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English to Portuguese: Land Registration Manual
Source text - English (DNTP logos and letterhead) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DO REGISTO DE TERRA Statement by the Director of the Directorate of Land and Property July 1, 2005 This Land Registration Manual is drafted to serve as the basis and framework for a final version which will be prepared subsequent to the enactment of Republic land laws and the promulgation of rules and regulations by the DNTP. This draft contains current land law of the Republic, discusses generally accepted land tenure principles and guidelines, outlines real estate transaction procedures, and describes registration and recording processes of the national Timor Leste land registry. Also included are selected technical reference materials. It is intended that each section of the Manual shall be repeated in the languages of English, Tetun, and Portuguese. Comments from all users of the Manual regarding the contents and possible revisions or additions are welcome. DNTP staff is particularly encouraged to provide substantive suggestions to improve the materials. Changes, revisions, and modifications to the Manual will be identified by small print notations in the lower left hand corner of each modified page, for example, a modification inserted on November 7, 2007 will be denoted Nov 7 07. The most important objective of the land registry of the DNTP is to satisfy the land tenure needs of the citizens of the Democratic Republic of Timor Leste resulting in confidence that property ownership and rights are securely and legally protected and that quality services are furnished in recording and registering their valuable documents. Please be assured that the mission of the DNTP will be fulfilled in every respect in service to the public and in our responsibilities to the government of Timor Leste. Pedro de Sousa Xavier Director DRAFT July 1 05 (DNTP logos and letterhead) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DO REGISTO DE TERRA Table of Contents Chapter I Description of the East Timor Registration and Titling System II Key Sections of Enacted Land Laws of the Republic III Decree Rules and Regulations of the Directorate of Land and Property IV Land Registry Processing V Secondary Real Estate Transfers VI Land Claims Database VII (Reserved) Land Registration Database VIII Universal Transverse Mercator Projection and the Timor-Leste Coordinate System IX Unique Parcel Identifier (UPI) Description and Design X Quality Control and Quality Assurance XI Appendix: Examples of Title, Registration, Survey Certificates; Deed Transfer Formats; Application Forms for Registration and Titling; Registration and Titling Flowchart; Permanence of Paper Standards; UPI Graphic DRAFT July 1 05 Chapter I Description of the East Timor Registration and Titling system Many land tenure related political factors evolving over five centuries have brought the country of Timor Leste to a situation requiring the establishment of a new land tenure registration and titling system to fit the needs of an emerging generation of Timorese while protecting the legitimate interests and rights inherent from past times. Basic to a truly democratic society is the realization and confidence of its citizens in the security and negotiability of their property holdings. It is emphasized that the primary purpose of a land registration system is to protect the bona fide property rights of the citizenry. Secondary benefits are many and can include, for example, a base for taxes, statistical information, and investment opportunities. However, the paramount reason for a viable land tenure system is to ensure the public that their land property holdings are inviolate, are correctly described and located, and are fully and efficiently administered and supported by their government. Due to political turmoil and disruptive changes in Timor Leste over the last several decades it is not only advisable but highly important and crucial to combine successfully proven land tenure concepts and systems from several sources with new applications to fit the unique needs of the Republic. Definitions In order for DNTP personnel to efficiently communicate and fulfill their functions there must be clear and exact understandings of certain terms which will be used almost daily along with important terms which will occasionally be encountered. Some of the following terms used by other organizations or individuals will have definitions slightly or even significantly different meanings from those given here depending on functional backgrounds. Nevertheless, for common understanding within DNTP the definitions herein are the accepted versions. Concession Privileges granted by the government to a natural or juridical person for certain uses of State owned property of private domain. Decree Administrative regulations having the effect of law issued by government authority under certain legislative sanctions. Deed A written instrument (document) by which land is conveyed. DNTP or The Directorate of Land and Property, Ministry of Justice, DTP Democratic Republic of Timor Leste East Timor Citizen As defined by decree promulgated on October 30, 2002. DRAFT July 1 05 Encumbrance Any interest, right, or obligation in conjunction with land and property which affects or potentially affects owner title. Examples include mortgages, leases, easements, and covenants. Freehold Ownership of land comprising the highest degree of comprehensive recognition and conferred absolute rights under the law. Land Book The index of documents recorded/registered in the Land Registry. The index may be electronically or manually maintained. Land Commission As proposed in drafted legislation, a land commission (formal name to be determined) will be organized as a semi-autonomous government body to review all applications for real estate registrations and titles. All lands of East Timor, whether titled by previous regimes or presently intended to be conveyed by the Republic must have approval by the land commission before further Registry processing can occur. Decisions by the land commission can only be appealed to the Republic court system. Once DNTP work regarding specific applications for registrations and titling are concluded the results are forwarded to the land commission along with DNTP’s recommendation for acceptance or rejection. The land commission reviews the DNTP recommendation and issues a decision. Land Registry The East Timor government offices of depository for land tenure and related records to accomplish their official recording and certification. “Registry” is presently a generic term encompassing certain offices of the DNTP. Leasehold A limited right to use non-owned land usually for a specific purpose and period of time. Lis Pendens, A written warning attached to certain provisional titles and certain Notice of non-citizen certificates of registration that the subject property is in dispute before the land commission or in litigation before a court of the Republic. LLP Land Law Projects I and II under the contracted auspices of ARD, Inc., comprised of several major components and facets of land tenure applications. DRAFT July 1 05 Quiet Title Action A process whereby at an established date a provisional land title holder is acknowledged the bona fide title holder against all future adverse claimants. Real Estate Land and immovable objects attached to the land. Recordation and The primary purpose of a document recording system performed by Registration of the Registry is to provide public notice of interests in real Title and Other estate. Public notice means notification by officially recording an Documents instrument which is subsequently open to public inspection and copy acquisition. (Special note: the Portuguese The Registry accepts documents presented to it by the public and and Tetun and subsequently indexes, copies, and places the documents on languages do record. The agency takes no position relative to title or other not distinguish legalities of a transaction. The Registry conducts recordings between the terms according to government regulations regarding the form and “registration” contents of the documents to be recorded. The public is entirely and “recording”) responsible for determining the validity of the subject transaction of the recorded document. Registration differs from recording in that registration is a legal process related to a real estate transaction with the process verified by the Registry. Registration includes recording and filing of documents. The process must be accomplished within the confines of established law. For registrations the government confirms that required standards and legal procedures as to title have been followed. The government substantiates perfect title only to the extent that the involved juridical entities have acted in good faith and in full compliance with existing law. The simple test of a document “recording” versus that of a “registration” is if the document is signed and sealed as registered by the Registrar of the Republic, a registration has occurred. Registrar A person officially commissioned by the Republic to keep, maintain, and verify records Republic The Democratic Republic of Timor Leste. Secondary transfers The transfer (conveyance) of an existing right to a new owner (derivative transfers subsequent to a first registration. of real estate) DRAFT July 1 05 State Land of Lands owned by the Republic which are subject to being assigned Private Domain or transferred to natural or juridical persons. Title All physical and juridical elements which combine to demonstrate or prove rights to a real estate object. A title document by itself is evidence of valid title. Timorens System The modified Torrens System proposed for land rights registration and titling in the Republic of Timor Leste. One fundamental difference from a “pure” Torrens system is that a compensation fund is not established to redress errors committed by the government in issuing or approving individual titles. Liability of the government and determination of compensation lies with the Timor court system. Another difference is that secondary transactions are processed privately with only document recording provided by the Land Registry. Acceptance of secondary transaction documents for recording by the Registry is limited to a check for compatibility with recorded registration, title, and survey records residing in the Registry and review of the submitted secondary documents for completeness and endorsement as required by law of the Republic. In essence the Timorens System is a combination of the Torrens System and a deeds recording system. Torrens System A title register developed by Sir Robert Torrens in 1858 to accommodate Australian registration systems. Post title transactions (transfers) must be examined, approved, and registered by an official government registry. Other countries have adopted the Torrens System with varying degrees of adaptation and modification. Timorens System Overview The Timorens System contains four types of certificates: certificates of registration, certificates of provisional title, certificates of title, and certificates of survey. Three types of land rights are registered in the Timorens System, “freehold”, “leasehold”, and “concession”. Freehold rights are registered and documented by the issuance of certificates of registration for non-citizens with substantiated claims. Certificates of provisional title and certificates of title are reserved for citizens of the Republic who have bona fide freehold rights. Provisional titles are converted to permanent titles after five years if there are no challenges to or apparent irregularities associated with the provisional title. DRAFT July 1 05 Leaseholds and concessions are registered when contracted or granted by the government in excess of one calendar year. Leases of real estate or concessions of more than one year between private parties are required to be recorded but not registered. The reason for registering/recording leases and concessions contracted or granted for more than one year is to secure the associated tenure rights. Leases or concessions of less than one year normally do not have the same high degree of importance as longer term leases. The registration component of the Timorens System is a “first registration” of all freehold rights in Timor Leste which have been verified, confirmed, and approved by the Republic for issuance of provisional title or certificate of registration as the case may be. Freehold rights whether emanating from proof of good faith conveyances from former regimes or newly established conveyances from the Republic are registered once and only once. Thereafter, secondary transfers between private parties are implemented by written deed and are required to be recorded in the Land Registry. Secondary transactions (deed transfers) are effected through completion of a formal, notarized agreement between the buyer and the seller. The Registry office receives the agreement, checks it for completeness and inclusion of mandatory information, verifies that the seller is the immediate past owner of record, and records the deed for filing under its associated parcel identifier. There is no need to note in the automated or manual records that the previous ownership entry is cancelled. This fact will be shown by the date of the latest deed transfer entry. After the original deed (emphasis deed, not title) is copied by the Registry, the original deed is returned to the purchaser. After the statutory period for the conversion of a provisional title to final title has expired the provisional title remains a permanent record of the Registry with the conversion to final title noted in the official parcel file. The final certificate of title is prepared, signed, sealed and retained by the Registrar and a duplicate original is delivered to the subject holder(s) of rights. It is not necessary for the holder(s) of original duplicate titles to return these documents to the Registry coincident with subsequent deed transactions since by law the duplicates become null and void effective with a legitimate deed transfer. Certificates of registration are issued by the Republic to non-citizens to recognize their rights of proprietorship for substantiated land holdings and rights legitimately awarded by previous government regimes. These types of registrations must be approved by the land commission, can not be appealed if rejected by the commission, are not eligible for compensation due to government errors in processing, and are not convertible to certificates of title unless subsequently transferred to a Republic citizen(s). DRAFT July 1 05 Once the land commission or other sanctioned government authority furnishes approval, certificates of registration for non-citizens are prepared, signed, and sealed by the Registrar and a duplicate original is delivered to the subject holder(s) of rights. A certificate of registration can only be converted to a certificate of title if the non-citizen(s) deed their rights holdings to a citizen of the Republic. When this type of transfer occurs, the original certificate of registration is noted “Cancelled” in the parcel files of the automated database and in the manually maintained archives. Coincident with the very first change of ownership of the subject freehold rights of the final title, the original final title is noted “Cancelled” both in the parcel file of the automated database and in the manually maintained archives. The original title forever remains the foundation for all future transfers by deed, i.e., there can be no greater or extra rights transferred with a deeded land area or parts thereof than exists with the final title. The lengthy title searches which have been the long-standing classic weakness of traditional deeds transfer and recording systems are thus avoided in the Timorens System for two reasons, 1) the Republic of Timor Leste has the opportunity to start a system from a basic new position without the encumbrances of past property entanglements and histories of complex legal rulings, sanctions, and restrictions, and cumbersome chains of title research, and 2) the advent of computerized systems has removed the necessity for the often difficult manual records searches of the past. It is recommended that certificate of registration holdings be expressly identified by the Republic as fully negotiable and firmly secure as to their surveyed locations and stated rights, i.e., unless very unusual circumstances arise, the government assures that it will not intervene in the status of non-citizen registered right(s). Care should be taken to distinguish between terms “registration process” and “Certificate of Registration”. The registration process applies to the registering of both certificates of title and to certificates of registration with the former applicable to Republic citizens and the latter applicable to non-citizens. In order to avoid confusion between these two terms, DNTP may decide to use alternative registration certificate names, for example, Certificate of Land Right or Certificate of Land Tenure. Registration System (Citizens of the Republic) The registration-titling system for previously registered and unregistered land holdings by East Timor citizens encompasses a modified Torrens concept. The national government ensures sanctity of title through quality control processes and administrative review and approval before document issuances, and by the passage of time (the open period during which challenges to a title registration may be considered or technical or other irregularities in the title may be corrected). DRAFT July 1 05 The open period for title information revision is an important component of the Timorens System. For example, some other-world jurisdictions which have exercised tight control over title document revisions and technical corrections have experienced subsequent overloads of their court systems due to minor errors such as misspelled names. The open period offers the advantage of avoiding a possible maze of legal complications. Government compensation for defects and errors in title issues or redress of government committed wrongs reside with the Republic court system by virtue of its civil code purview. The Republic courts have appeal overview of land tenure actions and decisions made by the DNTP and the land commission. Land dispute matters and mediation processes constitute a separate process from the Timorens System. Registration for disputed or questionable land rights does not start until there is an officially recognized settlement of each case. After DNTP acceptance of an application from a Republic citizen to obtain a provisional title, a DNTP title examiner evaluates the given information. The examiner then 1) after review by the Director, DNTP, returns the application to the citizen with a written explanation of reasons for rejection, 2) requests the applicant to furnish additional information, or 3) forwards the application to the Director, DNTP with a report and recommendation for approval of a provisional title registration. If the title examiner recommendation is accepted by the DNTP director, the application along with supporting documents is forwarded to the chairman of the land commission for review and final approval (or rejection) for registration processing. If the parcel or subject land area is supported by a previous survey as documented by a certificate of survey signed by the Manager, Division of Cadastre and Cartography or other designated authorizing official, registration processing can start as soon as practical. If the subject parcel for registration has not undergone an approved survey (sporadic case), the DNTP director forwards a written order to the Manager of the Division of Cadastre and Cartography to conduct an official survey. Once the survey is conducted and approved the results are furnished to the Director, DNTP, for further action. Barring appeal or administrative redress of the determination of rights as stated on the certificate of provisional title and at the conclusion of the open period, or as soon practical thereafter, a Certificate of Title for the land holding or attendant rights is prepared exactly in conformance with the Certificate of Provisional Title or with name changes reflecting subsequent deed transferees or technical corrections. An original duplicate Certificate of Title is then issued by the Registry to the natural or juridical persons named on the provisional certificate or to their legally designated assigns or deed recipients. The original Certificate of Title is registered and permanently archived in the Registry. DRAFT July 1 05 The Registrar should maintain a special file for provisional titles reflecting subsequent deeded transfers or technical corrections which will eventually be incorporated in the final title. Thus, piecemeal revisions appended to the provisional title can be avoided. Correction or revision of certificates of provisional title by the DNTP Registry does not result in the establishment of a new open period for the issuance of the related Certificate of Title. The start date of the open period of the provisional title should remain as originally established unless otherwise ordered by a court of law of the Republic. The open period for correction, redress or cancellation of provisional titles does not apply to situations where gross negligence, misrepresentation, or fraud by a relevant party is alleged through legal proceedings. In this case the national Registrar is required to extend the open period until there is a settlement of the legal issue. If it is established by a proper legal authority that fraud or serious misrepresentation was perpetrated in an application and issuance of a permanent title it is subject to being revoked by a court of jurisdiction. State Land Title State lands comprise those lands which are in the public domain (inalienable), e.g., streets, and alienable private domain lands which, under appropriate governmental circumstances or actions can be leased or sold to private entities, e.g., a no longer used government office building. Title to state owned lands rests with organic acts and proclamations coincident with the creation of the political state of the Republic. One such example is contained in Article 4 of Land Law 1/2003 proclaiming that all state property which belonged to the Portuguese State reverts to the Republic of East Timor. There is no reason for the government of East Timor to issue certificates of title to itself. By virtue of its sovereignty the Republic has title to state lands and is the overseer of associated rights of those parcels or other land areas. All boundaries of state owned lands should eventually be determined through standard land survey procedures. The Republic then possesses adequate information to manage discrete parcels or other land areas once the surveys are approved and accepted by the DNTP. When state owned parcels are subsequently transferred to natural or juridical persons original formal titles can then be prepared on the basis of accurate legal land descriptions. DRAFT July 1 05 Registration of Non-Citizen Land Rights The ARD report, “Compliance with the Constitution by Non-National Claimants of Pre-Existing Freehold Rights in Timor-Leste” (July 2004) contains an excellent analysis and thoroughly researched study of possible non-citizen land tenure rights. Other recommendations with regard to non-national tenure status are discussed in the ARD report, “A Law on Land Rights and Title Restitution” (July 2004). Article 13, Land Law 1/2003 of the Republic states, “Foreign nationals should, within a period of one year from the date of entry into force of the present law, provide DTP with all data on the fixed real estate they owned until the 19 May 2002, for the effects that the law will determine”. Article 15, Land Law 1/2003 states “Abandoned real estate that is the property of national citizens or foreign citizens shall be temporarily administered by the State.” Article 16, (referring to real estate appropriation under the Indonesian regime) states “ . . . the rights of bona-fide third parties . . . shall be safeguarded . . . “. No mention is made in Article 16 separating citizen status from non-citizen status. If approved through existing legal processes, non-citizen land tenure rights are registered by the Republic under the same system and most of the conditions used by the Registry for citizens, with important exceptions that there is no follow-on title issued to non-citizens and no opportunity for judicial appeal. The Certificate of Registration along with back-up files in the Registry is subject to correction by the DNTP during the life of the registration certificate. It is also possible for DNTP to consider a request from non-citizen rights holders for administrative review of possible discrepancies or perceived errors related to their holdings. Corrections or revisions of non-citizen land tenure holdings at an early stage can facilitate subsequent deed transfers to potential citizen recipients when they occur. The land or associated rights of non-citizen registration holders are fully negotiable. Once any or all of these rights are transferred or otherwise transacted, that particular real estate object can never again be owned by a non-citizen. A Republic citizen who acquires land from a non-citizen becomes the original registered certificate of title holder without regard to an “open period” since a strong determination of land rights will have already been recognized by the Republic. Composition of the Republic Land Registry It is planned to expand the East Timor land registration system to each district. Thus there will be local registration offices to receive, process, and transmit documents to the national archives. Overview and technical supervision of district offices will remain the responsibility of the national DNTP. This organizational design for registration responsibilities has the advantage of improved access and service for the public within particular regions and having district office staffs composed of persons familiar with local conditions and customs. DRAFT July 1 05 The term “Land Registry” should be understood in the generic sense. The DNTP offices collectively constitute the “Land Registry”. Until legislation is enacted by the Republic to establish and assign authorities for an appointed Registrar, or other type of commissioned official, the DNTP Director and Assistant Director fulfill the duties and responsibilities of Registrar. The DNTP should be officially and collectively recognized as the Republic of Timor Leste office for land tenure registrations. Under Article 17, Land Law 1/2003, the DNTP has sanction to implement by promulgation many legal elements relating to the operation of a real estate registry. Land and Associated Rights for Recording and Registration The July 2004 ARD report, “A Law on Land Rights and Title Restitution” proposes that the registration of land rights be simplified and limited to four categories, i.e., Freehold, Leasehold (and Concessions), Mortgage, and Communal land. Mortgage transactions and leasehold-concessions are only recorded by the Registry. First time freehold and communal titles are recorded and registered by the Registry. Subsequent to these once- only title issuances these titled parcels and other types of land ownership are transferred by recorded deed without a new title issuance. The submission by private parties of mortgage and similar types of documents for recording by the Registry is recommended to be prepared with the assistance of notaries, private attorneys, or real estate companies. Registry personnel can assist the public with advice on completing an application but do not have authority and should not provide legal advice to applicants. The Registry furnishes application forms for these transactions but does not furnish document-for-transfer forms. Titling applicants should also seek the advice and assistance of notaries or attorneys if they anticipate difficulties with their applications. Some examples of transactions which the Registry records include land and land rights by inheritance, gift, bankruptcy, liquidation, court order, compulsory acquisition by government or agency of government, changes by adverse possession, notices of impending compulsory acquisition or forfeiture for unpaid government debts. Titles are processed by the Registry if there has been no previous title prepared for freehold and communal affected land; subsequent transfers of these same lands are only recorded by the Registry and not re-titled. Land conveyances granted by previous governments, e.g., during the Portugal administration, which are accepted by the Republic as legitimate and valid are registered but not routinely re-titled. The original document or other forms of proof of rights stand as presented (not subject to revision). In some cases it may be possible to reestablish the original boundaries of the subject land by using record survey measurements or reference ties if described in the original title document. Significant discrepancies between on the ground conditions and original (recorded) measurements will necessarily require investigation and evaluation by a professional surveyor. DRAFT July 1 05 Secondary transactions (transfers by deed) are required by law to be recorded. The penalty for non-recording could result in the loss of the real estate holding. In other-world jurisdictions where recordation is not mandatory, there have been cases of first party transferees losing their entire estate because of not recording their transaction. Role of Notaries In Registration Processes Enacted legislation has formalized the legal foundations and roles for Republic-sanctioned notaries. Article 2 of the notary act states that the notary function is to legalize and acknowledge public execution of extra judicial acts. Article 37, Title III mentions real estate related objects which are to be entered into a “Protocol Book” Included are • rights on