivas bases de licitación o concurso no contienen las regulaciones estipuladas en las presentes Normas, el BCIE condicionará su participación como oferente financiero, a que se adicionen las mismas, de manera que se incluyan con claridad tales regulaciones.
Asimismo, el BCIE podrá emitir su no objeción a los procedimientos acordados entre el Proveedor y el Promotor del proyecto, siempre que esos procedimientos se ajusten a los requisitos técnicos del mismo y garanticen que, tanto el costo y calidad de los bienes y obras, como las condiciones financieras de los recursos, sean, a juicio de “el Banco”, razonables. El BCIE, a su discreción, podrá cubrir con recursos ordinarios, la parte que no sea fondeada con recursos de proveedores.
c. Licitación o Concurso Público Internacional Limitado. Se procederá a una licitación o concurso público limitado a oferentes provenientes de uno o varios países específicos, cuando por disposiciones de la fuente externa de recursos que utilice “el Banco” se requiera que los bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría a ser contratados provengan de dichos países.
d. Licitación o Concurso Público Nacional. El Prestatario podrá restringir la publicidad de las licitaciones al ámbito nacional, con la autorización de “el Banco”, sólo cuando la licitación:
i. Tenga un presupuesto estimado por debajo de los montos límite establecidos en el Artículo No. 24 de estas Normas.
ii. Cuando los bienes y servicios a adquirirse sean estrictamente del país de origen del prestatario;
iii. Se financie exclusivamente con fondos propios del Prestatario;
iv. Se trate de proyectos que, por su magnitud física y financiera, no sean atractivos para oferentes internacionales;
v. Sea evidente que la licitación o concurso público internacional resultará oneroso por la carga administrativa y financiera que ella supone.
Todos los procedimientos de la licitación o concurso público internacional, deberán aplicarse a este método, salvo los relativos a su publicación para la que el Prestatario podrá establecer un plazo de 30 días calendario para presentar ofertas, a partir de la fecha de la última publicación de invitación o de la fecha en que se disponga en los documentos de concurso o licitación.
e. Licitación o Concurso Privado. La licitación o concurso privado es una figura similar a la licitación o concurso público, excepto que las invitaciones se hacen en forma expresa a determinadas empresas y no por anuncio público. Estas empresas deben ser firmas calificadas; seleccionadas en forma no discriminatoria; incluyendo, siempre que sea posible, a empresas elegibles extranjeras; e invitando a un número de firmas suficientemente amplio como para asegurar precios competitivos.
En general, se aplican a esta figura los mismos principios y políticas que a la licitación pública, salvo las reglas sobre márgenes de preferencia, que no proceden. Este método de adquisición, que debe ser previamente autorizado por “el Banco”, puede resultar apropiado en casos como los siguientes:
i. Contratos de menor cuantía,
ii. Fracaso de la licitación pública,
iii. Bienes y/o servicios a ser adquiridos altamente especializados o complejos,
iv. Número limitado de proveedores de un determinado bien o servicio requerido,
v. Bienes y/o servicios críticos requeridos con urgencia, o
vi. Estandarización de equipo.
Artículo 23. OTROS MÉTODOS DE ADQUISICIÓN
“El Banco” considerará la utilización de otros procedimientos de contratación, diferentes a los descritos en el Artículo No. 22 de estas Normas, siempre que en los mismos se establezcan las garantías básicas de transparencia que deben reunir las licitaciones o concursos.
Estos “otros métodos” incluyen la:
a. Comparación de precios o calificaciones a nivel internacional y local
Este método de adquisición es un tipo de licitación o concurso privado que consiste en obtener cotizaciones de precios de generalmente tres o más empresas nacionales o extranjeros a fin de obtener el precio más competitivo. No requiere el uso de documentos de licitación formales. Es un método apropiado para la contratación de consultores individuales y la adquisición de bienes en existencia que están a disposición del público en almacén o de bienes de especificación estándar o de valor pequeño o para la contratación de obras pequeñas y sencillas.
b. Contratación directa
Este método consiste en contratar una firma sin seguir un procedimiento competitivo. Puede ser el método apropiado para responder a ciertas circunstancias, tales como ampliación de contratos de consultoría, de obra o suministros de bienes, estandarización de equipos y repuestos, situaciones de emergencias y otros.
Además de lo anterior, “el Banco” prevé, en forma no limitativa, circunstancias especiales en que la licitación puede no ser el método de adquisición más apropiado. Para estos casos, “el Banco” puede convenir, a pedido del Prestatario, alguno de los “otros métodos” antes descritos.
Estas “circunstancias especiales” incluyen:
i. Cuando se ha justificado la necesidad de uniformar equipo y piezas de repuesto, para compatibilizarlos con equipo y repuestos ya adquiridos;
ii. Cuando debido a situaciones de emergencia en el país o en la zona del proyecto, la primera licitación quede sin efecto y se considere que un nuevo llamado a licitación no resultaría favorable, o existan suficientes razones para presumir que cualquier llamado a licitación no tendría éxito;
iii. Cuando se considere ampliar un contrato de obra que ha sido celebrado como resultado de una licitación pública;
iv. Cuando sea evidente que, por cambios imprevisibles en las condiciones del mercado, se ha producido escasez de determinados productos o porque es conveniente asegurar un mantenimiento adecuado del equipo y maquinaria a ser adquiridos; y
v. Para la adquisición de equipo, materiales especializados, libros y publicaciones para proyectos educativos, científicos y tecnológicos, o investigaciones aplicadas.
vi. Cuando se trate de adquisiciones de bienes y contratación de obras relacionadas con la restauración y conservación de atractivos turísticos naturales o culturales. Para estos casos, “el Banco” aprobará otros procedimientos, congruentes con los propósitos del préstamo;
vii. Cualquier otra invocada por el prestatario que puedan ser identificadas y comprobadas por “el Banco”.
Para el desarrollo de los métodos de adquisición descritos en este artículo, la Administración superior conocerá la propuesta de las áreas técnicas y la recomendación del Comité Coordinador de Crédito, caso por caso, a fin de que las instancias competentes de la aprobación cuenten con los elementos de juicio correspondientes para la respectiva toma de decisiones.
ARTÍCULO 24. LÍMITES MÍNIMOS PARA PROCEDER A LICITACIONES Y/O CONCURSOS PÚBLICOS INTERNACIONALES.
El procedimiento de licitación pública internacional deberá ser utilizado por el promotor del proyecto, para la adquisición de bienes cuando el valor de los mismos exceda de TRESCIENTOS CINCUENTA MIL DÓLARES (US$350,000.00) y para ejecución de obras del proyecto de que se trate, cuando el valor de las mismas exceda de UN MILLÓN DE DÓLARES (US$1,000,000.00).
De igual manera, el promotor del proyecto utilizará el procedimiento de concurso público internacional para la contratación de empresas consultoras para proyectos financiados por “el Banco” cuando el monto sea superior a CIEN MIL DÓLARES (US$100,000.00),
ARTÍCULO 25. ADQUISICIONES O CONTRATACIONES POR MONTOS INFERIORES A LOS MONTOS LIMITES MINIMOS.
Cuando los procesos de adquisición que el Prestatario intente llevar a cabo tengan un presupuesto estimado menor a los montos mínimos establecidos en el Artículo No. 24 de estas Normas, el prestatario podrá acordar con “el Banco” la aplicación de otros métodos tales como los que se describen a continuación:
a. Para la contratación de obras con montos estimados superiores a US$ 200,000.00 y bienes a US$70,000.00, el Prestatario podrá acordar con “el Banco” la utilización de los métodos de adquisición establecidos en los Artículos No. 22, literales d. y e., y No. 23, de estas Normas, invitando deseablemente para la licitación privada, a por lo menos tres oferentes, con plazos adecuados que aseguren competencia, pudiendo además acordarse con “el Banco” una modalidad de registro de proveedores y/o contratistas.
El Prestatario deberá velar y responsabilizarse ante “el Banco”, de que las contrataciones descritas en este literal no se derivan de una división artificial de los bienes y/o servicios a ser contratados.
b. Las contrataciones de obras y de bienes por debajo de los montos establecidos en el literal a. anterior, se regirán por la legislación nacional del país del prestatario.
c. Para la contratación de servicios de consultorías con montos estimados superiores a US$ 30,000.00, el Prestatario podrá aplicar la modalidad de concurso público local. En el caso de que la contratación se estime en un monto inferior a esta suma, el Prestatario podrá seleccionar a los consultores mediante un proceso de comparación de calificaciones. A estos efectos, el prestatario deberá presentar para la no-objeción de “el Banco” la documentación que respalda el proceso de selección, incluyendo términos de referencia y condiciones, la currícula de los candidatos y el nombre del oferente seleccionado de una lista de al menos tres con calificaciones similares.
ARTÍCULO 26. PUBLICIDAD.
