قد يعتريك الفضول عند رؤية رجال الأعمال يجوبون مشارق الأرض ومغاربها، ويحققون النجاح تلو النجاح، بينما تدور بنا رحى السنين دون أن يتحرك مؤشر إنجازاتنا إلى الأمام قيد أنملة، ونشكو دائمًا ضيق الوقت وعدم القدرة على إنجاز القدر الكافي من المهام، فما الذي يشكِّل هذا البون الشاسع على الرغم من أن كلًا منا يمتلك في جعبته أربعًا وعشرين ساعة يوميًا؟
الإجابة باختصار هي إدارة الوقت!
إدارة الوقت هي البساط السحري الذي قد ينقلك إلى مكانة لم تخطر لك على بال، ولهذا أكتب إليك هذا المقال الذي أعدك أنك ستتفاجأ من كم المهام التي ستنجزها مستقبلًا عقب قراءته وتطبيق تلك الخطوات الثلاثة.
1. التفكير وبناء العادات
لا بد من تغيير تفكيرك وعاداتك للوصول إلى أي هدف تريد تحقيقه، ويساعدك استخدام مبدأ الكايزن على الوصول إلى نتائج عظيمة عبر تغيير بعض الأمور الصغيرة، وهو مبدأ ياباني يعني حرفيًا «التحسين المستمر»، وعلى سبيل المثال: في عام 1987 اقترح روبرت كراندال مدير الخطوط الأمريكية إزالة زيتونة واحدة من طبق السلطة المقدَّم للركاب مؤكدًا أن لا أحد سيلاحظ ذلك وستوفر الشركة 40 ألف دولار سنويًا، وبالفعل وفَّرت الشركة ذلك المبلغ دون أن يؤثر ذلك سلبًا على الخدمة المُقدَّمة.
فإذا كان لديك عادة غير جيدة -ولو كانت صغيرة- يمكنك تغييرها وسترى الفارق على المدى البعيد، وهذه المعادلة توضح لك أن إجراء تحسين يومي في عادة أو مجال ما بمقدار واحد في المئة سيسفر عن زيادة قدرتك في هذا المجال بمقدار 37.8.
(1.01365=37.8)
إليك تلك العادات الصغيرة التي تعزِّز إنتاجيتك:
• استيقظ مبكرًا، يمكنك إنجاز مهامك كافة بينما من حولك لا يزالون في سبات عميق.
• اعمل في مكان بعيد عن المنزل، أو استغل حجرة معينة للعمل.
• ممارسة الرياضة فهي ليست وقتًا مُهدرًا في يومك، على النقيض من ذلك فجسمك هو الذي يساعدك على العمل وحري بك أن تهتم بتقويته.
• قراءة الكتب في مجال تخصصك؛ فقراءة كتاب واحد شهريًا على مدار سنة قد ينقلك إلى خانة المحترفين في هذا المجال.
• التخطيط على المدى الطويل والقصير؛ فخططك على المدى القصير تساهم في تحقيق أهدافك على المدى الطويل، ولذا عليك كتابة قائمة مهامك اليومية قبل النوم فهي الخطوة الأولى في مضمار تحقيق أهدافك.
• ترتيب الأولويات: جميعنا لديه نفس الوقت، ولكننا نتفاوت في قدرتنا على ترتيب الأولويات، ويُنصَح هنا بالالتزام بـ«مصفوفة أيزنهاور» التي ذكرها ستيفن آر. كوفي في أحد كتبه؛ إذ يقسِّم الكاتب ستيفن كوفي المهام إلى عاجلة وهامة أو عاجلة وغير هامة أو غير عاجلة وهامة أو غير عاجلة وغير هامة، ومن الحكمة أن يولي المرء جُل وقته للمهام العاجلة والهامة.
• معرفة أن تعدُّد المهام هو المقابل لتشتُّت التركيز، وأن الانتقال بين المهام دون الانتهاء من أي منها لن يجدي فتيلًا، ويناقش كتاب The One Thing للكتاب جاري كيلر هذه المسألة باستفاضة، وهو من الكتب التي يُنصَح بقراءتها في هذا الصدد.
2. استخدام الأدوات الصحيحة
• أصبح إتقان برامج الترجمة بمساعدة الحاسوب من المهارات التي لا يستغني عنها مترجم.
• استخدام الاختصارات عند التعامل مع الحاسوب وبرامجه من الأشياء التي توفِّر الكثير من الوقت.
• استثمار أموالك في حاسوب حديث ينعكس بالطبع على سرعة إنجاز مهامك.
• استخدام برامج تزيد من إنتاجيتك مثل برنامج Dragon NaturallySpeaking الذي يمكنه كتابة الجمل التي تمليها عليه شفيهًا؛ وهو ما يعظِّم قدرتك على إنجاز مهام الترجمة، وبرنامج Phrase Express الذي يحتفظ بقوالب جاهزة يمكنك توظيفها عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إضافة تعليقات في مرحلة المراجعة.
• تطبيقات وضع المهام، ويُفضَّل تلك التطبيقات التي تتميز بوجود تزامن بين الهاتف والحاسوب، وأرشح لك تطبيق نوشن لتخطيط حياتك بالكامل.
3. تفويض المهام.
• تخيل أنك ناروتو وتتمتع بخاصية السراب المتعدد، إذ يمكنك عمل نُسَخ لا نهائية منك، هذا هو تفويض المهام!
• ركِّز على مهامك المباشرة ونقصد هنا مهمة الترجمة، أما المهام غير المباشرة فيمكنك إسنادها إلى شخص آخر مثل مهام الـ typing في الترجمة التحريرية، أو التفريغ الصوتي والـ time coding في الترجمة المرئية.
• اتفاقية عدم الإفصاح من العقبات التي تواجه المترجمين وتمنعهم من إسناد الملفات إلى سواهم، وعند عقد النية على تفويض أي ملف لا بد من إخطار العميل أولًا.
• أرشح لك كتاب Virtual Freedom للكاتب كريس داكر، ويتحدث الكتاب عن إسناد المهام واستراتيجياته.
وبهذا نكون قد تحدَّثنا عن بعض أساليب إدارة الوقت وتعزيز الإنتاجية، هل يمكن أن تشاركنا أحد أساليبك الخاصة في هذا الموضوع؟
Egypt