immovable properties, • mortgages, • negotiable transmission of property. Examples of notary interaction with the land registry are the personal identification and witnessing of documents by applicants for subsequent submission to the DNTP. A notary signature, date, and seal adds to the legal strength for any transaction. Registration-Title-Cadastre Filing System The “Land Book” is an index compilation of documents received and recorded and documents issued by the Registry. Non-document (additional) paper work associated with registration and titling preparation, such as an application, is simply entered, for example, in the Land Book as “Application, 51-5.012.01234, 11/3/04” (name of the item, parcel number, and date of entry in the Land Book). As another example, an original Certificate of Title forwarded to a person is entered in the Land Book as “Title 000777, Horacio da Silva, 11/3/09, Registered Mail”. All documents related to a specific parcel are filed under the parcel number. However, certificates of title and registration have separate, unique document numbers although they are also referenced on their face with the parcel related file number. This separated numbering scheme for registration and title certificates is desirable because • parcel numbers are (necessarily) cumbersome to use and therefore error prone when transcribing numbers, DRAFT July 1 05 • if a parcel is reallocated (subdivided or combined with another parcel), new unique parcel numbers are generated but new registration/titles are not prepared (conveyances of the new parcels will be secondary-derivative transactions). The cadastral mapping system for East Timor developed by DNTP Cadastral Advisor Grant Cullen (6 August 2003) lends itself very well to a complete filing system for all parcel related documents including certificates of registration, title, back-up and reference information. Mr. Cullen’s design using a UTM map based numbering system for generating unique parcel identification numbers (UPI) has been adopted by DNTP. Registration and title documents are individually designated under a basic alpha-numeric system outlined in the examples given below, but filed by unique parcel number. Cadastre information is filed and maintained under a map based or sequential number system for survey plans/certificates as eventually adopted by the DNTP. Document Function Example No. Signature Authority Certificate of Registration Recognition N000364 DNTP Registrar (Non-Citizen) of Right Certificate of Temporary Until P000752 DNTP Registrar Provisional Title Conclusion of (Citizen Freehold) Open Period for Correction and/or Challenge Certificate of Title Secure Title C000777 DNTP Registrar (Citizen Freehold) Certificate of Survey Official Notice 51-2.012-0123 Manager, Division and Description or of Cadastre and of an Approved Basic Sequential Cartography Survey (to be determined) The letter designators for the first three certificates listed above are necessary to ensure non-redundancy in the automated database to be designed for DNTP cadastre-registration operations. DRAFT July 1 05 DNTP Document Process Policy It is strict DNTP policy that no registrations or title applications are processed unless they are supported by an approved cadastral survey. Several techniques are acceptable for parcel positioning including orthophoto delineations, on-the-ground surveys, satellite positioning or a combination of these methods. DNTP management evaluates each situation and issues appropriate instructions to its surveyors or otherwise determines an acceptable means for accurate location. Whatever method is used, the results must be acknowledged and a certificate of survey signed by the Manager, Division of Cadastre and Cartography when proceeding with the steps leading to a certificate issuance. DNTP Document Quality and Protection Policy It is DNTP policy that all data entries by DNTP staff in processing registered documents are doubled checked for accuracy and correctness. This verification is accomplished by means of an independent “blind” technique wherein the original entries made by one person are checked separately by another person. The data entry technicians are required to initial and date each document they complete or check. Checking of correctness of recorded-only (non-registered) documents by the Registry is limited to the minimum information and signature examination outlined in Chapter V, “Secondary Real Estate Transfers”. The Registry assumes these documents are true and correct at the time they are presented by any private party to the Registry for official recording. The DNTP policy for the protection and security of all documents under its purview is discussed in Chapter X, “Quality Control and Quality assurance”. The policy of DNTP regarding the storage, preservation and retrieval of documents is three step, 1) every paper document processed by the Registry is permanently archived and not retrieved unless a problem or question arises which requires an examination of the original, 2) an electronic copy of the document is generated for operational use, 3) additional electronic copies are placed on secure media which are periodically stored off-site, for example, in a bank vault. DRAFT July 1 05 Chapter II Key Sections of Enacted Land Laws of the Republic Land Law 1/2003, Juridical Regime of Real Estate Ownership (10 March 2003) CHAPTER I General provisions Section 1 Real estate 1.- For the purposes of the provisions of the present law, real estate comprises urban and rural properties, as well as their integral parts. 2.- Integral parts are all those moveable objects physically and permanently annexed to the property. 3.- Urban properties are the real estate located within city limits as well as those within district urban centers. 4.- Rural properties are those located outside of the legally established urban areas. 5.- The urban limits of the cities and populated centers will be determined as provided for by specific legal regulations. 6.- The determination of urban areas shall consider the present and future use of land, mostly for housing, commerce, industry or services as the main activities including development projects and urban planning. 7.- Rural areas are those where the use of land has, as its main activity, agriculture and agro-industries. 8.- Objects, for the effect of the present law, are all those that can be part of juridical transactions, excluding those that are part of public domain and which, because of its nature, cannot be individually owned. Section 2 Private real estate For the purposes of the provisions of the present law, private real estate shall be the rural and urban properties that can be the object of legal business, the owners of which are private national citizens, whether individuals or corporate bodies, or the State. Section 3 Public real estate 1. Public immoveable property are those that are outside the domain of commerce and that, because of their nature, cannot be the individually owned. 2. The mineral resources of the subsoil are subject to special legislation. Section 4 State’s private property 1. Private real estate of the State of East Timor shall comprise: a) All real estate owned by the Portuguese State as on 7 December 1975; and b) Real estate that are acquired by virtue of law or juridical business. 2. The use of State real estate shall be regulated by Decree-Law. CHAPTER IV Final and transitional provisions Section 12 Real estate that are the property of national citizens National citizens, whose real estate has been illegally appropriated or occupied by third parties, should submit their claims relating to the right of property over these real estate, within a period of one year from the date of entry into force of the present Law, so as to ensure legal procedures of mediation or title restitution as established by the specific law on the subject. The claims established above must be presented to DTP with the corresponding proof. Private properties that are not claimed will be presumed to be State property. A judicial appeal can be lodged against the presumption referred to in section 12.1 above until the 31 December 2008. Such claims and judicial proceedings do not affect the owner’s right to go before a competent civil court to demand compensation if it is applicable. Section 13 Foreign nationals Foreign nationals should, within a period of one year from the date of the entry into force of the present law, provide DTP with all data on the fixed real estate they owned until the 19 May 2002, for the effects that the law will determine. For this purpose, the information must be delivered with the necessary documental evidence, where it exists. It not, the property may be presumed abandoned and they can revert to the state. Any acts of disposal of real estate undertaken from the 20 May 2002 by expatriate nationals shall be considered not to exist. Section 14 Mandatory communication For the purposes of the procedures referred to in sections 5 and 6 above, DTP should communicate to the Public Prosecution Service the appropriations and occupations it is aware of by virtue of the claims submitted to it under sections 12 and 13 of this law. Appropriations and occupations of State real estate that DTP is officiously aware of should also be communicated to the Public Prosecution Service. Failure to observe the provisions of sections 14.1 and 14.2 above shall amount to serious disciplinary offence. Section 15 Abandoned real estate Abandoned real estate that is the property of national citizens or foreign citizens shall be temporarily administered by the State. The temporary administration of such fixed real estate shall be aimed at: Protecting the legitimate rights of these bona-fide citizens; Granting temporarily their use; and Ensuring that the real estate is not used to the detriment of its social purpose. The renting of such real estate to national or foreign citizens and to individuals or corporate bodies may take place through the payment of an adequate rent. The regime of renting and of administration referred to in this section shall be regulated by Decree-Law. Section 16 Passed acts relating to State real estate Any acts of appropriation relating to the real estate owned by the Portuguese State as at the 7 December 1975 that may have taken place under whatever form between the 7 December 1975 and the 19 May 2002, namely those undertaken by the Indonesian Administration, are considered inexistant. Real estate acquired or built by public entities within the period referred to in section 16.1 above shall revert in favor of the State. For the purposes of the provision above, the rights of bona-fide third parties that have onerously acquired the respective real estate through a fair price shall be safeguarded, and the State shall be the creditor of the balance due for their acquisition where their payment has not been totally made. No act of the United Nations Transitional Administration in East Timor shall be construed as conferring any right of property whatsoever on State real estate. Section 17 Competent entity DTP, under the Ministry of Justice, shall be the entity responsible for the enforcement of the present law. Until such a time as the legal statutes relating to real estate registry and real estate cadastre enters into force, DTP shall be the competent entity to register the real estate and prepare the respective cadastre. DTP should submit legal drafts of the instruments referred to above and a regulation of 15, as well as prepare its organic law. Section 18 Counting of time limits The time limits provided for in the present law shall be counted in consecutive days and shall start on the day immediately following the day of the event from which they start to count. Where the end of the time limit is not a working day, this day shall be transferred to the first ensuing working day. Section 19 Repeals All legislation contrary to the present law is hereby repealed. JURIDICAL REGIME OF NOTARY (20 January 2004) Article 1 Public Notary The Public Notary is notary agent; a person authorized by the State to compose and authorized, under his signature, all acts and contracts between private persons or any type of juridical person that need his/her intervention. Article 2 Notary’s Function 1. The Notary’s Function is to legalize and give the public faith for all extra-judicial acts. 2. To all previous articles previsions, the notary can provide advice to the parties in their negotiation. Article 3 Function of Notarial Organ 1. The notary’s organ function officer is the Notary. 2. Other notary officers can only proceed with acts that are indicated by legal express disposition. 3. Exceptionally, notarial functions will be carried out by: Timorese consulate agencies. Entities which by law, in relation to certain acts, have notary’s competence. 4. All the acts executed by especial organism while enjoining of material functions competencies must follow the precepts of this diploma wherever is applicable. Article 4 Competent Designation Agency The Minister of Justice represented by the director of the National Directorate of Registry and Notary, names Notaries to exercise notarial functions. Article 10 Functional Competences 1. The notary has autonomy and technical independence in the exercise of his/her functions and, once named, administratively is considered, officer of the Justice Ministry, of the National Directorate of Registry and Notary. Article 11 Technical Competence 1. In general, its competence of a notary to compose a public deed according to the parties will, by asking them and interpreting to the juridical lines to reached its total value. 2. Special designation are to compete to the notary: To made public testaments; To write other public instruments; Agreements; Authenticate private documents, or simply recognize ; To convey birth and identity certificates, as well as acting in public rules, managements or administrations of companies and societies; To convey certificates of other acts that he/she has confirmed; To certify, or have certified, translations of written documents in foreign languages; To convey first copies of public documents and of the other archived documents; To convey instruments and other copied documents, or to confirm with respective originals or photo copies made by the interested party; Authenticate; Transferring by telecopy, on formatted certificate, meaning of the public instruments, registers and other documents that are archived in notary public office, in the same conditions proceed faiths to other public services before transmissions; To intervene extra juridical acts, that the holders pretended to give special guaranties or authentications; To keep documents that by law must stay in the notary files and those ones that relied /or so. FROM THE NOTARY REGISTRY CHAPTERS Notary Books Article 18 Books 1. All notary acts, according to their nature, are registered in the two following books: Protocol Book and Document Registration Book. 2. Neither Notary will authorize the making and incorporation of documents in other registration book that is not indicated in the previous number. 3. These books will be opened, on the first day of January every year and will be closed on the thirty first day of December of the same year. CHAPTER III Register Book of Documents, incorporations, compositions and closing registers. Article 23 Juridical Act of Incorporation Documents To incorporate a document, is the juridical act to compile documents to the Register Book of the Documents, by formalities that the present law and the respective regulations determine. Article 24 Register Book of Documents 1. Called Register Book of Documents to the formatted book by documents, notary acts and special acts for intervention of extra registrations, and include with the civil-year should be kept of notary, by force of the law, regulation or resolution of juridical authority or administrative solicitation by holder, with general conservation and reproduction; voluntary documents of incorporations, should be solicited in ambit to realize a public written or act by the notary; The photo copies and certificates that are authorized by notary become chronologically annotated by each month, in special act, with indication precise number of intervention, the name of applicant, a resume of matter or contents, the date and the number of utilizing papers. the omission of any document expedition refers to special act previously, unless the same incorporation or alterations of data that should have, will be punished according to circumstances, with the disposal law; all the notary acts will reissued and authorized with the formalism stabilized to the public written, that compatible with those acts and incorporated to finalize the act; The Register Book of Documents is on applicable terms of Protocol Book, with formal exception not compatible with nature and composition. 2. Incorporate should be obligatory of all the acts bellow; Both acts and diligence of protests; Both notary’s acts, that of any nature; All of the general prosecutions or special concession from abroad, previous or simultaneously of their utilization in the country. All the rest of documents incorporated to the Register Book of Documents should be determined by law and the regulations. Article 27 Contents of Register Book of Documents The Register Book of Documents is formed; By public or privates documents that are registered according to the preceding article; By authorize of constitution deed of facts or tings; Deeds where the interested party request is consigned and record in the registry. TITLE III NOTARY DOCUMENTS Public Deed Article 37 Public Deed 1. Public deed is a notary’s instrument that registers a juridical business, in the Protocol Book, in legal terms and authorized by the notary. 2. Besides others specially foreseen in the law, are celebrated by public deed; a) all acts that need recognition, constitution, requisition, modification, division or extinction of properties rights usufruct, use, homing, lease surface or easement over immoveable properties (things); b) concerning the revocation of all acts, rectification or alteration of business that by force of law or purposes by the parts that were celebrated by public written; c) all acts of constitution, modification and distrait of voluntary guaranties or consign revenue, and fixation or alteration of monthly foods lending, when in charge of immoveable properties; d) alienation acts or heritance or legacy as long as they are part of immovable things; e) mortgage session or degree priority for its register, extinction of mortgage guaranties and the session, or credits pawn seizure; f) negotiable transmission of property or commercial business or industries. g) the contract of fix rent, and for life rent if the good or alienate rights on a immoveable; h) notaries habilitation; i) To divide immoveable goods or quotes of societies that becomes a part of immoveable properties. Article 42 Basic Data of Public Deed Any public deed must contain: place and date where was made; complete names of concessors and the witness of the case, as like others names by which the person is well known in his/her private life and the number of his/her identity document; nationality, civil status, age, complete district address of any party mentioned in the deed whether is concession, witness, legal representative or volunteer; if the concessors is married, widow or divorced, civil status and complete name of spouse will be given; Individual declarations of parties are registered by the notary, declarations truthfulness is responsibility of parties. CHAPTER III Copies, Testimonials and Certificates Article 50 First Copy of Public Deed and Testimonials 1. The notaries should give the parties, any nature of the act, a copy of the public deed or testimonials of effectuated incorporations. 2. Delivery should be done until third day since the signature of second written or protocol day. 3. The compliance obligation of emission for the first copy or testimonial that not becomes subordinate to requisite of the parts. 4. The copies and testimonials issued, in terms of this article, are the required in the Public Record and must be issued for the beneficiary of the record. 5. At any time a party or other parties can request a copy of the deed or certificate of the record to the documents registry. TITLE V SPECIAL WRITTING Article 66 Heirs Habilitation 1. Habilitation inheritance should be obtained via notaries. 2. Should not obtain inheritance habilitation via notaries because one of them is a minor. Article 67 Habilitation Deed 1. The habilitation of notaries consists public written declaration, by three persons, so that the notary consider reliable, habilitated of deft inheritance and nobody else to prefer in succession or become as bidder. 2. The declaration should contained mentioned the complete name, civil status, natural and last residence of the actor of inheritance and the habitant. Article 70 Effects 1. Notary’s habilitation contains the same effects of juridical habilitation and conveyance to be made in common, in favor of all inheritances and survive spouses, of the acts bellow: a) Registration conservatories of land registry; b) Registration conservatories of commercial registry and car properties; c) Marginal notes of right transmissions literary property, scientific, artistically or industries; d) Money Loans or other values. 2. Refers to the acts in paragraphs a) to d) of previous number should be required by any of heir habitants or by the survive spouse. LEGAL REGIME OF IMMOVABLE PROPERTY: OFFICIAL ALLOCATION AND LEASE OF PRIVATE STATE PROPERTY (Proposed Decree Law n.°/2004, April 2004) CHAPTER I Jurisdiction and Definitions Article 1 Jurisdiction of the Law This law regulates the act of leasing State Property of Private Domain. Article 2 State Property of Public Domain 1. The property of public domain of the State cannot be given for the exclusive use of private parties save the legal disposal that expressly allows the lease, concession or temporary exploration. 2. The legal regime of such property will be the subject of specific legislation. Article 3 Immovable Property of Private Domain of the Satate 1. Immovable Property of Private Domain of the State are those subject to administration of the Government, both urban and rural property, that are part of the domain of the State of Timor-Leste in accordance with agreement to the Law of the Juridical Regime of Immovable Property: Law No 01-2003, and the use and domain of which can be transferred in terms allowed by law. 2. The National Directorate of Land and Property (DNTP), must develop a system of inventory and classification of the property of private domain of the State, as part of its property cadastre. Article 4 Acts of Official Allocation and Lease of Immovable Property 1. Acts of official allocation of immovable property of private domain of the State, are all those in respect of a temporary delivery of a property for use by agencies of the government without payment. 2. Lease of State Property is a contract by which the Government facilitates and authorizes the specific use of real estate of private domain of the State, with payment of a fee for a definite time. The lease contract grants only rights of use and in no way affects rights of domain. 3. All the acts of official allocation and lease must be executed by the National Directorate of Land and Property (DNTP) under control and authorization of the Ministry of Justice, and always according to legal and directional dispositions of the corresponding administration. CHAPTER III LEASE OF PROPERTIES OF STATE Article 9 Requisites and Procedures 1. Any person, singular, collective, national or foreign, legally residing in Timor-Leste, with civil legal capacity to contract and to commit themselves, can celebrate a lease contract with the State. 2. The person interested in leasing a property of the State must present a petition to the national or district office of the National Directorate of Land and Property (DNTP) with the following: a) Full name, age, nationality, address and registration number of the commercial activity, if such is the case; b) Identification of the property that is sought to lease; c) Corporate bylaws and legal incorporation with the identification of its legal representatives, in the case of an association; d) Explanation of the use that is proposed for the property: residential, commercial, industrial, agricultural or such other as is proposed; e) In cases of agricultural, commercial or industrial use, the petitioner must present an activity plan and justify the sum of the investment and an estimate of the development of the business or industry, in the pertinent case. f) State the required period, within the determined limits of the law. Article 10 Process of Adjudication of Leases 1. After receiving a petition to lease or after identifying an available state property that can be the object of a lease, DNTP shall implement the following process of adjudication by elaborating a technical chart of the property with the following information: a. Relevant technical data; b. Special conditions of the contract c. elegibility of the petitioner d. minimum rent e. minimum time of lease f. specific use of the immovable property in special cases g. guarantees and other special conditions of the contract 2. The technical chart is presented to the Minister of Justice for approval, except in cases where delegation of competence to the National Director of Land and Property exists. 3. After approval, public notification is made in the following terms: a) To the Chefe Suco where the immovable property is located. b) By notification in the district and national offices of DNTP where the immovable property is located; c) Publication in the Official Gazette of the Republic and in the Web page of the DTP. 4. Interested persons can present propositions in a sealed envelope to the district DTP until 17h00 of the 14th day following notification. 5. The adjudication process will be conducted under the following terms: a) On the working day following the expiration of the time limit referred to previously, public opening of the propositions will take place by the commission of adjudication composed as follows: i. by the representantive of the District DNTP, ii. by the sub-district administrator, and, iii. by the Chefe Suco where the immovable property is located. b) The committee will study the propositions and prepare a chart of acceptable offers in preferential order, giving priority to the best offer in terms of price, contract duration and other conditions. c) Offer of the lease will be made to the first eligible participant in the table of preferential order, or the following, successively, in case of resignation or other impediment of the previous beneficiary. d) The commission will write minutes of the opening process and adjudication procedure. 6. After the mentioned adjudication, DNTP will sign the lease, in representation of the Minister, with the selected party. 7. DNTP will deliver monthly reports to the Minister of Justice regarding the leases celebrated, with copies of the corresponding adjudication minutes. Article 13 Types of Use 1. The properties of private domain of the State can be allocated officially or leased, according to each case, preferably for the following uses: a) Residences for national relocated citizens, refugees and those of scarce economic resources; b) Diplomatic Missions, Humanitarian Agencies and International Organizations; c) Private residences for other national and foreign persons; d) Non Governmental organizations; e) Small, medium or large private commercial activities of national and foreign citizens and companies; f) Small, medium or large private industrial activities of national and foreign citizens and companies; g) Agricultural Production; h) Others not specified. 2. Acording to the required use, DNTP must verify information and obtain technical reports from the appropriate government agencies. Article 14 Duration of Contracts 1. The duration of leases of State property depends on the use and, in appropriate cases, on the sum of the investment. 