Con el propósito de obtener la más amplia participación de oferentes, el Prestatario o el Promotor del proyecto, con la no objeción por parte del BCIE, deberá preparar y publicar en el Development Business de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” le señale, avisos de precalificación, concurso y/o licitación incluyendo la referencia al financiamiento de “el Banco” y conteniendo los detalles básicos del proyecto de conformidad con lo descrito en los Artículos Nos. 27, inciso a., si es precalificación, 29 inciso b. si es licitación y 42 inciso a.1 si es concurso, de estas Normas. Por su parte “el Banco” contribuirá con este propósito de conformidad con lo establecido en los Artículos No. 66 y 67 de estas Normas.
ARTÍCULO 27. PRECALIFICACIÓN O CONCURSO DE ANTECEDENTES.
Con la finalidad de identificar a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que tengan capacidad para la ejecución de los proyectos a ser financiado por “el Banco” que requieran la adquisición de bienes y servicios relacionados y servicios de consultoría, el Promotor del proyecto deberá proceder a una precalificación de éstos y luego, únicamente con los que aprueben ese primer paso, se llevará a cabo la consideración de ofertas técnicas, económicas y/o financieras, según sea el caso, ya sea para licitaciones o para concursos.
Por las razones antes expuestas, la documentación a ser entregada contendrá exclusivamente la información para la precalificación del participante y como mínimo su organización y la capacidad financiera, legal y técnica, debiendo demostrar su capacidad para contratar, experiencia general y específica, personal esencial y maquinaria disponible para el o los proyectos, contratos ejecutados, contratos en ejecución, y compromisos y litigios existentes, así como cualquier otra información, que en las bases para la precalificación, indique el Promotor del proyecto.
Para que el Promotor del proyecto obtenga esta información, se deberán seguir los siguientes pasos:
a. Invitación a precalificación. El anuncio de la precalificación deberá ser publicado por el promotor del proyecto en al menos uno de los periódicos de circulación nacional y, de ser posible, en el resto de los países centroamericanos, por lo menos dos veces no consecutivas, así como en el “Development Business” de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” le señale. En todas las ocasiones, deberá enviarse copia del correspondiente aviso a las embajadas o consulados de los países miembros de “el Banco” en el país del prestatario, si las hubiere. Los avisos contendrán como mínimo, lo siguiente:
a.1 Una descripción general del proyecto, de la obra y lugar de realización.
a.2 Los requisitos que deberán llenar los participantes para poder precalificar.
a.3 El lugar, hora y fecha en que los participantes puedan retirar los documentos de precalificación , así como el costo de los mismos.
a.4 El plazo para presentar los documentos de precalificación que deberá ser de por lo menos treinta (30) días calendario, contados a partir de la entrega de las bases del concurso de antecedentes o formulario de precalificación.
b. Contenido del formulario de precalificación. El formulario de precalificación deberá contener, como mínimo:
b.1 Antecedentes legales del participante, incluyendo escritura de constitución, naturaleza jurídica, nacionalidad y domicilio.
b.2 Antecedentes técnicos (capacidades técnicas y administrativas).
b.3 Situación financiera de la empresa participante, presentando los estados financieros del último año de operaciones de la misma, debidamente auditados. Para el caso de participación de Consorcios, se deberá presentar los estados financieros de las empresas que lo conforman
b.4 Experiencia en la realización de consultorías o en la construcción, fabricación e instalación de bienes u obras similares al concurso o a la licitación de que trate, respectivamente.
b.5 Trabajos que esté realizando u obligaciones asumidas por el participante.
b.6 Hoja de vida de cada uno de los profesionales que se asignarán para la ejecución del servicio, consultoría, obra o bien del proyecto.
b.7 Constancias de que el participante cuenta con personal y equipo suficiente para llevar a cabo satisfactoriamente los servicios de consultoría, obras o provisión de equipo contempladas dentro del proyecto, indicando, en el caso de obras, si el equipo es propio o alquilado, el número de unidades, año de compra, marca y valor comercial, así como las necesidades de compra de equipo.
b.8 Distribución del personal en las diferentes actividades del trabajo, indicando en cada caso, el número de horas efectivas destinadas y anexando el compromiso de trabajo de dicho personal.
b.9 Organización del participante (organigrama y funciones principales).
c. Plazo para efectuar la precalificación. El Promotor del proyecto deberá llevar a cabo la precalificación dentro de un plazo que armonice con el calendario de ejecución y programa de inversiones acordados con “el Banco”, debido a lo cual, previamente a iniciar las acciones que conlleven a la precalificación de firmas para un proyecto o grupo de proyectos, el Promotor del proyecto deberá presentar a “el Banco”, para su consideración, el calendario de ejecución y el programa de inversiones.
d. Selección de los precalificados. Sólo podrán ser precalificados y/o inscritos en el Registro de Proponentes, participantes que demuestren, de acuerdo a los requisitos establecidos en los formularios de precalificación, las capacidades técnica, financiera, legal y administrativa para ejecutar los servicios de consultoría, las obras o el suministro de los bienes requeridos para el proyecto.
e. Descalificación. Cuando un participante ha sido precalificado, no podrá ser descalificado para la licitación o concurso correspondiente, salvo que la precalificación o registro se haya originado en información incorrecta o se presenten circunstancias posteriores que hagan improbable que éste pueda cumplir con la realización de los servicios de consultoría, la ejecución de la obra o el suministro de los bienes.
Debido a lo anterior, las bases de la precalificación deberán contemplar, con todo detalle, esta posibilidad, estableciendo asimismo claramente los pasos del proceso de descalificación a seguir, si se diera el caso.
f. Informe Técnico y Notificación. El Promotor del proyecto, por medio de su Comité Ejecutivo al cual se hace referencia en el Artículo No. 54 de estas Normas, preparará un informe sobre los participantes que presentaron la documentación requerida, indicando cuáles fueron precalificados. Asimismo, señalará quiénes no fueron precalificados y las razones que sustentaron la decisión respectiva. El informe será enviado a “el Banco” a la brevedad, para que éste exprese su conformidad o reservas al respecto.
Una vez que “el Banco” dé su no objeción al informe técnico, el Promotor del proyecto notificará los resultados en forma simultánea a todos los participantes y formará entonces el Registro de Proponentes para ese proyecto o grupo de proyectos.
g. Vigencia de la precalificación. Pasado el plazo de un año de efectuada una precalificación sin que se haya llamado a licitación o concurso, “el Banco” dará por vencida la misma, debiendo volverse a llevar a cabo dicho proceso, por lo que el Promotor del proyecto deberá hacer un nuevo llamado, tanto para que los ya precalificados actualicen la información original como para admitir nuevos.
h. Falta de participantes. A menos que el Comité Ejecutivo Interno de Adquisiciones de “el Banco”, autorice otra cosa por escrito, en caso de que en la primera convocatoria resulten precalificados menos de tres participantes, se efectuará una segunda convocatoria siguiendo el mismo procedimiento que para la primera. En caso de que en la segunda convocatoria vuelvan a participar menos de tres proponentes, el proceso podrá seguir adelante con ellos si así lo permite la legislación nacional, caso contrario se deberá seguir lo indicado en dicha legislación.
i. Precalificación para varias licitaciones. El Promotor del proyecto, por medio de su Comité Ejecutivo, podrá acordar con “el Banco” realizar una sola precalificación de participantes para varias licitaciones o concursos, cuando prevea que, en el período de hasta un año, deberá llevar a cabo varios de estos procesos para la ejecución de consultorías o la construcción de un conjunto de obras de la misma naturaleza que, por su ubicación geográfica u otros factores aceptables a “el Banco”, no puedan desarrollarse en una sola oportunidad.
Los participantes así precalificados podrán participar, si así se hubiera establecido en las bases, en una o más del grupo de licitaciones o concursos programadas. El Promotor del proyecto podrá requerir, en cada llamado a licitación o concurso, que los participantes precalificados actualicen los datos que pudieren haber variado desde el momento de la precalificación y, en especial, una demostración de que su capacidad de ejecución continúa siendo la exigida en las bases y que su carga de trabajo actual le permitirá asumir una contratación adicional.
ARTÍCULO 28. CO-CALIFICACIÓN.
“El Banco” puede aceptar la utilización del procedimiento denominado co-calificación, para lo cual deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
a. Este procedimiento deberá estar claramente establecido en las bases del concurso o licitación correspondiente.
b. Todo oferente presentará en el acto de apertura, al menos dos o más sobres cerrados, cada uno con el siguiente contenido:
b.1 Precalificación de la Empresa: (Sobre No.1): Con la finalidad de identificar a oferentes que tengan capacidad para la ejecución de los servicios de consultoría o de construcción a ser financiados por “el Banco” y/o para el suministro de los bienes requeridos por el proyecto. Este sobre contendrá exclusivamente la información indicada en el Artículo 27, inciso b. de estas Normas, la que deberá especificarse en las bases. El contenido de este sobre no deberá hacer referencia alguna a la oferta técnica ni a la propuesta económica del Proyecto.
b.2 Oferta Técnica y Económica: (Sobres No.2 y No.3, respectivamente): Acerca de las ofertas relacionadas directamente a los aspectos de la ejecución del proyecto, conforme lo decida el Promotor del mismo, podrán haber uno o dos sobres, lo cual corresponderá a que se desee o no, obtener por separado, tanto la información en cuanto a la oferta técnica del proyecto, que iría en el Sobre No. 2, como también a la oferta económica que se presentaría en el Sobre No. 3. Asimismo, en el caso en que el Promotor proporcione la solución técnica y únicamente se requiera la oferta económica de ésta, la misma se presentará en el Sobre No. 2.