2. The maximum stated periods for each type of contract are as follow: a) Up to FIVE (5) YEARS for residencial use; b) Up to TEN (10) for small commerce and industry; c) Up to TWENTY (20) YEARS for Humanitarian Agencies, NGO's; d) Up to THIRTY (30) YEARS for medium scale commerce and industry; e) Up to FIFTY (50) YEARS for large scale Commerce, Industry and Agriculture activities; f) Up to FIFTY (50) YEARS for International Organizations and Diplomatic Missions; g) For spe	Translation - Portuguese (Logótipo da DNTP e cabeçalho) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DO REGISTO DE TERRA Exposição do Director da Direcção de Terras e Propriedades 1 de Julho, 2005 Este Manual de Registo de Terras foi concebido de forma a constituir a base e o quadro para uma versão final a ser preparada subsequentemente à promulgação das leis da República concernentes à terra e à publicação das normas e regulamentos da DNTP. Este projecto de manual contém as leis actuais da República que versam sobre a terra, discute princípios e directrizes geralmente aceitos acerca do direito de posse de terras e descreve os processos de registo e escrituração da Conservatória de Registo de Terras de Timor-Leste. Este documento também inclui material seleccionado para referência técnica. È nossa expectativa que cada artigo do Manual seja repetido em Inglês, Tétum e Português. Comentários por parte dos usuários do Manual com referência ao teor, e possíveis revisões ou acréscimos são bem-vindos. Os funcionários da DNTP sentem-se particularmente motivados a fornecer quaisquer sugestões substanciais que venham aprimorar o material. Alterações, revisões e modificações no Manual serão identificadas por pequenas anotações impressas no canto inferior esquerdo de cada página modificada, por exemplo, uma modificação inserida em 7 de Novembro de 2007 terá a inscrição 7 Nov 07. O objectivo primordial da Conservatória de Registo de Terras da DNTP é atender às necessidades de direito de posse de terras dos cidadãos da República Democrática de Timor-Leste, resultando na confiança de que os direitos de propriedade e posse estejam segura e legalmente protegidos e que serviços de qualidade sejam fornecidos para a escrituração e registo dos seus valiosos documentos. Gostaríamos de assegurar-lhes que a missão da DNTP estará envolvida em todos os sentidos com a tarefa de prestar serviços ao público e no cumprimento das nossas responsabilidades para com o governo de Timor-Leste. Pedro de Sousa Xavier Director (Logótipo da DNTP e cabeçalho) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DE REGISTO DE TERRA Sumário Capítulo I Descrição do Sistema de Registo e Titulação de Timor-Leste II Secções Principais das Leis da Terra Promulgadas pela República III Decreto, Normas e Regulamentos da Direcção de Terras e Propriedades IV Processamento ao nível da Conservatória de Registo de Terras V Transferências Secundárias de Bens Imóveis VI Base de Dados sobre Reclamações de Terras VII Base de Dados sobre Registo de Terras (Reservado) VIII Projecção Universal Transversal Mercator e o Sistema Coordenado de Timor-Leste IX Descrição e Concepção do Identificador Exclusivo de Parcelas (IEP) X Controle de Qualidade e Garantia de Qualidade XI Apêndice: Exemplos de Título, Registo, Certificados de Levantamento, Formatos de Transferência de Escrituras, Formatos de Requerimento para Registo e Titulação, Fluxograma de Registo e Titulação, Permanência do Papel Padrão, Gráfico de IEP. Capítulo I Descrição do Sistema de Registo e Titulação de Timor-Leste Grande parte dos factores políticos relacionados com o direito de posse de terras que decorreram nos últimos cinco séculos colocaram Timor-Leste numa situação que requer a criação de um novo sistema de registo e titulação de terras a fim de suprir as necessidades de uma geração emergente de timorenses, ao mesmo tempo em que protege os interesses legítimos e os direitos inerentes do passado. É fundamental a uma sociedade verdadeiramente democrática a percepção e confiança por parte dos seus cidadãos na segurança e negociabilidade das suas propriedades. Costuma-se enfatizar que o objectivo primordial de um sistema de registo de terras é proteger os direitos de propriedade do cidadão de boa fé. Os benefícios secundários são numerosos e podem incluir, por exemplo, uma base para se estabelecer impostos, informação estatística, e oportunidades de investimento. No entanto, a razão suprema para a criação de um sistema viável de posse de terras é assegurar ao público que suas propriedades são invioláveis, estão correctamente descritas e localizadas, e são plena e eficientemente administradas e amparadas pelo seu governo. Devido à tribulação política e às mudanças abruptas que ocorreram em Timor-Leste nas últimas décadas, é não apenas aconselhável, mas altamente importante e crucial combinar conceitos e sistemas de posse de terras comprovadamente bem sucedidos, de diferentes fontes e com novas aplicações para atender às necessidades particulares da República. Definições A fim de que a equipe da DNTP possa comunicar-se eficientemente e cumprir sua função, há que haver a compreensão clara e exacta de certos termos que serão utilizados quase que diariamente, juntamente com outros termos importantes que poderão ser encontrados ocasionalmente. Alguns dos termos a seguir usados por outras organizações ou indivíduos terão definições ligeiramente ou até significativamente diferentes daquelas que aqui apresentamos dependendo do contexto funcional. Não obstante isso, para se obter o mesmo entendimento dentro da DNTP, as definições abaixo indicadas são as versões aceitas. Concessão Privilégios garantidos pelo governo para uma pessoa singular ou colectiva para certos usos de propriedades do domínio privado do Estado. Decreto Regulamentos administrativos com o efeito de lei emitidos por autoridade governamental sob certas sanções legislativas. Escritura Um instrumento escrito (documento) por meio do qual a terra é transmitida. DNTP ou A Direcção de Terras e Propriedades, Ministério da Justiça, República DTP Democrática de Timor-Leste. Cidadão de Timor-Leste Conforme definido por decreto promulgado em 30 de Outubro de 2002 Ónus Qualquer participação, direito ou obrigação associado a terras e propriedades que afecte ou possa afectar o título de propriedade. São exemplos disso hipotecas, arrendamentos, servidão activa, e convénios. Domínio absoluto Propriedade de terra a que foi conferida o mais elevado grau de amplo reconhecimento e direitos absolutos de acordo com a lei. Livro de terras O índice de documentos escriturados/registados na Conservatória de Registo de Terras. Este índice poderá ser mantido electrónica ou manualmente. Comissão de terras Conforme proposto em projecto de legislação, uma comissão de terras (nome formal ainda a ser determinado) será organizada como um órgão governamental semi-autónomo para rever todas as inscrições para registos e títulos de propriedade imobiliária. Todas as terras de Timor-Leste, quer tenham sido tituladas por regimes anteriores ou que actualmente possam vir a ser concedidas pela República, devem ter a aprovação da comissão de terras antes que processamento ulterior da parte da Conservatória possa ocorrer. Recursos contra as decisões da comissão de terras somente poderão ser interpostos junto do sistema judiciário da República. Uma vez que o trabalho da DNTP com relação a requerimentos específicos para registo e titulação esteja concluído, os resultados serão enviados à comissão de terras juntamente com a recomendação da DNTP para aceitação ou rejeição. A comissão de terras revê a recomendação da DNTP e emite uma decisão. Conservatória de O governo de Timor-Leste serve de depositário para escrituras de Registo de Terras posse de terras e outros afins tendo em vista cumprir a sua escrituração e certificação oficial. ´´Conservatória`` é actualmente um termo genérico que abarca certos escritórios da DNTP. Arrendamento Um direito limitado a usar terras sem proprietário, usualmente para um propósito e período de tempo específicos. Litispendência, Uma notificação por escrito anexada a certos títulos provisórios e Aviso de certos certificados de registo para o não-cidadão que a propriedade em causa está em disputa perante a comissão de terras ou em litígio perante um tribunal da República. LLP Projectos de Lei da Terra I e II sob os auspícios da ARD, Inc., consistindo de diversos componentes e facetas importantes dos requerimentos de posse de terras. Acção judicial Processo por meio do qual, a uma data estabelecida, o detentor provisório do título de terra passa a ser reconhecido como o detentor de boa fé do título de terra contra toda e qualquer reivindicação adversa. Bens Imóveis Terra e os objectos imóveis anexados a ela. Escrituração O objectivo primeiro de um sistema de escrituração (recording) de e Registo de Títulos documentos desempenhado pela Conservatória consiste em e Outros fornecer informação pública de direito real sobre bens imóveis. Documentos Informação pública significa notificação escriturando-se oficialmente um instrumento que estará subsequentemente aberto para inspecção pública e aquisição de cópias. (Observação: A Conservatória aceita documentos que lhe sejam O Português e o apresentados pelo público e, subsequentemente, indexa, Tétum não copia e coloca os documentos em escrituração. A agência Distinguem não toma nenhuma posição relativa à titulação ou outras entre os termos legalidades de uma transacção. A Conservatória realiza registo (registration) escriturações de acordo com os regulamentos do governo e escrituração quanto à forma e o teor dos documentos a serem escriturados. O (recording)) público é totalmente responsável por determinar a validade da transacção da matéria do documento escriturado. Registo difere de escrituração significando que registo é um processo jurídico relacionado a uma transacção de bem imóvel, sendo o processo verificado pela Conservatória. Registo inclui a escrituração e o arquivo de documentos. O processo deverá ser executado dentro do que estabelece a lei. Para os registos, o governo confirma que os padrões e os procedimentos jurídicos exigidos para a titulação tenham sido observados. O governo substancia a titulação somente até o ponto em que as entidades jurídicas envolvidas tenham agido em boa fé e em total consonância com as leis existentes. A diferença entre um documento ´´escriturado`` e outro ´´registado``, consiste simplesmente em verificar se o documento foi assinado e selado pela Conservatória Nacional. Conservador Uma pessoa oficialmente designada pela República para conservar, manter e verificar escriturações. República A República Democrática de Timor-Leste. Transferências A transferência de um direito existente para um novo proprietário Secundárias subsequente a um primeiro registo. (transferências derivativas de imóveis) Terra Terras que são propriedade da República e passíveis de serem do Domínio cedidas ou transferidas para pessoas singulares ou colectivas. Privado do Estado Título Todos os elementos físicos e jurídicos que, combinados, demonstram ou provam os direitos a um bem imóvel. Um título por si só constitui evidência de um título válido. Sistema Timorens O Sistema Torrens modificado e proposto para a registo e titulação de direitos de terras na República de Timor-Leste. Uma diferença fundamental em relação a um sistema Torrens ´´puro`` é que um fundo compensatório não é estabelecido para tratar dos erros cometidos pelo governo na emissão ou aprovação de títulos individuais. A responsabilidade do governo e a determinação de indemnizações é da competência do sistema judiciário de Timor. Outra diferença é que as transacções secundárias são processadas separadamente, apenas mediante escrituração do documento fornecida pela Conservatória. A aceitação de documentos secundários de transacção para escrituração pela Conservatória fica limitada a uma verificação quanto à compatibilidade com o registo escriturado, título e resultados do levantamento existentes na Conservatória e à análise dos documentos secundários submetidos para finalização e endosso, conforme exigido pela lei da República. Na essência, o Sistema Timoren é uma combinação do Sistema Torrens com um sistema de escrituração de títulos. Sistema Torrens Um livro de registos de títulos desenvolvido pelo Senhor Robert Torrens em 1858 para acomodar os sistemas de registo da Austrália. As transacções após a titulação (transferências) devem ser examinadas, aprovadas e registadas por uma conservatória do Estado. Outros países adoptaram o Sistema Torrens com diferentes graus de adaptação e modificação. Análise do Sistema Timorens O Sistema Timorens contém quatro tipos de certificados: certificados de registo, certificados de título provisório, certificados de título, e certificados de levantamento. Três tipos de direitos sobre a terra são registados no Sistema Timorens, ´´domínio absoluto``, ´´arrendamento`` e ´´concessão``. Os direitos de domínio absoluto são registados e documentados através da emissão de certificados de registo por não-cidadãos com reclamações fundamentadas. Certificados de título provisório e certificados de título estão reservados para cidadãos da República que tenham direitos de domínio absoluto com boa fé. Os títulos provisórios são convertidos em títulos permanentes após cinco anos se não houver contestações ou aparentes irregularidades associadas ao título provisório. Os arrendamentos e concessões são registados quando efectuados ou concedidos pelo governo além de um ano civil. Os arrendamentos de bens imóveis ou concessões de mais de um ano entre particulares devem ser escriturados, porém não registados. O registo e escrituração de arrendamentos e concessões efectuados ou concedidos por mais de um ano têm por finalidade garantir os direitos de posse afins. Os arrendamentos e concessões inferiores a um ano não possuem o mesmo grau elevado de importância que os arrendamentos de mais longo prazo. A componente de registo do Sistema Timorens é um ´´primeiro registo`` de todos os direitos de domínio absoluto em Timor-Leste que foram verificados, confirmados e aprovados pela República para emissão de título provisório ou certificado de registo, conforme o caso. Os direitos de domínio absoluto, quer tenham sido emanados de prova de boa fé de regimes anteriores ou quer tenham sido transferências recém estabelecidas da República, são registados uma e apenas uma única vez. A partir daí, as transferências secundárias entre particulares são implementadas através de escritura e têm necessariamente que ser escrituradas na Conservatória. As transacções secundárias (transferências de escritura) são efectuadas através do preenchimento de um acordo formal entre o comprador e o vendedor, e autenticadas pelo notário. A Conservatória recebe o acordo, examina se está completo e se contém todas as informações obrigatórias, verifica se o vendedor é o último proprietário da escrituração, e regista a escritura para arquivo no ficheiro de identificação da parcela. Não há necessidade de anotar nas escriturações informatizadas ou manuais que o lançamento anterior está cancelado. Esse facto revelar-se-á pela data do lançamento mais recente de transferência de escritura. Após a escritura original (note-se, escritura e não o título) ter sido copiada pela Conservatória, a escritura original é devolvida ao comprador. Após o período legislado para conversão de um título provisório em título definitivo ter expirado, o título provisório continua sendo um escrituração permanente da Conservatória, com a conversão para título definitivo anotada no arquivo oficial da parcela. O certificado final do título é preparado, assinado, selado e retido pelo Conservador, sendo a duplicata do original entregue aos detentores dos direitos. Não é necessário que os detentores da duplicata do título original devolvam esses documentos à Conservatória aquando das subsequentes transacções de escrituras, visto que por lei a duplicata torna-se nula e sem efeito a partir da transferência legítima da escritura. Os certificados de registo são emitidos pela República para não-cidadãos a fim de reconhecer o seu direito de propriedade sobre possessões imobiliárias substanciadas e direitos legitimamente concedidos por regimes governamentais anteriores. Esses tipos de registo devem ser aprovados pela comissão de terras, não são passíveis de recurso se rejeitados pela comissão, não fazem jus a indemnização devido a erros do governo no seu processamento, e não podem ser convertidos em certificados de título a menos que sejam subsequentemente transferidos a outro cidadão da República. Uma vez que a comissão de terras ou outra autoridade sancionada pelo governo conceda a aprovação, os certificados de registo para não-cidadãos são preparados, assinados e selados pelo Conservador, sendo a duplicata do original entregue aos detentores dos direitos. Um certificado de registo somente pode ser convertido em certificado de título se o não-cidadão transferir por meio de escritura a posse dos seus direitos a um cidadão da República. Quando esse tipo de transferência ocorre, o certificado original de registo recebe a anotação ´´Cancelado`` tanto no ficheiro da parcela da base de dados informatizada quanto nos ficheiros mantidos manualmente. Coincidentemente com a primeira alteração de propriedade dos direitos do proprietário absoluto ao título definitivo, o título definitivo original recebe a anotação ´´Cancelado``tanto no ficheiro da parcela da base de dados informatizada quanto nos ficheiros mantidos manualmente. O título original serve sempre de base para todas as futuras transferências por meio de escritura, isto é, não pode haver direitos maiores ou extraordinários transferidos com uma área de terra escriturada ou partes da mesma do que o direito existente no título original. As demoradas pesquisas de título que vêm constituindo a persistente fragilidade dos tradicionais sistemas de transferência e escrituração são assim evitadas no Sistema Timorens por duas razões, 1) a República do Timor-Leste tem a oportunidade de iniciar um sistema a partir de uma nova posição básica sem os impedimentos do passado e histórias de complexas regras, sanções, decisões judiciais e restrições sobre propriedades, e cadeias fastidiosas de pesquisa de títulos, e 2) o advento de sistemas informatizados removeu a necessidade das sempre difíceis pesquisas manuais de escriturações do passado. Recomenda-se que o certificado de registo de propriedades seja expressamente identificado pela República como totalmente negociável e absolutamente seguro quanto à localização e direitos, isto é, a menos que surjam circunstâncias excepcionais, o governo garante que não irá intervir na condição dos direitos registados do não-cidadão. É preciso cautela para distinguir entre os termos ´´processo de registo`` e ´´Certificado de registo``. O processo de registo aplica-se à registo tanto do certificado de título quanto do certificado do registo, sendo o primeiro aplicável a cidadãos da República e o segundo aplicável a não-cidadãos. A fim de evitar confusão entre esses dois termos, a DNTP pode decidir usar nomes alternativos de certificado de registo, por exemplo, Certificado de Direito de Terras ou Certificado de Posse de Terras. Sistema de Registo (Cidadãos da República) O sistema de registo-titulação para propriedades imobiliárias previamente registadas e não registadas por cidadãos de Timor-Leste abarca um conceito modificado no Torrens. O governo nacional assegura a inviolabilidade do título através de processos de controle de qualidade e de análise e aprovação administrativa antes da emissão do documento, e ao longo do tempo (o período aberto durante o qual as contestações a um registo de título podem ser consideradas, ou em que irregularidades técnicas ou outras no título podem ser corrigidas). O período aberto para a revisão da informação sobre o título é uma componente importante do Sistema Timorens. Por exemplo, algumas jurisdições em outras partes do mundo que exerceram controle rigoroso sobre revisões de documentos de titulação e correcções técnicas experimentaram subsequentes sobrecargas nos seus sistemas judiciários devido a pequenos erros, tais como nomes escritos incorrectamente. O período aberto oferece a vantagem de se evitar uma possível confusão de complicações jurídicas. A indemnização por parte do governo por defeitos e erros na emissão de títulos ou a reparação de erros cometidos pelo governo cabe ao sistema jurídico da República em conformidade com o seu código civil. Os tribunais da República possuem jurisdição para receber recursos sobre acções e decisões de propriedade de terras tomadas pela DNTP ou pela comissão de terras. As questões de disputa de terra e os processos de mediação constituem um processo aparte do Sistema Timorens. O registo de direitos de terras em litígio ou questionáveis não tem início até que haja um acordo oficialmente reconhecido de cada caso. Após a aceitação por parte da DNTP de um requerimento de um cidadão da República para obter um título provisório, o examinador de títulos da DNTP avalia a informação fornecida. A partir daí, o examinador 1) após análise do Director da DNTP, devolve o requerimento ao cidadão com uma explicação por escrito das razões para a sua rejeição, 2) solicita que o requerente forneça informações adicionais, ou 3) encaminha o requerimento ao Director da DNTP, com um relatório e recomendação para aprovação de um registo de título provisório. Se a recomendação do examinador de títulos for aceita pelo director da DNTP, o requerimento, juntamente com os documentos comprobatórios, é enviado ao presidente da comissão de terras para revisão e aprovação final (ou rejeição), para processamento do registo. Se a parcela ou a área de terra em questão contar com o apoio de um levantamento anterior e estiver documentada por um certificado de levantamento assinado pelo Director da Divisão de Cadastro e Cartografia ou outro oficial designado, então o processamento do registo poderá iniciar-se o mais breve possível. Se a parcela em questão para registo não tiver passado por um levantamento aprovado (caso esporádico), o director da DNTP encaminha uma ordem por escrito para o Director da Divisão de Cadastro e Cartografia visando a realizar um levantamento oficial. Realizado e aprovado o levantamento, os resultados são fornecidos ao Director da DNTP para as devidas providências. Enquanto corre o recurso ou reparação administrativa da determinação de direitos conforme consta no certificado de título provisório e ao expirar o período aberto, ou tão logo quanto possível a partir daí, é preparado um Certificado de Título para a propriedade imobiliária ou direitos conexos exactamente em conformidade com o Certificado de Título Provisório ou com mudanças no nome que reflictam os subsequentes cessionários do título ou correcções técnicas. A duplicata do original do Certificado de Título é então emitida pela Conservatória para as pessoas singulares ou colectivas nomeadas no certificado provisório ou para os seus cessionários ou recipientes do título legalmente designados. O Certificado de Título original é registado e permanentemente arquivado na Conservatória. O Conservador deve manter um arquivo especial para títulos provisórios que reflictam as subsequentes transferências escrituradas ou correcções técnicas que venham eventualmente a ser incorporadas no título definitivo. Desta forma, poderão ser evitadas revisões parcelares anexadas ao título provisório. A correcção ou revisão de certificados de título provisório por parte da Conservatória da DNTP não resulta no estabelecimento de um novo período para a emissão do Certificado de Título. A data de início de um período aberto do título provisório deve permanecer conforme estabelecida originalmente, a menos que haja determinação em contrário por parte de um tribunal da República. O período aberto para correcção, reparação ou cancelamento de títulos provisórios não se aplica a situações em que tenha sido alegado negligência grave, declaração falsa, ou fraude por uma das partes através de processo judicial. Nesse caso, o Conservador nacional deverá prolongar o período aberto até que haja a solução da questão legal. Se ficar constatado por uma autoridade jurídica competente que houve fraude ou grave declaração falsa no requerimento e emissão de um título permanente, ele estará sujeito a ser revogado por um tribunal da jurisdição. Título de Terra do Estado As terras do Estado compreendem aquelas terras que se encontram no domínio público (inalienáveis), ex., ruas, e terras do domínio privado alienáveis, as quais, sob apropriadas circunstâncias ou acções governamentais, podem ser arrendadas ou vendidas a entidades privadas, ex., um prédio de escritórios do governo que deixou de ser utilizado. O título de terras que sejam propriedade do Estado é estabelecido por meio de actos e proclamações orgânicas coincidentes com a criação do estado político da República. Um exemplo disso está contido no Artigo 4 da Lei da Terra No. 1/2003, que proclama que toda a propriedade do Estado que pertencia ao Estado Português reverte a favor da República de Timor-Leste. Não há nenhuma razão para o governo de Timor-Leste emitir certificados de título para si próprio. Em virtude da sua soberania, a República é detentora do título sobre as terras do Estado e é a supervisora dos direitos associados a essas parcelas ou a outras áreas de terra. Todas as fronteiras das terras propriedade do Estado devem eventualmente ser determinadas através de procedimentos padrão para o levantamento de terras. A República possui então informação adequada para administrar parcelas específicas ou outras áreas de terra uma vez que os levantamentos tenham sido aprovados e aceitos pela DNTP. Quando parcelas propriedade do Estado são subsequentemente transferidas para pessoas singulares ou colectivas, poder-se-á então preparar títulos formais com base em descrições jurídicas e precisas da terra. Registo de Direitos sobre Terras para Não-Cidadãos O relatório da ARD, “A Observância da Constituição por parte de Reclamantes Não-Nacionais de Direitos de Domínio Absoluto pré-existentes em Timor-Leste” (Julho de 2004) contém uma excelente análise e um estudo aprofundado de possíveis direitos de posse de terras de não-cidadãos. Outras recomendações com respeito à situação de direito de posse de não-nacionais estão abordadas no relatório da ARD ´´Uma Legislação sobre Direitos de Terras e Restituição de Títulos``(Julho de 2004). O Artigo 13 da Lei da Terra No. 1/2003 da República declara, “os estrangeiros devem, dentro do período de um ano a partir da data da entrada em vigor da presente lei, fornecer à DTP todos os dados referentes aos bens imóveis fixos que eles possuíram até 19 de Maio de 2002, para os efeitos que a lei determine.” O Artigo 15 da Lei da Terra No. 1/2003 declara “Bens imóveis abandonados que sejam propriedade de cidadãos nacionais ou de cidadãos estrangeiros serão temporariamente administrados pelo Estado.” O Artigo 16, (referindo-se à apropriação de bens imóveis sob o regime da Indonésia) declara ´´... os direitos de boa fé de terceiros ... devem ser salvaguardados ...``. Não há nenhuma menção no Artigo 16 separando a condição de cidadão da condição de não-cidadão. Se for aprovado através dos processos jurídicos existentes, os direitos de posse de terra de não-cidadãos são registados pela República sob o mesmo sistema e sob a maioria das condições empregadas pela Conservatória para cidadãos, com as importantes excepções de que não se emitem títulos para não-cidadãos e não há oportunidade de recurso judicial. O Certificado de Registo, juntamente com os ficheiros comprobatórios existentes na Conservatória, está sujeito à correcção pela DNTP durante o período de validade do certificado de registo. A DNTP também pode considerar um requerimento apresentado por titular de direitos não-cidadão para revisão administrativa de possíveis discrepâncias ou erros detectados relativos às suas propriedades. Correcções ou revisões de património imobiliário de não-cidadão num estágio inicial poderão facilitar subsequentes transferências de escritura para potenciais cidadãos receptores quando isso ocorrer. A terra ou os direitos associados de não-cidadãos titulares de registo são totalmente negociáveis. Uma vez que todos esses direitos sejam transferidos ou sofram transacção de alguma outra forma, aquele bem imóvel em particular nunca mais poderá pertencer a outro não-cidadão. Um cidadão da República que adquira terras de um não-cidadão torna-se o detentor do título de certificado original escriturado sem se ter em atenção qualquer ´´período aberto``, visto que uma determinação dos direitos de terra já terá sido inequivocamente reconhecida pela República. Composição da Conservatória Nacional de Registo de Terras Pretende-se expandir o sistema de registo de terras de Timor-Leste para cada distrito. Desta forma, haverá conservatórias locais para receber, processar e transmitir documentos para os arquivos nacionais. A supervisão técnica das conservatórias distritais continuará sob a responsabilidade da DNTP nacional. Esse projecto organizacional para fins de registo possui a vantagem de melhorar o acesso e a prestação de serviços para o público dentro de determinadas regiões e de contar com equipes distritais compostas de pessoas familiarizadas com as condições e os costumes locais. O termo ´´Conservatória de Registo de Terras`` deve ser entendido no sentido genérico. As repartições da DNTP constituem colectivamente a ´´Conservatória de Registo de Terras``. Até que a legislação seja promulgada pela República para estabelecer e designar as competências de um Conservador nomeado, ou outro tipo de oficial comissionado, o Director da DNTP e o seu Adjunto assumirão os deveres e as responsabilidades de Conservador. A DNTP deverá ser oficial e colectivamente reconhecida como organismo da República de Timor-Leste responsável pelo registo de bens imóveis. Ao abrigo do Artigo 17 da Lei da Terra No. 1/2003, a DNTP possui competência para implementar por meio de promulgação, vários elementos jurídicos relativos ao funcionamento de uma conservatória de registo de bens imóveis. Terra e Direitos Associados para Escrituração e Registo O relatório da ARD, de Julho de 2004, ´´Uma Lei sobre Direitos de Terras e Restituição de Títulos`` propõe que o registo de direitos de terras seja simplificado e limitado a quatro categorias, isto é, Domínio Absoluto, Arrendamento (e Concessões), Hipoteca, e Terras Comunitárias. As transacções envolvendo hipoteca e arrendamento-concessões são apenas escrituradas pela Conservatória. Na primeira vez, os títulos de domínio absoluto e os títulos comunitários são escriturados e registados pela Conservatória. Subsequentemente a essa única e exclusiva emissão de título, essas parcelas tituladas e outros tipos de propriedade de terra são transferidos por meio de escritura lavrada sem nova emissão de título. Recomenda-se que a apresentação, por parte de particulares, de hipoteca e de tipos semelhantes de documentos para escrituração pela Conservatória seja preparada com a assistência de notários, advogados particulares ou companhias imobiliárias. Os funcionários da Conservatória podem assistir o público orientando-os sobre como preencher o formulário de requerimento, mas não têm autoridade e não devem fornecer parecer jurídico aos requerentes. A Conservatória fornece formulários de requerimento para essas transacções, mas não fornece formulários de documento para transferência. Os candidatos a titulação devem também buscar aconselhamento e assistência de notários ou advogados se enfrentarem dificuldades nas suas petições. Entre os exemplos de transacções da Conservatória, pode-se arrolar a terra e direitos de terras governados por herança, doações, falência, liquidação, ordem judicial, aquisição compulsória por parte do governo ou órgão do governo, alterações por uso capião de bem imóvel, avisos de aquisição compulsória pendentes ou penalidade por dívidas governamentais não pagas. Os títulos são processados pela Conservatória se não tiver havido título anterior preparado para domínio absoluto e terra comunitária afectada; as subsequentes transferências dessas mesmas terras serão somente escrituradas pela Conservatória e não mais tituladas. As transferências de terra concedidas por governos anteriores, por exemplo, durante a administração de Portugal, que são aceitas pela República como sendo legítimas e válidas são registadas, mas não re-tituladas por via de regra. O documento original ou outras formas de prova de direitos permanecem da maneira como foram apresentados (não sujeito a revisão). Em alguns casos, pode ser possível restabelecer os limites originais de terras em questão utilizando-se medições constantes em levantamentos ou referências se estiverem descritos no documento de titulação original. Discrepâncias significativas entre as condições no terreno e as medições do original (escrituradas) exigirão necessariamente investigação e avaliação por um agrimensor profissional. As transacções secundárias (por meio de escritura) devem ser escrituradas de acordo com a lei. A penalidade pela não-escrituração poderia resultar na perda da propriedade imobiliária. Em outras jurisdições onde a escrituração não é obrigatória, tem havido casos em que os primeiros cessionários perderam o seu bem imóvel por não terem escriturado a transacção. O Papel dos Notários em Processos de Registo A legislação promulgada formalizou as bases jurídicas e o papel dos notários sancionados pela República. O Artigo 2 da lei do notariado declara que a função do notariado é a de legalizar e reconhecer a execução pública de actos extra judiciais. O Artigo 37, Título III, menciona bens relacionados com imóveis que devem ser anotados num ´´Livro de Protocolo``. São eles, entre outros: • direitos sobre propriedades imóveis, • hipotecas, • transmissão negociável de propriedade. Exemplos de interacção notarial com a Conservatória de Registo de Terras são a identificação pessoal e o testemunho de documentos pelos requerentes para subsequente submissão à DNTP. A assinatura do notário, data, e o selo contribuem para a validade legal de qualquer transacção. Sistema de Registo, Titulação e Cadastramento O ´´Livro de Terras`` é uma compilação indexada de documentos recebidos e escriturados e dos documentos emitidos pela Conservatória. O expediente adicional que dispensa o manuseio de documentos associado com o registo e titulação, tal como um requerimento, é simplesmente anotado, por exemplo, no Livro de Terras como “Requerimento, 51-5.012.01234,11/3/04`` (nome do item, número da parcela, e data de anotação no Livro de Terras). Um outro exemplo, um Certificado de Título original remetido para uma pessoa recebe a anotação no Livro de Terras como ´´Título 000777, Horacio da Silva, 11/3/09, Correspondência Registada.