Igualmente, en los casos de proyectos que se deseen ejecutar por medio del sistema “llave en mano” que incluye la solución técnica del proyecto, puede ser conveniente la no preparación anticipada de especificaciones técnicas y diseños completos, y esperar que los oferentes presenten diferentes soluciones. En tal caso es preferible utilizar el sistema de tres sobres, donde el sobre No. 2 contenga la presentación de ofertas técnicas sin precios, sujetas a las aclaraciones técnicas y ajustes que sean necesarios y el No. 3, la oferta económica de las soluciones técnicas presentadas.
b.3 Otros: Cualquier otro procedimiento diferente a los especificados en los incisos b.1 y b.2 anteriores, que el Promotor del proyecto desee desarrollar para la presentación de ofertas, deberá ser presentado a “el Banco” para su consideración, previo a la conformación de las bases de licitación o concurso, debiendo estar dispuesto a acatar lo que al respecto recomiende el BCIE.
c. En el primer acto público de apertura se abrirá solamente el sobre No. 1, permaneciendo sin abrir los sobres restantes, según sea el caso, hasta finalizar la calificación.
d. Con base en la información proporcionada en el Sobre No. 1 se procederá, de conformidad con el plazo establecido en las bases de la licitación o concurso, a la calificación de los oferentes.
e. Concluido el proceso de calificación, el Promotor del proyecto notificará los resultados en forma simultánea a todos los oferentes, devolviéndoseles los respectivos sobres restantes, sin haber sido abiertos, a todos aquellos participantes que no calificaron.
f. Ninguno de los oferentes a los que se les haya notificado su calificación podrá ser descalificado, excepto en el caso de que la respectiva calificación se haya basado en información incorrecta presentada por éste, o por circunstancias que justifiquen esa decisión.
g. Cualquier apelación o protesta promovida por los oferentes no calificados deberá ser resuelta antes de abrir los sobres restantes.
h. Una vez transcurrido el plazo establecido en las bases relacionado con la notificación de los resultados oficiales de la calificación, en otras ceremonias públicas se abrirán los sobres restantes, siguiendo los procedimientos establecidos en estas Normas en los Artículos Nos. 34 al 38 si es licitación y 45 al 46 si es concurso.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS PARA LICITACIONES
ARTÍCULO 29. DOCUMENTOS DE LICITACIÓN.
El Prestatario o el Promotor del Proyecto utilizará para el desarrollo de los procesos licitatorios financiados con recursos de “el Banco”, la documentación estándar con que cuenta el BCIE, la cual, previa a su publicación, deberá ser sometida a la no objeción de éste. A continuación se describe el tipo y alcance de la documentación en mención:
a. Bases de licitación, avisos, borradores de contrato y otros: Previo a su publicación e inicio de venta de documentos de licitación e invitaciones para presentar ofertas, el Promotor del proyecto deberá contar con la no objeción de “el Banco” a los mismos.
El precio de venta de los documentos de licitación no deberá exceder del costo de reproducción de los mismos.
El Promotor del proyecto únicamente enviará o entregará invitaciones para presentar ofertas a los oferentes precalificados, y en el caso que no hubiere precalificación se deberá cumplir con lo establecido en el Artículo 28 de estas Normas.
b. Aviso de Licitación: Se requerirá que el promotor del proyecto publique un aviso específico de licitación, el cual deberá ser publicado una vez en el diario oficial y al menos una publicación en dos de los periódicos de circulación nacional en el país del Promotor del proyecto, así como también, de ser posible, dos veces no consecutivas en los periódicos locales del resto de los países centroamericanos, y en el Development Business de las Naciones Unidas u otra publicación que “el Banco” señale. En todos los casos, el Promotor del proyecto deberá enviar el correspondiente aviso a las embajadas o consulados de los países miembros de “el Banco” y dar copia de dichas comunicaciones a “el Banco”. Los avisos específicos de licitación deberán incluir, como mínimo, la siguiente información:
b.1 Descripción clara del proyecto objeto de la licitación, incluyendo su ubicación geográfica;
b.2 Referencia a que el proyecto objeto de la licitación será financiado parcialmente con un préstamo del Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) y que por lo tanto la adquisición de bienes y servicios relacionados con dicho financiamiento deberá sujetarse a las disposiciones de la política correspondiente de “el Banco”;
b.3 Nombre del organismo ejecutor y/o Prestatario del Proyecto;
b.4 Requisitos específicos a solicitud del Promotor del proyecto;
b.5 El lugar, día, hora y dirección de la oficina en que se podrán retirar los documentos de la licitación, incluyendo las bases, los planos y especificaciones así como el modelo de contrato que se pretende celebrar: y,
b.6 La oficina donde deberán entregarse las ofertas y la autoridad que ha de resolver su aprobación y adjudicación.
c. Contenido del documento de Licitación. El documento de licitación deberá incluir como mínimo, lo siguiente:
c.1 Instrucciones a los oferentes: Dentro de éstas se deberá incluir la obligación a cargo de cada oferente de presentar una declaración jurada en la que manifieste no haber sido declarado no elegible por “el Banco” por supuestas prácticas corruptivas.
c.2 Establecer claramente que, los proponentes y el Promotor del proyecto deberán cumplir con lo establecido en el Artículo No.6.
Translation - Spanish Summary: Norms for the Application of the Policy for Procurement of Goods, Related Services and consulting Services with the Bank’s resources
“RESOLUTION No. PRE-3/2003
The Executive President of the Central American Bank for Economic Integration, (CABEI),
WHEREAS:
By means of Resolution No. DI-98/99 of October 7, 1999, partially modified by Resolution DI-55/2002 of May 31, 2002, the Board of Directors approved the Policy for the Procurement of Goods, Related Services and Consulting Services with resources of the Central American Bank for Economic Integration;
Said Policy authorized the Administration to issue the norms necessary for regulating the procurement of goods, related services and consulting services;
RESOLVES:
FIRST: To approve the following:
NORMS FOR THE APPLICATION OF THE POLICY FOR THE PROCUREMENT OF GOODS, RELATED SERVICES AND CONSULTING SERVICES WITH RESOURCES OF THE CENTRAL AMERICAN BANK FOR ECONOMIC INTEGRATION
CHAPTER I
GENERAL CONSIDERATIONS
ARTICLE 1. DEFINITIONS. For the purposes of the present Norms, the following definitions shall be adopted:
CABEI or the Bank: The Central American Bank for Economic Integration.
Agreement: The CABEI Constitutive Agreement.
Founding member countries: Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua and Costa Rica.
Non-regional member countries: Mexico, the Republic of China, Argentina, Colombia and all those that may subsequently become Bank members as such.
Qualification process or background contest: Formal procedure whereby information about the background of consulting firms or individual consultants and construction companies or suppliers is requested, received and evaluated for rating them pursuant to a contest or tendering process.
Tendering Process: Formal and competitive procurement process whereby a public notice is used to call for, receive and evaluate tenders for the procurement of goods and related services.
Contest: Formal and competitive process whereby a public notice is used to call for, receive and evaluate tenders for the procurement of consulting services.
Most suitable tender: That tender which, in addition to complying with all the legal requisites and all the technical specifications required by the project, offers the best economic terms.
International public tendering process: A tendering process that permits the participation of suppliers from different countries.
Private tendering process: A tendering process in which the invitations to participate as a supplier are made expressly to specific companies and not by public notice.
Joint qualification: Procedure whereby the companies or firms simultaneously present their backgrounds with the technical and economic proposals in order to qualify them for the execution of a project or program and evaluate the corresponding tenders.
Supplier: A natural or juridical person that, having complied with the eligibility conditions established in the Policy and in the present Norms, offers the goods or services requested in a contest or tendering process for which it has been qualified.
Consultant: A public or private natural or juridical person that is entrusted to provide consulting services in a field about which it has specialized knowledge.
Contractor: A public or private natural or juridical person that is entrusted to provide a service or to carry out a specific work in a field about which it has experience and specialized knowledge.
Consortium: Suppliers, contractors or consultants from the CABEI founding member countries in association with contractors and consultants from other countries, in particular from non-regional member countries, to promote the transfer of technology and knowledge to the region.
Project Promoter or Executing Body: A public or private natural or juridical person that seeks to procure a good or service.
Executing Unit: The unit of the project promoter or executing body in charge of taking all the necessary actions to carry out a project, such as the control of the physical, financial and administrative execution, of contests, tendering processes and any other required action.
Borrower: A public or private natural or juridical person that has subscribed a loan with CABEI.