`` Todos os documentos relativos a uma parcela específica são arquivados sob o número da parcela. Todavia, os certificados de título e registo possuem números separados e únicos embora eles também sejam referenciados na sua página com o número de arquivo da parcela. Esse esquema separado de numeração para registo e certificados de título é desejável posto que: • Os números de parcela (necessariamente) são difíceis de usar e, consequentemente, propensos a erro quando da transcrição de números, • Se uma parcela for redistribuída (subdividida ou combinada com outra parcela), são gerados novos números de parcela, mas não se prepara novos registos/títulos (as transferências das novas parcelas serão transacções secundárias-derivativas). O sistema de mapeamento cadastral para Timor-Leste desenvolvido pelo Consultor Cadastral da DNTP, Senhor Grant Cullen (6 de Agosto de 2003) presta-se muito bem a um sistema completo de arquivamento para todos os documentos de parcelas, incluindo certificados de registo, títulos, cópias de segurança e informação de referência. O projecto do Sr. Cullen utilizando um sistema de numeração baseado num mapa UTM, para gerar números de identificação exclusiva de parcela (IEP), foi adoptado pela DNTP. Os documentos de registo e titulação são individualmente designados sob um sistema alfanumérico descrito nos exemplos fornecidos a seguir, porém arquivados sob um número exclusivo de parcela. As informações cadastrais são arquivadas e mantidas sob um sistema baseado no mapa ou de números sequenciais para os planos de levantamento/certificados que forem eventualmente adoptados pela DNTP. Documento Função Ex. No. Assinatura da Autoridade Certificado de Registo Reconheci N000364 Conservador da DNTP (Não-Cidadão) mento do Direito Certificado de Temporário P000752 Conservador da DNTP Título Provisório até a Conclusão (Domínio Absoluto do Período Aberto do Cidadão para Correcção e/ou Contestação Certificado de Título Assegurar o C000777 Conservador da DNTP (Domínio absoluto do Título Cidadão) Certificado de Aviso e Des 51-2.012-0123 Director,Divisão de Levantamento crição de Le ou Cadastro e Cartografia vantamento Sequencial Básico Aprovado (a ser Determinado) Básico A presença de letras para os primeiros três certificados acima arrolados é necessária para assegurar a não-redundância na base de dados informatizada a ser criada pelas operações de cadastro-registo da DNTP. Política de Processamento de Documentos da DNTP A DNTP segue rigorosamente a orientação política de que nenhum registo ou requerimento de título seja processado a menos que tenha o suporte de um levantamento cadastral aprovado. Várias técnicas são aceitáveis para o posicionamento de uma parcela, incluindo delineações ortográficas, levantamentos no campo, posicionamento via satélite ou uma combinação desses métodos. A administração da DNTP avalia cada situação e emite instruções apropriadas aos seus agrimensores ou determina de alguma outra forma um meio aceitável que precise a localização. Qualquer que seja o método a ser empregado, os resultados devem ser reconhecidos e um certificado de levantamento deve ser assinado pelo Director da Divisão de Cadastro e Cartografia quando das providências que resultarem na emissão de um certificado. Qualidade do Documento da DNTP e Política de Protecção A orientação da DNTP é no sentido de que todas as anotações de dados por parte da equipa da DNTP no processamento de documentos registados sejam verificadas por duas pessoas quanto à precisão e correcção. Essa verificação é feita por meio de uma técnica ´´cega´´ independente na qual as inscrições originais feitas por uma pessoa são inspeccionadas separadamente por uma outra pessoa. Os técnicos de lançamento de dados são obrigados a assinar e datar cada documento que eles preenchem ou inspeccionam. A verificação da correcção de documentos apenas escriturados (não registados) pela Conservatória limita-se ao exame mínimo de informação e assinatura descrito no Capítulo V, ´´Transferências Secundárias de Imóveis``. A Conservatória assume que esses documentos eram verdadeiros e correctos quando apresentados por um particular à Conservatória para escrituração oficial. A política da DNTP para a protecção e segurança de todos os documentos sob a sua competência é abordada no Capítulo X, ´´Controle de Qualidade e Garantia de Qualidade``. A orientação política da DNTP com referência ao armazenamento, preservação e recuperação de documentos passa por três etapas, 1) cada documento processado pela Conservatória é permanentemente arquivado e não recuperado a menos que surja um problema ou uma questão que requeira um exame do original, 2) uma cópia electrónica do documento é gerada para uso operacional, e 3) cópias electrónicas adicionais são colocadas em suportes seguros periodicamente armazenados em outro local, por exemplo, num cofre bancário. PROJETO de 1 de Julho de 2005 Capítulo III Decreto, Normas e Regulamentos da Direcção de Terras e Propriedadess Bens Imóveis Artigo 1 Autoridade e Jurisdição O Artigo 17 da Lei da Terra da República de Timor-Leste No. 1/2003 (10 de Março de 2003) aponta e designa a Autoridade de Terras e Propriedadess (DTP, DNTP) para registar bens imóveis. A jurisdição da DNTP aplica-se à totalidade do Estado de Timor-Leste (o ´´Estado``) em todas as escriturações e registos de bens imóveis, quer governamentais ou privados, e no estabelecimento e manutenção de cadastros. Artigo 2 Função da Direcção de Terras e Propriedadess A DNTP funciona colectivamente como a conservatória nacional de bens imóveis, ´´Conservatória de Registo de Terras`` de Timor-Leste. Nessa competência, a DNTP: 1. Administra a documentação de títulos e a escrituração permanente de transferências de propriedade sobre bens imóveis do Estado para a propriedade privada. 2. Administra a documentação e escrituração permanente de arrendamentos para além de um ano de bens imóveis propriedade do Estado. 3. Processa a emissão de títulos para cidadãos de Timor-Leste até a aprovação da comissão de terras. 4. Aceita requerimentos para registo e escrituração de direitos à terra por parte de não-cidadãos que estabeleceram sua elegibilidade com o Estado para possuir aqueles direitos conforme reconhecidos pelo Estado. 5. Escritura e armazena permanentemente transacções de bens imóveis entre particulares. 6. Desempenha as funções de escrituração e registo da repartição distrital de Díli. 7. Actua como o escritório de escrituração e registo para os distritos da República até que cada repartição distrital venha a ser oficialmente autorizada como conservatória de registo de terras. 8. Arquiva documentos imobiliários gerados pelas conservatórias nacional e distritais da República. Artigo 3 Funções do Conservador 1. O Conservador é o principal oficial do Estado designado a quem foi atribuída a responsabilidade final e a autoridade para a devida e correcta escrituração, registo e armazenamento permanente de todos os documentos imobiliários que a Conservatória de terras é legalmente obrigada e autorizada a processar. 2. O Conservador deverá assinar, datar e selar aqueles documentos imobiliários que são passíveis de registo conforme definido no Artigo 4 deste Decreto e que são aprovados pelo Estado para emissão. 3. O Conservador designará por escrito um ou mais funcionário da DNTP para servir como Oficiais de Registo. O Conservador tem a opção de desempenhar também a função de Oficial de Registo. 4. O Oficial, ou oficiais, deve assinar, datar e selar todos os documentos imobiliários que a Conservatória de Terras está legalmente obrigada a escriturar, ou a escriturar e registar. 5. A escrituração de documentos pela Conservatória de Terras será do domínio público. 6. O Director da DNTP e o seu Adjunto cumprirão os deveres e responsabilidades de Conservador e de Oficial de Registo até a data em que a República estabeleça o escritório ou nomeie oficialmente o ´´Conservador ``. Artigo 4 Escrituração e Registo 1. A escrituração (somente a escrituração) de documentos sem o registo aplica-se às transacções imobiliárias (transferência de escrituras) entre particulares. 2. A escrituração e registo de documentos aplicam-se às transacções imobiliárias que requeiram prova de direitos de propriedade aceitáveis pelo Estado para a emissão de um certificado de título pelo Estado para cidadãos de Timor-Leste; ao reconhecimento pelo Estado de direitos de terra consubstanciados de não-cidadãos para a emissão de um certificado de registo; à emissão dos primeiros títulos transferindo terras do Estado para cidadãos de Timor-Leste. Artigo 5 Formulários de Requerimento 1. A DNTP preparará formulários separados de requerimento para cidadãos nacionais em busca de título para bens imóveis e para não-nacionais em busca de registo de bens imóveis. 2. Os requerimentos de cidadãos deverão incluir prova de cidadania timorense, uma cópia de documento de identificação do requerente, o endereço actual e informações sobre como contactá-lo, incluindo endereço electrónico, se houver. 3. Os requerimentos de não-cidadãos para o registo de bens imóveis reivindicados deverão incluir prova de cidadania do requerente, o histórico das cidadanias anteriores, se houver, o histórico de residência superior a seis meses em um país, cópia do passaporte actual do requerente e informações sobre como contactá-lo, incluindo endereço electrónico, se houver. 4. Os requerimentos deverão descrever, tanto quanto o requerente saiba, onde a terra está localizada, quais são os direitos e interesses que o requerente entende possuir em relação ao bem imóvel em questão, uma listagem de todas as outras partes que possuem direitos sobre o bem imóvel em questão, e uma indicação de todas os impedimentos por que passou o requerente. 5. A DNTP não aceitará requerimentos referentes a bens imóveis que se encontrem em situação de disputa oficial. 6. A DNTP não aceitará mais de um requerimento referente a um bem imóvel. 7. Os requerimentos exigem a assinatura com data de cada uma das pessoas singulares ou colectivas que reivindiquem o direito sobre o bem imóvel. O requerimento deverá ser testemunhado por um funcionário autorizado da DNTP. 8. Os requerimentos de cidadãos nacionais deverão informar com clareza o fundamento do direito que buscam. Artigo 6 Livro de Registo de Terras 1. Será estabelecido e mantido um Livro de Registo de Terras em cada repartição distrital e no escritório nacional da DNTP. 2. O ´´Livro de Registo de Terras`` será uma compilação (índice) de todas as transacções imobiliárias, quer escrituradas (somente) ou escrituradas e registadas, as providências tomadas pela Conservatória quanto à recepção, armazenamento e entrega de documentos, e a indicação de todas as dificuldades conhecidas em relação a cada bem imóvel. 3. Até que venham a ser criadas bases de dados relacionais informatizadas nas conservatórias distritais, serão efectuados lançamentos manuais no Livro de Registo de Terras sobre a localização da terra, o tipo de direito ou interesse do bem, o nome dos proprietários, as providências tomadas pela Conservatória ou outras entidades que afectem a situação do referido bem, e as dificuldades encontradas quanto à parcela em questão. 4. Quando da criação de uma base de dados relacional informatizada numa conservatória, o Livro de Registo de Terras servirá como índice de rastreamento e incluirá somente os nomes dos proprietários actuais e anteriores, a localização conforme descrita por um identificador exclusivo da parcela, e um histórico das medidas que foram tomadas relativamente ao assunto. 5. No devido tempo, a Conservatória de Registo de Terras deverá receber cópias do Livro de Registo de Terras de cada distrito da República. As cópias serão mantidas pela conservatória nacional, em suportes electrónicos. Artigo 7 Título e Registo 1. O Conservador preparará um formulário de Certificado de Registo para o registo de propriedades imobiliárias de não-cidadãos reconhecidas pelo Estado e o submeterá ao Conselho de Ministros para aprovação da sua utilização pela Conservatória. 2. Um certificado de registo originalmente emitido é retido, armazenado e arquivado permanentemente pela Conservatória. Na data do registo ou tão logo quanto possível, uma cópia nitidamente rotulada ´´Duplicata do Original`` do Certificado de Registo é emitida para cada uma das partes indicadas no Certificado. 3. Os bens imóveis registados pela Conservatória serão plenamente negociáveis de acordo com as leis existentes na República. 4. Não-cidadãos da República são proibidos de transmitir para outros não-cidadãos por qualquer meio que não o arrendamento, qualquer um dos seus bens imóveis registados. 5. Os formulários de Certificado Provisório de Título e de Certificado de Título para registo de propriedades imobiliárias serão preparados pela Conservatória e submetidos ao Conselho de Ministros para aprovação do seu uso pela Conservatória. 6. O título provisório é registado por um período de cinco anos a partir da data da emissão. Quando da conclusão do período de qualificação de cinco anos, e salvo no caso de uma disputa não-resolvida, ou de correcção de um erro grave identificado como válido por um tribunal de jurisdição da República, pela comissão de terras ou pelo Director da DNTP, o Conservador converterá o Título Provisório em um título permanente. 7. O Certificado original de Título Provisório é retido e permanentemente armazenado e arquivado pela Conservatória. Uma cópia, nitidamente rotulada ´´Duplicata do Original`` do Certificado de Título Provisório é emitida para cada um dos detentores de direitos na data do seu registo ou tão logo quanto seja exequível. 8. O Certificado original de Título é retido e permanentemente armazenado e arquivado pela Conservatória. Uma cópia, nitidamente rotulada ´´Duplicata do Original`` do Certificado de Título é emitida para cada um dos detentores de direitos na data do seu registo ou tão logo quanto seja exequível. 9. Com a primeira transferência jurídica do bem imóvel, a duplicata dos títulos originais torna-se nula e sem efeito sem que novas medidas ou notificação sejam necessárias por parte da Conservatória. 10. O título de um bem imóvel em particular deverá ser registado somente uma vez pela Conservatória. As subdivisões ou nova formação de parcelas e terras a partir de propriedades imobiliárias emanadas de títulos originais são reconhecidas pelo Estado como sendo transferências secundárias. 11. Quando a terra possuída por não-cidadãos com base num registo do Estado é transferida para um cidadão da República, a Conservatória emite um título original em nome do cidadão. 12. Os títulos de bens imóveis concedidos por regimes anteriores, que sejam reconhecidos e honrados pela República de Timor-Leste não são substituídos por título ou registo emitido pela DNTP, a menos que tal título tenha sido estabelecido e aceito pela República sem prova comprobatória, em cujo caso um novo título é preparado para cidadãos nacionais e um Certificado de Registo é preparado para não-cidadãos. 13. Os requisitos de Título Provisório ao abrigo do ponto 6 deste Artigo não se aplicam aos arrendatários ao abrigo do ponto 12 deste Artigo. 14. Os títulos originais emitidos por regimes anteriores que são submetidos à Conservatória de Terras como comprovação de um processamento de requerimento devem ser devolvidos ao requerente após terem sido copiados e arquivados pela Conservatória. 15. Mediante recomendação do Director da DNTP e com a aprovação da comissão de terras, poderão ser emitidos certificados definitivos individuais para a transferência de Terras do Domínio Privado do Estado para pessoas singulares ou colectivas ao invés de certificados de título provisório. Artigo 8 Transacções Secundárias de Bens Imóveis 1. As transferências secundárias (derivativas) de bens imóveis entre pessoas singulares ou colectivas, incluindo o Estado, só podem ser implementadas após registo do título provisório ou permanente ou de registo de bem imóvel por não-cidadão. 2. As transferências secundárias que ocorram durante o período de qualificação de um título provisório estarão sujeitas às condições dos títulos provisórios conforme consta nos artigos aplicáveis deste Decreto. 3. As transferências secundárias são implementadas por meio dos vários tipos de escritura. 4. As escrituras devem ser por escrito e conter o nome do outorgante e do outorgado, uma descrição jurídica da propriedade, a descrição específica do bem que está sendo transferido, possuir reconhecimento notarial, incluir uma declaração do valor financeiro ou outros que justifiquem a transacção, referir-se ao número de arquivo da escrituração efectuada pela Conservatória, e conter a assinatura do outorgante exactamente como o nome aparece na transferência actual e nas anteriores. 5. A Conservatória não exigirá nem preparará formulários ou formatos padronizados para escrituras e a sua escrituração. 6. As escrituras deverão incluir a assinatura, data, e selo do Oficial de Registos e receberão um número de documento e número de arquivo estabelecido pelo Conservador. 7. A Conservatória deverá copiar, armazenar e arquivar a escritura e devolver o documento original à parte interessada. 8. A Conservatória deverá fornecer acesso público a todos os documentos escriturados. 9. Serão fornecidas cópias das escrituras aos interessados mediante pagamento de uma cópia padrão e de uma taxa de serviço. 10. As escrituras submetidas à Conservatória devem ser originais e legíveis e impressas em papel de qualidade e tamanho que permitam suficiente e adequada reprodução. 11. As escrituras devem ser submetidas pelo público em geral à Conservatória para escrituração. Artigo 9 Arrendamento de Bens Imóveis 1. O Artigo 8 deste Decreto, ´´Transferências Secundárias de Bens Imóveis``, aplica-se na totalidade a arrendamentos de bens imóveis por período superior a um ano. 2. Os arrendamentos de bens imóveis por um ano ou tempo inferior a um ano poderão ser escriturados pela Conservatória de Terras mediante opção do arrendatário ou do arrendador. Artigo 10 Reconhecimento Notarial 1. A autenticação de documentos por um notário público é exigida para as transacções secundárias. 2. Os documentos de bens imóveis em que o Estado é parte directa na transacção podem ser autenticados pelo Conservador/Oficial de Registos. Artigo 11 Garantia de Qualidade 1. O Conservador é responsável por assegurar que o processamento efectuado pela Conservatória de Terras de documentos de bens imóveis seja completo e correcto. Entre os componentes pode-se citar a dupla inspecção de dados manuais e informatizados de lançamentos de informação, a eficiência do sistema de arquivo, e a segurança das escriturações. 2. O papel utilizado para documentos de titulação e registo deve ser de qualidade que permita o seu arquivo e atender ou exceder os padrões americanos da Organização Nacional de Padronização da Informação, ANSI/NISO Z 39,48 e/ou ASTM D3458 Especificação Padrão para Cópias de Máquinas Copiadoras de Escritório para escriturações Permanentes, ou equivalente. 3. O papel utilizado para transacções secundárias tais como escrituras e hipotecas deve ser de alta qualidade e pode ser rejeitado para escrituração pela Conservatória se o Conservador não estiver satisfeito com a qualidade do papel fornecido. Artigo 12 Certificados de Levantamento 1. Os certificados de levantamento devem ser preparados pela DNTP para atestar que o bem imóvel descrito num requerimento de registo esteve sujeito a um levantamento oficial ou que, de alguma outra forma, determinou-se estar ele de acordo com certos padrões de precisão de localização e requisitos jurídicos conforme adoptados pela DNTP. 2. Os certificados de levantamento para terras propriedade do Estado serão preparados pela DNTP numa base sistemática até que todos os bens imóveis da República tenham sido identificados. 3. Os Certificados de Levantamento para terras propriedade do Estado são legalmente reconhecidos como quase títulos. 4. A titulação de terras para cidadãos nacionais e o registo de terras para não-cidadãos é proibida sem o Certificado de Levantamento aprovado pela DNTP. Artigo 13 Sistema de Registo e de Arquivamento de Cadastros 1. A DNTP criará um sistema exclusivo para identificação de parcelas com base no Sistema de Projecção Universal Transversal Mercator (UTM) referente ao Sistema Geodético Mundial (WGS – 84 Datum), atribuído sequencialmente como números de cinco dígitos dentro de blocos em mapas com escala 1:10.000. 2. A DNTP criará sistemas exclusivos de numeração sequencial separada para documentos de título, documentos de registo e certificados de levantamento. Artigo 14 Taxas 1. O Director da DNTP estabelecerá taxas para cópias e prestação de serviços para o processamento de escriturações e registo de bens imóveis e para atender a requerimentos do público em geral de cópias de outras terras, propriedades e levantamentos arquivados pela Conservatória. 2. As taxas estabelecidas serão pagas e depositadas num banco designado de acordo com as leis da República e conforme processo específico determinado pela DNTP. 3. O Director da DNTP convocará e realizará uma análise anual das taxas para cópias e processos, visando a sua possível revisão. 4. O Conservador fornecerá cópias certificadas de documentos da Conservatória mediante requerimento de qualquer cliente e cobrança da taxa obrigatória estabelecida. Artigo 15 Proibições aos Funcionários da DNTP 1. Os funcionários da DNTP, em qualquer capacidade legal, estão proibidos de se engajar em actividades, trabalho ou emprego externo que esteja directamente relacionado com transacções imobiliárias que afectem o direito de posse de terras ou outros direitos, incluindo assuntos de interesse da República e de interesse particular. 2. Os funcionários da DNTP, em qualquer capacidade legal, estão proibidos de aceitar qualquer gratificação ou outra forma de compensação por orientação ou serviços de consultoria em qualquer matéria imobiliária na qual a Conservatória de Terras tenha jurisdição 3. Os funcionários da DNTP, em qualquer capacidade legal, estão proibidos de fornecer assistência jurídica a qualquer parte externa em assuntos imobiliários relativos à Conservatória de Registo de Terras ou sob os auspícios ou responsabilidade desta. 4. As disposições deste Artigo não se aplicam a nenhum bem imóvel que o funcionário da DNTP esteja pessoalmente negociando inteiramente para o seu próprio interesse individual ou da sua família imediata. Artigo 16 Acréscimo, Alteração e Cancelamento de Poderes 1. É proibido ao funcionário da DNTP, qualquer que seja o nível, alterar, acrescentar ou remover averbamentos, fazer anotações, ou alterar de outra forma qualquer escrituração ou documento que tenha sido arquivado como definitivo pela Conservatória. 2. Após o lançamento no Livro de Terras, quaisquer erros, discrepâncias e disparidades verificados e confirmados, ou quaisquer alterações apontadas pela comissão de terras ou por ordem judicial nas escriturações e documentos em fase de processamento ou na posse da Conservatória serão corrigidos por meio de anotação ou memorando de arquivo. Tais alterações requerem a assinatura datada do oficial directamente encarregado do Livro de Terras e a assinatura datada do Conservador. 3. Os necessários acréscimos, alterações, cancelamentos, ou anotações que afectem directamente as escriturações e documentos existentes nos arquivos serão preparados separadamente e colocados no ficheiro de arquivo apropriado. Capítulo IV Processamento ao nível da Conservatória de Registo de Terras Há três principais responsabilidades da Conservatória para com a escrituração, o registo e a protecção e preservação do direito de posse de terras e de documentos imobiliários. A primeira responsabilidade é a prestação de serviços para os cidadãos e os empresários de Timor-Leste no sentido de assegurar completa confiança de que os seus direitos relativos à terra estejam integralmente seguros conforme testemunhado pela demonstração de integridade e eficiência da Conservatória. A segunda responsabilidade é a de garantir que todos os documentos estejam correctamente processados, incluindo inteireza, precisão e a possibilidade de recuperação rápida. A terceira responsabilidade é a absoluta protecção e preservação das escriturações. A fim de que essa incumbência possa ser cumprida, há que se criar uma organização funcional com claras responsabilidades e se adoptar procedimentos passo a passo. A melhor solução terá sido alcançada quando toda a equipa da Conservatória tiver construído uma base de conhecimento do trabalho que permita o intercâmbio competente de tarefas. O Conservador é o chefe da Conservatória de Registo de Terras e é o derradeiro responsável por todas as actividades e operações da mesma, bem como pela conservação das suas escriturações. Os postos de Técnico de Recepção de Documentos (TRD), de Examinador de Títulos e Registos (ETR), de Especialista em Livro de Terras (ELT) e de Especialista em Ficheiros e Arquivos (EFA) visam a dar suporte ao trabalho do Conservador. Na descrição dos ´´Procedimentos`` abaixo indicados, há que se entender que esses postos para a Conservatória são usados por conveniência de descrição funcional e não representam a actual organização da DNTP. Os procedimentos aqui delineados aplicam-se também à aquisição de propriedades e direitos de terra por outros meios que não a reivindicação original e a transferência por parte do Estado, como por exemplo doações, heranças e liquidações. Nesses casos, pequenas modificações no processamento dos documentos poderão revelar-se apropriadas. O escrituração e o registo e documentos requerem que todos os itens e documentos submetidos como material de fundamentação para o requerimento de títulos ou registos sejam copiados e arquivados. Outrossim, o Conservador decide quais itens e documentos devem ser armazenados em modo interactivo pelo computador. Certificados originais de títulos, certificados de registo e requerimentos são sempre permanentemente arquivados. Todos os demais itens e documentos originais são devolvidos ao cliente após terem sido copiados pela Conservatória. As seguintes descrições de processos são apresentadas admitindo-se a disponibilidade de recursos informatizados finitos (computadores). Conforme os recursos existentes, diversos graus de ajuste far-se-ão necessários entre as operações manual e informatizada e também no que se refere ao desenvolvimento de capacitação das conservatórias distritais. Processamento de Registos Os TRDs são usualmente o primeiro contacto que os clientes terão com a Conservatória. Os TRDs explicam aos clientes a função e o papel da Conservatória, descrevem quais procedimentos e formulários o cliente necessita para a implementação de qualquer transacção e assistem os clientes em relação aos seus requerimentos. Procedimentos: (ver Fluxograma para Registo e Titulação, Capítulo XI). O TRD discute brevemente os processos da Conservatória com o cliente, os tipos de formulários de requerimento, o tempo previsto para a preparação e a conclusão dos documentos, as taxas, e a importância de se indicar o histórico dos impedimentos enfrentados. A partir da entrevista com o requerente, o TRD determina o formulário apropriado a ser preenchido, revê o formulário juntamente com o interessado e esclarece possíveis perguntas. O requerente poderá ser encaminhado a um agrimensor da DNTP para obter assistência no fornecimento de dados adequados quanto à localiz
English to Portuguese: Land Registration Manual