CABEI Ordinary Resources: The Bank’s own resources and those contracted in capital markets that do not establish criteria requiring procurement in a specified country (freely available).
Resources from Providers: These are resource lines contracted with external sources interested in promoting the exports of their respective countries.
CABEI Mixed Resources: This is a combination of ordinary resources and resources from the Bank’s providers.
Executing Committee for the Tendering Process or Contest: This committee is named by the project promoter, with the Bank’s non-objection, so that the promoter may coordinate and develop all activities related to a project’s procurement processes.
Internal Executing Procurement Committee: Established in conformity with the Bank’s Policy, as set forth in Resolution DI-98/99 of October 7, 1999, with the responsibility of giving follow-up to and complying with the Bank’s policies, norms and procedures regarding procurement.
Challenge: This involves any claim, objection, dissent or any other demonstration of disagreement presented by a supplier in writing during any stage of the procurement process to a competent authority in the country where the procurement is being carried out, with a copy to the Bank.
Goods and Related Services: All the goods necessary for a project’s execution, including the construction of works and the services directly related to supply of the same, such as transportation, insurance, equipment installation and assembly and initial operation and maintenance, as well as those to be contracted by means of special mechanisms, such as operating or financial leasing, public works concessions or any other.
Policy: The Policy for the Procurement of Goods, Related Services and Consulting Services with the Resources of the Central American Bank For Economic Integration, approved by the Board of Directors in Resolution No. DI-98/99 of October 7, 1999 and its modifications.
ARTICLE 2. PURPOSE, OBJECTIVE AND APPLICATION.
The purpose of the present Norms is to establish the procedures to be observed by CABEI borrowers for the procurement of goods, related services and consulting services that are required for the execution of projects financed by the Bank, in conformity with the provisions of the Policy.
The provisions contained in these Norms shall apply to the operations partially or totally financed by the Bank, considering, in each case, the sector to which the loan corresponds and notwithstanding the dispositions in Article 6 of these Norms.
When a project’s financing is granted together with another institution, there shall be an attempt to attain preferential application of the Bank’s procurement provisions. Alternatively, there could be independent application on each portion of the financing of the provisions that regulate this process in each institution.
In cases where an international lending organization provides the majority of the financing in a parallel fashion with the Bank for the execution of project, all procurement processes may observe the norms of that organization, provided that the same respect principles similar to those established in the Policy.
In every case, the Bank shall ensure the project’s economy and efficiency, the quality of goods and services, that the contracts provide adequate protection to the project and compliance with the completion dates that have been established for the development of the same.
ARTICLE 3. IMPORTANCE OF THE PROCUREMENT REGIME.
The procurement of works, goods and services is one of the activities that has the greatest impact on a project’s appropriate execution. A project’s quality, achievement of its expected objectives, its cost and its prompt completion depend in good part on the procurement regime. The application of sound policies and practices with transparent procedures is an indispensable tool for creating reliable and stable markets, capable of attracting efficient suppliers and contractors. It will also ensure that the principles of responsible management and effective use of public funds are upheld. Finally, it is important for the Bank, as an international development agency, to give suppliers in its member countries the opportunity to supply goods and services under competitive conditions.
CHAPTER II
NORMS COMMON TO ALL PROCUREMENT
ARTICLE 4. EFFICIENT AND ECONOMIC USE OF THE BANK’S RESOURCES.
The Bank’s resources for project financing consist of ordinary resources, resources from CABEI providers or mixed resources.
The basic principles applicable to the use of Bank’s resources are transparency, competition, equality, due process and publicity, so that the resources are used with due attention to considerations of economy and efficiency.
The processes for the procurement of goods, works and services to which, exceptions excepted, the cited principles are most applicable are those of public tendering or contests.
ARTICLE 5. NATIONAL LEGISLATION.
The borrower may apply in a supplementary form the formal procurement requisites or procedural details set forth in national legislation, but not covered by the Bank’s Policy or procedures regarding this matter, provided that their application neither interferes with the basic guarantees of transparency, publicity, equality, competition and due process that procurement procedures must meet, nor contravenes these Norms.
ARTICLE 6. LEGAL RELATIONS.
The legal relations between the Bank and its borrowers shall be governed by the respective loan contracts or any other form of financial participation, hereafter Contracts, which shall establish the application of the Norms and procedures for procurement with Bank resources, in addition to specific regulations regarding procurement procedures that are deemed necessary to feature. However, the rights and obligations with regard to the goods and services to be acquired for the project shall be determined by the respective tender documentation and supply contracts as defined by the borrower. In this regard, no supplier or other entity that is not party to the loan contracts can derive rights or demand payment from the Bank based on the same.
ARTICLE 7. RESPONSABILITIES.
The borrowers or, as the case may be, the project promoters bear the responsibility for project execution and administration, including the entire procurement process, from the preparation of the terms of reference and/or tender documentation to the awarding and administration of the respective contracts.
For its part, the Bank reserves the right to supervise and give its non-objection to the entire procurement process in order to ensure achievement of the loan’s objectives and compliance with the Bank’s norms and procedures, as well as to verify that the borrower has chosen the most suitable tender.
In order to select the tender considered most suitable, the terms of reference and the tender documentation must clearly establish the factors that, in addition to price, shall be taken into account in the evaluation and the weighting given to each factor.
ARTICLE 8. PROVISIONS OF EXTERNAL RESOURCE SUPPLIERS.
When the Bank’s external financing sources have established special procedures for tendering or contest processes, their own contracting methods, regulations about the nationality of contracting and consulting companies and forms of association between them, as well about the goods and services to be used in the projects, the Bank, the borrowers and, as the case may be, the project promoters must verify, prior to awarding tenders, that the suppliers, contractors and consultants, as well as the goods and services to be used for the project, also comply with the requirements of the external sources.
ARTICLE 9. PROCUREMENT PLANNING.
The borrower or, as the case may be, the project promoter must present a General Procurement Plan for the Bank’s non-objection prior to carrying it out, describing the procedures that shall govern the procurement of the services necessary for project execution, including procedures relative to the selection and contracting of suppliers, construction companies and consulting companies.
The General Procurement Plan provided by the borrower or, as the case may be, the project promoter must include, as a minimum, the following information:
a. A list of all the goods, services, construction works and consulting services that shall be required to carry out the project;
b. The characteristics and estimated amounts of the different contracts under which the procurements shall be grouped;
c. The qualification, tendering and contest processes that shall be held in order to award the different contracts;
d. The programmed dates to carry out the principal stages of the procurement process, including the estimated dates for delivery of the related goods, services, construction works and consulting services.
During project execution with the Bank’s prior approval, there may be adjustments to the General Acquisition Plan that are considered necessary for a project’s development.
ARTICLE 10. PROCUREMENT PRIOR TO SIGNING THE LOAN CONTRACT.
Under exceptional circumstances, the Bank may recognize the procurement of goods or the contracting of works or services undertaken by the borrower or project promoter prior to a loan’s approval by the Bank. This would be charged to the financing provided to the borrower or to the local counterpart funds, provided that said procurement has complied with all the respective procedures and policies set forth by the Bank to that affect. Until loan is approved, all operations carried out would be entirely the borrower’s risk.
In every case, the Bank’s non-objection is required, and the procurement must be in conformity with the established guidelines and general criteria regarding temporary or short term financing in force at the Bank.
ARTICLE 11. GLOBAL CREDIT PROGRAMS.
In the event of loans channeled by intermediary financial institutions destined to grant sub-loans to beneficiaries in the public sector, procurement can be the object of exception in terms of public tendering or contest processes, with the Bank exercising the pertinent supervision to ensure that the objectives of the Policy and these Norms are achieved.
In the event of loans channeled to the private sector, such as small and medium enterprises, the corresponding procurement shall be the responsibility of the beneficiaries themselves, following market practices used by the private sector, which shall be randomly supervised by the Bank.
ARTICLE 12. PROCEDURES FOR SPECIAL OPERATIONS.
When the Bank provides financing for contracting private companies that are granted public works concessions, BOT (Build-Operate-Transfer) or BOO (Build-Operate-Own) operations or related operations that involve special and exclusive rights or other types of concessions, the Bank must ensure the that correct public tendering procedures have been followed in those areas that could directly affect the contractual relationship between the possible borrower and the Bank.
In the event that project execution or the procurement of goods by the tendering administration requires that the technical tender be accompanied with a financial tender, the Bank may provide a letter of financial backing to the companies interested in participating in the tendering process if they are eligible for the Bank’s funding, provided that sufficient resources are available for that effect and that the project is considered eligible under the Bank’s credit policies.
In those tendering processes in which the Bank presents a financial tender jointly with the technical tender of a supplier of goods and services, considering that there shall eventually be participation of other financing sources of the competition, whether at a regional and/or international level, the following Articles of the Policy shall not be applied: 12, “General Procurement Plan”; 13 “Documentation”; 22 “Executing Committee for the Tendering or Contest Process”, and 30 “Notices and Publications about Projects.”
ARTICLE 13. SUPPLIERS FROM THE BANK´S MEMBER COUNTRIES.
The Bank promotes the participation of suppliers from its member countries in procurement processes, and, in order to foster the development of national industry in its founding countries, especially promotes the participation of suppliers from said countries. National companies from the Bank’s member countries may participate in tendering or contest processes either independently or in consortium with companies from other countries.
The Bank regards as suppliers from its member countries public or private natural or juridical persons established or constituted in the same.
ARTICLE 14. ELEGIBILITY OF CONTRACTORS OR CONSULTANTS.
In international public tendering processes for the construction of works or procurement of goods, or in contests held for contracting consulting firms for the execution of projects funded with Bank resources, companies from both member and non-member countries may participate in conformity with the provisions of the Policy.
When the most suitable tender presented in such a tendering process or contest is from a supplier from a non-member country of the Bank, the procurement process shall be reviewed to determine whether there are tenders from one or more suppliers or consortiums from member countries that fall within the range of 15% higher than the best tender, if based on cost, or 15% below, if based on assigned points. If so, the borrower shall give the best qualified of these suppliers an opportunity to match the conditions of the tender selected as most suitable.
If the negotiation is unsuccessful, the borrower shall carry out similar negotiation with the next qualified supplier, continuing until no suppliers remain in the above defined range.
In order for the borrower to apply this guideline, it shall be necessary to incorporate the corresponding procedure in the tender documentation of the respective tendering or contest process, in conformity with the stipulations of the standard documentation prepared by the Bank.
This provision shall only be applicable in those operations approved for Bank financing prior to beginning their respective procurement of goods and services; accordingly, it would not be applied in those tendering or contest processes in which the Bank is providing financial support to only some of the suppliers, and, therefore, there is the possibility of the participation of other credit organizations. Furthermore, this provision shall be obligatory in every case in which it is applicable.
ARTICLE 15. NOTICES AND PUBLICATIONS ABOUT LOANS.
Both the Bank and also the borrower shall issue press releases to notify the public about a loan’s approval by the CABEI Board of Directors. The borrower must also publish the same information in the U.N. publication, Development Business, or another publication that the Bank indicates, as well as in other international publications agreed upon with the Bank. The Bank, in turn, shall place a specific notice on its web page with due advance notice of a given qualification, tendering or contest process and shall notify each of its member countries about this notice.
ARTICLE 16. THE BANK´S SUPPORT FOR TENDERING OR CONTEST PROCESSES WITH ORDINARY OR MIXED RESOURCES.
In the event of public tendering or contest processes that require the supplier to present the project promoter with a financial tender for project execution, the Bank may provide backing to the suppliers with letters of financial support, using whatever available resources, under the procedure described as follows:
1. The supplier must present a note to the Regional Management of the country where the project is going to be executed, formally requesting a letter of financial support from CABEI in order to participate in a tendering or contest process, indicating the amount of desired support, as well as the name, telephone and fax numbers and e-mail address of the person who shall be the contact between the company and CABEI.
2. The note must be accompanied by a project profile that is as extensive and complete as possible so that a determination can be made of current approximate project costs, a list of the internal and external goods and services to be acquired and/or contracted, their probable cost in the United States of America dollars, the exchange rate to be used and the possible supplier countries
3. It must also provide all the information regarding the development of the corresponding tendering or contest process, such as tender documentation or terms of reference, the date of delivery and opening of tenders, the time required to analyze the same and the probable date of awarding.
4. The note must provide a list, for each supplier, of the goods to be acquired, indicating their country of origin and all the data about the suppliers, such as: name, address, telephone numbers, fax numbers, e-mail address, name of the contact person and any other information that would be useful for the Bank to initiate the contact necessary with said suppliers.
ARTICLE 17. FAILURE TO OBSERVE THE PROCEDURES REQUIRED BY CABEI.
The Bank reserves the right to refrain from financing any procurement of goods or contracting of works or consulting services when, in its judgment, the corresponding procurement procedure has not observed the provisions in the Policy and in the present Norms.
ARTICLE 18. THE BANK’S SUPERVISION.
In conformity with its internal provisions and existing manuals, the Bank shall maintain strict supervision of both the procurement process, and also the administration of the resulting contracts in order to uphold the rules regarding economy and efficiency applicable to the use of the Bank’s resources and to effective project execution, as well as the Bank’s basic procurement principles and policies.
For its part, the borrower must cooperate fully with the Bank in the supervision process, conserving and providing the Bank with all the documentation and records with regard to the process, as well with the stage after the administration of the respective contracts. Said records and documentation are indispensable elements for the Bank to carry out adequate supervision.
The Bank shall specially supervise the preparation of and compliance with the General Procurement Plan, the tender or contest documentation, qualification reports and those involving the contract evaluation and awarding.
Normally, the Bank shall accompany the entire procurement process and review the different steps concurrently, giving its non-objection to press releases, tendering processes, contests, evaluation reports and contracts. However, in the event of duly qualified special projects, the Bank may, at its discretion, carry out the review subsequent to the formalization of the contract between the borrower and the supplier (ex-post review by sample). Normally, this is because the project includes numerous small works, which, due to their nature or geographical distance, can neither be grouped into large tendering processes, nor supervised concurrently.
If the ex-post review by sample demonstrates that CABEI’s rules have not been followed in one of the contracts, the Bank shall not finance the same and shall request the reimbursement of the amount disbursed for said contract. Likewise, if it is found that the Bank’s procedures were not followed, it reserves the right to increase the sample, at its discretion, or to review all the tendering processes and contracts involved in the operation. If said review demonstrates that a majority of the processes do not comply with the Bank’s procedures, it reserves the right to withdraw financing from the entire operation and request reimbursement by the borrower of all disbursed funds.
The ex-post review by sample procedure shall normally be applied only to purchasing and/or contracting processes below the minimum amounts for tendering processes established by the Bank, although it maintains the absolute right to decide when, under what conditions, and to which borrower, the methodology shall be applied.
Before deciding on its application, the Bank shall establish the expected capacity of the borrowers and/or promoters to carry out the procurement and contracting processes, taking into account additional factors, such as the legal framework governing procurement in the borrower’s country and the auditing processes to which it is subject.
The criteria regarding the selection and size of the sample, as well as the periodicity with which reviews are carried out, shall be exclusively at the discretion the Bank.
In every case, the Bank shall ensure that the borrower has adequate and reliable systems for procurement execution and supervision, capable of complying with the Bank’s requirements.
The supervision shall also cover any material change related to the execution of a procurement contract, and especially changes involving the termination date of said contract, which could involve cost increases.
Likewise, the Bank shall give strict follow-up to all that set forth at the beginning with the executing body in the project’s Global Investment Plan, the Execution Program of the works and the normal evolution of the Disbursement Program. It shall also follow up compliance with each and every one of the commitments that are established in the loan lontract between the Bank and the borrower.
In the exceptional cases where the Bank, for contractual reasons or those related to established policy, must suspend loan disbursements, it is the responsibility of the borrower to promptly inform the suppliers and contractors regarding any situation that could affect their payments.
ARTICLE 19. PROHIBITIONS.
In order to guarantee the transparency of the Bank’s operations, the following people are prohibited from direct or indirect participation in the supply of goods or services for projects financed by the Bank:
a. Any CABEI officer or employee;
b. Spouses or family members of the said officers or employees to the fourth degree of blood relationship or the second of legal relationship, inclusive; and
c. In public sector financing, individuals with family or business relations with the representatives of the borrower or executing body, to the fourth degree of blood relationship or the second of legal relationship, inclusive.
The prohibition contained in letters b) and c) shall be void when the individuals named therein demonstrate that they have been permanently dedicated to the business activity involved in the respective contract for at least a year before the date that the prohibition goes into affect.
In every case, when a Bank officer or employee has direct or indirect involvement with a project financed with the Bank’s resources, it shall be their obligation to excuse themselves from participating in any kind of processes, meetings or internal or external discussions, in which a decision shall be made relating to the given project.
ARTICLE 20. CORRUPT PRACTICES.
The Bank requires that all borrowers, suppliers, contractors and consultants participating in projects financed by CABEI uphold the highest the levels of ethical standards, whether during a tendering and/or contest process or during the execution of a contract. Without any pretension of being exhaustive, the following are some of the principal practices that the Bank perceives as corrupt:
a. Bribery (Sobornation). This consists of offering, giving, receiving or unduly soliciting any object of value capable of influencing the decisions that must be made by public officials, or those who act in their stead, with respect to a tendering or contest process or during the execution of a corresponding contract.
b. Extortion. (Coercion) This consists of threatening the person, honor or goods of an individual or members of his family with harm constituting a felonious offense, in order to influence decisions during a tendering or contest process or during the execution of the corresponding contract, whether or not the objective is achieved.
c. Fraud. This consists of misrepresenting data or facts in order to influence the tendering or contest process or the execution phase of the contract, to the detriment of the borrower and of other participants.
d. Collusion. This consists of coordinated actions between suppliers for the purpose of obtaining artificial, uncompetitive tender levels, which would deprive the borrower of the benefits of a free and open competition.