Source text - English (DNTP logos and letterhead) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DO REGISTO DE TERRA Statement by the Director of the Directorate of Land and Property July 1, 2005 This Land Registration Manual is drafted to serve as the basis and framework for a final version which will be prepared subsequent to the enactment of Republic land laws and the promulgation of rules and regulations by the DNTP. This draft contains current land law of the Republic, discusses generally accepted land tenure principles and guidelines, outlines real estate transaction procedures, and describes registration and recording processes of the national Timor Leste land registry. Also included are selected technical reference materials. It is intended that each section of the Manual shall be repeated in the languages of English, Tetun, and Portuguese. Comments from all users of the Manual regarding the contents and possible revisions or additions are welcome. DNTP staff is particularly encouraged to provide substantive suggestions to improve the materials. Changes, revisions, and modifications to the Manual will be identified by small print notations in the lower left hand corner of each modified page, for example, a modification inserted on November 7, 2007 will be denoted Nov 7 07. The most important objective of the land registry of the DNTP is to satisfy the land tenure needs of the citizens of the Democratic Republic of Timor Leste resulting in confidence that property ownership and rights are securely and legally protected and that quality services are furnished in recording and registering their valuable documents. Please be assured that the mission of the DNTP will be fulfilled in every respect in service to the public and in our responsibilities to the government of Timor Leste. Pedro de Sousa Xavier Director DRAFT July 1 05 (DNTP logos and letterhead) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DO REGISTO DE TERRA Table of Contents Chapter I Description of the East Timor Registration and Titling System II Key Sections of Enacted Land Laws of the Republic III Decree Rules and Regulations of the Directorate of Land and Property IV Land Registry Processing V Secondary Real Estate Transfers VI Land Claims Database VII (Reserved) Land Registration Database VIII Universal Transverse Mercator Projection and the Timor-Leste Coordinate System IX Unique Parcel Identifier (UPI) Description and Design X Quality Control and Quality Assurance XI Appendix: Examples of Title, Registration, Survey Certificates; Deed Transfer Formats; Application Forms for Registration and Titling; Registration and Titling Flowchart; Permanence of Paper Standards; UPI Graphic DRAFT July 1 05 Chapter I Description of the East Timor Registration and Titling system Many land tenure related political factors evolving over five centuries have brought the country of Timor Leste to a situation requiring the establishment of a new land tenure registration and titling system to fit the needs of an emerging generation of Timorese while protecting the legitimate interests and rights inherent from past times. Basic to a truly democratic society is the realization and confidence of its citizens in the security and negotiability of their property holdings. It is emphasized that the primary purpose of a land registration system is to protect the bona fide property rights of the citizenry. Secondary benefits are many and can include, for example, a base for taxes, statistical information, and investment opportunities. However, the paramount reason for a viable land tenure system is to ensure the public that their land property holdings are inviolate, are correctly described and located, and are fully and efficiently administered and supported by their government. Due to political turmoil and disruptive changes in Timor Leste over the last several decades it is not only advisable but highly important and crucial to combine successfully proven land tenure concepts and systems from several sources with new applications to fit the unique needs of the Republic. Definitions In order for DNTP personnel to efficiently communicate and fulfill their functions there must be clear and exact understandings of certain terms which will be used almost daily along with important terms which will occasionally be encountered. Some of the following terms used by other organizations or individuals will have definitions slightly or even significantly different meanings from those given here depending on functional backgrounds. Nevertheless, for common understanding within DNTP the definitions herein are the accepted versions. Concession Privileges granted by the government to a natural or juridical person for certain uses of State owned property of private domain. Decree Administrative regulations having the effect of law issued by government authority under certain legislative sanctions. Deed A written instrument (document) by which land is conveyed. DNTP or The Directorate of Land and Property, Ministry of Justice, DTP Democratic Republic of Timor Leste East Timor Citizen As defined by decree promulgated on October 30, 2002. DRAFT July 1 05 Encumbrance Any interest, right, or obligation in conjunction with land and property which affects or potentially affects owner title. Examples include mortgages, leases, easements, and covenants. Freehold Ownership of land comprising the highest degree of comprehensive recognition and conferred absolute rights under the law. Land Book The index of documents recorded/registered in the Land Registry. The index may be electronically or manually maintained. Land Commission As proposed in drafted legislation, a land commission (formal name to be determined) will be organized as a semi-autonomous government body to review all applications for real estate registrations and titles. All lands of East Timor, whether titled by previous regimes or presently intended to be conveyed by the Republic must have approval by the land commission before further Registry processing can occur. Decisions by the land commission can only be appealed to the Republic court system. Once DNTP work regarding specific applications for registrations and titling are concluded the results are forwarded to the land commission along with DNTP’s recommendation for acceptance or rejection. The land commission reviews the DNTP recommendation and issues a decision. Land Registry The East Timor government offices of depository for land tenure and related records to accomplish their official recording and certification. “Registry” is presently a generic term encompassing certain offices of the DNTP. Leasehold A limited right to use non-owned land usually for a specific purpose and period of time. Lis Pendens, A written warning attached to certain provisional titles and certain Notice of non-citizen certificates of registration that the subject property is in dispute before the land commission or in litigation before a court of the Republic. LLP Land Law Projects I and II under the contracted auspices of ARD, Inc., comprised of several major components and facets of land tenure applications. DRAFT July 1 05 Quiet Title Action A process whereby at an established date a provisional land title holder is acknowledged the bona fide title holder against all future adverse claimants. Real Estate Land and immovable objects attached to the land. Recordation and The primary purpose of a document recording system performed by Registration of the Registry is to provide public notice of interests in real Title and Other estate. Public notice means notification by officially recording an Documents instrument which is subsequently open to public inspection and copy acquisition. (Special note: the Portuguese The Registry accepts documents presented to it by the public and and Tetun and subsequently indexes, copies, and places the documents on languages do record. The agency takes no position relative to title or other not distinguish legalities of a transaction. The Registry conducts recordings between the terms according to government regulations regarding the form and “registration” contents of the documents to be recorded. The public is entirely and “recording”) responsible for determining the validity of the subject transaction of the recorded document. Registration differs from recording in that registration is a legal process related to a real estate transaction with the process verified by the Registry. Registration includes recording and filing of documents. The process must be accomplished within the confines of established law. For registrations the government confirms that required standards and legal procedures as to title have been followed. The government substantiates perfect title only to the extent that the involved juridical entities have acted in good faith and in full compliance with existing law. The simple test of a document “recording” versus that of a “registration” is if the document is signed and sealed as registered by the Registrar of the Republic, a registration has occurred. Registrar A person officially commissioned by the Republic to keep, maintain, and verify records Republic The Democratic Republic of Timor Leste. Secondary transfers The transfer (conveyance) of an existing right to a new owner (derivative transfers subsequent to a first registration. of real estate) DRAFT July 1 05 State Land of Lands owned by the Republic which are subject to being assigned Private Domain or transferred to natural or juridical persons. Title All physical and juridical elements which combine to demonstrate or prove rights to a real estate object. A title document by itself is evidence of valid title. Timorens System The modified Torrens System proposed for land rights registration and titling in the Republic of Timor Leste. One fundamental difference from a “pure” Torrens system is that a compensation fund is not established to redress errors committed by the government in issuing or approving individual titles. Liability of the government and determination of compensation lies with the Timor court system. Another difference is that secondary transactions are processed privately with only document recording provided by the Land Registry. Acceptance of secondary transaction documents for recording by the Registry is limited to a check for compatibility with recorded registration, title, and survey records residing in the Registry and review of the submitted secondary documents for completeness and endorsement as required by law of the Republic. In essence the Timorens System is a combination of the Torrens System and a deeds recording system. Torrens System A title register developed by Sir Robert Torrens in 1858 to accommodate Australian registration systems. Post title transactions (transfers) must be examined, approved, and registered by an official government registry. Other countries have adopted the Torrens System with varying degrees of adaptation and modification. Timorens System Overview The Timorens System contains four types of certificates: certificates of registration, certificates of provisional title, certificates of title, and certificates of survey. Three types of land rights are registered in the Timorens System, “freehold”, “leasehold”, and “concession”. Freehold rights are registered and documented by the issuance of certificates of registration for non-citizens with substantiated claims. Certificates of provisional title and certificates of title are reserved for citizens of the Republic who have bona fide freehold rights. Provisional titles are converted to permanent titles after five years if there are no challenges to or apparent irregularities associated with the provisional title. DRAFT July 1 05 Leaseholds and concessions are registered when contracted or granted by the government in excess of one calendar year. Leases of real estate or concessions of more than one year between private parties are required to be recorded but not registered. The reason for registering/recording leases and concessions contracted or granted for more than one year is to secure the associated tenure rights. Leases or concessions of less than one year normally do not have the same high degree of importance as longer term leases. The registration component of the Timorens System is a “first registration” of all freehold rights in Timor Leste which have been verified, confirmed, and approved by the Republic for issuance of provisional title or certificate of registration as the case may be. Freehold rights whether emanating from proof of good faith conveyances from former regimes or newly established conveyances from the Republic are registered once and only once. Thereafter, secondary transfers between private parties are implemented by written deed and are required to be recorded in the Land Registry. Secondary transactions (deed transfers) are effected through completion of a formal, notarized agreement between the buyer and the seller. The Registry office receives the agreement, checks it for completeness and inclusion of mandatory information, verifies that the seller is the immediate past owner of record, and records the deed for filing under its associated parcel identifier. There is no need to note in the automated or manual records that the previous ownership entry is cancelled. This fact will be shown by the date of the latest deed transfer entry. After the original deed (emphasis deed, not title) is copied by the Registry, the original deed is returned to the purchaser. After the statutory period for the conversion of a provisional title to final title has expired the provisional title remains a permanent record of the Registry with the conversion to final title noted in the official parcel file. The final certificate of title is prepared, signed, sealed and retained by the Registrar and a duplicate original is delivered to the subject holder(s) of rights. It is not necessary for the holder(s) of original duplicate titles to return these documents to the Registry coincident with subsequent deed transactions since by law the duplicates become null and void effective with a legitimate deed transfer. Certificates of registration are issued by the Republic to non-citizens to recognize their rights of proprietorship for substantiated land holdings and rights legitimately awarded by previous government regimes. These types of registrations must be approved by the land commission, can not be appealed if rejected by the commission, are not eligible for compensation due to government errors in processing, and are not convertible to certificates of title unless subsequently transferred to a Republic citizen(s). DRAFT July 1 05 Once the land commission or other sanctioned government authority furnishes approval, certificates of registration for non-citizens are prepared, signed, and sealed by the Registrar and a duplicate original is delivered to the subject holder(s) of rights. A certificate of registration can only be converted to a certificate of title if the non-citizen(s) deed their rights holdings to a citizen of the Republic. When this type of transfer occurs, the original certificate of registration is noted “Cancelled” in the parcel files of the automated database and in the manually maintained archives. Coincident with the very first change of ownership of the subject freehold rights of the final title, the original final title is noted “Cancelled” both in the parcel file of the automated database and in the manually maintained archives. The original title forever remains the foundation for all future transfers by deed, i.e., there can be no greater or extra rights transferred with a deeded land area or parts thereof than exists with the final title. The lengthy title searches which have been the long-standing classic weakness of traditional deeds transfer and recording systems are thus avoided in the Timorens System for two reasons, 1) the Republic of Timor Leste has the opportunity to start a system from a basic new position without the encumbrances of past property entanglements and histories of complex legal rulings, sanctions, and restrictions, and cumbersome chains of title research, and 2) the advent of computerized systems has removed the necessity for the often difficult manual records searches of the past. It is recommended that certificate of registration holdings be expressly identified by the Republic as fully negotiable and firmly secure as to their surveyed locations and stated rights, i.e., unless very unusual circumstances arise, the government assures that it will not intervene in the status of non-citizen registered right(s). Care should be taken to distinguish between terms “registration process” and “Certificate of Registration”. The registration process applies to the registering of both certificates of title and to certificates of registration with the former applicable to Republic citizens and the latter applicable to non-citizens. In order to avoid confusion between these two terms, DNTP may decide to use alternative registration certificate names, for example, Certificate of Land Right or Certificate of Land Tenure. Registration System (Citizens of the Republic) The registration-titling system for previously registered and unregistered land holdings by East Timor citizens encompasses a modified Torrens concept. The national government ensures sanctity of title through quality control processes and administrative review and approval before document issuances, and by the passage of time (the open period during which challenges to a title registration may be considered or technical or other irregularities in the title may be corrected). DRAFT July 1 05 The open period for title information revision is an important component of the Timorens System. For example, some other-world jurisdictions which have exercised tight control over title document revisions and technical corrections have experienced subsequent overloads of their court systems due to minor errors such as misspelled names. The open period offers the advantage of avoiding a possible maze of legal complications. Government compensation for defects and errors in title issues or redress of government committed wrongs reside with the Republic court system by virtue of its civil code purview. The Republic courts have appeal overview of land tenure actions and decisions made by the DNTP and the land commission. Land dispute matters and mediation processes constitute a separate process from the Timorens System. Registration for disputed or questionable land rights does not start until there is an officially recognized settlement of each case. After DNTP acceptance of an application from a Republic citizen to obtain a provisional title, a DNTP title examiner evaluates the given information. The examiner then 1) after review by the Director, DNTP, returns the application to the citizen with a written explanation of reasons for rejection, 2) requests the applicant to furnish additional information, or 3) forwards the application to the Director, DNTP with a report and recommendation for approval of a provisional title registration. If the title examiner recommendation is accepted by the DNTP director, the application along with supporting documents is forwarded to the chairman of the land commission for review and final approval (or rejection) for registration processing. If the parcel or subject land area is supported by a previous survey as documented by a certificate of survey signed by the Manager, Division of Cadastre and Cartography or other designated authorizing official, registration processing can start as soon as practical. If the subject parcel for registration has not undergone an approved survey (sporadic case), the DNTP director forwards a written order to the Manager of the Division of Cadastre and Cartography to conduct an official survey. Once the survey is conducted and approved the results are furnished to the Director, DNTP, for further action. Barring appeal or administrative redress of the determination of rights as stated on the certificate of provisional title and at the conclusion of the open period, or as soon practical thereafter, a Certificate of Title for the land holding or attendant rights is prepared exactly in conformance with the Certificate of Provisional Title or with name changes reflecting subsequent deed transferees or technical corrections. An original duplicate Certificate of Title is then issued by the Registry to the natural or juridical persons named on the provisional certificate or to their legally designated assigns or deed recipients. The original Certificate of Title is registered and permanently archived in the Registry. DRAFT July 1 05 The Registrar should maintain a special file for provisional titles reflecting subsequent deeded transfers or technical corrections which will eventually be incorporated in the final title. Thus, piecemeal revisions appended to the provisional title can be avoided. Correction or revision of certificates of provisional title by the DNTP Registry does not result in the establishment of a new open period for the issuance of the related Certificate of Title. The start date of the open period of the provisional title should remain as originally established unless otherwise ordered by a court of law of the Republic. The open period for correction, redress or cancellation of provisional titles does not apply to situations where gross negligence, misrepresentation, or fraud by a relevant party is alleged through legal proceedings. In this case the national Registrar is required to extend the open period until there is a settlement of the legal issue. If it is established by a proper legal authority that fraud or serious misrepresentation was perpetrated in an application and issuance of a permanent title it is subject to being revoked by a court of jurisdiction. State Land Title State lands comprise those lands which are in the public domain (inalienable), e.g., streets, and alienable private domain lands which, under appropriate governmental circumstances or actions can be leased or sold to private entities, e.g., a no longer used government office building. Title to state owned lands rests with organic acts and proclamations coincident with the creation of the political state of the Republic. One such example is contained in Article 4 of Land Law 1/2003 proclaiming that all state property which belonged to the Portuguese State reverts to the Republic of East Timor. There is no reason for the government of East Timor to issue certificates of title to itself. By virtue of its sovereignty the Republic has title to state lands and is the overseer of associated rights of those parcels or other land areas. All boundaries of state owned lands should eventually be determined through standard land survey procedures. The Republic then possesses adequate information to manage discrete parcels or other land areas once the surveys are approved and accepted by the DNTP. When state owned parcels are subsequently transferred to natural or juridical persons original formal titles can then be prepared on the basis of accurate legal land descriptions. DRAFT July 1 05 Registration of Non-Citizen Land Rights The ARD report, “Compliance with the Constitution by Non-National Claimants of Pre-Existing Freehold Rights in Timor-Leste” (July 2004) contains an excellent analysis and thoroughly researched study of possible non-citizen land tenure rights. Other recommendations with regard to non-national tenure status are discussed in the ARD report, “A Law on Land Rights and Title Restitution” (July 2004). Article 13, Land Law 1/2003 of the Republic states, “Foreign nationals should, within a period of one year from the date of entry into force of the present law, provide DTP with all data on the fixed real estate they owned until the 19 May 2002, for the effects that the law will determine”. Article 15, Land Law 1/2003 states “Abandoned real estate that is the property of national citizens or foreign citizens shall be temporarily administered by the State.” Article 16, (referring to real estate appropriation under the Indonesian regime) states “ . . . the rights of bona-fide third parties . . . shall be safeguarded . . . “. No mention is made in Article 16 separating citizen status from non-citizen status. If approved through existing legal processes, non-citizen land tenure rights are registered by the Republic under the same system and most of the conditions used by the Registry for citizens, with important exceptions that there is no follow-on title issued to non-citizens and no opportunity for judicial appeal. The Certificate of Registration along with back-up files in the Registry is subject to correction by the DNTP during the life of the registration certificate. It is also possible for DNTP to consider a request from non-citizen rights holders for administrative review of possible discrepancies or perceived errors related to their holdings. Corrections or revisions of non-citizen land tenure holdings at an early stage can facilitate subsequent deed transfers to potential citizen recipients when they occur. The land or associated rights of non-citizen registration holders are fully negotiable. Once any or all of these rights are transferred or otherwise transacted, that particular real estate object can never again be owned by a non-citizen. A Republic citizen who acquires land from a non-citizen becomes the original registered certificate of title holder without regard to an “open period” since a strong determination of land rights will have already been recognized by the Republic. Composition of the Republic Land Registry It is planned to expand the East Timor land registration system to each district. Thus there will be local registration offices to receive, process, and transmit documents to the national archives. Overview and technical supervision of district offices will remain the responsibility of the national DNTP. This organizational design for registration responsibilities has the advantage of improved access and service for the public within particular regions and having district office staffs composed of persons familiar with local conditions and customs. DRAFT July 1 05 The term “Land Registry” should be understood in the generic sense. The DNTP offices collectively constitute the “Land Registry”. Until legislation is enacted by the Republic to establish and assign authorities for an appointed Registrar, or other type of commissioned official, the DNTP Director and Assistant Director fulfill the duties and responsibilities of Registrar. The DNTP should be officially and collectively recognized as the Republic of Timor Leste office for land tenure registrations. Under Article 17, Land Law 1/2003, the DNTP has sanction to implement by promulgation many legal elements relating to the operation of a real estate registry. Land and Associated Rights for Recording and Registration The July 2004 ARD report, “A Law on Land Rights and Title Restitution” proposes that the registration of land rights be simplified and limited to four categories, i.e., Freehold, Leasehold (and Concessions), Mortgage, and Communal land. Mortgage transactions and leasehold-concessions are only recorded by the Registry. First time freehold and communal titles are recorded and registered by the Registry. Subsequent to these once- only title issuances these titled parcels and other types of land ownership are transferred by recorded deed without a new title issuance. The submission by private parties of mortgage and similar types of documents for recording by the Registry is recommended to be prepared with the assistance of notaries, private attorneys, or real estate companies. Registry personnel can assist the public with advice on completing an application but do not have authority and should not provide legal advice to applicants. The Registry furnishes application forms for these transactions but does not furnish document-for-transfer forms. Titling applicants should also seek the advice and assistance of notaries or attorneys if they anticipate difficulties with their applications. Some examples of transactions which the Registry records include land and land rights by inheritance, gift, bankruptcy, liquidation, court order, compulsory acquisition by government or agency of government, changes by adverse possession, notices of impending compulsory acquisition or forfeiture for unpaid government debts. Titles are processed by the Registry if there has been no previous title prepared for freehold and communal affected land; subsequent transfers of these same lands are only recorded by the Registry and not re-titled. Land conveyances granted by previous governments, e.g., during the Portugal administration, which are accepted by the Republic as legitimate and valid are registered but not routinely re-titled. The original document or other forms of proof of rights stand as presented (not subject to revision). In some cases it may be possible to reestablish the original boundaries of the subject land by using record survey measurements or reference ties if described in the original title document. Significant discrepancies between on the ground conditions and original (recorded) measurements will necessarily require investigation and evaluation by a professional surveyor. DRAFT July 1 05 Secondary transactions (transfers by deed) are required by law to be recorded. The penalty for non-recording could result in the loss of the real estate holding. In other-world jurisdictions where recordation is not mandatory, there have been cases of first party transferees losing their entire estate because of not recording their transaction. Role of Notaries In Registration Processes Enacted legislation has formalized the legal foundations and roles for Republic-sanctioned notaries. Article 2 of the notary act states that the notary function is to legalize and acknowledge public execution of extra judicial acts. Article 37, Title III mentions real estate related objects which are to be entered into a “Protocol Book” Included are • rights on immovable properties, • mortgages, • negotiable transmission of property. Examples of notary interaction with the land registry are the personal identification and witnessing of documents by applicants for subsequent submission to the DNTP. A notary signature, date, and