In the event of concrete accusations of corrupt practices occurring during the process of procuring works, goods or services or during the execution of a contract involving public sector project partially or totally financed by the Bank, it shall immediately investigate the accusations, as well as to make them known to the government of the borrower’s country, delivering all the existing evidence.
The Bank’s Internal Executive Procurement Committee shall be responsible for receiving and giving follow-up to accusations regarding this kind of behavior, in conformity with the procedure established in Article No. 56 of these Norms.
If the Bank’s Internal Executive Procurement Committee proves that the project promoter, someone acting in his stead, and/or a proposed participant in or awardee of a procurement process financed with Bank resources, has participated in corrupt practices, the Bank shall:
a. Reject any award proposal related to the procurement or contracting process involved; and/or
b. Declare the firm and/or all its personnel directly involved in the corrupt practices ineligible for participation in any procurement or contracting process financed by the Bank. This ineligibility could be temporary or permanent; and/or
c. Cancel and/or accelerate the payment of the portion of the loan destined to a contract when there is evidence that representatives of the borrower have been involved in corrupt practices, without the borrower having taken corrective action in a time period considered reasonable by the Bank and In conformity with the due process guarantees established in the respective national legislation.
The supplier must declare all commissions or gratifications that have been paid or to be paid to agents, representatives or commission agents involved with the tendering process or contract execution. The information supplied must include at least the name and address of the agent, representative or commission agent, and the amount and currency of the commission or gratification and its purpose. Said information must be included in the form for presenting tenders.
If the Bank so requests, the company awarded the contract must permit the Bank, or a party designated by it, to inspect or audit the accounting records and financial statements of the suppliers/contractors involved in executing the contract in question.
CHAPTER III
TENDERING AND CONTEST PROCESSES
ARTICLE 21. TENDERING AND CONTEST PROCESSES.
In order to guarantee the principles of economy, efficiency and transparency, the Bank adopts the public tendering and contest processes as general norms for contracting goods, related services and consulting services in projects receiving its financial support.
Contractors and consultants may offer their services in a large area of activities, in conformity with the following categories, which must not be considered restrictive:
a. Prefeasibility studies, including studies aimed at decision-making with regard to the execution of specific projects or the establishment of investment priorities and sector policies.
b. Technical and economic feasibility studies for the planning of a project and preparation for its execution. These studies could include, among others, the analysis of problem solving alternatives regarding a project, costs, profitability, sensitivity, preliminary designs, technical specifications and a tentative timetable for project execution.
c. Final designs, construction plans, tender documentation and/or terms of reference
d. Technical and/or administrative project supervision services, including inspection of construction or equipment installation work, certification of proof of acceptance, streamlining the purchasing process, certification of invoices presented by contractors and suppliers and the interpretation of contractual documents.
e. Technical assistance for consulting and support to the project promoter in terms of sector planning, development planning and institutional reinforcement; preparation of studies on organization, administration, human resources management and training.
f. Other studies, such as the preparation of documentation for the procurement of goods, identification of needs with regard to insurance and for the qualification of construction firms.
g. Construction of civil works of all kinds that are required by projects financed by the Bank.
h. Execution of electromechanical works, such as assembly, rehabilitation, testing and other works required for equipment acquired for the projects.
i. Sale of equipment
ARTICLE 22. KINDS OF TENDERING AND CONTEST PROCESSES .
a. International Public Tendering or Contest Process. For the procurement of any form of good, related services or consulting services, as well as those to be a contracted by means of special mechanisms, such as operative or financial leasing, public works concessions or any other, in which the Bank’s resources are used, the project promoter shall give preferential use to public international tendering or contest processes, in whichever of their different modes.
The system of public international tendering or contest processes ensures the greatest number of suppliers so that project promoter can obtain the best quality and price conditions.
The processes and specific conditions shall permit the participants’ free involvement; therefore no conditions may be established that impede or restrict the offer of goods and services required by a given project.
For the presentation of tenders in an international tendering process, a tendering period must be established of at least 45 calendar days after the date of the last published invitation to tender or after the publication date of the contest or tender documentation.
b. International Public Tendering or Contest Process with Financial Tender. When a project promoter, in order to execute a project, requests that the technical and economic tenders be accompanied with a financial tender, CABEI can provide a letter of financial backing to suppliers from the Bank’s member countries, as well as to suppliers from other countries, when resources are available and under the terms established in article No. 16 of these Norms.
In these cases, if the respective tender or contest documentation does not contain the regulations stipulated in the present Norms, CABEI shall condition its participation as a resource supplier on an addition to the same so as to clearly include said regulations.
Likewise, CABEI could give its non-objection to other procedures agreed upon between the supplier and the project promoter, provided that these procedures are appropriate for the project’s technical requirements and guarantee that both the cost and quality of the goods and works, as well as the financial conditions of the resources, are, in the Bank’s judgment, reasonable. At its discretion, CABEI may use its ordinary resources to cover the part that is not funded by resource providers.
c. Limited International Public Tendering or Contest Process. This involves a public tendering process or contest limited to suppliers from one or more specific countries when one of the Bank’s external resource providers requires that the goods and related services and consulting services to be contracted come from said countries.
d. Public National Tendering or Contest Process. The borrower may restrict publicity about the tendering process to the national arena with the Bank’s authorization, only when the tendering process:
i. Has an estimated budget below the limit established in Article No.24 of these Norms.
ii. When the goods and services to be acquired are strictly from the borrower’s country of origin;
iii. Is financed exclusively with the borrower’s own funds;
iv. Involves projects that, due to their physical and financial size, are not attractive to international suppliers;
v. It is evident that a public international tender would be onerous because of the administrative and financial burden it would involve.
All procedures applied to public international tendering or contest processes must apply to this method, except those relative to public notices for which the borrower may establish a 30 calendar day period for presentation of tenders, as of the date of the last published invitation to tender or after the availability date of the contest or tender documentation.
e. Private Tendering or Contest Process. A private tendering or contest process is similar to a public tendering or contest process except that the invitations are made expressly to specific companies and not by public announcement. These companies must be qualified firms; selected in a nondiscriminatory fashion, including, whenever possible, eligible foreign companies and inviting a sufficient number of companies to ensure competitive prices.
In general, the procedure is governed by the same principles and policies that govern public tenders, except the rules regarding margins of preference, which do not apply. This procurement method, which must be previously authorized by the Bank, could be appropriate in some of the following situations:
i. Contracts involving small amounts,
ii. Failure of a public tendering process,
iii. Goods and/or services to be acquired that are highly specialized or complex,
iv. Limited number of suppliers of a given good or service that is required,
v. Critical goods and/or services that are urgently required, or
vi. Standardization of equipment.
ARTICLE 23. OTHER PROCUREMENT METHODS.
The Bank shall consider the use of contracting procedures different from those described in Article No. 22 of these Norms, provided that they establish the basic guarantees of transparency that must govern tendering or contest processes .
These other methods include:
a. Comparison of prices or ratings at an international and local level
This procurement method is a kind of private tendering or contest process that consists of obtaining price quotations, generally from three or more national and foreign companies in order to obtain the most competitive price. It does not require the use of formal tender documentation. It is a method that is appropriate for contracting individual consultants and for acquiring publicly available goods, those of standard specifications or low cost or for contracting simple, small scale works.
b. Direct contracting
This method consists of contracting a firm without following a competitive procedure. It may be the appropriate method to deal with certain circumstances, such as extending contracts for consulting, works or supply of goods, or standardization of equipment and spare parts, emergency situations and others.
In addition to the above, the Bank foresees other special circumstances in which tendering processes may not be the most appropriate procurement form. In these cases, at the petition of the borrower, the Bank may agree to one of the other methods described.
These special circumstances include, but are not limited to:
i. When there is a justified need to standardize equipment and spare parts to ensure compatibility with equipment and spare parts already acquired;
ii. When, due to emergency situations in the country or in the zone where the project is located, the first tendering process is declared void, and it is considered that a new call to tender would have unfavorable results, or there is sufficient evidence to presume that any other call to tender would not be successful;
iii. When there is a need to extend a work contract that is the result of a public tendering process;
iv. When it is evident that unforeseeable changes in market conditions have produced a shortage of particular products, or because it is convenient to ensure appropriate maintenance of the equipment and machinery to be acquired; and
v. For the procurement of specialized equipment or materials, books and publications for educational, scientific and technological projects or applied research.
vi. When it involves procurement of goods or contracting works related to the restoration and conservation of natural or cultural tourist attractions. In these cases, the Bank shall approve other procedures that are congruent with the loan objectives;
vii. Any other circumstance alleged by the borrower that can be identified and confirmed by
the Bank.
For the development of the procurement methods described in this article, the upper management shall review the proposal of the technical areas and the recommendation of the Credit Coordinating Committee, on a case by case basis, so that the authorities responsible for approval are aware of all corresponding legal issues for the respective decision making.
ARTICLE 24. MINIUM LIMITS FOR PROCEEDING WITH INTERNATIONAL PUBLIC TENDERING AND/OR CONTEST PROCESSES.
An international public tendering process must be used by the project promoter for the procurement of goods when their value is greater than THREE HUNDRED AND FIFTY THOUSAND DOLLARS (US$350,000.00) and for the execution of works for a given project when their value exceeds ONE MILLION DOLLARS (US$1,000,000.00).
Likewise, a project promoter shall use an international public contest procedure for contracting consulting firms for projects financed by the Bank when the amount is greater than ONE HUNDRED THOUSAND DOLARS (US$100,000.00).
ARTICLE 25. PROCUREMENT OR CONTRACTING FOR AMOUNTS LESS THAN THE MINIMUM LIMITS.
When the borrower’s proposed procurement processes involve an estimated budget less than the minimum amounts established in article No. 24 of these Norms, the borrower may agree with the Bank on the application of other methods, such as those described as follows:
a. For contracting works with estimated costs of more than US$200,000.00 and procuring goods of more than US$70,000.00, the borrower may agree with the Bank to use the procurement methods established in Article No. 22, letters d. and e. and Article No. 23 of these Norms, preferably inviting at least three suppliers for the private tendering process, with a tendering period sufficient to ensure competition. There could also be an agreement with the Bank to use a mode of a registry of suppliers and/or contractors.
The borrower shall be responsible to the Bank for ensuring that the contracts described in this letter do not derive from an artificial division of the goods and/or services to be contracted.
b. Contracting works and goods under the amounts established in the above letter a. shall be governed by the relevant national legislation of the borrower’s country.
c. For contracting consulting services estimated at more than US$ 30,0000.00 the borrower may use the local public contest mode. In the event that the procurement is valued at less than this amount, the borrower may select the consultants through a rating comparison process. For that purpose, the borrower must present for the Bank’s non-objection the documentation backing the selection process, including terms of reference and conditions, the candidates’ resumes and the name of the supplier selected from a list of at least three of suppliers with similar ratings.
ARTICLE 26. PUBLICITY.
In order to have the greatest level of supplier participation, the borrower or project promoter, with CABEI’s non-objection, must prepare and publish in the U.N. publication Development Business or another publication that the Bank indicates, notices of the qualification, contest and/or tendering processes. These must include a reference to the Bank’s financing and contain the basic project details in conformity with the provisions of Article No. 27, letter a. of these Norms, if it is a qualification process; Article 29, letter b., if it is a tendering process; and Article 42, letter a.1, if it is a contest. For its part, the Bank shall contribute to this purpose in conformity with Articles No. 66 and 67 of these Norms.
ARTICLE 27. QUALIFICATION OR BACKGROUND CONTEST.
In order to identify public or private natural or juridical persons that have the capacity to execute projects financed by the Bank that require the procurement of goods, related services or consulting services, the project promoter must carry out a qualification process of potential candidates and then, only considering those that have passed this first stage, the respective technical, economic and/or financial tenders shall be considered, whether for tendering or contest processes .
For the abovementioned reasons, the documentation to be delivered shall only contain the information for the qualification of a participant, including as a minimum its organization and financial, legal and technical capacity. It must demonstrate its capacity for contracting, general and specific experience, essential personnel and machinery available for the project or projects, contracts executed, contracts under execution, commitments and existing litigation, as well as any other information required by the project promoter in the qualification documentation.
In order for the project promoter to obtain this information, the following steps must be followed:
a. Invitation to qualification. The project promoter must publish the qualification notice on two non-consecutive days in at least one of the nationally circulating newspapers and, if possible, in the rest of the Central American countries, as well as in the U.N. publication, Development Business or some other publication indicated by the Bank. In every case, a copy of the corresponding notice must be sent to the embassies or consulates of the Bank’s member countries located in the borrower’s country, if any. As a minimum, the notices shall contain the following information:
a.1 A general description of the project, works to be carried out and location.
a.2 The requisites that participants must fulfill for qualification.
a.3 The place, hour and dates that the participants may receive the qualification documents, as well as the cost of the same.
a.4 The time limit for presenting qualification documents, which must be at least thirty (30) calendar days as of the delivery date of the background contest documentation or of the qualification form.
b. The contents of the qualification form. The qualification form must contain, as a minimum:
b.1 The participants’ legal history, including incorporation papers, legal capacity, nationality and domicile.
b.2 Technical background (technical and administrative capabilities).
b.3 Financial situation of the participating company, including a duly audited financial statement for the last year of operation. In the event of a consortium’s participation, it must present the financial statements of all its participating companies
b.4 Experience in carrying out consultancies, or in the construction, manufacture and installation of goods or works similar to those in the respective contest or tendering process.
b.5 Work being carried out or obligations undertaken by the participant.
b.6 Resume of each one of the professionals to be assigned to the execution of a project service, consultancy, work or good.
b.7 Affidavits that the participant has sufficient personnel and equipment to satisfactorily carry out the services of consultancy, works or equipment supply needed for the project. In the event of works, it must be indicated whether the equipment is owned or rented, the number of units, purchase year, make and book value, as well as any need to purchase equipment.
b.8 Distribution of personnel in the different work activities, indicating, in each case, the number of effective hours designated for the project and including an appendix with the work commitment of said personnel.
b.9 Participant’s organization (organizational chart and principal functions).
c. Time period for carrying out the qualification. The project promoter must carry out the qualification process within a time period that is in conformity with the timetable for project execution and the investment program agreed upon with the Bank. For this reason, before initiating qualification procedures of firms for a project or group of projects, the project promoter must present to the Bank with the timetable for project execution and the investment program for its consideration.
d. Selection of the qualified participants. The only participants that can be qualified and/or inscribed in the Registry of Suppliers, are those that demonstrate, in conformity with the requirements established in the qualification documentation, their technical, financial, legal and administrative capacity to execute the consulting services, the works or the supply of goods required for the project.
e. Disqualification. When a participant has been qualified, he may not be disqualified for the corresponding tendering or contest process, unless the qualification process or registration has included incorrect information, or there are subsequent circumstances that make it improbable that the participant shall be able to carry out the consulting services, the execution of a work or the supply of goods.
Due to the above, the qualification documentation must deal with this possibility in complete detail, clearly establishing the steps of the disqualification process, if it should occur.
f. Technical report and notification. The project promoter, by means of the Executing Committee referred to in Article No. 54 of these Norms, shall prepare a report on the participants that presented the required documentation, indicating which ones were qualified. The report shall also indicate which candidates were not qualified, with justification for the respective decision. The report shall be sent to the Bank as soon as possible for its respective approval or reservations.
Once the Bank gives its non-objection to the technical report, the project promoter shall simultaneously notify all the participants of the results and prepare a Registry of Suppliers for this project or group of projects.
g. Duration of the qualification. If one year has passed after a qualification without a call to tender or contest taking place, the Bank shall consider it to have expired, requiring a repetition of the qualification process, for which the project promoter must make a new call, both so that those already qualified shall update their information and also to admit new participants.
h. Lack of participants. Unless the Bank’s Internal Executing Committee for Procurement expressly authorizes another course of action in writing, in the event that fewer than three participants are qualified in the first call for tenders, there shall be a second call following the same procedure used for the first. In the event that fewer than three suppliers participate in the second call, the process may continue with them if permitted by national law; if not the provisions of said legislation must be followed.
i. Qualification for various tendering processes. The project promoter, by means of the Executing Committee, may agree with the Bank to carry out one sole qualification of participants for various tendering or contest processes when it is anticipated that, in a period of up to a year, various of these processes must be carried out in order to contract consultancies or the construction of a group of works of the same kind that, because of their geographical location or for other factors acceptable to the Bank, can not be undertaken all at once.
If it is so established in the terms of reference, the qualified participants may participate in one or more of the group of programmed tendering processes or contests. The project promoter may require that the qualified participants update the data that may have changed since qualification in each call for a tender or contest. In particular, they must demonstrate that they continue to have the execution capacity required in the terms of reference and that their current workload shall permit them to assume an additional contract.
ARTICLE 28. JOINT QUALIFICATION.
The Bank may accept the use of the procedure known as joint qualification, for which the following must be taken into account:
a. This procedure must be clearly established in the corresponding contest or tendering process documentation.
b. Every supplier shall present at least two or more sealed envelopes in the opening ceremony, each with the following content:
b.1 The qualification of the company: (Envelope No.1): To identify suppliers that have the capacity to carry out the consulting or construction services to be financed by the Bank and/or to supply the goods required for the project. This envelope shall contain exclusively the information indicated in Article 27, letter b. of these Norms, which must be specified in the tender documentation. The contents of this envelope must make no reference at all to the technical tender or the economic proposal for the project.
b.2 Technical and economic tenders: (Envelopes No.2 and No.3, respectively): Regarding the tenders directly related to aspects of project execution, depending on the project promoter’s decision, there may be one or two envelopes, depending on whether or not he desires to have separately the technical tender, which would go in Envelope No. 2 and the economic tender, which would go in Envelope No. 3. Furthermore, if the project promoter provides the technical solution, and only the economic tender is required, the same would be presented in Envelope No. 2.