seal adds to the legal strength for any transaction. Registration-Title-Cadastre Filing System The “Land Book” is an index compilation of documents received and recorded and documents issued by the Registry. Non-document (additional) paper work associated with registration and titling preparation, such as an application, is simply entered, for example, in the Land Book as “Application, 51-5.012.01234, 11/3/04” (name of the item, parcel number, and date of entry in the Land Book). As another example, an original Certificate of Title forwarded to a person is entered in the Land Book as “Title 000777, Horacio da Silva, 11/3/09, Registered Mail”. All documents related to a specific parcel are filed under the parcel number. However, certificates of title and registration have separate, unique document numbers although they are also referenced on their face with the parcel related file number. This separated numbering scheme for registration and title certificates is desirable because • parcel numbers are (necessarily) cumbersome to use and therefore error prone when transcribing numbers, DRAFT July 1 05 • if a parcel is reallocated (subdivided or combined with another parcel), new unique parcel numbers are generated but new registration/titles are not prepared (conveyances of the new parcels will be secondary-derivative transactions). The cadastral mapping system for East Timor developed by DNTP Cadastral Advisor Grant Cullen (6 August 2003) lends itself very well to a complete filing system for all parcel related documents including certificates of registration, title, back-up and reference information. Mr. Cullen’s design using a UTM map based numbering system for generating unique parcel identification numbers (UPI) has been adopted by DNTP. Registration and title documents are individually designated under a basic alpha-numeric system outlined in the examples given below, but filed by unique parcel number. Cadastre information is filed and maintained under a map based or sequential number system for survey plans/certificates as eventually adopted by the DNTP. Document Function Example No. Signature Authority Certificate of Registration Recognition N000364 DNTP Registrar (Non-Citizen) of Right Certificate of Temporary Until P000752 DNTP Registrar Provisional Title Conclusion of (Citizen Freehold) Open Period for Correction and/or Challenge Certificate of Title Secure Title C000777 DNTP Registrar (Citizen Freehold) Certificate of Survey Official Notice 51-2.012-0123 Manager, Division and Description or of Cadastre and of an Approved Basic Sequential Cartography Survey (to be determined) The letter designators for the first three certificates listed above are necessary to ensure non-redundancy in the automated database to be designed for DNTP cadastre-registration operations. DRAFT July 1 05 DNTP Document Process Policy It is strict DNTP policy that no registrations or title applications are processed unless they are supported by an approved cadastral survey. Several techniques are acceptable for parcel positioning including orthophoto delineations, on-the-ground surveys, satellite positioning or a combination of these methods. DNTP management evaluates each situation and issues appropriate instructions to its surveyors or otherwise determines an acceptable means for accurate location. Whatever method is used, the results must be acknowledged and a certificate of survey signed by the Manager, Division of Cadastre and Cartography when proceeding with the steps leading to a certificate issuance. DNTP Document Quality and Protection Policy It is DNTP policy that all data entries by DNTP staff in processing registered documents are doubled checked for accuracy and correctness. This verification is accomplished by means of an independent “blind” technique wherein the original entries made by one person are checked separately by another person. The data entry technicians are required to initial and date each document they complete or check. Checking of correctness of recorded-only (non-registered) documents by the Registry is limited to the minimum information and signature examination outlined in Chapter V, “Secondary Real Estate Transfers”. The Registry assumes these documents are true and correct at the time they are presented by any private party to the Registry for official recording. The DNTP policy for the protection and security of all documents under its purview is discussed in Chapter X, “Quality Control and Quality assurance”. The policy of DNTP regarding the storage, preservation and retrieval of documents is three step, 1) every paper document processed by the Registry is permanently archived and not retrieved unless a problem or question arises which requires an examination of the original, 2) an electronic copy of the document is generated for operational use, 3) additional electronic copies are placed on secure media which are periodically stored off-site, for example, in a bank vault. DRAFT July 1 05 Chapter II Key Sections of Enacted Land Laws of the Republic Land Law 1/2003, Juridical Regime of Real Estate Ownership (10 March 2003) CHAPTER I General provisions Section 1 Real estate 1.- For the purposes of the provisions of the present law, real estate comprises urban and rural properties, as well as their integral parts. 2.- Integral parts are all those moveable objects physically and permanently annexed to the property. 3.- Urban properties are the real estate located within city limits as well as those within district urban centers. 4.- Rural properties are those located outside of the legally established urban areas. 5.- The urban limits of the cities and populated centers will be determined as provided for by specific legal regulations. 6.- The determination of urban areas shall consider the present and future use of land, mostly for housing, commerce, industry or services as the main activities including development projects and urban planning. 7.- Rural areas are those where the use of land has, as its main activity, agriculture and agro-industries. 8.- Objects, for the effect of the present law, are all those that can be part of juridical transactions, excluding those that are part of public domain and which, because of its nature, cannot be individually owned. Section 2 Private real estate For the purposes of the provisions of the present law, private real estate shall be the rural and urban properties that can be the object of legal business, the owners of which are private national citizens, whether individuals or corporate bodies, or the State. Section 3 Public real estate 1. Public immoveable property are those that are outside the domain of commerce and that, because of their nature, cannot be the individually owned. 2. The mineral resources of the subsoil are subject to special legislation. Section 4 State’s private property 1. Private real estate of the State of East Timor shall comprise: a) All real estate owned by the Portuguese State as on 7 December 1975; and b) Real estate that are acquired by virtue of law or juridical business. 2. The use of State real estate shall be regulated by Decree-Law. CHAPTER IV Final and transitional provisions Section 12 Real estate that are the property of national citizens National citizens, whose real estate has been illegally appropriated or occupied by third parties, should submit their claims relating to the right of property over these real estate, within a period of one year from the date of entry into force of the present Law, so as to ensure legal procedures of mediation or title restitution as established by the specific law on the subject. The claims established above must be presented to DTP with the corresponding proof. Private properties that are not claimed will be presumed to be State property. A judicial appeal can be lodged against the presumption referred to in section 12.1 above until the 31 December 2008. Such claims and judicial proceedings do not affect the owner’s right to go before a competent civil court to demand compensation if it is applicable. Section 13 Foreign nationals Foreign nationals should, within a period of one year from the date of the entry into force of the present law, provide DTP with all data on the fixed real estate they owned until the 19 May 2002, for the effects that the law will determine. For this purpose, the information must be delivered with the necessary documental evidence, where it exists. It not, the property may be presumed abandoned and they can revert to the state. Any acts of disposal of real estate undertaken from the 20 May 2002 by expatriate nationals shall be considered not to exist. Section 14 Mandatory communication For the purposes of the procedures referred to in sections 5 and 6 above, DTP should communicate to the Public Prosecution Service the appropriations and occupations it is aware of by virtue of the claims submitted to it under sections 12 and 13 of this law. Appropriations and occupations of State real estate that DTP is officiously aware of should also be communicated to the Public Prosecution Service. Failure to observe the provisions of sections 14.1 and 14.2 above shall amount to serious disciplinary offence. Section 15 Abandoned real estate Abandoned real estate that is the property of national citizens or foreign citizens shall be temporarily administered by the State. The temporary administration of such fixed real estate shall be aimed at: Protecting the legitimate rights of these bona-fide citizens; Granting temporarily their use; and Ensuring that the real estate is not used to the detriment of its social purpose. The renting of such real estate to national or foreign citizens and to individuals or corporate bodies may take place through the payment of an adequate rent. The regime of renting and of administration referred to in this section shall be regulated by Decree-Law. Section 16 Passed acts relating to State real estate Any acts of appropriation relating to the real estate owned by the Portuguese State as at the 7 December 1975 that may have taken place under whatever form between the 7 December 1975 and the 19 May 2002, namely those undertaken by the Indonesian Administration, are considered inexistant. Real estate acquired or built by public entities within the period referred to in section 16.1 above shall revert in favor of the State. For the purposes of the provision above, the rights of bona-fide third parties that have onerously acquired the respective real estate through a fair price shall be safeguarded, and the State shall be the creditor of the balance due for their acquisition where their payment has not been totally made. No act of the United Nations Transitional Administration in East Timor shall be construed as conferring any right of property whatsoever on State real estate. Section 17 Competent entity DTP, under the Ministry of Justice, shall be the entity responsible for the enforcement of the present law. Until such a time as the legal statutes relating to real estate registry and real estate cadastre enters into force, DTP shall be the competent entity to register the real estate and prepare the respective cadastre. DTP should submit legal drafts of the instruments referred to above and a regulation of 15, as well as prepare its organic law. Section 18 Counting of time limits The time limits provided for in the present law shall be counted in consecutive days and shall start on the day immediately following the day of the event from which they start to count. Where the end of the time limit is not a working day, this day shall be transferred to the first ensuing working day. Section 19 Repeals All legislation contrary to the present law is hereby repealed. JURIDICAL REGIME OF NOTARY (20 January 2004) Article 1 Public Notary The Public Notary is notary agent; a person authorized by the State to compose and authorized, under his signature, all acts and contracts between private persons or any type of juridical person that need his/her intervention. Article 2 Notary’s Function 1. The Notary’s Function is to legalize and give the public faith for all extra-judicial acts. 2. To all previous articles previsions, the notary can provide advice to the parties in their negotiation. Article 3 Function of Notarial Organ 1. The notary’s organ function officer is the Notary. 2. Other notary officers can only proceed with acts that are indicated by legal express disposition. 3. Exceptionally, notarial functions will be carried out by: Timorese consulate agencies. Entities which by law, in relation to certain acts, have notary’s competence. 4. All the acts executed by especial organism while enjoining of material functions competencies must follow the precepts of this diploma wherever is applicable. Article 4 Competent Designation Agency The Minister of Justice represented by the director of the National Directorate of Registry and Notary, names Notaries to exercise notarial functions. Article 10 Functional Competences 1. The notary has autonomy and technical independence in the exercise of his/her functions and, once named, administratively is considered, officer of the Justice Ministry, of the National Directorate of Registry and Notary. Article 11 Technical Competence 1. In general, its competence of a notary to compose a public deed according to the parties will, by asking them and interpreting to the juridical lines to reached its total value. 2. Special designation are to compete to the notary: To made public testaments; To write other public instruments; Agreements; Authenticate private documents, or simply recognize ; To convey birth and identity certificates, as well as acting in public rules, managements or administrations of companies and societies; To convey certificates of other acts that he/she has confirmed; To certify, or have certified, translations of written documents in foreign languages; To convey first copies of public documents and of the other archived documents; To convey instruments and other copied documents, or to confirm with respective originals or photo copies made by the interested party; Authenticate; Transferring by telecopy, on formatted certificate, meaning of the public instruments, registers and other documents that are archived in notary public office, in the same conditions proceed faiths to other public services before transmissions; To intervene extra juridical acts, that the holders pretended to give special guaranties or authentications; To keep documents that by law must stay in the notary files and those ones that relied /or so. FROM THE NOTARY REGISTRY CHAPTERS Notary Books Article 18 Books 1. All notary acts, according to their nature, are registered in the two following books: Protocol Book and Document Registration Book. 2. Neither Notary will authorize the making and incorporation of documents in other registration book that is not indicated in the previous number. 3. These books will be opened, on the first day of January every year and will be closed on the thirty first day of December of the same year. CHAPTER III Register Book of Documents, incorporations, compositions and closing registers. Article 23 Juridical Act of Incorporation Documents To incorporate a document, is the juridical act to compile documents to the Register Book of the Documents, by formalities that the present law and the respective regulations determine. Article 24 Register Book of Documents 1. Called Register Book of Documents to the formatted book by documents, notary acts and special acts for intervention of extra registrations, and include with the civil-year should be kept of notary, by force of the law, regulation or resolution of juridical authority or administrative solicitation by holder, with general conservation and reproduction; voluntary documents of incorporations, should be solicited in ambit to realize a public written or act by the notary; The photo copies and certificates that are authorized by notary become chronologically annotated by each month, in special act, with indication precise number of intervention, the name of applicant, a resume of matter or contents, the date and the number of utilizing papers. the omission of any document expedition refers to special act previously, unless the same incorporation or alterations of data that should have, will be punished according to circumstances, with the disposal law; all the notary acts will reissued and authorized with the formalism stabilized to the public written, that compatible with those acts and incorporated to finalize the act; The Register Book of Documents is on applicable terms of Protocol Book, with formal exception not compatible with nature and composition. 2. Incorporate should be obligatory of all the acts bellow; Both acts and diligence of protests; Both notary’s acts, that of any nature; All of the general prosecutions or special concession from abroad, previous or simultaneously of their utilization in the country. All the rest of documents incorporated to the Register Book of Documents should be determined by law and the regulations. Article 27 Contents of Register Book of Documents The Register Book of Documents is formed; By public or privates documents that are registered according to the preceding article; By authorize of constitution deed of facts or tings; Deeds where the interested party request is consigned and record in the registry. TITLE III NOTARY DOCUMENTS Public Deed Article 37 Public Deed 1. Public deed is a notary’s instrument that registers a juridical business, in the Protocol Book, in legal terms and authorized by the notary. 2. Besides others specially foreseen in the law, are celebrated by public deed; a) all acts that need recognition, constitution, requisition, modification, division or extinction of properties rights usufruct, use, homing, lease surface or easement over immoveable properties (things); b) concerning the revocation of all acts, rectification or alteration of business that by force of law or purposes by the parts that were celebrated by public written; c) all acts of constitution, modification and distrait of voluntary guaranties or consign revenue, and fixation or alteration of monthly foods lending, when in charge of immoveable properties; d) alienation acts or heritance or legacy as long as they are part of immovable things; e) mortgage session or degree priority for its register, extinction of mortgage guaranties and the session, or credits pawn seizure; f) negotiable transmission of property or commercial business or industries. g) the contract of fix rent, and for life rent if the good or alienate rights on a immoveable; h) notaries habilitation; i) To divide immoveable goods or quotes of societies that becomes a part of immoveable properties. Article 42 Basic Data of Public Deed Any public deed must contain: place and date where was made; complete names of concessors and the witness of the case, as like others names by which the person is well known in his/her private life and the number of his/her identity document; nationality, civil status, age, complete district address of any party mentioned in the deed whether is concession, witness, legal representative or volunteer; if the concessors is married, widow or divorced, civil status and complete name of spouse will be given; Individual declarations of parties are registered by the notary, declarations truthfulness is responsibility of parties. CHAPTER III Copies, Testimonials and Certificates Article 50 First Copy of Public Deed and Testimonials 1. The notaries should give the parties, any nature of the act, a copy of the public deed or testimonials of effectuated incorporations. 2. Delivery should be done until third day since the signature of second written or protocol day. 3. The compliance obligation of emission for the first copy or testimonial that not becomes subordinate to requisite of the parts. 4. The copies and testimonials issued, in terms of this article, are the required in the Public Record and must be issued for the beneficiary of the record. 5. At any time a party or other parties can request a copy of the deed or certificate of the record to the documents registry. TITLE V SPECIAL WRITTING Article 66 Heirs Habilitation 1. Habilitation inheritance should be obtained via notaries. 2. Should not obtain inheritance habilitation via notaries because one of them is a minor. Article 67 Habilitation Deed 1. The habilitation of notaries consists public written declaration, by three persons, so that the notary consider reliable, habilitated of deft inheritance and nobody else to prefer in succession or become as bidder. 2. The declaration should contained mentioned the complete name, civil status, natural and last residence of the actor of inheritance and the habitant. Article 70 Effects 1. Notary’s habilitation contains the same effects of juridical habilitation and conveyance to be made in common, in favor of all inheritances and survive spouses, of the acts bellow: a) Registration conservatories of land registry; b) Registration conservatories of commercial registry and car properties; c) Marginal notes of right transmissions literary property, scientific, artistically or industries; d) Money Loans or other values. 2. Refers to the acts in paragraphs a) to d) of previous number should be required by any of heir habitants or by the survive spouse. LEGAL REGIME OF IMMOVABLE PROPERTY: OFFICIAL ALLOCATION AND LEASE OF PRIVATE STATE PROPERTY (Proposed Decree Law n.°/2004, April 2004) CHAPTER I Jurisdiction and Definitions Article 1 Jurisdiction of the Law This law regulates the act of leasing State Property of Private Domain. Article 2 State Property of Public Domain 1. The property of public domain of the State cannot be given for the exclusive use of private parties save the legal disposal that expressly allows the lease, concession or temporary exploration. 2. The legal regime of such property will be the subject of specific legislation. Article 3 Immovable Property of Private Domain of the Satate 1. Immovable Property of Private Domain of the State are those subject to administration of the Government, both urban and rural property, that are part of the domain of the State of Timor-Leste in accordance with agreement to the Law of the Juridical Regime of Immovable Property: Law No 01-2003, and the use and domain of which can be transferred in terms allowed by law. 2. The National Directorate of Land and Property (DNTP), must develop a system of inventory and classification of the property of private domain of the State, as part of its property cadastre. Article 4 Acts of Official Allocation and Lease of Immovable Property 1. Acts of official allocation of immovable property of private domain of the State, are all those in respect of a temporary delivery of a property for use by agencies of the government without payment. 2. Lease of State Property is a contract by which the Government facilitates and authorizes the specific use of real estate of private domain of the State, with payment of a fee for a definite time. The lease contract grants only rights of use and in no way affects rights of domain. 3. All the acts of official allocation and lease must be executed by the National Directorate of Land and Property (DNTP) under control and authorization of the Ministry of Justice, and always according to legal and directional dispositions of the corresponding administration. CHAPTER III LEASE OF PROPERTIES OF STATE Article 9 Requisites and Procedures 1. Any person, singular, collective, national or foreign, legally residing in Timor-Leste, with civil legal capacity to contract and to commit themselves, can celebrate a lease contract with the State. 2. The person interested in leasing a property of the State must present a petition to the national or district office of the National Directorate of Land and Property (DNTP) with the following: a) Full name, age, nationality, address and registration number of the commercial activity, if such is the case; b) Identification of the property that is sought to lease; c) Corporate bylaws and legal incorporation with the identification of its legal representatives, in the case of an association; d) Explanation of the use that is proposed for the property: residential, commercial, industrial, agricultural or such other as is proposed; e) In cases of agricultural, commercial or industrial use, the petitioner must present an activity plan and justify the sum of the investment and an estimate of the development of the business or industry, in the pertinent case. f) State the required period, within the determined limits of the law. Article 10 Process of Adjudication of Leases 1. After receiving a petition to lease or after identifying an available state property that can be the object of a lease, DNTP shall implement the following process of adjudication by elaborating a technical chart of the property with the following information: a. Relevant technical data; b. Special conditions of the contract c. elegibility of the petitioner d. minimum rent e. minimum time of lease f. specific use of the immovable property in special cases g. guarantees and other special conditions of the contract 2. The technical chart is presented to the Minister of Justice for approval, except in cases where delegation of competence to the National Director of Land and Property exists. 3. After approval, public notification is made in the following terms: a) To the Chefe Suco where the immovable property is located. b) By notification in the district and national offices of DNTP where the immovable property is located; c) Publication in the Official Gazette of the Republic and in the Web page of the DTP. 4. Interested persons can present propositions in a sealed envelope to the district DTP until 17h00 of the 14th day following notification. 5. The adjudication process will be conducted under the following terms: a) On the working day following the expiration of the time limit referred to previously, public opening of the propositions will take place by the commission of adjudication composed as follows: i. by the representantive of the District DNTP, ii. by the sub-district administrator, and, iii. by the Chefe Suco where the immovable property is located. b) The committee will study the propositions and prepare a chart of acceptable offers in preferential order, giving priority to the best offer in terms of price, contract duration and other conditions. c) Offer of the lease will be made to the first eligible participant in the table of preferential order, or the following, successively, in case of resignation or other impediment of the previous beneficiary. d) The commission will write minutes of the opening process and adjudication procedure. 6. After the mentioned adjudication, DNTP will sign the lease, in representation of the Minister, with the selected party. 7. DNTP will deliver monthly reports to the Minister of Justice regarding the leases celebrated, with copies of the corresponding adjudication minutes. Article 13 Types of Use 1. The properties of private domain of the State can be allocated officially or leased, according to each case, preferably for the following uses: a) Residences for national relocated citizens, refugees and those of scarce economic resources; b) Diplomatic Missions, Humanitarian Agencies and International Organizations; c) Private residences for other national and foreign persons; d) Non Governmental organizations; e) Small, medium or large private commercial activities of national and foreign citizens and companies; f) Small, medium or large private industrial activities of national and foreign citizens and companies; g) Agricultural Production; h) Others not specified. 2. Acording to the required use, DNTP must verify information and obtain technical reports from the appropriate government agencies. Article 14 Duration of Contracts 1. The duration of leases of State property depends on the use and, in appropriate cases, on the sum of the investment. 