Furthermore, In the event of projects that are to be executed using the key-in-hand system, which includes a technical solution for the project, it may be convenient not to prepare technical specifications and complete designs, but to wait for the suppliers to prevent different solutions. In this event, it is preferable to use the system of three envelopes, where envelope No. 2 contains the presentation of technical tenders without prices, subject to technical clarifications and necessary adjustments, and envelope No. 3 contains the economic tender for the tactical solutions presented.
b.3 Other: Any other procedure, different from those specified in letters b.1 and b.2 above that the project promoter wishes to develop for the presentation of tenders must be presented to the Bank for its consideration before preparing the tender or contest documentation, with the obligation of complying with CABEI’s recommendations in this regard.
c. In the first public opening act, only envelope No. 1 shall be opened, leaving the remaining envelopes unopened until the qualification procedure is finished.
d. Based on information provided in an envelope No. 1, the different participants shall be qualified within the time period established in the tender or contest documentation.
e. Once the qualification process is concluded, the project promoter shall simultaneously notify all the suppliers of the results, returning the remaining envelopes unopened to those participants that were not qualified.
f. None of the suppliers that have been notified as qualified can be disqualified, except in the event that the respective qualification is based on incorrect information presented by the supplier or for circumstances justifying this decision.
g. Any challenge or protest presented by participants that were not qualified must be resolved before opening the remaining envelopes.
h. Once the period of time established in the terms of reference for notification of the official results of the rating has passed, the remaining envelopes shall be opened in other public ceremonies following the procedures established in these Norms in Articles No. 34 to 38, if it is a tendering process, and Article No. 45 to 46 if it is a contest.
CHAPTER IV
PROCEDURES FOR TENDERING PROCESSES
ARTICLE 29. TENDER DOCUMENTATION.
The borrower or project promoter shall carry out tendering processes financed with the Bank’s resources using standard CABEI documentation, which must be submitted for the Bank’s non-objection before its publication. The following presents the kind and scope of the documentation under mention:
a. Tender documentation, notices, contract drafts and others: Prior to the publication and sale of tender documentation and invitations to present tenders, the project promoter must receive the Bank’s non-objection to them.
The sale price of the documents must not exceed their reproduction cost.
The project promoter shall only send or give invitations to present tenders to the qualified suppliers, and in the event that there is no qualification process, he must comply with the provisions established in Article 28 of these Norms.
b. Notice of the Tendering Process: The project promoter must publish a specific tender notice, which must be published once in the official newspaper and at least once in two of the major nationally circulating newspapers in the project promoter’s country. In addition, if possible it must be published on two nonconsecutive days in the local newspapers of the rest of the Central American countries and in the U.N. publication, Development Business or another publication indicated by the Bank. In every case, the project promoter must send the corresponding announcement to the embassies or consulates of the Bank’s member countries and give a copy of said correspondence to the Bank. The specific tender notices must include, as a minimum, the following information:
b.1 A clear description of the project that is object of the tendering process, including its geographical location;
b.2 A reference to the fact that the project that is object of the tendering process shall be partially financed with a loan from the Central American Bank for Economic Integration (CABEI), and that therefore the procurement of goods and related services must be subject to the provisions in the Bank’s corresponding policy;
b.3 Name of the project’s executing body and/or the borrower;
b.4 Special requirements requested by the project promoter;
b.5 The place, day, hour and address of the office where the tender documentation can be obtained, including the terms of reference, the plans and specifications, as well as a model of the contract to be signed; and,
b.6 The office where the tenders must be delivered and the authority responsible for approval and awarding.
c. Content of the Tender Documentation. The tender documentation must contain, as a minimum, the following:
c.1 Instructions to the suppliers: These must include the obligation of each supplier to present an affidavit stating they have not been declared ineligible by the Bank for alleged corrupt practices.
c.2 It must clearly establish that suppliers and the project promoter must comply with the provisions established in Article No.6., Legal Relations, of these Norms.
c.3 Tender terms of reference.
c.4 The criteria for evaluating and comparing tenders.
c.5 Tender forms with a complete description of all the specifications.
c.6 A general description of the required equipment, machinery and materials, as well as the work to be executed, including the amount of work, unit prices and total cost and the execution timetable, taking into account the following:
c.6.1 In cases where the procurement processes fall within the framework of a program involving the execution of works and/or purchase of goods corresponding to a group of projects, the project promoter must consider the possibility of combining all the procurement involved into one tendering process in order to achieve economies of scale. However, neither goods that by their very nature come from more than one source, nor works that require specialties that are not commonly available from a sole supplier must be grouped together
c.6.2 For the execution of very complex projects, where there are clear advantages to contracting a sole contractor for the engineering services, equipment supply and construction of works, the borrower and/or promoter could consider including the provisions corresponding to a key-in-hand contract.
c.7 Complete construction plans.
c.8 Project Execution Timetable.
c.9 General contract conditions.
c.10 Special contract conditions.
c.11 Contractual forms.
c.12 Stipulations regarding currency.
c.12.1 Currency of the Tender: The tender documentation must establish which currency or currencies must be used for the tender.
c.12.2 For the Evaluation and Comparison of Tenders: In order to facilitate the process of evaluation and comparison of tenders, the Bank requires that project promoter convert the currency or currencies for the cost of all goods or works involved with the project into one sole currency of his choosing. This must be indicated in the tender documentation as the currency to be used for the comparison of all the proposals, providing the exchange rate that shall be applied.
c.12.3 For Payments: The tender documentation shall indicate the currency or currencies to be used for payment. When it is necessary to make payments both in national currency and in foreign currency, the tender documentation must require that the amounts of such payments be detailed separately in the proposal.
c.13 The place, and day, hour and office at which the tenders shall be received and opened in the presence of the suppliers or their representatives.
c.14 Address, telephone number, fax number and e-mail address of the person who shall take charge of the process in representation of the project promoter.
d. Document Clarity. The tender documentation prepared by the project promoter must be clear and coherent and contain enough detail to avoid ambiguities that could confuse the supplier.
e. Clarifications. Once the tender documentation has been put on sale and the stipulated time period has begun, the project promoter must be available to answer questions or make clarifications regarding the suppliers´ doubts about its content. These questions must be expressed in writing and shall be answered by the project promoter as soon as possible; the respective answers or clarifications must be communicated to the Bank and also to all those suppliers that have obtained the tender documentation directly from the project promoter. The communication must include a description of the question without identifying its origin.
f. Amendments. The project promoter may amend the tender documentation by issuing an amendment at any moment before the deadline for receiving tenders. Any proposal for modification by the suppliers must be analyzed by the project promoter and, if totally or partially accepted, would then become part of the tender documentation.
The amendment period must be clearly established in the tender documentation. In any event, to give the suppliers sufficient time to modify their tenders according to the new terms indicated in the addendum, there must never be a period of less than 15 calendar days between the communication of the most recent amendment by the project promoter and the reception date for the tenders.
A change in the time period for reception of tenders, resulting from a new amendment accepted by the project promoter, must be presented to the Bank for its consideration, accompanied by the corresponding justifying documentation, before it is communicated to the suppliers.
g. Quality Norms. If the tender specifications establish quality norms for equipment or materials, they must clearly establish that other goods of equal or higher quality shall also be accepted. In every case, said equipment and materials must comply with the environmental requirements of the Bank and the project promoter.
h. Specifications for Equipment and Trademarks. The tender specifications must avoid any indication of trademarks, catalog numbers or equipment types from a specific producer, unless it is necessary to guarantee the inclusion of a particular special design, working characteristics, construction or manufacture. This special reference must be followed by the term “or its equivalent." and indicate the criteria for determining equivalence. The specifications must permit tenders of alternative equipment, articles or materials that have similar characteristics.
i. Guarantee of Offer Maintenance and of Contract Signing. The validity of the guarantee must exceed the validity of the tender by a period of time sufficient to permit the project promoter to execute the tender maintenance guarantee if the supplier withdraws his
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Experience
Years of experience: 25. Registered at ProZ.com: Sep 2009.
I have worked as a translator for 10 years, originally doing Spanish to English translations, but increasingly doing English to Spanish as well. I have translated 5 annual reports of the Central American Bank for Economic Integration, most recently for the year 2008. I also translated their Money Laundering Prevention and Procurement policies. I also do web pages, legal contracts and development related materials.
My published works include:
Fostering Development by Fernando Gonzalez Davison (Tegucigalpa, 2001) ISBN 9-9926-2097-8,
History of the Central American Bank for Economic Integration published on its 40th anniversary and
Private Solutions for Infrastructure in Honduras (Washington, DC, 2003) ISBN 0-8213-5366-7
a World Bank publication focusing on the benefits of privatizing public services.
Keywords: spanish to english, development, banking, economics, contracts, web pages, annual reports, quick turnaround, traducciones espanol al ingles
Expertise