2. The maximum stated periods for each type of contract are as follow: a) Up to FIVE (5) YEARS for residencial use; b) Up to TEN (10) for small commerce and industry; c) Up to TWENTY (20) YEARS for Humanitarian Agencies, NGO's; d) Up to THIRTY (30) YEARS for medium scale commerce and industry; e) Up to FIFTY (50) YEARS for large scale Commerce, Industry and Agriculture activities; f) Up to FIFTY (50) YEARS for International Organizations and Diplomatic Missions; g) For spe	Translation - Portuguese (Logótipo da DNTP e cabeçalho) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DO REGISTO DE TERRA Exposição do Director da Direcção de Terras e Propriedades 1 de Julho, 2005 Este Manual de Registo de Terras foi concebido de forma a constituir a base e o quadro para uma versão final a ser preparada subsequentemente à promulgação das leis da República concernentes à terra e à publicação das normas e regulamentos da DNTP. Este projecto de manual contém as leis actuais da República que versam sobre a terra, discute princípios e directrizes geralmente aceitos acerca do direito de posse de terras e descreve os processos de registo e escrituração da Conservatória de Registo de Terras de Timor-Leste. Este documento também inclui material seleccionado para referência técnica. È nossa expectativa que cada artigo do Manual seja repetido em Inglês, Tétum e Português. Comentários por parte dos usuários do Manual com referência ao teor, e possíveis revisões ou acréscimos são bem-vindos. Os funcionários da DNTP sentem-se particularmente motivados a fornecer quaisquer sugestões substanciais que venham aprimorar o material. Alterações, revisões e modificações no Manual serão identificadas por pequenas anotações impressas no canto inferior esquerdo de cada página modificada, por exemplo, uma modificação inserida em 7 de Novembro de 2007 terá a inscrição 7 Nov 07. O objectivo primordial da Conservatória de Registo de Terras da DNTP é atender às necessidades de direito de posse de terras dos cidadãos da República Democrática de Timor-Leste, resultando na confiança de que os direitos de propriedade e posse estejam segura e legalmente protegidos e que serviços de qualidade sejam fornecidos para a escrituração e registo dos seus valiosos documentos. Gostaríamos de assegurar-lhes que a missão da DNTP estará envolvida em todos os sentidos com a tarefa de prestar serviços ao público e no cumprimento das nossas responsabilidades para com o governo de Timor-Leste. Pedro de Sousa Xavier Director (Logótipo da DNTP e cabeçalho) LAND REGISTRATION MANUAL MANUAL REGISTO RAI NIAN MANUAL DE REGISTO DE TERRA Sumário Capítulo I Descrição do Sistema de Registo e Titulação de Timor-Leste II Secções Principais das Leis da Terra Promulgadas pela República III Decreto, Normas e Regulamentos da Direcção de Terras e Propriedades IV Processamento ao nível da Conservatória de Registo de Terras V Transferências Secundárias de Bens Imóveis VI Base de Dados sobre Reclamações de Terras VII Base de Dados sobre Registo de Terras (Reservado) VIII Projecção Universal Transversal Mercator e o Sistema Coordenado de Timor-Leste IX Descrição e Concepção do Identificador Exclusivo de Parcelas (IEP) X Controle de Qualidade e Garantia de Qualidade XI Apêndice: Exemplos de Título, Registo, Certificados de Levantamento, Formatos de Transferência de Escrituras, Formatos de Requerimento para Registo e Titulação, Fluxograma de Registo e Titulação, Permanência do Papel Padrão, Gráfico de IEP. Capítulo I Descrição do Sistema de Registo e Titulação de Timor-Leste Grande parte dos factores políticos relacionados com o direito de posse de terras que decorreram nos últimos cinco séculos colocaram Timor-Leste numa situação que requer a criação de um novo sistema de registo e titulação de terras a fim de suprir as necessidades de uma geração emergente de timorenses, ao mesmo tempo em que protege os interesses legítimos e os direitos inerentes do passado. É fundamental a uma sociedade verdadeiramente democrática a percepção e confiança por parte dos seus cidadãos na segurança e negociabilidade das suas propriedades. Costuma-se enfatizar que o objectivo primordial de um sistema de registo de terras é proteger os direitos de propriedade do cidadão de boa fé. Os benefícios secundários são numerosos e podem incluir, por exemplo, uma base para se estabelecer impostos, informação estatística, e oportunidades de investimento. No entanto, a razão suprema para a criação de um sistema viável de posse de terras é assegurar ao público que suas propriedades são invioláveis, estão correctamente descritas e localizadas, e são plena e eficientemente administradas e amparadas pelo seu governo. Devido à tribulação política e às mudanças abruptas que ocorreram em Timor-Leste nas últimas décadas, é não apenas aconselhável, mas altamente importante e crucial combinar conceitos e sistemas de posse de terras comprovadamente bem sucedidos, de diferentes fontes e com novas aplicações para atender às necessidades particulares da República. Definições A fim de que a equipe da DNTP possa comunicar-se eficientemente e cumprir sua função, há que haver a compreensão clara e exacta de certos termos que serão utilizados quase que diariamente, juntamente com outros termos importantes que poderão ser encontrados ocasionalmente. Alguns dos termos a seguir usados por outras organizações ou indivíduos terão definições ligeiramente ou até significativamente diferentes daquelas que aqui apresentamos dependendo do contexto funcional. Não obstante isso, para se obter o mesmo entendimento dentro da DNTP, as definições abaixo indicadas são as versões aceitas. Concessão Privilégios garantidos pelo governo para uma pessoa singular ou colectiva para certos usos de propriedades do domínio privado do Estado. Decreto Regulamentos administrativos com o efeito de lei emitidos por autoridade governamental sob certas sanções legislativas. Escritura Um instrumento escrito (documento) por meio do qual a terra é transmitida. DNTP ou A Direcção de Terras e Propriedades, Ministério da Justiça, República DTP Democrática de Timor-Leste. Cidadão de Timor-Leste Conforme definido por decreto promulgado em 30 de Outubro de 2002 Ónus Qualquer participação, direito ou obrigação associado a terras e propriedades que afecte ou possa afectar o título de propriedade. São exemplos disso hipotecas, arrendamentos, servidão activa, e convénios. Domínio absoluto Propriedade de terra a que foi conferida o mais elevado grau de amplo reconhecimento e direitos absolutos de acordo com a lei. Livro de terras O índice de documentos escriturados/registados na Conservatória de Registo de Terras. Este índice poderá ser mantido electrónica ou manualmente. Comissão de terras Conforme proposto em projecto de legislação, uma comissão de terras (nome formal ainda a ser determinado) será organizada como um órgão governamental semi-autónomo para rever todas as inscrições para registos e títulos de propriedade imobiliária. Todas as terras de Timor-Leste, quer tenham sido tituladas por regimes anteriores ou que actualmente possam vir a ser concedidas pela República, devem ter a aprovação da comissão de terras antes que processamento ulterior da parte da Conservatória possa ocorrer. Recursos contra as decisões da comissão de terras somente poderão ser interpostos junto do sistema judiciário da República. Uma vez que o trabalho da DNTP com relação a requerimentos específicos para registo e titulação esteja concluído, os resultados serão enviados à comissão de terras juntamente com a recomendação da DNTP para aceitação ou rejeição. A comissão de terras revê a recomendação da DNTP e emite uma decisão. Conservatória de O governo de Timor-Leste serve de depositário para escrituras de Registo de Terras posse de terras e outros afins tendo em vista cumprir a sua escrituração e certificação oficial. ´´Conservatória`` é actualmente um termo genérico que abarca certos escritórios da DNTP. Arrendamento Um direito limitado a usar terras sem proprietário, usualmente para um propósito e período de tempo específicos. Litispendência, Uma notificação por escrito anexada a certos títulos provisórios e Aviso de certos certificados de registo para o não-cidadão que a propriedade em causa está em disputa perante a comissão de terras ou em litígio perante um tribunal da República. LLP Projectos de Lei da Terra I e II sob os auspícios da ARD, Inc., consistindo de diversos componentes e facetas importantes dos requerimentos de posse de terras. Acção judicial Processo por meio do qual, a uma data estabelecida, o detentor provisório do título de terra passa a ser reconhecido como o detentor de boa fé do título de terra contra toda e qualquer reivindicação adversa. Bens Imóveis Terra e os objectos imóveis anexados a ela. Escrituração O objectivo primeiro de um sistema de escrituração (recording) de e Registo de Títulos documentos desempenhado pela Conservatória consiste em e Outros fornecer informação pública de direito real sobre bens imóveis. Documentos Informação pública significa notificação escriturando-se oficialmente um instrumento que estará subsequentemente aberto para inspecção pública e aquisição de cópias. (Observação: A Conservatória aceita documentos que lhe sejam O Português e o apresentados pelo público e, subsequentemente, indexa, Tétum não copia e coloca os documentos em escrituração. A agência Distinguem não toma nenhuma posição relativa à titulação ou outras entre os termos legalidades de uma transacção. A Conservatória realiza registo (registration) escriturações de acordo com os regulamentos do governo e escrituração quanto à forma e o teor dos documentos a serem escriturados. O (recording)) público é totalmente responsável por determinar a validade da transacção da matéria do documento escriturado. Registo difere de escrituração significando que registo é um processo jurídico relacionado a uma transacção de bem imóvel, sendo o processo verificado pela Conservatória. Registo inclui a escrituração e o arquivo de documentos. O processo deverá ser executado dentro do que estabelece a lei. Para os registos, o governo confirma que os padrões e os procedimentos jurídicos exigidos para a titulação tenham sido observados. O governo substancia a titulação somente até o ponto em que as entidades jurídicas envolvidas tenham agido em boa fé e em total consonância com as leis existentes. A diferença entre um documento ´´escriturado`` e outro ´´registado``, consiste simplesmente em verificar se o documento foi assinado e selado pela Conservatória Nacional. Conservador Uma pessoa oficialmente designada pela República para conservar, manter e verificar escriturações. República A República Democrática de Timor-Leste. Transferências A transferência de um direito existente para um novo proprietário Secundárias subsequente a um primeiro registo. (transferências derivativas de imóveis) Terra Terras que são propriedade da República e passíveis de serem do Domínio cedidas ou transferidas para pessoas singulares ou colectivas. Privado do Estado Título Todos os elementos físicos e jurídicos que, combinados, demonstram ou provam os direitos a um bem imóvel. Um título por si só constitui evidência de um título válido. Sistema Timorens O Sistema Torrens modificado e proposto para a registo e titulação de direitos de terras na República de Timor-Leste. Uma diferença fundamental em relação a um sistema Torrens ´´puro`` é que um fundo compensatório não é estabelecido para tratar dos erros cometidos pelo governo na emissão ou aprovação de títulos individuais. A responsabilidade do governo e a determinação de indemnizações é da competência do sistema judiciário de Timor. Outra diferença é que as transacções secundárias são processadas separadamente, apenas mediante escrituração do documento fornecida pela Conservatória. A aceitação de documentos secundários de transacção para escrituração pela Conservatória fica limitada a uma verificação quanto à compatibilidade com o registo escriturado, título e resultados do levantamento existentes na Conservatória e à análise dos documentos secundários submetidos para finalização e endosso, conforme exigido pela lei da República. Na essência, o Sistema Timoren é uma combinação do Sistema Torrens com um sistema de escrituração de títulos. Sistema Torrens Um livro de registos de títulos desenvolvido pelo Senhor Robert Torrens em 1858 para acomodar os sistemas de registo da Austrália. As transacções após a titulação (transferências) devem ser examinadas, aprovadas e registadas por uma conservatória do Estado. Outros países adoptaram o Sistema Torrens com diferentes graus de adaptação e modificação. Análise do Sistema Timorens O Sistema Timorens contém quatro tipos de certificados: certificados de registo, certificados de título provisório, certificados de título, e certificados de levantamento. Três tipos de direitos sobre a terra são registados no Sistema Timorens, ´´domínio absoluto``, ´´arrendamento`` e ´´concessão``. Os direitos de domínio absoluto são registados e documentados através da emissão de certificados de registo por não-cidadãos com reclamações fundamentadas. Certificados de título provisório e certificados de título estão reservados para cidadãos da República que tenham direitos de domínio absoluto com boa fé. Os títulos provisórios são convertidos em títulos permanentes após cinco anos se não houver contestações ou aparentes irregularidades associadas ao título provisório. Os arrendamentos e concessões são registados quando efectuados ou concedidos pelo governo além de um ano civil. Os arrendamentos de bens imóveis ou concessões de mais de um ano entre particulares devem ser escriturados, porém não registados. O registo e escrituração de arrendamentos e concessões efectuados ou concedidos por mais de um ano têm por finalidade garantir os direitos de posse afins. Os arrendamentos e concessões inferiores a um ano não possuem o mesmo grau elevado de importância que os arrendamentos de mais longo prazo. A componente de registo do Sistema Timorens é um ´´primeiro registo`` de todos os direitos de domínio absoluto em Timor-Leste que foram verificados, confirmados e aprovados pela República para emissão de título provisório ou certificado de registo, conforme o caso. Os direitos de domínio absoluto, quer tenham sido emanados de prova de boa fé de regimes anteriores ou quer tenham sido transferências recém estabelecidas da República, são registados uma e apenas uma única vez. A partir daí, as transferências secundárias entre particulares são implementadas através de escritura e têm necessariamente que ser escrituradas na Conservatória. As transacções secundárias (transferências de escritura) são efectuadas através do preenchimento de um acordo formal entre o comprador e o vendedor, e autenticadas pelo notário. A Conservatória recebe o acordo, examina se está completo e se contém todas as informações obrigatórias, verifica se o vendedor é o último proprietário da escrituração, e regista a escritura para arquivo no ficheiro de identificação da parcela. Não há necessidade de anotar nas escriturações informatizadas ou manuais que o lançamento anterior está cancelado. Esse facto revelar-se-á pela data do lançamento mais recente de transferência de escritura. Após a escritura original (note-se, escritura e não o título) ter sido copiada pela Conservatória, a escritura original é devolvida ao comprador. Após o período legislado para conversão de um título provisório em título definitivo ter expirado, o título provisório continua sendo um escrituração permanente da Conservatória, com a conversão para título definitivo anotada no arquivo oficial da parcela. O certificado final do título é preparado, assinado, selado e retido pelo Conservador, sendo a duplicata do original entregue aos detentores dos direitos. Não é necessário que os detentores da duplicata do título original devolvam esses documentos à Conservatória aquando das subsequentes transacções de escrituras, visto que por lei a duplicata torna-se nula e sem efeito a partir da transferência legítima da escritura. Os certificados de registo são emitidos pela República para não-cidadãos a fim de reconhecer o seu direito de propriedade sobre possessões imobiliárias substanciadas e direitos legitimamente concedidos por regimes governamentais anteriores. Esses tipos de registo devem ser aprovados pela comissão de terras, não são passíveis de recurso se rejeitados pela comissão, não fazem jus a indemnização devido a erros do governo no seu processamento, e não podem ser convertidos em certificados de título a menos que sejam subsequentemente transferidos a outro cidadão da República. Uma vez que a comissão de terras ou outra autoridade sancionada pelo governo conceda a aprovação, os certificados de registo para não-cidadãos são preparados, assinados e selados pelo Conservador, sendo a duplicata do original entregue aos detentores dos direitos. Um certificado de registo somente pode ser convertido em certificado de título se o não-cidadão transferir por meio de escritura a posse dos seus direitos a um cidadão da República. Quando esse tipo de transferência ocorre, o certificado original de registo recebe a anotação ´´Cancelado`` tanto no ficheiro da parcela da base de dados informatizada quanto nos ficheiros mantidos manualmente. Coincidentemente com a primeira alteração de propriedade dos direitos do proprietário absoluto ao título definitivo, o título definitivo original recebe a anotação ´´Cancelado``tanto no ficheiro da parcela da base de dados informatizada quanto nos ficheiros mantidos manualmente. O título original serve sempre de base para todas as futuras transferências por meio de escritura, isto é, não pode haver direitos maiores ou extraordinários transferidos com uma área de terra escriturada ou partes da mesma do que o direito existente no título original. As demoradas pesquisas de título que vêm constituindo a persistente fragilidade dos tradicionais sistemas de transferência e escrituração são assim evitadas no Sistema Timorens por duas razões, 1) a República do Timor-Leste tem a oportunidade de iniciar um sistema a partir de uma nova posição básica sem os impedimentos do passado e histórias de complexas regras, sanções, decisões judiciais e restrições sobre propriedades, e cadeias fastidiosas de pesquisa de títulos, e 2) o advento de sistemas informatizados removeu a necessidade das sempre difíceis pesquisas manuais de escriturações do passado. Recomenda-se que o certificado de registo de propriedades seja expressamente identificado pela República como totalmente negociável e absolutamente seguro quanto à localização e direitos, isto é, a menos que surjam circunstâncias excepcionais, o governo garante que não irá intervir na condição dos direitos registados do não-cidadão. É preciso cautela para distinguir entre os termos ´´processo de registo`` e ´´Certificado de registo``. O processo de registo aplica-se à registo tanto do certificado de título quanto do certificado do registo, sendo o primeiro aplicável a cidadãos da República e o segundo aplicável a não-cidadãos. A fim de evitar confusão entre esses dois termos, a DNTP pode decidir usar nomes alternativos de certificado de registo, por exemplo, Certificado de Direito de Terras ou Certificado de Posse de Terras. Sistema de Registo (Cidadãos da República) O sistema de registo-titulação para propriedades imobiliárias previamente registadas e não registadas por cidadãos de Timor-Leste abarca um conceito modificado no Torrens. O governo nacional assegura a inviolabilidade do título através de processos de controle de qualidade e de análise e aprovação administrativa antes da emissão do documento, e ao longo do tempo (o período aberto durante o qual as contestações a um registo de título podem ser consideradas, ou em que irregularidades técnicas ou outras no título podem ser corrigidas). O período aberto para a revisão da informação sobre o título é uma componente importante do Sistema Timorens. Por exemplo, algumas jurisdições em outras partes do mundo que exerceram controle rigoroso sobre revisões de documentos de titulação e correcções técnicas experimentaram subsequentes sobrecargas nos seus sistemas judiciários devido a pequenos erros, tais como nomes escritos incorrectamente. O período aberto oferece a vantagem de se evitar uma possível confusão de complicações jurídicas. A indemnização por parte do governo por defeitos e erros na emissão de títulos ou a reparação de erros cometidos pelo governo cabe ao sistema jurídico da República em conformidade com o seu código civil. Os tribunais da República possuem jurisdição para receber recursos sobre acções e decisões de propriedade de terras tomadas pela DNTP ou pela comissão de terras. As questões de disputa de terra e os processos de mediação constituem um processo aparte do Sistema Timorens. O registo de direitos de terras em litígio ou questionáveis não tem início até que haja um acordo oficialmente reconhecido de cada caso. Após a aceitação por parte da DNTP de um requerimento de um cidadão da República para obter um título provisório, o examinador de títulos da DNTP avalia a informação fornecida. A partir daí, o examinador 1) após análise do Director da DNTP, devolve o requerimento ao cidadão com uma explicação por escrito das razões para a sua rejeição, 2) solicita que o requerente forneça informações adicionais, ou 3) encaminha o requerimento ao Director da DNTP, com um relatório e recomendação para aprovação de um registo de título provisório. Se a recomendação do examinador de títulos for aceita pelo director da DNTP, o requerimento, juntamente com os documentos comprobatórios, é enviado ao presidente da comissão de terras para revisão e aprovação final (ou rejeição), para processamento do registo. Se a parcela ou a área de terra em questão contar com o apoio de um levantamento anterior e estiver documentada por um certificado de levantamento assinado pelo Director da Divisão de Cadastro e Cartografia ou outro oficial designado, então o processamento do registo poderá iniciar-se o mais breve possível. Se a parcela em questão para registo não tiver passado por um levantamento aprovado (caso esporádico), o director da DNTP encaminha uma ordem por escrito para o Director da Divisão de Cadastro e Cartografia visando a realizar um levantamento oficial. Realizado e aprovado o levantamento, os resultados são fornecidos ao Director da DNTP para as devidas providências. Enquanto corre o recurso ou reparação administrativa da determinação de direitos conforme consta no certificado de título provisório e ao expirar o período aberto, ou tão logo quanto possível a partir daí, é preparado um Certificado de Título para a propriedade imobiliária ou direitos conexos exactamente em conformidade com o Certificado de Título Provisório ou com mudanças no nome que reflictam os subsequentes cessionários do título ou correcções técnicas. A duplicata do original do Certificado de Título é então emitida pela Conservatória para as pessoas singulares ou colectivas nomeadas no certificado provisório ou para os seus cessionários ou recipientes do título legalmente designados. O Certificado de Título original é registado e permanentemente arquivado na Conservatória. O Conservador deve manter um arquivo especial para títulos provisórios que reflictam as subsequentes transferências escrituradas ou correcções técnicas que venham eventualmente a ser incorporadas no título definitivo. Desta forma, poderão ser evitadas revisões parcelares anexadas ao título provisório. A correcção ou revisão de certificados de título provisório por parte da Conservatória da DNTP não resulta no estabelecimento de um novo período para a emissão do Certificado de Título. A data de início de um período aberto do título provisório deve permanecer conforme estabelecida originalmente, a menos que haja determinação em contrário por parte de um tribunal da República. O período aberto para correcção, reparação ou cancelamento de títulos provisórios não se aplica a situações em que tenha sido alegado negligência grave, declaração falsa, ou fraude por uma das partes através de processo judicial. Nesse caso, o Conservador nacional deverá prolongar o período aberto até que haja a solução da questão legal. Se ficar constatado por uma autoridade jurídica competente que houve fraude ou grave declaração falsa no requerimento e emissão de um título permanente, ele estará sujeito a ser revogado por um tribunal da jurisdição. Título de Terra do Estado As terras do Estado compreendem aquelas terras que se encontram no domínio público (inalienáveis), ex., ruas, e terras do domínio privado alienáveis, as quais, sob apropriadas circunstâncias ou acções governamentais, podem ser arrendadas ou vendidas a entidades privadas, ex., um prédio de escritórios do governo que deixou de ser utilizado. O título de terras que sejam propriedade do Estado é estabelecido por meio de actos e proclamações orgânicas coincidentes com a criação do estado político da República. Um exemplo disso está contido no Artigo 4 da Lei da Terra No. 1/2003, que proclama que toda a propriedade do Estado que pertencia ao Estado Português reverte a favor da República de Timor-Leste. Não há nenhuma razão para o governo de Timor-Leste emitir certificados de título para si próprio. Em virtude da sua soberania, a República é detentora do título sobre as terras do Estado e é a supervisora dos direitos associados a essas parcelas ou a outras áreas de terra. Todas as fronteiras das terras propriedade do Estado devem eventualmente ser determinadas através de procedimentos padrão para o levantamento de terras. A República possui então informação adequada para administrar parcelas específicas ou outras áreas de terra uma vez que os levantamentos tenham sido aprovados e aceitos pela DNTP. Quando parcelas propriedade do Estado são subsequentemente transferidas para pessoas singulares ou colectivas, poder-se-á então preparar títulos formais com base em descrições jurídicas e precisas da terra. Registo de Direitos sobre Terras para Não-Cidadãos O relatório da ARD, “A Observância da Constituição por parte de Reclamantes Não-Nacionais de Direitos de Domínio Absoluto pré-existentes em Timor-Leste” (Julho de 2004) contém uma excelente análise e um estudo aprofundado de possíveis direitos de posse de terras de não-cidadãos. Outras recomendações com respeito à situação de direito de posse de não-nacionais estão abordadas no relatório da ARD ´´Uma Legislação sobre Direitos de Terras e Restituição de Títulos``(Julho de 2004). O Artigo 13 da Lei da Terra No. 1/2003 da República declara, “os estrangeiros devem, dentro do período de um ano a partir da data da entrada em vigor da presente lei, fornecer à DTP todos os dados referentes aos bens imóveis fixos que eles possuíram até 19 de Maio de 2002, para os efeitos que a lei determine.” O Artigo 15 da Lei da Terra No. 1/2003 declara “Bens imóveis abandonados que sejam propriedade de cidadãos nacionais ou de cidadãos estrangeiros serão temporariamente administrados pelo Estado.” O Artigo 16, (referindo-se à apropriação de bens imóveis sob o regime da Indonésia) declara ´´... os direitos de boa fé de terceiros ... devem ser salvaguardados ...``. Não há nenhuma menção no Artigo 16 separando a condição de cidadão da condição de não-cidadão. Se for aprovado através dos processos jurídicos existentes, os direitos de posse de terra de não-cidadãos são registados pela República sob o mesmo sistema e sob a maioria das condições empregadas pela Conservatória para cidadãos, com as importantes excepções de que não se emitem títulos para não-cidadãos e não há oportunidade de recurso judicial. O Certificado de Registo, juntamente com os ficheiros comprobatórios existentes na Conservatória, está sujeito à correcção pela DNTP durante o período de validade do certificado de registo. A DNTP também pode considerar um requerimento apresentado por titular de direitos não-cidadão para revisão administrativa de possíveis discrepâncias ou erros detectados relativos às suas propriedades. Correcções ou revisões de património imobiliário de não-cidadão num estágio inicial poderão facilitar subsequentes transferências de escritura para potenciais cidadãos receptores quando isso ocorrer. A terra ou os direitos associados de não-cidadãos titulares de registo são totalmente negociáveis. Uma vez que todos esses direitos sejam transferidos ou sofram transacção de alguma outra forma, aquele bem imóvel em particular nunca mais poderá pertencer a outro não-cidadão. Um cidadão da República que adquira terras de um não-cidadão torna-se o detentor do título de certificado original escriturado sem se ter em atenção qualquer ´´período aberto``, visto que uma determinação dos direitos de terra já terá sido inequivocamente reconhecida pela República. Composição da Conservatória Nacional de Registo de Terras Pretende-se expandir o sistema de registo de terras de Timor-Leste para cada distrito. Desta forma, haverá conservatórias locais para receber, processar e transmitir documentos para os arquivos nacionais. A supervisão técnica das conservatórias distritais continuará sob a responsabilidade da DNTP nacional. Esse projecto organizacional para fins de registo possui a vantagem de melhorar o acesso e a prestação de serviços para o público dentro de determinadas regiões e de contar com equipes distritais compostas de pessoas familiarizadas com as condições e os costumes locais. O termo ´´Conservatória de Registo de Terras`` deve ser entendido no sentido genérico. As repartições da DNTP constituem colectivamente a ´´Conservatória de Registo de Terras``. Até que a legislação seja promulgada pela República para estabelecer e designar as competências de um Conservador nomeado, ou outro tipo de oficial comissionado, o Director da DNTP e o seu Adjunto assumirão os deveres e as responsabilidades de Conservador. A DNTP deverá ser oficial e colectivamente reconhecida como organismo da República de Timor-Leste responsável pelo registo de bens imóveis. Ao abrigo do Artigo 17 da Lei da Terra No. 1/2003, a DNTP possui competência para implementar por meio de promulgação, vários elementos jurídicos relativos ao funcionamento de uma conservatória de registo de bens imóveis. Terra e Direitos Associados para Escrituração e Registo O relatório da ARD, de Julho de 2004, ´´Uma Lei sobre Direitos de Terras e Restituição de Títulos`` propõe que o registo de direitos de terras seja simplificado e limitado a quatro categorias, isto é, Domínio Absoluto, Arrendamento (e Concessões), Hipoteca, e Terras Comunitárias. As transacções envolvendo hipoteca e arrendamento-concessões são apenas escrituradas pela Conservatória. Na primeira vez, os títulos de domínio absoluto e os títulos comunitários são escriturados e registados pela Conservatória. Subsequentemente a essa única e exclusiva emissão de título, essas parcelas tituladas e outros tipos de propriedade de terra são transferidos por meio de escritura lavrada sem nova emissão de título. Recomenda-se que a apresentação, por parte de particulares, de hipoteca e de tipos semelhantes de documentos para escrituração pela Conservatória seja preparada com a assistência de notários, advogados particulares ou companhias imobiliárias. Os funcionários da Conservatória podem assistir o público orientando-os sobre como preencher o formulário de requerimento, mas não têm autoridade e não devem fornecer parecer jurídico aos requerentes. A Conservatória fornece formulários de requerimento para essas transacções, mas não fornece formulários de documento para transferência. Os candidatos a titulação devem também buscar aconselhamento e assistência de notários ou advogados se enfrentarem dificuldades nas suas petições. Entre os exemplos de transacções da Conservatória, pode-se arrolar a terra e direitos de terras governados por herança, doações, falência, liquidação, ordem judicial, aquisição compulsória por parte do governo ou órgão do governo, alterações por uso capião de bem imóvel, avisos de aquisição compulsória pendentes ou penalidade por dívidas governamentais não pagas. Os títulos são processados pela Conservatória se não tiver havido título anterior preparado para domínio absoluto e terra comunitária afectada; as subsequentes transferências dessas mesmas terras serão somente escrituradas pela Conservatória e não mais tituladas. As transferências de terra concedidas por governos anteriores, por exemplo, durante a administração de Portugal, que são aceitas pela República como sendo legítimas e válidas são registadas, mas não re-tituladas por via de regra. O documento original ou outras formas de prova de direitos permanecem da maneira como foram apresentados (não sujeito a revisão). Em alguns casos, pode ser possível restabelecer os limites originais de terras em questão utilizando-se medições constantes em levantamentos ou referências se estiverem descritos no documento de titulação original. Discrepâncias significativas entre as condições no terreno e as medições do original (escrituradas) exigirão necessariamente investigação e avaliação por um agrimensor profissional. As transacções secundárias (por meio de escritura) devem ser escrituradas de acordo com a lei. A penalidade pela não-escrituração poderia resultar na perda da propriedade imobiliária. Em outras jurisdições onde a escrituração não é obrigatória, tem havido casos em que os primeiros cessionários perderam o seu bem imóvel por não terem escriturado a transacção. O Papel dos Notários em Processos de Registo A legislação promulgada formalizou as bases jurídicas e o papel dos notários sancionados pela República. O Artigo 2 da lei do notariado declara que a função do notariado é a de legalizar e reconhecer a execução pública de actos extra judiciais. O Artigo 37, Título III, menciona bens relacionados com imóveis que devem ser anotados num ´´Livro de Protocolo``. São eles, entre outros: • direitos sobre propriedades imóveis, • hipotecas, • transmissão negociável de propriedade. Exemplos de interacção notarial com a Conservatória de Registo de Terras são a identificação pessoal e o testemunho de documentos pelos requerentes para subsequente submissão à DNTP. A assinatura do notário, data, e o selo contribuem para a validade legal de qualquer transacção. Sistema de Registo, Titulação e Cadastramento O ´´Livro de Terras`` é uma compilação indexada de documentos recebidos e escriturados e dos documentos emitidos pela Conservatória. O expediente adicional que dispensa o manuseio de documentos associado com o registo e titulação, tal como um requerimento, é simplesmente anotado, por exemplo, no Livro de Terras como “Requerimento, 51-5.012.01234,11/3/04`` (nome do item, número da parcela, e data de anotação no Livro de Terras). Um outro exemplo, um Certificado de Título original remetido para uma pessoa recebe a anotação no Livro de Terras como ´´Título 000777, Horacio da Silva, 11/3/09, Correspondência Registada.`` Todos os documentos relativos a uma parcela específica são arquivados sob o número da parcela. Todavia, os certificados de título e registo possuem números separados e únicos embora eles também sejam referenciados na sua página com o número de arquivo da parcela. Esse esquema separado de numeração para registo e certificados de título é desejável posto que: • Os números de parcela (necessariamente) são difíceis de usar e, consequentemente, propensos a erro quando da transcrição de números, • Se uma parcela for redistribuída (subdividida ou combinada com outra parcela), são gerados novos números de parcela, mas não se prepara novos registos/títulos (as transferências das novas parcelas serão transacções secundárias-derivativas). O sistema de mapeamento cadastral para Timor-Leste desenvolvido pelo Consultor Cadastral da DNTP, Senhor Grant Cullen (6 de Agosto de 2003) presta-se muito bem a um sistema completo de arquivamento para todos os documentos de parcelas, incluindo certificados de registo, títulos, cópias de segurança e informação de referência. O projecto do Sr. Cullen utilizando um sistema de numeração baseado num mapa UTM, para gerar números de identificação exclusiva de parcela (IEP), foi adoptado pela DNTP. Os documentos de registo e titulação são individualmente designados sob um sistema alfanumérico descrito nos exemplos fornecidos a seguir, porém arquivados sob um número exclusivo de parcela. As informações cadastrais são arquivadas e mantidas sob um sistema baseado no mapa ou de números sequenciais para os planos de levantamento/certificados que forem eventualmente adoptados pela DNTP. Documento Função Ex. No. Assinatura da Autoridade Certificado de Registo Reconheci N000364 Conservador da DNTP (Não-Cidadão) mento do Direito Certificado de Temporário P000752 Conservador da DNTP Título Provisório até a Conclusão (Domínio Absoluto do Período Aberto do Cidadão para Correcção e/ou Contestação Certificado de Título Assegurar o C000777 Conservador da DNTP (Domínio absoluto do Título Cidadão) Certificado de Aviso e Des 51-2.012-0123 Director,Divisão de Levantamento crição de Le ou Cadastro e Cartografia vantamento Sequencial Básico Aprovado (a ser Determinado) Básico A presença de letras para os primeiros três certificados acima arrolados é necessária para assegurar a não-redundância na base de dados informatizada a ser criada pelas operações de cadastro-registo da DNTP. Política de Processamento de Documentos da DNTP A DNTP segue rigorosamente a orientação política de que nenhum registo ou requerimento de título seja processado a menos que tenha o suporte de um levantamento cadastral aprovado. Várias técnicas são aceitáveis para o posicionamento de uma parcela, incluindo delineações ortográficas, levantamentos no campo, posicionamento via satélite ou uma combinação desses métodos. A administração da DNTP avalia cada situação e emite instruções apropriadas aos seus agrimensores ou determina de alguma outra forma um meio aceitável que precise a localização. Qualquer que seja o método a ser empregado, os resultados devem ser reconhecidos e um certificado de levantamento deve ser assinado pelo Director da Divisão de Cadastro e Cartografia quando das providências que resultarem na emissão de um certificado. Qualidade do Documento da DNTP e Política de Protecção A orientação da DNTP é no sentido de que todas as anotações de dados por parte da equipa da DNTP no processamento de documentos registados sejam verificadas por duas pessoas quanto à precisão e correcção. Essa verificação é feita por meio de uma técnica ´´cega´´ independente na qual as inscrições originais feitas por uma pessoa são inspeccionadas separadamente por uma outra pessoa. Os técnicos de lançamento de dados são obrigados a assinar e datar cada documento que eles preenchem ou inspeccionam. A verificação da correcção de documentos apenas escriturados (não registados) pela Conservatória limita-se ao exame mínimo de informação e assinatura descrito no Capítulo V, ´´Transferências Secundárias de Imóveis``. A Conservatória assume que esses documentos eram verdadeiros e correctos quando apresentados por um particular à Conservatória para escrituração oficial. A política da DNTP para a protecção e segurança de todos os documentos sob a sua competência é abordada no Capítulo X, ´´Controle de Qualidade e Garantia de Qualidade``. A orientação política da DNTP com referência ao armazenamento, preservação e recuperação de documentos passa por três etapas, 1) cada documento processado pela Conservatória é permanentemente arquivado e não recuperado a menos que surja um problema ou uma questão que requeira um exame do original, 2) uma cópia electrónica do documento é gerada para uso operacional, e 3) cópias electrónicas adicionais são colocadas em suportes seguros periodicamente armazenados em outro local, por exemplo, num cofre bancário. PROJETO de 1 de Julho de 2005 Capítulo III Decreto, Normas e Regulamentos da Direcção de Terras e Propriedadess Bens Imóveis Artigo 1 Autoridade e Jurisdição O Artigo 17 da Lei da Terra da República de Timor-Leste No. 1/2003 (10 de Março de 2003) aponta e designa a Autoridade de Terras e Propriedadess (DTP, DNTP) para registar bens imóveis. A jurisdição da DNTP aplica-se à totalidade do Estado de Timor-Leste (o ´´Estado``) em todas as escriturações e registos de bens imóveis, quer governamentais ou privados, e no estabelecimento e manutenção de cadastros. Artigo 2 Função da Direcção de Terras e Propriedadess A DNTP funciona colectivamente como a conservatória nacional de bens imóveis, ´´Conservatória de Registo de Terras`` de Timor-Leste. Nessa competência, a DNTP: 1. Administra a documentação de títulos e a escrituração permanente de transferências de propriedade sobre bens imóveis do Estado para a propriedade privada. 2. Administra a documentação e escrituração permanente de arrendamentos para além de um ano de bens imóveis propriedade do Estado. 3. Processa a emissão de títulos para cidadãos de Timor-Leste até a aprovação da comissão de terras. 4. Aceita requerimentos para registo e escrituração de direitos à terra por parte de não-cidadãos que estabeleceram sua elegibilidade com o Estado para possuir aqueles direitos conforme reconhecidos pelo Estado. 5. Escritura e armazena permanentemente transacções de bens imóveis entre particulares. 6. Desempenha as funções de escrituração e registo da repartição distrital de Díli. 7. Actua como o escritório de escrituração e registo para os distritos da República até que cada repartição distrital venha a ser oficialmente autorizada como conservatória de registo de terras. 8. Arquiva documentos imobiliários gerados pelas conservatórias nacional e distritais da República. Artigo 3 Funções do Conservador 1. O Conservador é o principal oficial do Estado designado a quem foi atribuída a responsabilidade final e a autoridade para a devida e correcta escrituração, registo e armazenamento permanente de todos os documentos imobiliários que a Conservatória de terras é legalmente obrigada e autorizada a processar. 2. O Conservador deverá assinar, datar e selar aqueles documentos imobiliários que são passíveis de registo conforme definido no Artigo 4 deste Decreto e que são aprovados pelo Estado para emissão. 3. O Conservador designará por escrito um ou mais funcionário da DNTP para servir como Oficiais de Registo. O Conservador tem a opção de desempenhar também a função de Oficial de Registo. 4. O Oficial, ou oficiais, deve assinar, datar e selar todos os documentos imobiliários que a Conservatória de Terras está legalmente obrigada a escriturar, ou a escriturar e registar. 5. A escrituração de documentos pela Conservatória de Terras será do domínio público. 6. O Director da DNTP e o seu Adjunto cumprirão os deveres e responsabilidades de Conservador e de Oficial de Registo até a data em que a República estabeleça o escritório ou nomeie oficialmente o ´´Conservador ``. Artigo 4 Escrituração e Registo 1. A escrituração (somente a escrituração) de documentos sem o registo aplica-se às transacções imobiliárias (transferência de escrituras) entre particulares. 2. A escrituração e registo de documentos aplicam-se às transacções imobiliárias que requeiram prova de direitos de propriedade aceitáveis pelo Estado para a emissão de um certificado de título pelo Estado para cidadãos de Timor-Leste; ao reconhecimento pelo Estado de direitos de terra consubstanciados de não-cidadãos para a emissão de um certificado de registo; à emissão dos primeiros títulos transferindo terras do Estado para cidadãos de Timor-Leste. Artigo 5 Formulários de Requerimento 1. A DNTP preparará formulários separados de requerimento para cidadãos nacionais em busca de título para bens imóveis e para não-nacionais em busca de registo de bens imóveis. 2. Os requerimentos de cidadãos deverão incluir prova de cidadania timorense, uma cópia de documento de identificação do requerente, o endereço actual e informações sobre como contactá-lo, incluindo endereço electrónico, se houver. 3. Os requerimentos de não-cidadãos para o registo de bens imóveis reivindicados deverão incluir prova de cidadania do requerente, o histórico das cidadanias anteriores, se houver, o histórico de residência superior a seis meses em um país, cópia do passaporte actual do requerente e informações sobre como contactá-lo, incluindo endereço electrónico, se houver. 4. Os requerimentos deverão descrever, tanto quanto o requerente saiba, onde a terra está localizada, quais são os direitos e interesses que o requerente entende possuir em relação ao bem imóvel em questão, uma listagem de todas as outras partes que possuem direitos sobre o bem imóvel em questão, e uma indicação de todas os impedimentos por que passou o requerente. 5. A DNTP não aceitará requerimentos referentes a bens imóveis que se encontrem em situação de disputa oficial. 6. A DNTP não aceitará mais de um requerimento referente a um bem imóvel. 7. Os requerimentos exigem a assinatura com data de cada uma das pessoas singulares ou colectivas que reivindiquem o direito sobre o bem imóvel. O requerimento deverá ser testemunhado por um funcionário autorizado da DNTP. 8. Os requerimentos de cidadãos nacionais deverão informar com clareza o fundamento do direito que buscam. Artigo 6 Livro de Registo de Terras 1. Será estabelecido e mantido um Livro de Registo de Terras em cada repartição distrital e no escritório nacional da DNTP. 2. O ´´Livro de Registo de Terras`` será uma compilação (índice) de todas as transacções imobiliárias, quer escrituradas (somente) ou escrituradas e registadas, as providências tomadas pela Conservatória quanto à recepção, armazenamento e entrega de documentos, e a indicação de todas as dificuldades conhecidas em relação a cada bem imóvel. 3. Até que venham a ser criadas bases de dados relacionais informatizadas nas conservatórias distritais, serão efectuados lançamentos manuais no Livro de Registo de Terras sobre a localização da terra, o tipo de direito ou interesse do bem, o nome dos proprietários, as providências tomadas pela Conservatória ou outras entidades que afectem a situação do referido bem, e as dificuldades encontradas quanto à parcela em questão. 4. Quando da criação de uma base de dados relacional informatizada numa conservatória, o Livro de Registo de Terras servirá como índice de rastreamento e incluirá somente os nomes dos proprietários actuais e anteriores, a localização conforme descrita por um identificador exclusivo da parcela, e um histórico das medidas que foram tomadas relativamente ao assunto. 5. No devido tempo, a Conservatória de Registo de Terras deverá receber cópias do Livro de Registo de Terras de cada distrito da República. As cópias serão mantidas pela conservatória nacional, em suportes electrónicos. Artigo 7 Título e Registo 1. O Conservador preparará um formulário de Certificado de Registo para o registo de propriedades imobiliárias de não-cidadãos reconhecidas pelo Estado e o submeterá ao Conselho de Ministros para aprovação da sua utilização pela Conservatória. 2. Um certificado de registo originalmente emitido é retido, armazenado e arquivado permanentemente pela Conservatória. Na data do registo ou tão logo quanto possível, uma cópia nitidamente rotulada ´´Duplicata do Original`` do Certificado de Registo é emitida para cada uma das partes indicadas no Certificado. 3. Os bens imóveis registados pela Conservatória serão plenamente negociáveis de acordo com as leis existentes na República. 4. Não-cidadãos da República são proibidos de transmitir para outros não-cidadãos por qualquer meio que não o arrendamento, qualquer um dos seus bens imóveis registados. 5. Os formulários de Certificado Provisório de Título e de Certificado de Título para registo de propriedades imobiliárias serão preparados pela Conservatória e submetidos ao Conselho de Ministros para aprovação do seu uso pela Conservatória. 6. O título provisório é registado por um período de cinco anos a partir da data da emissão. Quando da conclusão do período de qualificação de cinco anos, e salvo no caso de uma disputa não-resolvida, ou de correcção de um erro grave identificado como válido por um tribunal de jurisdição da República, pela comissão de terras ou pelo Director da DNTP, o Conservador converterá o Título Provisório em um título permanente. 7. O Certificado original de Título Provisório é retido e permanentemente armazenado e arquivado pela Conservatória. Uma cópia, nitidamente rotulada ´´Duplicata do Original`` do Certificado de Título Provisório é emitida para cada um dos detentores de direitos na data do seu registo ou tão logo quanto seja exequível. 8. O Certificado original de Título é retido e permanentemente armazenado e arquivado pela Conservatória. Uma cópia, nitidamente rotulada ´´Duplicata do Original`` do Certificado de Título é emitida para cada um dos detentores de direitos na data do seu registo ou tão logo quanto seja exequível. 9. Com a primeira transferência jurídica do bem imóvel, a duplicata dos títulos originais torna-se nula e sem efeito sem que novas medidas ou notificação sejam necessárias por parte da Conservatória. 10. O título de um bem imóvel em particular deverá ser registado somente uma vez pela Conservatória. As subdivisões ou nova formação de parcelas e terras a partir de propriedades imobiliárias emanadas de títulos originais são reconhecidas pelo Estado como sendo transferências secundárias. 11. Quando a terra possuída por não-cidadãos com base num registo do Estado é transferida para um cidadão da República, a Conservatória emite um título original em nome do cidadão. 12. Os títulos de bens imóveis concedidos por regimes anteriores, que sejam reconhecidos e honrados pela República de Timor-Leste não são substituídos por título ou registo emitido pela DNTP, a menos que tal título tenha sido estabelecido e aceito pela República sem prova comprobatória, em cujo caso um novo título é preparado para cidadãos nacionais e um Certificado de Registo é preparado para não-cidadãos. 13. Os requisitos de Título Provisório ao abrigo do ponto 6 deste Artigo não se aplicam aos arrendatários ao abrigo do ponto 12 deste Artigo. 14. Os títulos originais emitidos por regimes anteriores que são submetidos à Conservatória de Terras como comprovação de um processamento de requerimento devem ser devolvidos ao requerente após terem sido copiados e arquivados pela Conservatória. 15. Mediante recomendação do Director da DNTP e com a aprovação da comissão de terras, poderão ser emitidos certificados definitivos individuais para a transferência de Terras do Domínio Privado do Estado para pessoas singulares ou colectivas ao invés de certificados de título provisório. Artigo 8 Transacções Secundárias de Bens Imóveis 1. As transferências secundárias (derivativas) de bens imóveis entre pessoas singulares ou colectivas, incluindo o Estado, só podem ser implementadas após registo do título provisório ou permanente ou de registo de bem imóvel por não-cidadão. 2. As transferências secundárias que ocorram durante o período de qualificação de um título provisório estarão sujeitas às condições dos títulos provisórios conforme consta nos artigos aplicáveis deste Decreto. 3. As transferências secundárias são implementadas por meio dos vários tipos de escritura. 4. As escrituras devem ser por escrito e conter o nome do outorgante e do outorgado, uma descrição jurídica da propriedade, a descrição específica do bem que está sendo transferido, possuir reconhecimento notarial, incluir uma declaração do valor financeiro ou outros que justifiquem a transacção, referir-se ao número de arquivo da escrituração efectuada pela Conservatória, e conter a assinatura do outorgante exactamente como o nome aparece na transferência actual e nas anteriores. 5. A Conservatória não exigirá nem preparará formulários ou formatos padronizados para escrituras e a sua escrituração. 6. As escrituras deverão incluir a assinatura, data, e selo do Oficial de Registos e receberão um número de documento e número de arquivo estabelecido pelo Conservador. 7. A Conservatória deverá copiar, armazenar e arquivar a escritura e devolver o documento original à parte interessada. 8. A Conservatória deverá fornecer acesso público a todos os documentos escriturados. 9. Serão fornecidas cópias das escrituras aos interessados mediante pagamento de uma cópia padrão e de uma taxa de serviço. 10. As escrituras submetidas à Conservatória devem ser originais e legíveis e impressas em papel de qualidade e tamanho que permitam suficiente e adequada reprodução. 11. As escrituras devem ser submetidas pelo público em geral à Conservatória para escrituração. Artigo 9 Arrendamento de Bens Imóveis 1. O Artigo 8 deste Decreto, ´´Transferências Secundárias de Bens Imóveis``, aplica-se na totalidade a arrendamentos de bens imóveis por período superior a um ano. 2. Os arrendamentos de bens imóveis por um ano ou tempo inferior a um ano poderão ser escriturados pela Conservatória de Terras mediante opção do arrendatário ou do arrendador. Artigo 10 Reconhecimento Notarial 1. A autenticação de documentos por um notário público é exigida para as transacções secundárias. 2. Os documentos de bens imóveis em que o Estado é parte directa na transacção podem ser autenticados pelo Conservador/Oficial de Registos. Artigo 11 Garantia de Qualidade 1. O Conservador é responsável por assegurar que o processamento efectuado pela Conservatória de Terras de documentos de bens imóveis seja completo e correcto. Entre os componentes pode-se citar a dupla inspecção de dados manuais e informatizados de lançamentos de informação, a eficiência do sistema de arquivo, e a segurança das escriturações. 2. O papel utilizado para documentos de titulação e registo deve ser de qualidade que permita o seu arquivo e atender ou exceder os padrões americanos da Organização Nacional de Padronização da Informação, ANSI/NISO Z 39,48 e/ou ASTM D3458 Especificação Padrão para Cópias de Máquinas Copiadoras de Escritório para escriturações Permanentes, ou equivalente. 3. O papel utilizado para transacções secundárias tais como escrituras e hipotecas deve ser de alta qualidade e pode ser rejeitado para escrituração pela Conservatória se o Conservador não estiver satisfeito com a qualidade do papel fornecido. Artigo 12 Certificados de Levantamento 1. Os certificados de levantamento devem ser preparados pela DNTP para atestar que o bem imóvel descrito num requerimento de registo esteve sujeito a um levantamento oficial ou que, de alguma outra forma, determinou-se estar ele de acordo com certos padrões de precisão de localização e requisitos jurídicos conforme adoptados pela DNTP. 2. Os certificados de levantamento para terras propriedade do Estado serão preparados pela DNTP numa base sistemática até que todos os bens imóveis da República tenham sido identificados. 3. Os Certificados de Levantamento para terras propriedade do Estado são legalmente reconhecidos como quase títulos. 4. A titulação de terras para cidadãos nacionais e o registo de terras para não-cidadãos é proibida sem o Certificado de Levantamento aprovado pela DNTP. Artigo 13 Sistema de Registo e de Arquivamento de Cadastros 1. A DNTP criará um sistema exclusivo para identificação de parcelas com base no Sistema de Projecção Universal Transversal Mercator (UTM) referente ao Sistema Geodético Mundial (WGS – 84 Datum), atribuído sequencialmente como números de cinco dígitos dentro de blocos em mapas com escala 1:10.000. 2. A DNTP criará sistemas exclusivos de numeração sequencial separada para documentos de título, documentos de registo e certificados de levantamento. Artigo 14 Taxas 1. O Director da DNTP estabelecerá taxas para cópias e prestação de serviços para o processamento de escriturações e registo de bens imóveis e para atender a requerimentos do público em geral de cópias de outras terras, propriedades e levantamentos arquivados pela Conservatória. 2. As taxas estabelecidas serão pagas e depositadas num banco designado de acordo com as leis da República e conforme processo específico determinado pela DNTP. 3. O Director da DNTP convocará e realizará uma análise anual das taxas para cópias e processos, visando a sua possível revisão. 4. O Conservador fornecerá cópias certificadas de documentos da Conservatória mediante requerimento de qualquer cliente e cobrança da taxa obrigatória estabelecida. Artigo 15 Proibições aos Funcionários da DNTP 1. Os funcionários da DNTP, em qualquer capacidade legal, estão proibidos de se engajar em actividades, trabalho ou emprego externo que esteja directamente relacionado com transacções imobiliárias que afectem o direito de posse de terras ou outros direitos, incluindo assuntos de interesse da República e de interesse particular. 2. Os funcionários da DNTP, em qualquer capacidade legal, estão proibidos de aceitar qualquer gratificação ou outra forma de compensação por orientação ou serviços de consultoria em qualquer matéria imobiliária na qual a Conservatória de Terras tenha jurisdição 3. Os funcionários da DNTP, em qualquer capacidade legal, estão proibidos de fornecer assistência jurídica a qualquer parte externa em assuntos imobiliários relativos à Conservatória de Registo de Terras ou sob os auspícios ou responsabilidade desta. 4. As disposições deste Artigo não se aplicam a nenhum bem imóvel que o funcionário da DNTP esteja pessoalmente negociando inteiramente para o seu próprio interesse individual ou da sua família imediata. Artigo 16 Acréscimo, Alteração e Cancelamento de Poderes 1. É proibido ao funcionário da DNTP, qualquer que seja o nível, alterar, acrescentar ou remover averbamentos, fazer anotações, ou alterar de outra forma qualquer escrituração ou documento que tenha sido arquivado como definitivo pela Conservatória. 2. Após o lançamento no Livro de Terras, quaisquer erros, discrepâncias e disparidades verificados e confirmados, ou quaisquer alterações apontadas pela comissão de terras ou por ordem judicial nas escriturações e documentos em fase de processamento ou na posse da Conservatória serão corrigidos por meio de anotação ou memorando de arquivo. Tais alterações requerem a assinatura datada do oficial directamente encarregado do Livro de Terras e a assinatura datada do Conservador. 3. Os necessários acréscimos, alterações, cancelamentos, ou anotações que afectem directamente as escriturações e documentos existentes nos arquivos serão preparados separadamente e colocados no ficheiro de arquivo apropriado. Capítulo IV Processamento ao nível da Conservatória de Registo de Terras Há três principais responsabilidades da Conservatória para com a escrituração, o registo e a protecção e preservação do direito de posse de terras e de documentos imobiliários. A primeira responsabilidade é a prestação de serviços para os cidadãos e os empresários de Timor-Leste no sentido de assegurar completa confiança de que os seus direitos relativos à terra estejam integralmente seguros conforme testemunhado pela demonstração de integridade e eficiência da Conservatória. A segunda responsabilidade é a de garantir que todos os documentos estejam correctamente processados, incluindo inteireza, precisão e a possibilidade de recuperação rápida. A terceira responsabilidade é a absoluta protecção e preservação das escriturações. A fim de que essa incumbência possa ser cumprida, há que se criar uma organização funcional com claras responsabilidades e se adoptar procedimentos passo a passo. A melhor solução terá sido alcançada quando toda a equipa da Conservatória tiver construído uma base de conhecimento do trabalho que permita o intercâmbio competente de tarefas. O Conservador é o chefe da Conservatória de Registo de Terras e é o derradeiro responsável por todas as actividades e operações da mesma, bem como pela conservação das suas escriturações. Os postos de Técnico de Recepção de Documentos (TRD), de Examinador de Títulos e Registos (ETR), de Especialista em Livro de Terras (ELT) e de Especialista em Ficheiros e Arquivos (EFA) visam a dar suporte ao trabalho do Conservador. Na descrição dos ´´Procedimentos`` abaixo indicados, há que se entender que esses postos para a Conservatória são usados por conveniência de descrição funcional e não representam a actual organização da DNTP. Os procedimentos aqui delineados aplicam-se também à aquisição de propriedades e direitos de terra por outros meios que não a reivindicação original e a transferência por parte do Estado, como por exemplo doações, heranças e liquidações. Nesses casos, pequenas modificações no processamento dos documentos poderão revelar-se apropriadas. O escrituração e o registo e documentos requerem que todos os itens e documentos submetidos como material de fundamentação para o requerimento de títulos ou registos sejam copiados e arquivados. Outrossim, o Conservador decide quais itens e documentos devem ser armazenados em modo interactivo pelo computador. Certificados originais de títulos, certificados de registo e requerimentos são sempre permanentemente arquivados. Todos os demais itens e documentos originais são devolvidos ao cliente após terem sido copiados pela Conservatória. As seguintes descrições de processos são apresentadas admitindo-se a disponibilidade de recursos informatizados finitos (computadores). Conforme os recursos existentes, diversos graus de ajuste far-se-ão necessários entre as operações manual e informatizada e também no que se refere ao desenvolvimento de capacitação das conservatórias distritais. Processamento de Registos Os TRDs são usualmente o primeiro contacto que os clientes terão com a Conservatória. Os TRDs explicam aos clientes a função e o papel da Conservatória, descrevem quais procedimentos e formulários o cliente necessita para a implementação de qualquer transacção e assistem os clientes em relação aos seus requerimentos. Procedimentos: (ver Fluxograma para Registo e Titulação, Capítulo XI). O TRD discute brevemente os processos da Conservatória com o cliente, os tipos de formulários de requerimento, o tempo previsto para a preparação e a conclusão dos documentos, as taxas, e a importância de se indicar o histórico dos impedimentos enfrentados. A partir da entrevista com o requerente, o TRD determina o formulário apropriado a ser preenchido, revê o formulário juntamente com o interessado e esclarece possíveis perguntas. O requerente poderá ser encaminhado a um agrimensor da DNTP para obter assistência no fornecimento de dados adequados quanto à localiz

Other - Proficiency in English - University of Michigan (1976)

Years of experience: 30. Registered at ProZ.com: Jan 2006.

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Reports from IMF and the World Bank.

I was part of a team that translated the Constitution of Timor-Leste.

Keywords: FMI and World Bank reports, land and property, governmental documents

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May 6, 2014

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